Ações em grupo

Altere vários utilizadores numa única operação: mensagem, edição rápida, créditos, cartões, suspensão, reciclagem. Um filtro bem definido transforma uma noite inteira de introdução de dados num só clique.

Selecionar vários utilizadores

1. Em Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores, refine a lista com Filtros: subscrição, perfil, grupo, escalão etário, estado e muitos outros critérios combináveis.
2. Assinale os utilizadores um a um ou clique em Selecionar tudo para abranger todo o resultado do filtro. Desmarcar tudo anula a seleção de uma só vez.
3. Abra o menu Ações.

Estes três controlos encontram-se na mesma barra, juntamente com o contador de seleção. Num computador, a barra fica à direita do campo «Pesquisa»; num telemóvel, logo por baixo.

Aplicar uma ação em grupo

O menu Ações propõe, consoante as suas permissões:

• Edição rápida: alterar de uma só vez o perfil, a subscrição e as respetivas datas, o estado pago ou por pagar, os grupos, as notificações, a presença no diretório, o atestado médico, a privacidade, ou repor as palavras-passe.
• Enviar uma mensagem: redigir uma mensagem para os utilizadores selecionados.
• Créditos: ajustar os contadores de créditos em massa.
• Imprimir cartões: gerar cartões personalizados em formato PDF.
• Eliminar: mover os utilizadores para a reciclagem.
• Suspender e Reativar: bloquear ou reabrir o acesso, com motivo e notificação facultativos.
• Bandeira: colocar ou retirar um marcador visual para identificar as fichas a tratar.

Para campanhas de e-mail com campos de fusão e acompanhamento da entrega, prefira o módulo dedicado:

Ajustar os créditos em massa

A ação Créditos trata separadamente os Créditos de reserva e os Créditos de convite: cada família tem a sua própria opção e pode deixar uma em Não fazer nada enquanto altera a outra.

Estão disponíveis quatro operações:

• Adicionar / remover créditos: cada contador evolui a partir do seu saldo atual.
• Atualização dos contadores: impõe o mesmo saldo a todos os utilizadores selecionados.
• Multiplicar / Dividir: converte os saldos existentes, por exemplo aquando de uma alteração de tabela.
• Converter em Créditos de Convite (ou Converter em Créditos de Reserva): transfere um saldo de uma família para a outra.

Uma nota facultativa acompanha cada operação: aparece no histórico da ficha e evitar-lhe-á ter de reconstituir mais tarde o motivo de um ajuste.

Imprimir cartões personalizados

A ação Imprimir cartões gera um PDF de alta definição em formato cartão de visita, 85 × 55 mm.

1. Escolha um Tema com as cores da organização.
2. Em Dados a exibir, assinale o que deve constar do cartão: identificador e endereço de acesso, data de nascimento, número de licença, classificação, nome e datas da subscrição, código de acesso.
3. Em Opções, acrescente a fotografia, os indicadores coloridos de subscrição e de perfil, ou o endereço do seu próprio site.
4. Escolha as Guias e sangrias consoante o seu modo de impressão e clique em Gerar os cartões.

Para uma impressão de escritório, mantenha Nenhum. Para uma tipografia profissional, escolha Sangrias ou Sangrias + marcas de corte: as margens e as marcas de corte evitam os rebordos brancos.

Fazer limpeza nos utilizadores inativos

Uma base de utilizadores torna-se mais pesada de ano para ano: antigos aderentes, inscrições sem continuidade, contas criadas para um estágio desportivo. Dois filtros bem definidos isolam quem já não utiliza nada, e a ação em grupo envia-os para a reciclagem.

A vantagem não é apenas o conforto de leitura: os utilizadores colocados na reciclagem deixam de contar para o limite da sua subscrição. Fazer limpeza liberta, portanto, lugares, sem mudar de plano. E nada se perde — a reciclagem conserva as fichas e o respetivo histórico.

Abrir o painel de filtros

1. Aceda a Administração›Utilizadores›Gestão de utilizadores.
2. Clique em Filtros, por cima da lista. Abre-se um painel lateral com todos os critérios disponíveis.
3. Em vez de percorrer todos os critérios, escreva uma palavra em Pesquisar filtros — «adicionados», depois «inativos». O painel mantém apenas os filtros correspondentes.

Três referências são úteis ao longo de toda a operação: o contador de resultado(s), no topo do painel, que se atualiza a cada caixa assinalada; Filtros selecionados, que oculta tudo o que não está assinalado e permite rever a seleção de relance; e Redefinir, que desmarca tudo para recomeçar do zero.

Excluir primeiro os inscritos recentes

Assinale Adicionados > 3 meses — as durações propostas são 3, 6 e 12 meses.

Este filtro vem em primeiro lugar, antes do de inatividade. Sem ele, a sua seleção incluiria as inscrições das últimas semanas: uma pessoa inscrita há dez dias ainda não reservou nem abriu a aplicação, pelo que é tecnicamente inativa, e eliminá-la-ia antes mesmo da sua primeira visita.

Selecionar os inativos

Assinale em seguida Usuários inativos > 12 meses. Aqui, as durações vão de 3 a 36 meses.

Este filtro não olha apenas para os inícios de sessão: verifica também as reservas. Um aderente que nunca inicia sessão, mas que os parceiros inscrevem nas suas faixas horárias, não será, portanto, contado como inativo — e ainda bem, porque joga.

Varie a duração para avaliar. Doze meses convém a uma organização de época anual, vinte e quatro a uma estrutura onde se regressa de forma intermitente. O contador de resultado(s) indica de imediato quantas fichas estão abrangidas.

Acrescentar outros filtros

Os dois critérios anteriores não distinguem populações. Ora, não se faz a mesma limpeza com toda a gente: acrescente tantos critérios quantos forem necessários, pois todos se combinam.

• Em Perfis, restrinja a uma categoria de pessoas — os visitantes e as contas criadas para uma experiência excluem-se sem problema, os treinadores e os dirigentes nunca.
• Em Assinaturas, vise um plano específico, por exemplo um cartão à hora ou uma subscrição de aluguer que não foi renovada.
• Os restantes grupos do painel cruzam-se da mesma forma: escalão etário, grupo, classificação, estado de suspensão.

Assinale várias entradas de um mesmo grupo para as somar: dois perfis assinalados retêm as pessoas de um ou de outro. Em contrapartida, critérios de grupos diferentes acumulam-se: um perfil e uma subscrição assinalados em conjunto mantêm apenas as pessoas que cumprem ambos.

Verificar e depois eliminar

1. Feche o painel e percorra a lista obtida. Contém por vezes casos que nenhum filtro pode conhecer — o tesoureiro que nunca reserva, a conta administrativa de um professor, o contacto de uma autarquia parceira.
2. Assinale as fichas a eliminar uma a uma. Se a lista servir tal como está, Selecionar tudo abrange todo o resultado do filtro, cabendo-lhe depois desmarcar as exceções.
3. Abra Ações e, em seguida, Eliminar.

As fichas vão para a reciclagem, desaparecem das suas listas e deixam de contar na sua subscrição.