Enviar mensagens em grupo

Contacte todos os seus utilizadores ou apenas parte deles num único envio: mensagens internas, e-mail e notificações push, com um acompanhamento detalhado da leitura.

Compor e enviar uma mensagem em grupo

1. Vá a Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores.
2. Filtre a lista para selecionar os destinatários: perfil, subscrição, grupo ou qualquer outro filtro.
3. Assinale os utilizadores desejados ou utilize Selecionar tudo para reter toda a lista filtrada.
4. Abra o menu Ações e clique em Enviar uma mensagem.
5. Verifique o Nome do remetente e o E-mail do remetente: é este endereço que receberá as respostas.
6. Indique o Assunto da mensagem e o conteúdo, escolha os canais de envio e clique em Enviar.

O botão Nova mensagem da página Administração›Utilizadores›Mensagens agrupadas conduz a esta mesma seleção: é a lista de utilizadores que serve de ponto de partida a qualquer envio em grupo.

Verificar quem recebe o quê

A lista de destinatários apresenta um ícone por utilizador, ainda antes do envio:

• existe um endereço de e-mail indicado, o utilizador receberá uma mensagem interna e um e-mail;
• falta o endereço, apenas a mensagem interna será entregue;
• o utilizador recusou os e-mails da organização, apenas a mensagem interna será entregue;
• as notificações push estão ativas nos seus dispositivos.

Um contador indica também o número exato de e-mails e de notificações que serão enviados. Leia-o antes de confirmar: uma diferença significativa em relação ao número de destinatários selecionados revela uma base de dados incompleta, a corrigir antes de uma comunicação importante.

Personalizar a mensagem para cada destinatário

O botão Campos de fusão insere variáveis no assunto ou no conteúdo: nome, apelido, nome completo, identificador de acesso, endereço de e-mail, data de nascimento, classificação, telefone, código de acesso… Cada destinatário recebe uma mensagem personalizada com os seus próprios dados.

O campo Modelo permite partir de uma mensagem já enviada. Também pode abrir uma mensagem antiga e clicar em Duplicar para a reenviar tal como está ou adaptá-la.

Escolher os canais de envio

Na zona Tipo de envio, a mensagem é sempre entregue nas mensagens internas. Pode acrescentar:

• Por e-mail: é enviado um e-mail aos destinatários com um endereço indicado (e que não desativaram os e-mails).
• Notificações Push: uma notificação nos dispositivos onde o utilizador ativou as notificações.

A opção Desativar respostas impede os destinatários de responder a partir das mensagens: útil para anúncios puramente informativos.

Acompanhar a leitura e a entrega

1. Vá a Administração›Utilizadores›Mensagens agrupadas: todas as mensagens em grupo enviadas são aí listadas.
2. Abra uma mensagem: o separador Pré-visualização mostra o conteúdo enviado e o separador dos destinatários detalha a receção de cada um.
3. Para cada destinatário, vê se a mensagem foi lida nas mensagens internas e o estado do e-mail: Entregue, Aberto, Clicado, Falha ou SPAM.

O link Ver relatório completo abre Administração›Painel de controlo›Registro de e-mails filtrado por este envio, com a taxa de abertura e o detalhe de eventuais erros.

Reduzir o risco de ser considerado spam

• Escreva um assunto curto e claro, sem maiúsculas em excesso nem pontuação repetida.
• Privilegie um conteúdo essencialmente textual; evite a mensagem composta por uma única imagem grande.
• Espace os envios em massa e selecione com os filtros os destinatários realmente envolvidos.
• Convide os seus utilizadores a adicionar o endereço de envio aos seus contactos e a verificar a pasta de spam.