Receber relatórios de atividade por e-mail

Receba automaticamente um resumo da vida da sua organização: efetivos, subscrições, registos, reservas, ligações e e-mails, com a evolução em relação ao período anterior.

Ativar os relatórios

1. Vá a Administração›Configurações›Relatórios de atividades.
2. Ative Ativar relatórios de atividades por e-mail.
3. Em Endereços de e-mail, indique até 4 destinatários, um endereço por linha.
4. Clique em Salvar.

Os destinatários não precisam de uma conta de gestor nem de qualquer permissão especial: o relatório chega à sua caixa de correio. É a forma mais simples de manter informado um presidente ou um tesoureiro que nunca se liga à aplicação.

Escolher as frequências

Coexistem três relatórios, que pode ativar separadamente ou em conjunto:

• Relatórios diários: todas as manhãs, as atividades do dia anterior.
• Relatórios semanais: todas as segundas-feiras de manhã, a semana decorrida.
• Relatórios mensais: no dia 1 de cada mês, o mês decorrido.

Cada um responde a uma necessidade diferente. O diário serve o atendimento: indica o que há para tratar hoje. O mensal é reenviado tal como está para a direção, sem necessidade de reformatação. O semanal fica a meio caminho e convém bem a um responsável voluntário que passa no local uma vez por semana.

Compreender o conteúdo do relatório

O relatório não se limita às reservas. Reúne sete famílias de indicadores, cada uma comparada com o período anterior:

• Utilizadores: efetivo total, novas contas, contas suspensas, contas colocadas na reciclagem e contas definitivamente eliminadas.
• Subscrições: subscrições pagas, subscrições expiradas e, sobretudo, as que terminam nos próximos 30 dias.
• Registos em linha: pedidos aceites, recusados e pendentes.
• Reservas: total, reservas dos utilizadores, rótulos da organização, convites, anotações, cancelamentos.
• Ligações: ligações aceites, ligações recusadas e número de utilizadores ativos.
• E-mails: mensagens entregues, abertas e falhadas.
• Registo de presença no quiosque: períodos com presença registada, sem presença registada, cancelamentos automáticos e contas sancionadas.

As três últimas famílias só aparecem se a função correspondente estiver ativa na sua organização: os registos em linha devem estar abertos em pelo menos uma subscrição e o registo de presença deve estar ativado no quiosque.

Utilizar o relatório como lista de trabalho

É este o ponto que distingue este relatório de um simples quadro de números: várias rubricas são nominativas. Não lê apenas «12 subscrições terminam em breve», obtém a lista das doze pessoas.

Daqui resultam naturalmente três utilizações:

• A lista das subscrições que terminam nos próximos 30 dias é a sua lista de contactos a fazer. Chega sozinha, todos os meses, sem que tenha de construir um filtro.
• A lista dos registos pendentes lembra-lhe os pedidos que ninguém tratou — o caso típico de uma organização onde várias pessoas administram sem repartir explicitamente as tarefas.
• O contador de e-mails falhados assinala uma base de endereços que se está a degradar, muito antes de um membro se queixar de não receber nada.