Faturas e transações

Acompanhe todos os documentos de venda da sua organização — orçamentos, encomendas e faturas —, receba os pagamentos, efetue reembolsos e exporte as suas vendas para a contabilidade. Vá ao menu Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.

Distinguir os três tipos de documentos

Uma venda não tem a mesma forma consoante o momento em que se encontra, e o tipo escolhe-se na criação do documento.

• O Orçamento é uma proposta com valores, enviada ao utilizador para aprovação — um estágio desportivo para um grupo escolar, o aluguer de um campo a uma empresa.
• A Encomenda é a venda assumida, à espera de pagamento. É ela que suporta os pagamentos.
• A Fatura é o documento numerado, emitido logo que um pagamento é recebido.

Um quarto documento, Ordem de compra, destina-se às autarquias e às comissões de trabalhadores que exigem um documento comprovativo antes de assumir a despesa.

O que acontece a um orçamento aceite

O orçamento não é um beco sem saída: enviado por e-mail, contém um link que permite ao utilizador aceitá-lo por si próprio, sem conta nem sessão iniciada. Esse link é válido durante 14 dias.

Consultar o orçamento — a página, o PDF — não o aceita. A aceitação ocorre no momento em que o utilizador escolhe um método de pagamento, e é essa escolha que determina o que se segue:

• com um pagamento diferido (transferência bancária, cheque, no local), o orçamento passa a Encomenda à espera de pagamento; transforma-se em fatura quando receber o valor;
• com um pagamento online, o pagamento ocorre de imediato: o documento passa diretamente a Fatura, numerada.

Ou seja, depois de aceite, um orçamento acompanha-se exatamente como uma encomenda — encontra-o no separador correspondente ao seu novo tipo.

Encontrar uma venda

1. Vá a Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.
2. Os separadores do topo filtram por tipo (Orçamento, Comandos, Faturas) e por estado (Pendente, Pago, Cancelado, Reembolsado).
3. O painel Filtros refina depois a pesquisa, e os critérios acumulam-se.

Estão disponíveis seis filtros, três dos quais são frequentemente esquecidos, apesar de responderem às perguntas mais comuns:

• Por utilizador: todo o histórico de compras de um membro, quando este contesta um débito.
• Por responsável: as vendas registadas por uma pessoa da equipa — útil para verificar um dia de atendimento.
• Por conta de faturação: indispensável quando a sua organização fatura a partir de várias entidades.
• Por assinatura, Por categoria de produto e Por estado completam a filtragem.

Por fim, o seletor de Período delimita o que é apresentado — e comanda também as exportações, que reproduzem exatamente aquilo que vê no ecrã.

Pesquisar por pessoa tanto como por número

O campo de pesquisa não se limita às referências dos documentos. Consulta simultaneamente:

• o número de encomenda e o número de fatura;
• a identidade do utilizador: nome, apelido, identificador de sessão, endereço de e-mail e número de licença;
• os dados introduzidos na própria venda — nome, apelido, denominação social e e-mail do endereço de faturação.

Este último ponto conta para as vendas ao balcão: o comprador não tem conta, a lista apresenta-o como cliente ocasional e só a pesquisa pelo endereço de faturação permite encontrar a sua venda. Basta escrever «Dupont» ou o seu e-mail.

Criar uma encomenda ou um orçamento

1. Clique em Novo.
2. Abre-se uma janela Selecionar um utilizador: indique a pessoa a quem a venda se destina. É a primeira decisão, pois determina o endereço de faturação e as subscrições elegíveis.
3. Escolha depois o tipo de documento, Orçamento ou Encomenda.
4. Adicione as linhas com Adicionar um produto.
5. Verifique Endereço de faturação: sem qualquer intervenção sua, é utilizado o endereço predefinido do utilizador.
6. Clique em Salvar.

Cada linha provém do catálogo ou de uma introdução livre. A introdução livre (bloco personalizado) serve para vendas excecionais — um encordoamento, uma participação nas despesas — e a opção Salvar no catálogo evita que a volte a introduzir na próxima vez, caso se repita.

Uma encomenda permanece editável enquanto nenhum pagamento tiver sido recebido. Após o primeiro recebimento, fica bloqueada: é isso que garante que um documento já pago não muda sem o conhecimento do cliente.

Aplicar um desconto

Coexistem dois mecanismos, com finalidades diferentes. Abra a secção Código promocional & desconto para acesder à configuração.

• O Código promocional retoma uma operação comercial já definida: clique em Selecionar um código promocional e o código aplica a sua própria regra de segmentação e de limite máximo.
• Desconto manual é uma decisão pontual, tomada caso a caso: uma percentagem ou um valor que introduz livremente, aplicado ao total com IVA.

Receber um pagamento

1. Abra a encomenda e clique em Pagamento.
2. Introduza o montante: é proposto o saldo total, mas um montante parcial é aceite.
3. Escolha o método: CB no local, Dinheiro, Transferência ou Cheque.
4. Guarde.

Se um terminal de pagamento estiver configurado na conta de faturação, o recebimento pode seguir diretamente para o terminal em vez de ser introduzido manualmente.

Cada recebimento aparece na secção Transações da encomenda, com o respetivo estado: Confirmado, Pendente, Falha ou Recusado. Um pagamento introduzido por erro corrige-se com Modificar esta transação ou Cancelar esta transação — a encomenda recalcula imediatamente o seu Restante a pagar.

Escalonar o pagamento

O botão Cronograma distribui o valor restante por várias prestações datadas. Em cada recebimento seguinte, o montante da próxima prestação é-lhe proposto automaticamente.

Reembolsar uma venda

1. Abra a encomenda paga e clique em Reembolsar.
2. Introduza o montante: é proposto o reembolso total, mas um reembolso parcial continua a ser possível.
3. Se foram recebidos vários pagamentos, escolha imputar o reembolso à encomenda inteira ou a um pagamento específico.

Um pagamento online é devolvido diretamente pela gateway de pagamento que o recebeu: não tem de fazer nenhuma transferência bancária.

Quanto ao estado, a distinção conta para a sua contabilidade: um reembolso parcial mantém a encomenda em Pago e apresenta Líquido recebido, enquanto um reembolso total a faz passar a Reembolsado. Por exemplo, uma inscrição de 200 € reembolsada em 50 € continua a ser uma venda paga cujo líquido recebido é de 150 €.

Enviar e descarregar os documentos

Um botão dedicado reúne tudo o que diz respeito ao próprio documento. Tem o nome do documento aberto, o que lhe indica ao mesmo tempo em que ponto está a venda: Orçamento, Ordem de compra ou Fatura depois de um pagamento ser recebido.

O seu menu propõe três ações:

• Pré-visualizar para verificar o documento no ecrã antes de qualquer envio;
• Descarregar (PDF) para o arquivar ou transmitir por outro canal;
• Enviar por e-mail para o enviar diretamente ao utilizador.

Reconstituir o que aconteceu

A secção Histórico do pedido conserva os acontecimentos da venda: criação, alterações, recebimentos, envios. É o primeiro local a abrir quando um membro afirma nunca ter recebido a sua fatura, ou quando um montante não corresponde àquilo de que a equipa se lembra.

Gerir uma encomenda pendente

Uma encomenda pendente pode ser paga a qualquer momento pelo utilizador na sua área pessoal, ou recebida manualmente por si.

As prestações com validação manual — transferência bancária, cheque — são entregues logo que registe um pagamento. Enquanto não o fizer, o membro não dispõe de nada.

Para abandonar uma venda, abra-a e utilize Cancelar o pedido. Continua a poder ser consultada, e a opção Ocultar cancelamentos afasta-a das listas.

Exportar as vendas e a contabilidade

Clique em Baixar a exportação no topo da lista: a exportação retoma os filtros e o período apresentados no ecrã. Os relatórios de vendas para folha de cálculo, os lançamentos contabilísticos e os formatos legais são detalhados na página dedicada.