Verificar os e-mails enviados e rastrear as ações
Dois registos ajudam-no a controlar o que acontece na sua organização: o registo dos e-mails, para verificar se as suas mensagens chegam ao destino, e o registo de auditoria, para reconstituir as operações de administração.
Consultar o registo dos e-mails
- Vá a Administração›Painel de controlo›Registro de e-mails.
- Cada e-mail enviado pela organização aparece com o seu estado: Entregue, Aberto, Clicado, Falha temporária, Adiado, Falha permanente, Bloqueado, Endereço de e-mail inválido, Spam ou Cancelamento de inscrição.
- Três indicadores no topo da lista resumem o período: a taxa de mensagens entregues, a taxa de abertura e a taxa de falhas.
O botão Legenda abre o detalhe de cada estado, com a explicação daquilo que o servidor do destinatário respondeu realmente.
Encontrar um e-mail não recebido
Um utilizador não recebeu os seus dados de acesso ou a última mensagem da organização? O registo dá-lhe a resposta.
- Abra Filtros e preencha Por destinatário para isolar os e-mails enviados a esse utilizador.
- Clique na linha em questão: o detalhe mostra o endereço exato utilizado, o assunto, a data e a mensagem devolvida pelo servidor de correio do destinatário.
- Utilize Por estado para identificar de imediato todos os envios com falha no período.
Os três casos mais frequentes tratam-se de forma diferente:
- Falha permanente ou Endereço de e-mail inválido: o endereço está mal escrito ou não existe. Corrija-o na ficha do utilizador.
- Falha temporária ou Adiado: a caixa de correio do destinatário estava cheia ou o seu servidor indisponível. O envio seguinte tem boas probabilidades de chegar.
- Bloqueado: os envios para este endereço estão suspensos, geralmente após uma denúncia como correio indesejado ou erros repetidos.
Acompanhar a entrega de uma mensagem em grupo
Após um envio em grupo, abra Filtros e escolha a mensagem em Por mensagem em grupo: mede quantos destinatários receberam, abriram ou clicaram nessa mensagem em concreto e identifica os endereços com falha.
É o gesto a ter depois de uma convocatória de assembleia geral ou de um aviso de fecho: em vez de supor que «todos foram avisados», sabe a quem telefonar.
Este filtro só aparece se o seu perfil o autorizar a enviar mensagens em grupo.
Rastrear as ações de administração
- Vá a Administração›Painel de controlo›Registro de auditoria.
- O registo mostra as últimas operações efetuadas na sua organização (exceto Bookings), com o respetivo autor, o seu endereço IP e a data.
- Clique em Exportar (.txt) para descarregar o histórico completo.
Este registo é valioso quando várias pessoas administram a organização: permite saber quem alterou uma configuração, eliminou uma conta ou enviou uma mensagem. Em caso de dúvida sobre uma operação, é o primeiro elemento a consultar — a exportação contém todo o histórico, muito além das linhas apresentadas no ecrã.
As Bookings não figuram aqui: têm o seu próprio registo, muito mais detalhado.
