Faturas e transações

Acompanhe todos os documentos de venda da sua organização — orçamentos, encomendas e faturas —, receba os pagamentos, efetue reembolsos e exporte as suas vendas para a contabilidade. Vá ao menu Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.

Distinguir os três tipos de documentos

Uma venda não assume a mesma forma em função do momento em que se encontra, e o tipo escolhe-se no momento da criação do documento.

• O Orçamento é uma proposta com valores, enviada ao utilizador para aprovação — um campo de treino para um grupo escolar, o aluguer de um campo a uma empresa.
• A Encomenda é a venda assumida, à espera de pagamento. É ela que suporta os pagamentos.
• A Fatura é o documento numerado, emitido a partir do momento em que um pagamento é recebido.

Um quarto documento, a Ordem de compra, adequa-se às autarquias e às comissões de trabalhadores que exigem um comprovativo antes de assumir a despesa.

O que acontece a um orçamento aceite

O orçamento não é um beco sem saída: enviado por e-mail, contém um link que permite ao utilizador aceitá-lo por si próprio, sem conta nem sessão iniciada. Esse link mantém-se válido durante 14 dias.

Consultar o orçamento — a página, o PDF — não equivale a aceitá-lo. A aceitação ocorre no momento em que o utilizador escolhe um método de pagamento, e é essa escolha que determina o que se segue:

• com um pagamento diferido (transferência bancária, cheque, no local), o orçamento passa a ser uma Encomenda à espera de pagamento; transformar-se-á em fatura quando receber o valor;
• com um pagamento online, o pagamento ocorre de imediato: o documento passa diretamente a Fatura, numerada.

Por outras palavras, um orçamento aceite acompanha-se exatamente como uma encomenda — encontra-o no separador correspondente ao seu novo tipo.

Encontrar uma venda

1. Vá a Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.
2. Os separadores do topo filtram por tipo (Orçamento, Encomendas, Faturas) e por estado (Pendente, Pago, Cancelado, Reembolsado).
3. O painel Filtros afina depois a pesquisa, e os critérios acumulam-se.

Estão disponíveis seis filtros, três dos quais são frequentemente esquecidos apesar de responderem às perguntas mais frequentes:

• Por utilizador: todo o histórico de compras de um sócio, quando este contesta um débito.
• Por responsável: as vendas registadas por uma pessoa da equipa — útil para verificar um dia de atendimento.
• Por conta de faturação: indispensável a partir do momento em que a sua organização fatura a partir de várias entidades.
• Por assinatura, Por categoria de produto e Por estado completam a ordenação.

O seletor de Período delimita, por fim, o que é apresentado — e comanda também as exportações, que reproduzem exatamente aquilo que vê no ecrã.

Pesquisar por pessoa tanto como por número

O campo de pesquisa não se limita às referências dos documentos. Consulta simultaneamente:

• o número de encomenda e o número de fatura;
• a identidade do utilizador: nome, apelido, identificador de acesso, endereço de e-mail e número de licença;
• os dados introduzidos na própria venda — nome, apelido, denominação social e e-mail do endereço de faturação.

Este último ponto é importante para as vendas ao balcão: o comprador não tem conta, a lista apresenta-o como cliente ocasional, e só a pesquisa pelo endereço de faturação permite encontrar a sua venda. Basta escrever «Dupont» ou o seu e-mail.

Criar uma encomenda ou um orçamento

1. Clique em Novo.
2. Abre-se uma janela Selecionar um utilizador: indique a pessoa a quem se destina a venda. É a primeira decisão, porque determina a morada de faturação e as subscrições elegíveis.
3. Escolha em seguida o tipo de documento, Orçamento ou Encomenda.
4. Adicione as linhas com Adicionar um produto.
5. Verifique Endereço de faturação: sem qualquer intervenção da sua parte, é utilizada a morada predefinida do utilizador. O botão Editar o endereço abre as moradas dessa pessoa para escolher outra, criar uma nova ou corrigir uma existente.
6. Clique em Salvar.

Cada linha provém, à sua escolha, do catálogo ou de uma introdução livre. A introdução livre (mosaico personalizado) serve para vendas excecionais — um encordoamento, uma participação nas despesas — e a caixa Salvar no catálogo evita ter de a introduzir novamente da próxima vez, caso venha a repetir-se.

Uma encomenda pode ser alterada enquanto não for cobrado nenhum pagamento. Após a primeira cobrança, fica fixa: é isso que garante que um documento já pago não se altera nas costas do cliente.

Aplicar um desconto

Coexistem dois mecanismos, e não servem para o mesmo. Abra a secção Código promocional & desconto para acedar à configuração.

• O Código promocional retoma uma operação comercial já definida: clique em Selecionar um código promocional e o código aplica a sua própria regra de segmentação e de limite máximo.
• O Desconto manual é um gesto pontual, decidido caso a caso: uma percentagem ou um montante que introduz livremente, aplicado sobre o total com IVA.

Receber um pagamento

1. Abra a encomenda e clique em Pagamento.
2. Introduza o montante: é proposto o saldo total, mas é aceite um montante parcial.
3. Escolha o meio de pagamento: CB no local, Dinheiro, Transferência ou Cheque.
4. Guarde.

A janela de pagamento mostra também Endereço de faturação da encomenda. Enquanto a encomenda não estiver faturada, Alterar mostra as moradas do utilizador sem sair da janela: a morada escolhida ou criada é logo guardada na encomenda, e o pagamento que está a ser introduzido é mantido. Depois de a fatura ser emitida, a morada fica fixa e é apenas apresentada.

Se estiver configurado um terminal de pagamento na conta de faturação, a cobrança pode seguir diretamente para o terminal de pagamento em vez de ser introduzida manualmente.

Cada cobrança aparece na secção Transações da encomenda, com o respetivo estado: Confirmado, Pendente, Falha ou Recusado. O botão Mostrar detalhes abre a ficha da transação: meio de pagamento, passerela de pagamento, datas, notas e as referências do prestador, quando existem.

Enquanto um pagamento estiver Pendente, pode ser alterado — Modificar esta transação para corrigir uma introdução, Cancelar esta transação para o abandonar — e a encomenda recalcula imediatamente Restante a pagar. Já um pagamento Confirmado não pode ser alterado: deu origem a um documento contabilístico, uma vez que a fatura é emitida logo na primeira cobrança. Um erro num pagamento confirmado corrige-se, por isso, através de um reembolso, total ou parcial, que mantém o registo da operação.

Fasear o pagamento

O botão Cronograma reparte o valor em falta por várias prestações datadas. Em cada cobrança seguinte, o montante da próxima prestação é-lhe proposto automaticamente.

Reembolsar uma venda

1. Abra a encomenda paga e clique em Reembolsar.
2. Introduza o montante: é proposto o reembolso total, mas um reembolso parcial continua a ser possível.
3. Se foram recebidos vários pagamentos, escolha imputar o reembolso à encomenda inteira ou a um pagamento específico.

Um pagamento online é devolvido diretamente pela gateway que o recebeu: não tem nenhuma transferência a fazer.

Quanto ao estado, a distinção é importante para a sua contabilidade: um reembolso parcial mantém a encomenda em Pago e apresenta o Líquido recebido, enquanto um reembolso total a faz passar a Reembolsado. Por exemplo, uma inscrição de 200 € reembolsada em 50 € continua a ser uma venda paga cujo valor líquido recebido é de 150 €.

O tipo de reembolso decide também o destino dos itens entregues. Um reembolso total retira-os — créditos devolvidos, subscrição revogada. Um reembolso parcial mantém-nos: o utilizador conserva o que recebeu, apenas o montante recebido diminui.

Reembolsar a partir da gateway em vez de daqui

No caso de um pagamento online, pode igualmente iniciar o reembolso a partir do back-office da gateway. Esta informa-nos automaticamente e a encomenda é atualizada como se tivesse passado pelo OpenResa: estado, nota de crédito, itens entregues.

Os dois caminhos conduzem ao mesmo resultado. Siga o que lhe der mais jeito — mas apenas um dos dois.

Quando a gateway não responde

Um reembolso iniciado no OpenResa desenrola-se em dois tempos independentes, e o segundo pode falhar mesmo que o primeiro tenha sido bem-sucedido: a encomenda passa a reembolsada, mas o dinheiro continua na gateway.

Uma mensagem avisa-o então explicitamente e convida-o a concluir a operação a partir do back-office da gateway. É o único caso em que é necessário intervir dos dois lados.

Enviar e descarregar os documentos

Um botão dedicado reúne tudo o que diz respeito aos comprovativos da venda. Tem o nome do documento aberto, o que lhe indica ao mesmo tempo em que ponto está a venda: Orçamento, Ordem de compra ou Fatura quando um pagamento é recebido. A partir do momento em que um reembolso gerou uma nota de crédito, passa ao plural — Documentos — uma vez que a venda já não se resume a um único comprovativo.

O seu menu lista os documentos pela respetiva referência, a mesma que consta no PDF: primeiro a fatura ou o orçamento, depois uma nota de crédito por reembolso. Um clique descarrega o comprovativo, para o arquivar ou o transmitir por outro canal.

No fundo do menu, Enviar por e-mail envia o processo ao utilizador. O envio não se limita ao documento principal: a fatura segue acompanhada de todas as notas de crédito da venda, pois o montante realmente devido só se compreende cruzando-as.

Reconstituir o que se passou

A secção Histórico do pedido conserva os acontecimentos da venda: criação, alterações, cobranças, envios. É o primeiro sítio a abrir quando um sócio afirma nunca ter recebido a sua fatura, ou quando um montante não corresponde àquilo de que a equipa se lembra.

Gerir uma encomenda em espera

Uma encomenda em espera pode ser paga em qualquer momento pelo utilizador a partir da sua área pessoal, ou recebida manualmente por si.

Os serviços com validação manual — transferência bancária, cheque — são entregues assim que registar um pagamento. Enquanto não o fizer, o sócio não dispõe de nada.

Para abandonar uma venda, abra-a e utilize Cancelar o pedido. Continua a poder ser consultada, e o ajuste Ocultar cancelamentos afasta-a das listas.

Exportar as vendas e a contabilidade

Clique em Baixar a exportação no topo da lista: a exportação retoma os filtros e o período apresentados no ecrã. Os relatórios de vendas para folha de cálculo, os lançamentos contabilísticos e os formatos legais estão detalhados na página dedicada.