Contabilidade e fatura eletrónica
Configure o plano de contas da sua organização, exporte os seus lançamentos para o programa do seu contabilista certificado e ative a fatura eletrónica no formato Factur-X.
Configurar o seu plano de contas
O plano de contas determina em que contas e em que diários as suas vendas serão registadas nas exportações. Configura-se por conta de faturação: duas entidades que faturam separadamente têm cada uma o seu.
- Aceda a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação e abra a conta em questão.
- Abra o separador Plano de contas.
- Ajuste os números de conta e as designações e clique em Salvar.
O ecrã está estruturado em três blocos:
- Vendas, IVA e clientes: as contas de prestações de serviços, de IVA liquidado, de clientes e de descontos concedidos.
- Tesouraria: as contas de banco, de caixa e de cheques a depositar, utilizadas pelos lançamentos de cobrança.
- Registos: os códigos dos diários de vendas, de banco e de caixa.
Repartir as suas vendas por categoria ou por taxa
Por predefinição, todas as suas vendas são registadas numa única conta de proveitos. Duas repartições facultativas permitem ir mais longe, no mesmo separador.
- Distribuição de vendas por categoria: uma conta distinta por categoria de produto — subscrições, créditos, equipamento, aulas… Clique em Adicionar uma categoria, escolha a categoria e indique a respetiva conta.
- Ventilação do IVA por taxa: uma conta de IVA liquidado distinta por taxa. Clique em Adicionar uma taxa, indique a taxa e a respetiva conta.
É útil quando a sua contabilidade tem de distinguir as atividades entre si — por exemplo, separar as receitas de ensino das reservas de campo. Sem repartição, tudo é registado nas contas gerais definidas acima.
Exportar as suas vendas e os seus lançamentos
- Aceda a Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.
- Filtre a lista pelo período e pelos critérios pretendidos: a exportação reproduz exatamente os filtros apresentados no ecrã.
- Clique em Baixar a exportação e escolha um formato.
Acompanhar a atividade comercial
- Excel (.xlsx): uma linha por encomenda, com a data, o utilizador, os montantes sem IVA, o IVA e o total com IVA, o estado e o método de pagamento. É o formato a privilegiar para analisar as suas vendas numa folha de cálculo.
- CSV (.csv): o mesmo relatório, num formato legível por qualquer folha de cálculo.
- Baixar as faturas PDF: um arquivo com o PDF de cada fatura do filtro em vigor. Apenas constam as faturas emitidas.
Enviar ao seu contabilista
- Registos contabilísticos (.csv): os lançamentos em débito/crédito por fatura, num formato legível destinado a uma importação manual.
- FEC (França): o Ficheiro de Lançamentos Contabilísticos, formato legal francês, importável pelo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ou QuickBooks. Um lançamento equilibrado por fatura.
- FAIA (Luxemburgo) e DATEV (Alemanha): os formatos legais destes dois países, propostos às organizações neles estabelecidas.
A opção Incluir os regulamentos (tesouraria) acrescenta os lançamentos de cobrança (banco, caixa, cheque) aos das vendas. Desmarque-a para exportar apenas o diário de vendas.
Emitir faturas no formato Factur-X
A faturação eletrónica passa a ser obrigatória em França. Factur-X é o formato adotado: uma fatura PDF perfeitamente comum, na qual é inserido um ficheiro de dados que os programas de contabilidade sabem ler automaticamente.
Para quem recebe a fatura, nada muda: abre um PDF, igual ao de antes. É o seu programa de contabilidade que encontra, além disso, os montantes e os identificadores sem que tenha de os introduzir novamente.
Verificar se a sua organização está abrangida
É a primeira questão a esclarecer, e a resposta está longe de ser a mesma para todas as organizações.
- As associações desportivas isentas de IVA ao abrigo do artigo 261-7-1.º do Código Geral dos Impostos francês não estão abrangidas nem pela faturação eletrónica nem pelo e-reporting. Muitas organizações encontram-se nesta situação.
- As organizações sujeitas a IVA terão de emitir as suas faturas entre profissionais em formato eletrónico. Para as microempresas e PME, ou seja, a quase totalidade das organizações, o prazo de emissão está fixado em 1 de setembro de 2027.
- As faturas a particulares (os seus associados) estão fora do âmbito da faturação eletrónica, qualquer que seja o seu regime.
Ativar o formato
- Aceda a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação e altere a conta em questão.
- No separador Faturação, localize a opção Fatura eletrónica situada na secção Detalhes de faturação
- Escolha o formato:
- Factur-X (França) para uma organização francesa: acrescenta as menções legais francesas exigidas nas faturas entre profissionais;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para a norma europeia sem as especificidades francesas;
- Desativado para produzir faturas PDF clássicas.
A configuração é própria de cada conta de faturação: uma organização que fatura a partir de várias contas ativa-as de forma independente.
Preencher as informações obrigatórias
Uma fatura eletrónica deve identificar o seu emissor de forma inequívoca. Estas informações indicam-se no mesmo separador, secção Detalhes de faturação.
- O SIRET da sua organização: é o campo indispensável. Sem ele, a fatura não pode ser conforme, e é apresentada uma mensagem de aviso abaixo da opção.
- O Número de IVA, se a sua organização estiver sujeita. Se estiver vazio, o SIRET serve de identificador fiscal.
- O endereço completo: denominação social, rua, código postal, localidade e país. Um endereço incompleto produz uma fatura rejeitada pela plataforma do seu cliente.
- O e-mail de faturação, utilizado como ponto de contacto quando nenhum outro identificador está disponível.
Obter o SIREN dos seus clientes profissionais
Uma fatura entre profissionais deve também identificar o comprador. O SIREN do cliente indica-se no respetivo endereço de faturação, bloco Endereço da empresa, juntamente com a Nome da empresa e o SIREN. O mesmo preenchimento é proposto durante uma venda ao balcão.
Nada disto é pedido para uma fatura a um particular: nome, endereço e país são suficientes.
