Contabilidade e Auditoria

Configure o plano de contas da sua organização, exporte os seus lançamentos para o programa do seu contabilista certificado, ative a fatura eletrónica no formato Factur-X e encontre os documentos que a administração fiscal lhe pode pedir: declaração, registo de eventos, fechos e arquivos.

Configurar o seu plano de contas

O plano de contas determina em que contas e em que diários as suas vendas serão imputadas nas exportações. Configura-se por conta de faturação: duas entidades que faturam separadamente têm cada uma o seu.

1. Vá a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação e abra a conta pretendida.
2. Abra o separador Plano de contas.
3. Ajuste os números de conta e as designações e clique em Salvar.

O ecrã está organizado em três blocos:

• Vendas, IVA e clientes: as contas de prestações de serviços, de IVA liquidado, de clientes e de descontos concedidos.
• Tesouraria: as contas de banco, de caixa e de cheques a depositar, utilizadas pelos lançamentos de recebimento.
• Diários: os códigos dos diários de vendas, de banco e de caixa.

Repartir as suas vendas por categoria ou por taxa

Por predefinição, todas as suas vendas são imputadas numa única conta de proveitos. Duas repartições facultativas permitem ir mais longe, no mesmo separador.

• Distribuição de vendas por categoria: uma conta distinta por categoria de produto — subscrições, créditos, material, aulas… Clique em Adicionar uma categoria, escolha a categoria e introduza a respetiva conta.
• Ventilação do IVA por taxa: uma conta de IVA liquidado distinta por taxa. Clique em Adicionar uma taxa, introduza a taxa e a respetiva conta.

Isto é útil quando a sua contabilidade tem de distinguir as atividades entre si — por exemplo, separar as receitas de ensino das locações de campo. Sem repartição, tudo chega às contas gerais definidas acima.

Exportar as suas vendas e os seus lançamentos

1. Vá a Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.
2. Filtre a lista pelo período e pelos critérios pretendidos: a exportação retoma exatamente os filtros apresentados no ecrã.
3. Clique em Baixar a exportação e escolha um formato.

Acompanhar a atividade comercial

• Excel (.xlsx): uma linha por encomenda, com a data, o utilizador, os montantes sem IVA, o IVA e o total, o estado e o método de pagamento. É o formato a privilegiar para analisar as suas vendas numa folha de cálculo.
• CSV (.csv): o mesmo relatório, num formato legível por qualquer folha de cálculo.
• Baixar as faturas PDF: um arquivo com o PDF de cada fatura do filtro atual. Só constam as faturas emitidas.

Enviar ao seu contabilista

• Lançamentos contabilísticos (.csv): os lançamentos a débito/crédito por fatura, num formato legível destinado a uma importação manual.
• FEC (França): o Ficheiro dos Lançamentos Contabilísticos, formato legal francês, importável pelo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ou QuickBooks. Um lançamento equilibrado por fatura.
• FAIA (Luxemburgo) e DATEV (Alemanha): os formatos legais destes dois países, propostos às organizações que aí estão estabelecidas.

A opção Incluir os regulamentos (tesouraria) acrescenta os lançamentos de recebimento (banco, caixa, cheque) aos das vendas. Desmarque-a para exportar apenas o diário de vendas.

Emitir faturas no formato Factur-X

A faturação eletrónica torna-se obrigatória em França. O Factur-X é o formato adotado: uma fatura PDF perfeitamente normal, na qual é inserido um ficheiro de dados que os programas de contabilidade sabem ler automaticamente.

Para quem recebe a fatura, nada muda: abre um PDF, igual ao de antes. É o programa de contabilidade que aí encontra, além disso, os montantes e os identificadores sem que tenha de os voltar a introduzir.

Verificar se a sua organização é abrangida

É a primeira questão a esclarecer, e a resposta está longe de ser a mesma para todas as organizações.

• As associações desportivas isentas de IVA ao abrigo do artigo 261-7-1.º do código geral dos impostos francês não são abrangidas nem pela faturação eletrónica nem pelo e-reporting. Muitas organizações estão nesta situação.
• As organizações sujeitas a IVA terão de emitir as suas faturas entre profissionais em formato eletrónico. Para as micro, pequenas e médias empresas, ou seja, a quase totalidade das organizações, o prazo de emissão está fixado em 1 de setembro de 2027.
• As faturas a particulares (os seus aderentes) estão fora do âmbito da faturação eletrónica, qualquer que seja o seu regime.

Ativar o formato

1. Vá a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação e edite a conta pretendida.
2. No separador Faturação, localize a opção Fatura eletrónica situada na secção Detalhes de faturação
3. Escolha o formato:
   • Factur-X (França) para uma organização francesa: acrescenta as menções legais francesas exigidas nas faturas entre profissionais;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para a norma europeia sem as especificidades francesas;
   • Desativado para produzir faturas PDF clássicas.

A definição é própria de cada conta de faturação: uma organização que fatura a partir de várias contas ativa-as de forma independente.

Preencher as informações obrigatórias

Uma fatura eletrónica deve identificar o seu emissor de forma inequívoca. Estas informações introduzem-se no mesmo separador, secção Detalhes de faturação.

1. O SIRET da sua organização: é o campo indispensável. Sem ele, a fatura não pode estar conforme e é apresentada uma mensagem de aviso por baixo da opção.
2. O Número de IVA, se a sua organização for sujeito passivo. Se estiver vazio, o SIRET faz as vezes de identificador fiscal.
3. A morada completa: denominação social, rua, código postal, localidade e país. Uma morada incompleta produz uma fatura rejeitada pela plataforma do seu cliente.
4. O e-mail de faturação, utilizado como ponto de contacto quando nenhum outro identificador está disponível.

Obter o SIREN dos seus clientes profissionais

Uma fatura entre profissionais deve também identificar o comprador. O SIREN do cliente introduz-se na respetiva morada de faturação, bloco Endereço da empresa, juntamente com a Nome da empresa e o SIREN. A mesma introdução é proposta durante uma venda ao balcão.

Nada disto é pedido para uma fatura a um particular: nome, morada e país são suficientes.

Encontrar os seus documentos de auditoria

Um programa que recebe pagamentos deve poder provar que os seus lançamentos não foram alterados. Quatro documentos respondem a esta exigência, reunidos no mesmo local: vá a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação, abra a conta de faturação pretendida e depois o separador Contabilidade e Auditoria.

Este separador só aparece numa conta já registada: os documentos incidem sobre uma atividade, não há nada a mostrar numa conta que está a ser criada. Cada conta de faturação tem os seus — se a sua organização fatura a partir de várias entidades, analise-os separadamente.

Transferir a sua declaração

Em caso de inspeção, a administração fiscal pode pedir-lhe que comprove que o seu programa de recebimentos respeita as condições de inalterabilidade, segurança, conservação e arquivo dos dados. O cartão Certificado do software de caixa produz este comprovativo a pedido, através de Descarregar (PDF).

O documento tem duas partes. A do editor já está assinada. A segunda deve ser preenchida e assinada pelo seu representante legal: a declaração só está completa quando ambas estiverem reunidas, e é em conjunto que se apresentam.

O cartão só aparece numa conta de faturação francesa: a obrigação visa os sujeitos passivos estabelecidos em França.

Consultar o registo de eventos

O cartão Registo de eventos conduz, através de Consultar, ao rasto probatório do que se passou na sua faturação. Aí não encontra as vendas — essas estão nas suas encomendas — mas sim os factos técnicos que as rodeiam.

Constam nomeadamente as ligações bem-sucedidas e falhadas, as alterações de configuração, as alterações de direitos de faturação, os fechos efetuados, os documentos selados e os duplicados emitidos, os arquivos gerados, as exportações contabilísticas, as passagens a modo de teste, bem como as anomalias detetadas: quebra de cadeia, desvio de fecho, anomalia de relógio.

Cada linha indica a sua data, o tipo de evento, a conta em causa, o operador e o detalhe. Um filtro por tipo e por período permite orientar-se, e o botão Exportar gera um ficheiro.

Compreender os fechos

Um fecho sela um período: fixa os recebimentos, as faturas e as notas de crédito que contém, e deixa de poder ser alterado ou regenerado. O cartão Encerramentos apresenta os fechos diários, mensais e anuais da sua conta.

São efetuados automaticamente, sem intervenção da sua parte. Não tem, portanto, nada a «fazer» todas as noites: a tabela preenche-se sozinha.

Cada linha indica o período, o número de transações, o Líquido recebido, a Repartição por método de pagamento — online, no local, numerário, cheque, transferência, terminal — bem como o número de faturas e de notas de crédito emitidas.

Há dois pontos que vale a pena compreender, porque surpreendem com frequência:

• O grande total nunca volta a zero. Trata-se de um acumulado perpétuo desde a origem da conta, e não de um saldo de período. Um total que aumenta continuamente é o comportamento esperado.
• A Retoma (ponto zero) indica a data e o montante a partir dos quais este acumulado começa. Numa conta que existia antes da implementação dos fechos, é esse o ponto de partida adotado, e não zero.

Obter os seus arquivos fiscais

Cada mês fechado dá origem a um arquivo fixo, reunido num ficheiro ZIP com data e hora: transações, faturas, notas de crédito, fechos e registo técnico do período. O cartão Arquivos lista-os em Arquivos mensais, com o respetivo período, tamanho, data de criação e Impressão digital (SHA-256).

Esta impressão digital é o que torna o arquivo verificável: altera-se ao mínimo byte modificado. Dois botões acompanham o cartão, Ferramenta de verificação e Manual de verificação — o que permite a um terceiro, inspetor ou contabilista certificado, verificar ele próprio a integridade de um arquivo sem passar por si.

Os arquivos são produzidos automaticamente. Se um período fechado ainda não tiver o seu, aparece em Períodos fechados não arquivados e um botão Gerar permite produzi-lo de imediato.