Criar e gerir as subscrições
As subscrições definem os direitos de reserva dos seus utilizadores: período de acesso, preço, quotas e regras. Crie uma subscrição por cada plano proposto pela sua organização e depois atribua-a nas fichas.
Criar uma subscrição
- Aceda a Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas e clique em Novo.
- No separador Geral, preencha Nome & cor e uma descrição facultativa.
- Em Datas de abertura dos direitos, defina o período durante o qual os subscritores podem iniciar sessão. Deixe a definição desativada para um acesso sem limite de data.
- Clique em Salvar.
A configuração está organizada em separadores: Geral, Quota, Permissões, Regras, Créditos, Convites, Rótulos e Inscrições. Os separadores dedicados às regras de reserva são detalhados numa página própria.
Acompanhar o pagamento das quotizações
No separador Geral, preencha Tarifa da assinatura: passa então a aparecer uma caixa Assinatura paga em cada ficha, com a data e o montante pagos. O módulo Acompanhamento das subscrições (Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Acompanhamento das subscrições) lista todos os subscritores com o respetivo estado de pagamento, filtrável através de Por assinatura e Por estado, e exportável em formato Excel.
Ative, se necessário, Bloquear as reservas se o utilizador não tiver pago a sua subscrição: passa então a aparecer uma faixa na ficha do utilizador e a reserva é-lhe recusada até ao registo do pagamento.
Para não ter de vigiar este ecrã, ative os relatórios de atividade: enviam-lhe todos os meses a lista nominativa das subscrições que expiram nos 30 dias seguintes.
Vender a subscrição online
Ative Pagamentos & faturação no separador Geral para tornar a subscrição paga online: os utilizadores podem subscrevê-la ou renová-la de acordo com os planos configurados, com faturação automática. O pagamento é efetuado segundo os meios de cobrança da conta de faturação associada.
Quando esta secção está ativa, as datas assumem outro sentido: passam a ser Datas de acesso padrão, aplicadas enquanto o subscritor não tiver um plano em curso. Assim que este comprar um plano, são as datas do plano que passam a valer.
Avisar automaticamente os subscritores antes da expiração
Um subscritor que deixa expirar a sua subscrição perde os seus direitos sem dar por isso, e o senhor só descobre quando ele deixa de conseguir reservar. São enviados automaticamente três e-mails antes da expiração: a 30 dias, a 7 dias e na véspera.
A definição faz-se subscrição a subscrição. Aceda a Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas, abra a subscrição em causa, separador Geral, secção Lembretes automáticos antes da expiração. Está ativa por predefinição: não tem de fazer nada para beneficiar dela.
Adicionar uma mensagem personalizada
Por baixo do interruptor, um editor permite acrescentar algumas linhas que serão incluídas no e-mail: data da assembleia geral, preço da época seguinte, horário de atendimento para inscrições, endereço de um formulário a preencher, anexo...
O que o subscritor recebe
O e-mail recorda a subscrição em causa, a sua data de expiração e o número de dias restantes, seguidos da sua mensagem, caso tenha escrito alguma.
Um botão de renovação só é apresentado se o subscritor puder realmente renovar a partir da sua conta, ou seja, se tiver disponível uma subscrição adquirível online. Caso contrário, o e-mail informa sem propor uma ação impossível: cabe-lhe indicar os passos a seguir na mensagem personalizada.
Quem não recebe aviso
- Os subscritores sem data de expiração. Um aviso anuncia um fim: sem data de fim preenchida, a subscrição nunca expira do ponto de vista do programa e nenhum e-mail é enviado. É o caso mais frequente quando nada acontece — verifique a ficha do subscritor antes de procurar mais longe.
- Os subscritores cuja subscrição tem os avisos desativados.
- Os subscritores suspensos.
- Aqueles que desativaram as notificações Pagamentos & faturação na sua conta: a escolha deles prevalece sobre a sua.
Exigir documentos comprovativos para reservar
No separador Geral, a secção Informações obrigatórias para reservar obriga os subscritores a completar determinadas informações antes de poderem reservar: endereço de e-mail, morada, telefone, fotografia de perfil, data de nascimento, classificação, número de licença, comprovativo de morada ou atestado médico.
O utilizador é convidado a fornecê-los logo no primeiro início de sessão e, depois, no momento de clicar num período horário livre. A opção Aplicar esta restrição quando o assinante for parceiro numa reserva alarga a regra: o subscritor com dados incompletos também não pode ser adicionado como parceiro por outra pessoa.
Duplicar uma subscrição para a nova época
- Abra a subscrição da época terminada.
- Clique em Duplicar: toda a configuração é copiada.
- Mude o nome da cópia e ajuste as suas datas.
Reatribuir uma subscrição em massa
- Aceda a Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores e selecione os utilizadores em causa, ou Selecionar tudo após um filtro.
- Abra Ações e depois Edição rápida.
- Escolha a nova subscrição e, se necessário, as suas datas, e clique em Salvar.
A edição rápida permite, no mesmo gesto, colocar toda a gente novamente como não paga: é a operação de início de época numa única manipulação.
Uma importação de ficheiro permite igualmente atualizar a subscrição de toda a base numa só operação.
