Criar e gerir as subscrições

Uma subscrição reúne as condições de acesso e de reserva de um plano: datas, preço, quota de reservas e regras a cumprir. Crie as subscrições propostas pela sua organização e, em seguida, atribua a cada utilizador aquela que lhe corresponde a partir da respetiva ficha.

Criar uma subscrição

Comece por um plano proposto pela sua organização, por exemplo Ténis lazer. Poderá depois atribuí-lo aos utilizadores em causa, sem voltar a introduzir as mesmas regras em cada ficha.

1. Aceda a Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas e clique em Novo.
2. No separador Geral, preencha Nome & cor e uma descrição facultativa.
3. Em Datas de abertura dos direitos, defina o período durante o qual os subscritores se podem ligar. Deixe a definição desativada para um acesso sem limite de data.
4. Clique em Salvar.

Complete em seguida as condições de reserva: quantas reservas pode um subscritor ter em simultâneo, a que campos tem acesso, que regras deve cumprir? Os separadores Quota, Permissões e Regras permitem precisar estas escolhas. O guia abaixo acompanha-o na sua configuração.

Organizar a lista automaticamente

O modo Automático organiza a lista por si: não tem qualquer grupo a criar. Clique no cabeçalho do nome, da data de início ou da data de fim para escolher a ordenação. Os grupos adaptam-se a essa escolha, sem alterar as subscrições.

Com uma ordenação por nome, a aplicação procura as palavras e as épocas em comum. Pode assim aproximar Ténis lazer 2026/2027 - Adultos e Ténis lazer 2026/2027 - Jovens. Nomes coerentes facilitam esta organização. Se os títulos forem muito diferentes, a aplicação dispõe de menos indícios para os agrupar. Com uma ordenação por data, os grupos são constituídos a partir das datas de início e de fim das subscrições.

Clique no título de um grupo para o recolher ou expandir. Este estado é memorizado para a sua conta.

Arrumar as subscrições em grupos manuais

Escolha este modo se pretender organizar a lista segundo os seus próprios critérios. Pode, por exemplo, reunir o ténis e o padel num grupo Escola de desporto, e depois distinguir as subscrições de prática livre e as ofertas pontuais, independentemente dos seus nomes.

1. Mude para Grupos manuais.
2. Clique em Adicionar um grupo e dê-lhe um nome: o novo grupo aparece no topo da lista.
3. Em Todos, sem pesquisa nem filtro, arraste as linhas para as arrumar nos grupos e definir a sua ordem. Num ecrã tátil, mantenha o dedo sobre a linha antes de a deslocar.
4. Arraste o título de um grupo para mudar a sua posição. As subscrições que não estão arrumadas em nenhum grupo permanecem em baixo, em Nenhum grupo.

Ao passar o rato sobre o título, os botões permitem mudar o nome do grupo ou eliminá-lo. Eliminar um grupo mantém as suas subscrições, que regressam a Nenhum grupo.

Também pode clicar num cabeçalho de coluna para ordenar as subscrições por nome ou por data dentro de cada grupo. Se deslocar em seguida uma subscrição independente ou de referência, a sua arrumação substitui a ordenação: a posição escolhida é conservada.

As subscrições ligadas, apresentadas mais abaixo, permanecem sob a sua subscrição de referência. Pode alterar a sua ordem dentro desta família sem modificar a ordenação do resto da lista. Se deslocar a referência, as suas subscrições ligadas acompanham-na.

Encontrará também estes agrupamentos nas listas de escolha de subscrição sempre que facilitem a leitura. Os nomes completos das subscrições continuam aí visíveis.

Adaptar a apresentação e atuar sobre várias subscrições

Adapte a lista à sua forma de trabalhar: ler as descrições, consultar os pagamentos ou mostrar mais linhas no ecrã. O menu Configurações, à direita de Novo, memoriza as suas preferências:

• Mostrar as descrições: acrescenta a descrição por baixo do nome, em duas linhas no máximo.
• Mostrar os pagamentos: substitui a coluna da data de início pela dos pagamentos.
• Modo condensado: reduz o espaçamento das linhas e o tamanho dos nomes, dos botões e dos contadores.

Estas opções estão desativadas por predefinição. Os nomes longos continuam legíveis em várias linhas.

As colunas de início e de fim só aparecem se pelo menos uma subscrição da lista filtrada tiver a data correspondente. Para consultar ou modificar uma subscrição, clique no seu nome, incluindo no telemóvel.

Assinale as caixas à esquerda das subscrições para atuar sobre várias linhas de uma só vez. Os botões Arquivar, Associar, Desanexar e Eliminar aparecem então no lugar dos separadores de modo. Aplicam-se os mesmos direitos e restrições que numa ação sobre uma única subscrição.

No modo manual, Mover para… arruma toda a seleção num grupo. Em Arquivadas, Restaurar repõe as subscrições selecionadas na lista atual.

Partilhar as definições com uma subscrição de referência

Propõe vários planos de padel — adultos, jovens, estudantes — com preços diferentes, mas com as mesmas regras? Sem ligação entre estas subscrições, cada alteração de quota ou de acesso aos campos tem de ser repetida em cada plano, com o risco de esquecer algum.

Uma subscrição de referência permite gerir estas definições no mesmo local. Crie, por exemplo, Subscrição Padel e ligue-lhe os seus planos: as alterações às definições comuns serão automaticamente aplicadas a todas as subscrições ligadas, enquanto cada uma mantém o seu preço e as suas informações próprias. Se alguns planos tiverem de ter regras diferentes, mantenha-os independentes ou associe-os a outra referência.

As definições transmitem-se unicamente da referência para as subscrições ligadas, no momento em que as guarda. Alterar o preço ou o nome de uma subscrição ligada não tem, por isso, qualquer efeito sobre a referência nem sobre as outras subscrições. Também pode atribuir a subscrição de referência a utilizadores: continua a ser uma subscrição por direito próprio.

Criar uma subscrição ligada

A partir da lista, o botão Criar uma assinatura associada da referência permite criar rapidamente uma nova variante. Também o pode fazer a partir da sua configuração:

1. Abra a subscrição que servirá de referência, separador Geral.
2. Na secção Subscrição de referência, clique em Criar uma assinatura associada.
3. Introduza o nome pretendido na janela de confirmação e valide.
4. A subscrição criada aparece na lista das subscrições ligadas da referência. Clique no seu botão Abrir para personalizar o nome, o preço e as restantes informações próprias.

Ligar uma subscrição existente

1. Abra a subscrição a ligar e guarde primeiro as suas eventuais alterações.
2. Em Geral, secção Subscrição de referência, escolha a referência pretendida.
3. Releia a confirmação: indica quantos utilizadores são abrangidos. Ao validar, substitui as definições comuns desta subscrição pelas da referência escolhida. O seu preço e as suas informações próprias são conservados.

Saber onde modificar as definições

Numa subscrição ligada, a faixa no topo do painel indica de que referência provêm as definições. As que são herdadas aparecem a cinzento, com o nome da referência. Para as modificar, abra essa referência: a alteração aplicar-se-á a todas as suas subscrições ligadas.

Continuam personalizáveis em cada subscrição ligada:

• o seu nome, a sua descrição, a sua cor e as suas palavras-chave;
• as suas datas e as suas cores de reserva;
• os seus preços e a sua faturação, incluindo os preços e a venda dos créditos de reserva ou de convidado;
• as opções do separador Inscrições.

As restantes definições são herdadas: quotas, permissões, regras, rótulos, funcionamento dos créditos e convites, informações exigidas para reservar, bloqueio em caso de não pagamento e lembretes antes da expiração.

Por exemplo, pode fixar o preço jovem em 160 € e o preço adulto em 320 €. Cada um mantém o seu preço, mesmo quando altera as regras comuns em Subscrição Padel.

Na lista, um traço liga os pontos coloridos das subscrições ligadas ao da sua referência: identifica assim os planos que partilham as mesmas definições. Se o seu nome começar pelo da referência, pode ser apresentada apenas a parte seguinte: Padel - Jovens passa a Jovens sob Padel. O nome completo é conservado e fica acessível ao passar o rato.

Desassociar uma subscrição sem a eliminar

A partir do cartão da referência, utilize Desanexar na linha em causa. Também pode escolher Nenhum no campo Subscrição de referência da subscrição ligada e confirmar.

A desassociação retira apenas a ligação: a subscrição e os seus utilizadores são conservados. As definições herdadas permanecem tal como estão no momento da desassociação e passam a ser modificáveis diretamente nessa subscrição. As alterações feitas depois na antiga referência deixam de lhe ser aplicadas.

Para desassociar várias subscrições de uma só vez, assinale-as na lista e utilize Desanexar, consoante os seus direitos de gestão.

Acompanhar o pagamento das subscrições

Se recebe os pagamentos na receção ou por transferência bancária, pode registá-los para saber quem já pagou a sua subscrição. No separador Geral, preencha Tarifa da assinatura: a caixa Assinatura paga em cada ficha permite indicar o pagamento, a sua data e o seu montante.

Para fazer o ponto da situação de todos os utilizadores, abra Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Acompanhamento das subscrições. Pode filtrar a lista por subscrição ou por estado de pagamento e exportá-la em formato Excel.

Ative se necessário Bloquear as reservas se o utilizador não tiver pago a sua subscrição: aparece então uma faixa na ficha do utilizador e a reserva é-lhe recusada até ao registo do pagamento.

Para não ter de vigiar este ecrã, ative os relatórios de atividade: enviam-lhe todos os meses a lista nominativa das subscrições que expiram nos 30 dias seguintes.

Vender a subscrição online

Ative Pagamentos & faturação no separador Geral para tornar a subscrição paga online: os utilizadores podem subscrevê-la ou renová-la de acordo com os planos configurados, com faturação automática. O pagamento é efetuado através dos meios de cobrança da conta de faturação associada.

Quando esta secção está ativa, as datas assumem outro sentido: passam a ser Datas de acesso padrão, aplicadas enquanto o subscritor não tiver um plano em curso. Assim que adquirir um plano, são as datas do plano que passam a vigorar.

Enviar lembretes automáticos aos subscritores antes do fim da validade

Os lembretes recordam aos utilizadores que devem renovar a sua subscrição antes de perderem o acesso às reservas. Estão previstos três e-mails antes da data de fim: a 30 dias, a 7 dias e na véspera.

Para consultar esta definição, aceda a Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas, abra a subscrição em causa e depois o separador Geral, secção Lembretes automáticos antes da expiração. Os lembretes estão ativados por predefinição. No caso de uma subscrição ligada, esta definição altera-se na sua subscrição de referência.

Acrescentar uma mensagem personalizada

Por baixo do interruptor, um editor permite acrescentar algumas linhas que serão incluídas no e-mail: data da assembleia geral, preço da época seguinte, horário de inscrições, endereço de um formulário a preencher, anexo...

O que o subscritor recebe

O e-mail recorda a subscrição em causa, a sua data de fim e o número de dias restantes, seguidos da sua mensagem, caso tenha escrito alguma.

Aparece um botão de renovação se o utilizador tiver acesso a uma subscrição que possa comprar online a partir da sua conta. Caso contrário, o e-mail contém apenas o lembrete e a sua mensagem: não se esqueça de explicar aí como renovar de outra forma.

Quem não recebe lembrete

• Os subscritores sem data de fim indicada na sua ficha: sem essa data, a aplicação não pode programar qualquer lembrete.
• Os subscritores cuja subscrição tem os lembretes desativados.
• Os subscritores suspensos.
• Os que desativaram as notificações Pagamentos & faturação na sua conta.

Exigir documentos comprovativos para reservar

No separador Geral, a secção Informações obrigatórias para reservar obriga os subscritores a preencher determinadas informações antes de poderem reservar: endereço de e-mail, morada, telefone, fotografia de perfil, data de nascimento, classificação, número de licença, comprovativo de morada ou atestado médico.

O utilizador é convidado a completar a sua ficha logo na primeira ligação e, em seguida, quando clica num horário livre. Se ativar Aplicar esta restrição quando o assinante for parceiro numa reserva, também não poderá ser adicionado à reserva de outra pessoa enquanto faltarem as informações pedidas.

Duplicar uma subscrição para a nova época

A duplicação evita-lhe começar do zero: retome a configuração de uma época anterior e adapte depois as datas e as opções da cópia.

1. Na lista, clique em Duplicar na linha da subscrição a retomar.
2. Introduza o nome da cópia na janela de confirmação e valide: a cópia aparece na lista.
3. Clique no seu nome para ajustar as datas e as opções necessárias.

Também pode duplicar a partir do painel de configuração de uma subscrição. Nesse caso, o painel da cópia abre-se diretamente após a confirmação.

A duplicação de uma subscrição ligada mantém a sua ligação à mesma referência, caso tenha os direitos necessários sobre esta. Não cria uma nova referência para a época seguinte.

Arquivar as subscrições que deixaram de ser úteis

Arquive um plano antigo para aliviar a lista sem eliminar as subscrições dos utilizadores que ainda o possuem. Pode assim arrumar uma época passada sem esperar que todos os utilizadores tenham mudado de plano.

Clique em Arquivar na lista e confirme. A subscrição passa para Arquivadas. Deixa de ser proposta como nova escolha ao adicionar ou modificar um utilizador; quem já a tem subscrita mantém-na.

Uma faixa pode sugerir-lhe subscrições a arquivar. Verifique a seleção antes de confirmar. Se clicar em Ocultar, apenas a faixa desaparece, e essa escolha é memorizada para a sua conta: nenhuma subscrição é arquivada.

Para voltar a encontrar uma subscrição na lista atual, abra Arquivadas e clique em Restaurar. Se restaurar uma subscrição ligada cuja referência está arquivada, esta é igualmente restaurada, desde que tenha os direitos necessários.

As subscrições arquivadas continuam disponíveis para a associação das subscrições nas importações clássica e ADOC.

Eliminar uma subscrição vazia

Elimine uma subscrição se já não precisar dela e se nenhum utilizador lhe estiver associado. Se ainda estiver a ser utilizada, arquive-a para a retirar da lista, mantendo-a para os seus subscritores.

Utilize Eliminar na lista ou no painel de configuração. A eliminação é recusada se a subscrição ainda tiver utilizadores, se estiver definida como predefinida ou se for a do administrador que está ligado. Aplicam-se as mesmas proteções quando elimina várias subscrições de uma só vez; a mensagem propõe então o arquivamento.

Eliminar uma referência vazia desassocia as suas subscrições ligadas: estas são conservadas com as suas definições atuais. Para retirar apenas uma ligação, utilize Desanexar, sem eliminar a subscrição.

Reatribuir uma subscrição em massa

No início de uma época, pode atribuir a nova subscrição a vários utilizadores numa única operação, sem abrir cada ficha.

1. Aceda a Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores e selecione os utilizadores em causa, ou Selecionar tudo depois de aplicar um filtro.
2. Abra Ações e depois Edição rápida.
3. Escolha a nova subscrição e, se necessário, as suas datas, e clique em Salvar.

Durante esta mesma operação, pode marcar a subscrição como não paga para os utilizadores selecionados, por exemplo no início de uma nova época.

Se preparar estas alterações num ficheiro, também pode utilizar a importação para atualizar as subscrições dos utilizadores em causa.