Receber relatórios de atividade por e-mail
Receba automaticamente um resumo da vida da sua organização: número de membros, subscrições, inscrições, reservas, inícios de sessão e e-mails, com a evolução face ao período anterior.
Ativar os relatórios
- Aceda a Administração›Configurações›Relatórios de atividades.
- Ative Ativar relatórios de atividades por e-mail.
- Em Endereços de e-mail, indique até 4 destinatários, um endereço por linha.
- Clique em Salvar.
Os destinatários não precisam de uma conta de responsável do clube nem de qualquer permissão especial: o relatório chega à sua caixa de correio. É a forma mais simples de manter informado um presidente ou um tesoureiro que nunca inicia sessão na aplicação.
Escolher as periodicidades
Existem três relatórios, que pode ativar em separado ou em conjunto:
- Relatórios diários: todas as manhãs, as atividades do dia anterior.
- Relatórios semanais: todas as segundas-feiras de manhã, a semana que terminou.
- Relatórios mensais: no dia 1 de cada mês, o mês que terminou.
Cada um responde a uma necessidade diferente. O diário serve a rotina do dia a dia: assinala o que há para tratar hoje. O mensal pode ser reencaminhado tal como está para a direção, sem qualquer reformatação. O semanal fica a meio caminho e adapta-se bem a um responsável voluntário que passa pelo clube uma vez por semana.
Compreender o que o relatório contém
O relatório começa pelo essencial e detalha depois cada área. Cada número é comparado com um período de referência: o dia anterior no relatório diário, a semana anterior no semanal e o mesmo mês do ano anterior no mensal, para que o regresso às atividades em setembro não seja comparado com as férias de agosto.
O resumo e os números-chave
O relatório abre com uma frase de síntese e até três factos marcantes: um recorde nos últimos oito períodos, uma subida ou uma descida acentuada.
Seguem-se até quatro números-chave: o montante recebido, as reservas cuja faixa horária ocorre no período, a taxa de ocupação e o número de utilizadores que iniciaram sessão. Cada um mostra a sua evolução, o valor do período de comparação a cinzento e um minigráfico dos últimos oito períodos.
Os pontos a tratar e a semana que se segue
Uma caixa reúne os pontos a tratar no dia do envio: prestações de pagamento em atraso com o montante a reclamar, encomendas por pagar há mais de 7 dias (excluindo orçamentos e pagamentos em prestações), inscrições online por validar, produtos com stock baixo e subscrições que expiram nos próximos 30 dias. Cada linha abre o ecrã correspondente.
A parte seguinte diz respeito aos 7 dias seguintes ou ao dia que começa, no caso do relatório diário: reservas já previstas, ocupação prevista, aulas e estágios com os seus inscritos e as suas vagas, encerramentos de campos e o dia com menos reservas.
A faturação e os recebimentos
Esta secção apresenta o montante recebido, deduzidos os reembolsos, os pagamentos recebidos, as faturas emitidas, o valor médio do carrinho, os pagamentos online recusados, a repartição por método de pagamento e os produtos mais vendidos. Os montantes seguem o mesmo cálculo das estatísticas de faturação, somando todas as contas de faturação, sem qualquer nome de cliente.
Só aparece se a sua organização tiver recebido, faturado ou reembolsado alguma coisa, ou registado um pagamento recusado, num dos dois períodos.
As reservas
Esta secção mostra as reservas por dia (por semana no relatório mensal), as reservas criadas durante o período por tipo, as horas jogadas e os cancelamentos, incluindo os efetuados menos de 24 horas antes da faixa horária. Um mapa de calor cruza os dias e as horas e seguem-se a taxa de ocupação por calendário e os jogadores mais ativos.
O relatório diário, que abrange um único dia, não apresenta gráfico de reservas nem mapa de calor.
Os utilizadores, o registo de presença, as inscrições e os e-mails
- Utilizadores e subscrições: novos utilizadores, subscrições que expiraram durante o período ou que expiram nos próximos 30 dias, subscritores sem reservas há 30 dias, contas suspensas, colocadas na reciclagem ou eliminadas, inícios de sessão e total de membros. Os aniversários dos 7 dias seguintes, ou do próprio dia no relatório diário, são acrescentados se ativar a opção.
- Registo de presença no quiosque: faixas horárias com e sem registo de presença, cancelamentos automáticos e utilizadores sancionados.
- Inscrições online: pedidos aceites e recusados durante o período e pedidos que aguardam a sua validação.
- E-mails: mensagens entregues, taxa de abertura, falhas e endereços a corrigir nas fichas.
O registo de presença e as inscrições online só aparecem se a funcionalidade estiver ativa na sua organização: as inscrições online têm de estar abertas em pelo menos uma subscrição e o registo de presença tem de estar ativado no quiosque.
O que não aparece
Um valor nulo nos dois períodos não é apresentado e uma secção vazia desaparece: o relatório de uma organização pequena mantém-se curto. Quando não há nada para mostrar, não é enviado qualquer e-mail para esse período. Nas definições dos relatórios, pode também retirar as secções que não lhe dizem respeito.
Usar o relatório como lista de trabalho
É este o ponto que distingue este relatório de um simples quadro de números: várias rubricas são nominativas. Não lê apenas «12 subscrições expiram em breve», obtém a lista das doze pessoas.
Daí decorrem naturalmente três utilizações:
- A lista das subscrições que expiram nos próximos 30 dias é a sua lista de contactos a fazer. Chega sozinha, todos os meses, sem ter de construir um filtro.
- A lista das inscrições pendentes lembra-lhe os pedidos que ninguém tratou — o caso típico de uma organização onde várias pessoas administram sem repartirem explicitamente a tarefa.
- O contador de e-mails com falha assinala uma base de endereços que se está a degradar, muito antes de um membro se queixar de não receber nada.
