Reservas participativas: abrir uma faixa horária a participações
Reserve uma faixa horária em nome da organização — campo de treino, torneio, aula, aula de grupo — e deixe os seus utilizadores participarem por iniciativa própria, com ou sem pagamento online. Define a lotação, os critérios de acesso e os prazos, e acompanha a lista de participantes.
- Escolher quem constitui a lista de participantes
- Abrir uma faixa horária a participações
- Definir a lotação e o alcance de uma participação
- Escolher quem pode participar
- Cobrar a participação
- Acompanhar e gerir os participantes
- Enquadrar as participações no tempo
- Descontar ou não as participações
- Avisar por e-mail
- Reutilizar uma configuração
- Encerrar as participações
Escolher quem constitui a lista de participantes
Qualquer reserva com um rótulo pode receber participantes. O que muda de uma faixa horária para outra é quem compõe a lista — você ou os próprios utilizadores.
É você que compõe a lista
Reserve a faixa horária com o respetivo rótulo e designe os participantes, sem ativar Reserva participativa. Os utilizadores não podem participar por iniciativa própria: a lista é sua.
Ainda assim, não fica fixa. Reabra a reserva a partir do calendário em qualquer momento para adicionar ou retirar pessoas no separador Rótulos, onde os participantes já inscritos aparecem pré-selecionados.
É assim que funciona um treino para o qual convoca o grupo, uma equipa alinhada para um encontro ou uma aula cujos participantes são definidos antecipadamente.
Os utilizadores participam por iniciativa própria
Ative Reserva participativa e a faixa horária abre-se: passa a mostrar um contador de lugares no calendário e cada pessoa vem ocupar o seu a partir da sua conta.
É assim que funciona um campo de treino de férias, um torneio interno ou uma atividade aberta a quem quiser.
Depois de a opção estar ativa, a gestão da lista passa do formulário de reserva para o detalhe da faixa horária, onde dispõe de Adicionar participantes e de Eliminar.
Passar de um modo ao outro
Os dois modos não são exclusivos e a escolha nunca é definitiva. Pode compor primeiro uma lista e ativar Reserva participativa mais tarde para abrir os lugares restantes: as pessoas já designadas mantêm-se inscritas.
O inverso também funciona — consulte o encerramento das participações, no fim da página.
Abrir uma faixa horária a participações
- No calendário, clique na faixa horária a reservar.
- Abra o separador Rótulos do formulário de reserva.
- Escolha o rótulo — campo de treino, torneio, aula, treino — e acrescente um comentário, se quiser.
- Ative Reserva participativa e clique em Configurar para abrir as definições.
- Selecione eventualmente as pessoas a inscrever de imediato e confirme.
Utilize a Repetição para cobrir todas as sessões de um campo de treino ou de uma aula semanal numa única operação: depois escolhe se uma participação vale para uma sessão ou para toda a série.
No calendário, a faixa horária mostra então o número de participantes em relação à lotação e um convite a participar enquanto houver lugares. Um clique leva ao detalhe da faixa horária, onde se encontram a lista e o botão de participação.
Para voltar às suas definições mais tarde, abra a faixa horária e utilize Configurar no bloco Participantes.
Definir a lotação e o alcance de uma participação
O bloco Participantes das definições contém dois números.
Máximo define o número de lugares. Quando é atingido, a faixa horária mostra Completo e o botão de participação desaparece.
Mínimo não impede nenhuma participação: este número serve apenas de quórum para o cancelamento automático, descrito mais abaixo. Vale no mínimo 1. Para manter a sessão independentemente do número de participantes, não altere este campo e deixe simplesmente Cancelar automaticamente desativada.
A Âmbito de uma participação é a definição mais determinante e a primeira que deve decidir:
- Esta reserva — participa-se numa sessão. É o que convém para um treino semanal ao qual se vai quando se pode, ou para uma atividade pontual.
- Todas as recorrências — participa-se no conjunto. Uma única participação coloca a pessoa em todas as sessões da série, e uma única retirada remove-a de todas. É o que convém para um campo de treino de cinco dias ou para um ciclo de aulas seguidas. Uma série permanece aberta enquanto tiver uma sessão por realizar: é, portanto, possível juntar-se a um campo de treino já iniciado.
Com Todas as recorrências, o detalhe da faixa horária lista as datas da série: cada pessoa sabe exatamente a que se compromete. Com Esta reserva, só a sessão aberta é apresentada.
Escolher quem pode participar
Sem qualquer definição, a faixa horária está aberta a todos os utilizadores da sua organização.
Ative Critérios de elegibilidade para restringir esta abertura e selecione depois os critérios. Estes retomam os filtros da sua lista de utilizadores, em cinco famílias: perfis, subscrições, categorias de idade, grupos e classificações, às quais se acrescenta o sexo.
Um utilizador que não corresponda continua a ver o botão, mas ao clicar recebe a resposta de que o seu perfil não corresponde aos critérios desta faixa horária. O mesmo acontece com as outras recusas: faixa horária completa, participações ainda não abertas, produto indisponível. Cada caso tem a sua mensagem — ninguém fica diante de um botão mudo.
Alguns usos correntes: reservar um campo de treino a uma categoria de idade, abrir uma aula de grupo apenas aos titulares de uma determinada subscrição, limitar um torneio interno a um grupo de equipa.
Desativar a opção apaga os critérios selecionados: a faixa horária volta a estar aberta a todos.
Cobrar a participação
Ative Pagamentos & faturação nas definições da faixa horária e escolha depois o produto a pagar. A lista propõe os produtos ativos do seu catálogo do tipo campo de treino, aula e torneio.
O participante paga online no momento em que participa. O seu lugar só fica garantido depois de o pagamento ser recebido: enquanto a encomenda estiver pendente, a faixa horária mostra «Finalizar o pagamento» e o lugar continua disponível para outra pessoa.
Duas definições ajustam o preço sem alterar o seu catálogo:
- «Personalizar o montante» impõe um Preço unitário próprio desta faixa horária. Sem ele, cada pessoa paga o preço que resulta das regras de preços configuradas no produto selecionado.
- A descrição introduzida aqui é apresentada sob o botão de participação, à atenção do participante.
Esta opção só aparece se a sua organização utilizar a faturação online. A partir de um quiosque, uma faixa horária paga mostra uma mensagem que convida a pagar a partir da conta: o pagamento online não é feito no quiosque.
Acompanhar e gerir os participantes
O bloco Participantes do detalhe da faixa horária lista os participantes e indica os lugares restantes. Vê sempre a lista completa, mesmo que a tenha ocultado aos utilizadores.
Adicionar participantes permite inscrever vários de uma só vez; Eliminar permite retirar alguém. Estas duas ações aplicam-se a todo o alcance definido acima.
Numa faixa horária paga, ao adicionar alguém tem de escolher como tratar o montante:
- Tornar a participação gratuita — a pessoa fica inscrita e não é criada nenhuma encomenda. É a opção predefinida, a do convite e do gesto comercial.
- Cobrar imediatamente — é criada uma encomenda e a caixa registadora abre-se logo em seguida para receber o pagamento no local. Com vários participantes, os pagamentos são recebidos um após o outro. Esta opção só é proposta se o seu perfil der acesso a Administração›Painel de controlo›Faturação›Faturas & transações.
- Cobrar mais tarde — é criada uma encomenda e a nota de encomenda é enviada por e-mail. A pessoa pagará mais tarde.
A mesma escolha é-lhe proposta quando inscreve pessoas no momento de criar a faixa horária: aparece no separador Rótulos assim que assinala um primeiro participante.
Para cada participante, a lista indica o estado do pagamento: Oferecido pelo clube se a participação lhe foi oferecida; caso contrário, a encomenda associada, com a possibilidade de a Cobrar ou de reenviar a fatura por e-mail.
Os convidados não são aceites neste tipo de faixa horária: cada lugar corresponde a um utilizador identificado.
Enquadrar as participações no tempo
Três prazos, todos facultativos, todos expressos em relação ao início da faixa horária.
O Prazo de abertura atrasa a abertura das participações. Com 48 horas, uma faixa horária de segunda-feira às 10 h abre os seus lugares no sábado anterior às 10 h. É o que evita que um campo de treino publicado três meses antes fique completo no próprio dia da publicação.
Limitar o cancelamento de inscrição fecha a porta de saída passado um certo prazo. Depois disso, o participante já não se pode retirar sozinho — cabe-lhe a você fazê-lo, se necessário. Sem esta definição, pode retirar-se da faixa horária até ao início desta.
Cancelar automaticamente cancela a reserva se o Mínimo de participantes não for atingido no prazo escolhido. Os participantes e o criador da faixa horária são avisados por e-mail. Uma reserva criada quando o seu prazo já começou nunca é cancelada automaticamente — pode, portanto, abrir uma faixa horária no último momento sem risco.
Numa faixa horária paga, este cancelamento cancela também as encomendas que ficaram pendentes de pagamento: ninguém pode pagar uma sessão que não se vai realizar. Em contrapartida, as participações já pagas são conservadas e não são reembolsadas — cabe-lhe a você tratá-las.
Descontar ou não as participações
Por predefinição, participar numa faixa horária não consome nada: nem a quota de reservas simultâneas, nem os limites por período, nem as faixas horárias consecutivas. Um utilizador pode participar num campo de treino sem perder a possibilidade de reservar um campo no mesmo dia.
Contabilizar na quota e nos limites inverte este comportamento: cada participação passa a ser descontada como uma reserva normal e quem já atingiu a quota não pode participar.
Ative esta opção quando a participação deve ter um custo para o utilizador — uma aula de grupo incluída na sua subscrição, por exemplo. Deixe-a inativa para tudo o que se acrescenta à prática habitual sem a substituir.
Avisar por e-mail
O participante recebe sempre uma confirmação quando participa e um e-mail se a faixa horária for cancelada automaticamente. Estes envios não podem ser desativados.
Ativar notificações diz respeito ao criador da faixa horária: recebe um alerta a cada participação, a cada retirada e quando o último lugar é ocupado. Desative esta opção numa faixa horária com muita afluência se não quiser acompanhar cada movimento.
As preferências de notificação de cada pessoa são respeitadas: um utilizador que desativou as suas notificações não receberá nada.
Mostrar a lista de participantes determina o que os utilizadores veem. Ativada, todos sabem quem participa. Desativada, apenas o contador e os lugares restantes são públicos.
Reutilizar uma configuração
Definir uma dezena de opções em cada campo de treino seria fastidioso. Dois mecanismos evitam-no.
O bloco Modelo, no topo das definições, reúne as duas ações. Guardar como modelo guarda as definições da faixa horária com o Nome do modelo que indicar. A partir do momento em que existe um modelo, a lista Escolher um modelo... aparece acima: uma seleção aplica essas definições a qualquer outra faixa horária.
Uma faixa horária permanece associada ao modelo de que resulta. Se alterar posteriormente as suas definições, será-lhe perguntado até onde aplicar a alteração: apenas esta reserva, esta reserva e as suas recorrências, ou Em todo o lado — isto é, todas as faixas horárias que partilham este modelo.
Encerrar as participações
Desativar Reserva participativa numa faixa horária que já tem participantes é possível e não os prejudica: os participantes mantêm-se e as encomendas emitidas continuam válidas. Apenas as participações e as retiradas deixam de ser possíveis, e o bloco dos participantes desaparece do lado do utilizador.
Reembolsar uma participação ou retirar alguém depois disso continua a ser uma ação sua: o encerramento das participações não se encarrega disso.
