Quotas, permissões e regras de reserva

Cada subscrição inclui um motor de regras completo: quotas, calendários autorizados, prazos, cancelamento, proibições, créditos e convites. Esta página orienta-o objetivo a objetivo na configuração de uma subscrição.

Limitar o número de reservas

No separador Quota, o Quota de reserva define o número de reservas que um subscritor pode planificar simultaneamente. Ao reservar uma faixa horária, o subscritor consome uma unidade de quota; assim que a sua reserva termina, a unidade volta a ficar disponível.

• Active Ocultar os calendários quando o quota de reserva for atingido para bloquear também a consulta dos calendários por dia e por semana. A vista Disponibilidades continua consultável: o quota é verificado no momento de reservar.
• Clique em Configuração avançada e depois em Adicionar um quota para definir vários quotas em função dos calendários, dias ou períodos horários.
• Complete, se necessário, com Limitar as reservas num calendário fixo (por exemplo, 5 reservas por semana de calendário) ou Limitar as reservas num calendário deslizante (nos últimos X dias).

Ocupar os campos à última hora

A opção Ignorar o quota e os limites antes do início do intervalo permite que um subscritor reserve mesmo com a quota atingida, desde que o faça pouco tempo antes. São 14h45 e a faixa horária das 15h está livre: o subscritor pode reservá-la apesar da sua quota.

É a melhor forma de não deixar um campo vazio quando há um jogador disponível, sem por isso flexibilizar a regra geral.

Restringir os calendários e o horizonte de reserva

No separador Permissões, a secção Calendários autorizados & número de dias para reservar determina o que o subscritor vê:

• Desmarque um calendário para o proibir e o ocultar completamente.
• Defina o número de dias de navegação por calendário: por exemplo, mostrar os calendários até D+14 mas só permitir reservar até D+7.
• Hora de transição para um dia adicional: dê acesso ao dia seguinte a partir de uma hora exata, sem esperar pela meia-noite.

Enquadrar o momento da reserva

Por predefinição, um subscritor pode reservar uma faixa horária até ao último minuto, e a faixa horária fica indisponível assim que começa. Quatro opções do separador Permissões alteram este comportamento:

• Autorizar o assinante a reservar um horário já iniciado: a faixa horária das 10h continua reservável até às 10h15.
• Limitar a reserva alguns minutos antes do início do horário: a faixa horária das 10h deixa de ser reservável depois das 9h45.
• Limitar a reserva algumas horas antes do início do horário: a faixa horária de segunda-feira às 10h fecha no domingo às 10h.
• Abrir a reserva algumas horas antes do início do horário: pelo contrário, a faixa horária só abre com um determinado prazo de antecedência, configurável dia a dia.

Propor faixas horárias personalizadas

Uma grelha de faixas horárias fixas não serve todos os usos: um jogador de padel quer jogar 1h30 em vez de uma hora, uma máquina de lançamento de bolas aluga-se à meia hora, uma partida de golfe começa à hora que for mais conveniente. A opção Intervalos de tempo personalizados permite ao subscritor escolher a duração da sua reserva e, se o autorizar, a hora de início, dentro dos limites que definir.

1. Em Administração›Utilizadores›Direitos de acesso›Assinaturas, abra a subscrição, separador Permissões.
2. Ative Intervalos de tempo personalizados e depois clique em Configurações avançadas.
3. Defina a configuração descrita abaixo e clique em Salvar.

A definição é própria da subscrição: os titulares dos outros planos continuam a reservar as faixas horárias habituais dos calendários, nos mesmos campos.

Definir as durações propostas

Três valores determinam os horários que o subscritor pode escolher:

• Intervalo entre cada intervalo de tempo: o intervalo entre dois horários propostos, contado a partir da hora de abertura do calendário. Com 30 minutos num campo que abre às 8h, os horários são 8h, 8h30, 9h, e assim sucessivamente.
• Duração mínima de uma reserva e Duração máxima de uma reserva: a reserva mais curta e a mais longa possíveis.

Com a configuração acima, um subscritor que clique na faixa horária das 16h de um campo de padel pode terminar às 17h, 17h30 ou 18h: uma hora no mínimo, duas horas no máximo, em passos de 30 minutos.

Quando O assinante pode modificar a hora de início do intervalo de tempo está desativado, a reserva começa à hora da faixa horária em que clicou. Ative-o para deixar o subscritor escolher também o início entre os horários do dia, por exemplo 16h30: as horas de fim propostas seguem esse novo início.

O que o subscritor vê

No formulário de reserva, o horário escolhe-se em listas: a hora de fim e, se o autorizar, a hora de início. Quando a reserva é paga em créditos, o custo apresentado acompanha a duração escolhida.

No calendário, a reserva cobre as faixas horárias que atravessa: das 16h às 17h30 num campo com faixas horárias de uma hora, ocupa a faixa das 16h e parte da das 17h. Se for permitido mover as reservas, o subscritor pode depois prolongá-la ou encurtá-la a partir dos calendários, sempre entre as durações mínima e máxima.

Escolher o que a reserva consome na quota

A quota conta-se em faixas horárias do calendário. Uma reserva de duração livre cobre muitas vezes várias: das 16h às 18h num campo com faixas horárias de uma hora, cobre as das 16h e das 17h. A opção Uma unidade de quota por reserva, independentemente da duração decide o que ela consome:

• ativada, uma unidade de quota, quer a reserva dure uma ou duas horas;
• desativada, uma unidade por faixa horária coberta, mesmo que apenas em parte: das 16h às 17h30, duas unidades.

Imaginemos um subscritor com uma quota de 2 reservas em simultâneo que reserva das 16h às 18h. Com a opção ativada, fica-lhe uma unidade e pode ainda reservar outra faixa horária. Com a opção desativada, a sua quota está atingida. E se a quota restante não cobrir toda a duração escolhida, apenas as primeiras faixas horárias são reservadas, sendo apresentada uma mensagem a indicar as que não foi possível reservar.

Deixe a opção ativada para dar flexibilidade na duração. Desative-a se uma reserva longa deve pesar tanto como várias curtas.

A opção conta também para os créditos quando o preço é fixado por reserva (1 reserva nos Tarifas de reservas): ativada, a reserva é faturada uma vez; desativada, cada faixa horária coberta é faturada como uma reserva. Para um custo proporcional à duração, indique antes o preço em minutos: a 10 créditos por 60 minutos, uma reserva de 1h30 custa 15 créditos.

Conciliar a duração livre com as faixas horárias consecutivas

Se a subscrição proibir as faixas horárias consecutivas (Proibir horários consecutivos, separador Regras), uma reserva que cobre várias faixas horárias do calendário é vista como uma sequência de faixas horárias consecutivas: o que ultrapassa o limite não é reservado. Ative Ignorar as restrições de intervalos consecutivos para que a duração escolhida escape a esta regra. A proibição continua a aplicar-se entre duas reservas distintas.

Adaptar a configuração por calendário, dia ou horário

Cada configuração incide sobre os calendários, os dias e, com Definir um intervalo de tempo, as horas que escolher. Tem as suas próprias durações e as suas próprias opções. Clique em Adicionar uma configuração para criar outras, até 10: por exemplo, de 1h a 2h nos campos de padel e de 30 minutos a 1h na máquina de lançamento de bolas. Adicionar um critério limita ainda uma configuração a um Período, entre duas datas.

Com um intervalo horário, as horas de início propostas mantêm-se dentro do intervalo e a reserva não pode terminar depois do seu fim. Se várias configurações visarem a mesma faixa horária, aplica-se a primeira da lista. Fora de qualquer configuração, o subscritor reserva as faixas horárias habituais do calendário.

Gerir os parceiros

O separador Permissões reúne as definições relativas aos jogadores presentes na reserva:

• Reservar com parceiros: o subscritor seleciona outros utilizadores, avisados por e-mail; defina o número mínimo e máximo de parceiros.
• Reservar sem parceiro: útil para um muro de treino ou um campo de práticas.
• Pesquisa de parceiro (reserva aberta): o subscritor abre a sua reserva aos outros, que se lhe podem juntar. A opção Cancelar automaticamente as reservas incompletas liberta a faixa horária se ninguém participar.
• Oferecer tempo adicional se houver vários parceiros: por exemplo, mais 30 minutos a partir de 3 parceiros, se a faixa horária seguinte estiver livre. Este tempo oferecido não é descontado da quota.

O tempo suplementar é a definição que resolve com elegância o caso dos jogos de pares: em vez de impor faixas horárias de 1h30 a toda a gente, mantém faixas horárias de uma hora e prolonga automaticamente as que se jogam a quatro — sem imobilizar o campo se a faixa horária seguinte já estiver ocupada.

Enquadrar o cancelamento

No separador Permissões, a secção Cancelamento de reservas autoriza ou não o subscritor a cancelar:

• Prazo máximo permitido para cancelar: por exemplo, até 60 minutos antes do início da faixa horária.
• Cancelamento de convites: desative esta opção para proibir o cancelamento de uma reserva com convidados.

Um prazo de cancelamento demasiado curto vira-se contra a organização: um jogador que já não pode cancelar deixa o campo vazio em vez de o libertar. Um prazo generoso, aliado a uma notificação de cancelamento, devolve a faixa horária à circulação.

Proibir faixas horárias e combinações

O separador Regras reúne as proibições:

• Proibir certos horários para reserva: por exemplo, sem reservas durante a semana das 16h às 19h30 em determinados campos.
• Proibir horários consecutivos: impede encadear várias faixas horárias, de forma global ou em determinados intervalos.
• Regras de proibição com um critério Assinaturas: torna duas populações incompatíveis numa mesma reserva.

A opção Permitir múltiplos horários no mesmo dia à mesma hora (separador Permissões) está desativada por predefinição: um subscritor não pode reservar dois campos à mesma hora.

Estas proibições distinguem-se dos fechos de calendário: um fecho retira a faixa horária a toda a gente, uma proibição só a retira aos titulares desta subscrição. Para reservar os campos cobertos aos competidores no sábado de manhã, é a proibição que deve colocar nas outras subscrições — e não um fecho.

Cobrar a reserva em créditos

No separador Créditos, ative Ativar o sistema de créditos: o subscritor tem de ter créditos na sua conta para reservar. Credite as contas manualmente após um pagamento no local ou ative o pagamento online.

1. Com Configuração avançada e depois Adicionar uma regra de ativação, limite o sistema de créditos a determinados calendários, dias ou intervalos horários.
2. Em Tarifas de reservas, clique em Adicionar uma regra tarifária para fixar o custo consoante o calendário, o dia e o horário.
3. Em Pagamentos & faturação, ative a compra de créditos online e defina os preços propostos aos subscritores. As quantidades, os preços degressivos e o pagamento em várias prestações são tratados numa página dedicada.

Autorizar convidados

No separador Convites, ative Autorizar a reserva com convidados para receber pessoas externas à organização:

• Defina o número mínimo e máximo de convidados por reserva; cada convidado consome créditos de convite.
• Fixe os preços e proponha pacotes, tal como para os créditos de reserva.
• Escolha quem é debitado e se os nomes dos convidados devem ser preenchidos.

Pedir o nome dos convidados muda a natureza da funcionalidade: sem os nomes, conta entradas; com os nomes, sabe quem esteve presente, o que é indispensável se o seu seguro ou a sua federação o exigir.

Autorizar etiquetas

No separador Rótulos, a opção Autorizar a reserva com rótulos permite aos subscritores criar um número limitado de reservas com etiquetas predefinidas (campeonato, torneio...), com opções para ignorar a quota ou a regra das faixas horárias consecutivas.

É a forma correta de abrir as etiquetas a um capitão de equipa: marca os jogos da sua equipa sem consumir a sua quota pessoal, mas continua limitado às etiquetas que autorizou — ao contrário do direito de perfil, que abre todas as etiquetas sem limite.