Ações em grupo
Altere vários utilizadores numa única operação: mensagem, edição rápida, créditos, cartões, suspensão, reciclagem. Um filtro bem definido transforma uma noite inteira de introdução de dados num só clique.
Selecionar vários utilizadores
- Em Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores, refine a lista com Filtros: subscrição, perfil, grupo, escalão etário, estado e muitos outros critérios combináveis.
- Assinale os utilizadores um a um ou clique em Selecionar tudo para abranger todo o resultado do filtro. Desmarcar tudo anula a seleção de uma só vez.
- Abra o menu Ações.
Estes três controlos encontram-se na mesma barra, juntamente com o contador de seleção. Num computador, a barra fica à direita do campo «Pesquisa»; num telemóvel, logo por baixo.
Aplicar uma ação em grupo
O menu Ações propõe, consoante as suas permissões:
- Edição rápida: alterar de uma só vez o perfil, a subscrição e as respetivas datas, o estado pago ou por pagar, os grupos, as notificações, a presença no diretório, o atestado médico, a privacidade, ou repor as palavras-passe.
- Enviar uma mensagem: redigir uma mensagem para os utilizadores selecionados.
- Créditos: ajustar os contadores de créditos em massa.
- Imprimir cartões: gerar cartões personalizados em formato PDF.
- Eliminar: mover os utilizadores para a reciclagem.
- Suspender e Reativar: bloquear ou reabrir o acesso, com motivo e notificação facultativos.
- Bandeira: colocar ou retirar um marcador visual para identificar as fichas a tratar.
Para campanhas de e-mail com campos de fusão e acompanhamento da entrega, prefira o módulo dedicado:
Ajustar os créditos em massa
A ação Créditos trata separadamente os Créditos de reserva e os Créditos de convite: cada família tem a sua própria opção e pode deixar uma em Não fazer nada enquanto altera a outra.
Estão disponíveis quatro operações:
- Adicionar / remover créditos: cada contador evolui a partir do seu saldo atual.
- Atualização dos contadores: impõe o mesmo saldo a todos os utilizadores selecionados.
- Multiplicar / Dividir: converte os saldos existentes, por exemplo aquando de uma alteração de tabela.
- Converter em Créditos de Convite (ou Converter em Créditos de Reserva): transfere um saldo de uma família para a outra.
Uma nota facultativa acompanha cada operação: aparece no histórico da ficha e evitar-lhe-á ter de reconstituir mais tarde o motivo de um ajuste.
Imprimir cartões personalizados
A ação Imprimir cartões gera um PDF de alta definição em formato cartão de visita, 85 × 55 mm.
- Escolha um Tema com as cores da organização.
- Em Dados a exibir, assinale o que deve constar do cartão: identificador e endereço de acesso, data de nascimento, número de licença, classificação, nome e datas da subscrição, código de acesso.
- Em Opções, acrescente a fotografia, os indicadores coloridos de subscrição e de perfil, ou o endereço do seu próprio site.
- Escolha as Guias e sangrias consoante o seu modo de impressão e clique em Gerar os cartões.
Para uma impressão de escritório, mantenha Nenhum. Para uma tipografia profissional, escolha Sangrias ou Sangrias + marcas de corte: as margens e as marcas de corte evitam os rebordos brancos.
Fazer limpeza nos utilizadores inativos
Uma base de utilizadores vai ficando mais pesada de ano para ano: antigos sócios, inscrições sem seguimento, contas criadas para um estágio. Dois filtros bem definidos isolam quem já não utiliza nada, e a ação em grupo envia essas fichas para a reciclagem.
O interesse não é apenas a comodidade de leitura: os utilizadores colocados na reciclagem deixam de contar para o limite da sua subscrição. Fazer limpeza liberta, portanto, lugares, sem mudar de plano. E nada se perde — a reciclagem conserva as fichas e o respetivo histórico.
Abrir o painel dos filtros
- Aceda a Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores.
- Clique em Filtros, por cima da lista. Abre-se um painel na metade direita do ecrã, com o conjunto dos critérios disponíveis.
- No índice do painel, abra a secção Atividade.
O contador de resultado(s), no topo do painel, atualiza-se a cada critério escolhido. Repor, mesmo ao lado, remove todos os filtros para recomeçar do zero.
Excluir primeiro os inscritos recentes
No critério Data de adição, escolha Há mais de e, depois, a duração: 3, 6 ou 12 meses.
Este filtro vem em primeiro lugar, antes do de inatividade. Sem ele, a sua seleção conteria as inscrições das últimas semanas: uma pessoa inscrita há dez dias ainda não reservou nem abriu a aplicação, pelo que está tecnicamente inativa, e eliminá-la-ia antes mesmo da sua primeira visita.
Selecionar os inativos
No critério Atividade, escolha Inativos e, depois, a duração, de 3 a 36 meses: há mais de 12 meses, por exemplo.
Este filtro não olha apenas para as ligações: verifica também as reservas. Um sócio que nunca se liga, mas que os seus parceiros inscrevem nos respetivos períodos, não será contado como inativo, e ainda bem: ele joga.
Vá variando a duração para avaliar. Doze meses convém a uma organização com época anual, vinte e quatro a uma estrutura onde se regressa de forma intermitente. O contador de resultado(s) indica de imediato quantas fichas estão abrangidas.
Acrescentar outros filtros
Os dois critérios anteriores não distinguem as populações. Ora, não se faz a mesma limpeza com toda a gente: acrescente tantos critérios quantos forem necessários, pois combinam-se todos.
- Na secção Direitos de acesso, restrinja a um perfil: os visitantes e as contas criadas para uma experiência afastam-se com facilidade, os monitores e os eleitos nunca.
- Na mesma secção, vise uma subscrição precisa, por exemplo um cartão à hora ou uma subscrição de aluguer que não foi renovada.
- As outras secções cruzam-se da mesma forma: categoria etária, grupo, classificação, suspensão.
Assinale vários elementos de uma mesma lista para os somar: dois perfis assinalados retêm as pessoas de um ou de outro. Em contrapartida, listas diferentes acumulam-se: um perfil e uma subscrição assinalados em conjunto mantêm apenas as pessoas que respondem a ambos.
Para afastar uma população em vez de a visar, coloque a lista em Excluir: um perfil Monitor assinalado no modo Excluir retira os monitores do resultado, seja qual for o seu nível de atividade.
Verificar e, depois, eliminar
- Feche o painel e percorra a lista obtida. Contém, por vezes, casos que nenhum filtro pode conhecer — o tesoureiro que nunca reserva, a conta administrativa de um professor, o contacto de uma autarquia parceira.
- Assinale as fichas a eliminar uma a uma. Se a lista servir tal como está, Selecionar tudo abrange todo o resultado do filtro, cabendo-lhe depois desmarcar as exceções.
- Abra Ações e, em seguida, Eliminar.
As fichas passam para a reciclagem, desaparecem das suas listas e deixam de contar na sua subscrição.
