Cobrar aos convidados por link
Um utilizador reserva com um amigo externo à organização: em vez de pagar o convite por ele, deixa o amigo pagar a sua parte, online e sem criar conta. Saiba como ativar este pagamento por link, para onde vai o dinheiro e como acompanhar estes pagamentos.
Compreender o pagamento por link
No momento da reserva, o responsável pela reserva (o utilizador que reserva) escolhe, para cada um dos seus convidados, quem paga o lugar: ele próprio, como habitualmente, ou o convidado, através de um link. O link é enviado por e-mail se o responsável tiver indicado o endereço do convidado. Caso contrário, é o responsável que o partilha a partir do detalhe da reserva. O convidado paga numa página com as cores da sua organização e recebe a respetiva fatura.
O responsável tem duas opções:
- «mais tarde»: a reserva é confirmada de imediato e o responsável adianta o convite com os seus créditos. O convidado pode pagar até 7 dias após o fim do horário; quando o convidado paga, os créditos adiantados são devolvidos ao responsável;
- «agora»: a reserva aguarda o pagamento do convidado durante o prazo do pagamento na reserva e, depois, é confirmada. Sem pagamento dentro do prazo, é cancelada e o horário fica livre.
O Nicolau reserva um campo de padel com o seu amigo Paulo, convidado a 8 €. Com «mais tarde», o Nicolau adianta os 8 € do convite com os seus créditos e recupera-os em créditos quando o Paulo pagar. Com «agora», a parte do Paulo não fica a cargo do Nicolau: a reserva aguarda os 8 € do Paulo, e os créditos descontados ao Nicolau durante a espera são-lhe devolvidos assim que a reserva é confirmada.
Ativar o pagamento por link
A definição faz-se subscrição a subscrição. Está ativada por predefinição: os seus subscritores veem a opção assim que estiverem reunidas as condições abaixo.
- Aceda a Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas e abra a subscrição.
- No separador Convites, em Quem paga os convites?, ative ou desative Cobrar aos convidados através de ligação.
- Guarde.
A opção só é apresentada ao utilizador se:
- a sua organização cobrar online: a conta de faturação da subscrição propõe um pagamento online. Caso contrário, a opção fica desativada e um link Configurar o pagamento online leva-o às contas de faturação;
- a subscrição vender os seus créditos de convite online (os seus créditos de reserva com o Sistema de créditos unificado): é esse preço que define a parte do convidado;
- o responsável for o único a pagar os convites. É sempre o caso com Debitar apenas o responsável pela reserva; com Cada participante paga os convites, só é o caso se jogar apenas com os seus convidados, sem parceiros da organização;
- o responsável não tiver optado por pagar os convites dos seus parceiros;
- a reserva não for repetida;
- a parte do convidado atingir o mínimo de um pagamento online: 0,50 € com Stripe, 1 € com os outros meios de pagamento online. Abaixo desse valor, só é proposto o pagamento pelo responsável para esse convidado.
«Agora» exige ainda o Pagamento na reserva, ativado no separador Créditos ou Convites: a reserva aguarda o pagamento do convidado durante o prazo definido para esse pagamento.
O link nunca é proposto quando reserva por um utilizador, a partir de um quiosque ou num horário participativo.
Para deixar de propor o pagamento por link, desative a opção: não é criado nenhum novo link, e os links já enviados continuam a poder ser pagos até à respetiva data-limite.
Saber o que paga o convidado e para onde vai o dinheiro
A parte do convidado é o preço, em dinheiro, dos créditos que o seu convite custa, à tarifa a que a subscrição do responsável vende os seus créditos de convite (os seus créditos de reserva com o Sistema de créditos unificado). É fixada no momento da reserva e já não muda: se a reserva for depois movida ou prolongada e custar mais créditos, o suplemento fica a cargo do responsável. Já a data-limite de pagamento acompanha a reserva.
Cada convidado que paga tem a sua própria encomenda, em nome do Cliente de passagem da sua organização, mesmo que tenha conta convosco. A encomenda inclui uma linha Parte do convidado com o calendário, a data e o horário, e é cobrada na conta de faturação da subscrição do responsável. O convidado recebe a fatura por e-mail e pode descarregá-la a partir da sua página de pagamento. Para encontrar a encomenda, pesquise o nome ou o endereço de e-mail do convidado em Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.
O dinheiro pago pelo convidado reverte para a sua organização, nunca para o responsável: este recupera apenas o que tinha adiantado, sempre em créditos, mesmo que tenha pago esses créditos com cartão no momento da reserva.
Cobrar um pagamento no local, por cheque ou por transferência
Se a conta de faturação aceitar o pagamento no local, por cheque ou por transferência, um convidado que paga «mais tarde» pode escolher um destes meios na sua página de pagamento. Recebe então uma nota de encomenda com as instruções de pagamento. Desta forma, apenas indica como pretende pagar: a sua parte só fica paga depois de o senhor registar o pagamento, e até lá pode ainda pagar online. «Agora» só propõe o pagamento online.
- Abra o detalhe da reserva.
- Na linha do convidado, clique em Cobrar: a encomenda abre-se.
- Registe o pagamento recebido, como para qualquer outra encomenda.
Depois de a encomenda estar totalmente paga, a parte do convidado fica liquidada e os créditos adiantados são devolvidos ao responsável. Se o convidado tiver indicado um pagamento no local, por cheque ou por transferência e o receber após a data-limite, registe-o da mesma forma: o convidado já não pode pagar online, mas o montante cobrado é devolvido em créditos ao responsável.
Reembolsar um convidado
Quando uma reserva é cancelada depois de um convidado ter pago, o destino da sua parte acompanha o do convite que o responsável tinha adiantado:
- se esse convite for devolvido ao responsável, por exemplo num cancelamento dentro do prazo ou feito pela sua organização, o convidado é reembolsado;
- se não lhe for devolvido, porque a subscrição não recredita os convites em caso de cancelamento tardio, a sua organização fica também com a parte do convidado.
Retirar ou substituir todos os convidados de uma reserva que se mantém também reembolsa o convidado que pagou, mesmo fora do prazo.
A forma de reembolso depende do meio de pagamento do convidado. Se pagou online com Stripe, HelloAsso ou SumUp, é reembolsado automaticamente nos minutos seguintes, com uma nota de crédito. Se pagou de outra forma, no local, por cheque, por transferência ou por outro meio online, não é reembolsado diretamente: o montante é devolvido em créditos ao responsável.
No momento do cancelamento, a mensagem de confirmação indica a quem cancela, para cada convidado que pagou, se será reembolsado ou se a sua parte volta em créditos para o responsável. O e-mail de cancelamento recebido pelo responsável confirma-o. Nada é indicado quando a sua organização fica com a parte.
Se um reembolso automático não puder ser confirmado, o detalhe da reserva mostra um aviso que remete para a encomenda: abra-a e verifique o reembolso na área do seu prestador de pagamento. Um reembolso que efetue o senhor próprio a partir da encomenda não altera nada para o responsável: os créditos que recuperou ou adiantou mantêm-se inalterados.
Acompanhar os pagamentos dos convidados
No detalhe da reserva, cada convidado tem a sua linha: quem paga o lugar, a data-limite de pagamento e um indicador Pendente enquanto não tiver pago. Também vê aí o endereço de e-mail do convidado. Os participantes da reserva veem se o convidado pagou, mas não veem o endereço.
Copiar o link, mostrar o código QR, enviar o e-mail, assumir a parte do convidado (Afinal, vou pagar) ou substituir um único convidado são ações reservadas ao responsável pela reserva. Em contrapartida, pode substituir todos os convidados com o ícone da linha dos convidados: antes de guardar, uma confirmação lembra os links que serão anulados e as partes que serão reembolsadas.
Enquanto um convidado tiver um link de pagamento em curso ou tiver pago por link, o responsável não pode ser retirado nem substituído numa reserva que se mantém: retire primeiro os convidados ou cancele a reserva. Não é enviado nenhum lembrete automático aos convidados: cabe ao responsável reenviar o link, se necessário.
A conversão de uma subscrição para o modo Wallet é recusada enquanto um convidado não tiver pago a sua parte de uma reserva já iniciada: tente novamente após a data-limite do convidado, 7 dias após o fim da reserva.
