Criar e gerir as subscrições
As subscrições definem os direitos de reserva dos seus utilizadores: período de acesso, tarifa, quotas e regras. Crie uma subscrição por cada modalidade proposta pela sua organização e depois atribua-a nas fichas.
Criar uma subscrição
- Vá a Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas e clique em Novo.
- No separador Geral, preencha Nome & cor e uma descrição facultativa.
- Em Datas de abertura dos direitos, defina o período durante o qual os subscritores podem iniciar sessão. Deixe a opção desativada para um acesso sem limite de data.
- Clique em Salvar.
A configuração está organizada em separadores: Geral, Quota, Permissões, Regras, Créditos, Convites, Rótulos e Inscrições. Os separadores dedicados às regras de reserva são detalhados numa página específica.
Acompanhar o pagamento das quotas
No separador Geral, preencha Tarifa da assinatura: passa então a aparecer uma caixa Assinatura paga em cada ficha, com a data e o montante pagos. O módulo Acompanhamento das subscrições (Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Acompanhamento das subscrições) apresenta todos os subscritores com o respetivo estado de pagamento, filtrável através de Por assinatura e Por estado, e exportável em formato Excel.
Se necessário, ative Bloquear as reservas se o utilizador não tiver pago a sua subscrição: surge então um aviso na ficha do utilizador e a reserva é-lhe recusada até ao registo do pagamento.
Para não ter de vigiar este ecrã, ative os relatórios de atividade: enviam-lhe todos os meses a lista nominal das subscrições que expiram nos 30 dias seguintes.
Vender a subscrição online
Ative Pagamentos & faturação no separador Geral para tornar a subscrição paga online: os utilizadores podem subscrevê-la ou renová-la conforme as modalidades configuradas, com faturação automática. O pagamento é efetuado segundo os meios de cobrança da conta de faturação associada.
Quando esta secção está ativa, as datas assumem outro significado: passam a ser Datas de acesso padrão, aplicadas enquanto o subscritor não tiver uma modalidade em curso. A partir do momento em que compra uma modalidade, são as datas dessa modalidade que passam a valer.
Exigir comprovativos para reservar
No separador Geral, a secção Informações obrigatórias para reservar obriga os subscritores a completar determinadas informações antes de poderem reservar: endereço de e-mail, endereço postal, telefone, fotografia de perfil, data de nascimento, classificação, número de licença, comprovativo de residência ou certificado médico.
O utilizador é convidado a fornecê-los desde o primeiro início de sessão e, depois, no momento em que clica num horário livre. A opção Aplicar esta restrição quando o assinante for parceiro numa reserva amplia a regra: o subscritor com dados incompletos também não pode ser adicionado como parceiro por outra pessoa.
Duplicar uma subscrição para a nova temporada
- Abra a subscrição da temporada anterior.
- Clique em Duplicar: toda a configuração é copiada.
- Renomeie a cópia e ajuste as suas datas.
Reatribuir uma subscrição em massa
- Vá a Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores e selecione os utilizadores pretendidos, ou clique em Selecionar tudo após aplicar um filtro.
- Abra Ações e depois Edição rápida.
- Escolha a nova subscrição e, se necessário, as suas datas, e clique em Salvar.
A edição rápida permite, no mesmo gesto, voltar a marcar todos como não pagos: é a operação de início de temporada numa só manipulação.
Uma importação de ficheiro também permite atualizar a subscrição de toda a base numa única operação.
