Contas de faturação

A conta de faturação define a identidade que emite as suas faturas (dados de contacto, numeração) e os meios de pagamento propostos aos seus utilizadores. Crie várias contas se a sua organização faturar a partir de várias entidades.

Criar uma conta de faturação

1. Aceda a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação.
2. Clique em Novo.
3. No separador Faturação, indique o nome da conta e, em seguida, os dados de faturação: denominação social, morada, país, telefone e número de IVA. Estas informações surgem nas faturas e no momento do pagamento.
4. Preencha o e-mail de faturação: é ele que recebe as notificações relacionadas com a conta (novas encomendas, pagamentos recebidos, alertas técnicos). Pode escolher as notificações pretendidas e adicionar até 4 endereços destinatários.
5. Clique em Salvar.

Escolher a conta predefinida

Apenas uma conta por organização é marcada como principal: é utilizada para as novas encomendas (carrinho, caixa registadora, registos) e para as subscrições sempre que nenhuma conta esteja explicitamente selecionada.

1. Abra a conta pretendida.
2. Ative a opção Conta padrão e clique em Salvar: a opção é retirada automaticamente da anterior conta principal.

Personalizar a numeração das faturas

Cada conta numera as suas faturas de forma contínua, no formato AAAA-NNNNNN. Um sufixo opcional permite distinguir os documentos emitidos por várias contas.

1. No separador Faturação, localize a opção Sufixo de numeração das faturas.
2. Introduza até 8 letras ou algarismos: o próximo número surge de imediato em pré-visualização.

Aceitar pagamentos online

1. Abra o separador Pagamentos da conta.
2. Ative Pagamentos online e selecione o seu gateway de pagamento: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone ou PayPal.
3. Ligue a sua conta: consoante o gateway, um botão de ligação guia-o em poucos cliques, ou terá de introduzir as credenciais fornecidas pelo gateway.
4. Clique em Salvar e utilize Testar a conexão para verificar se o gateway responde corretamente.

Em caso de dúvida sobre um pagamento, a opção Registo de eventos mostra as respostas de pagamento recebidas do gateway e o motivo das eventuais falhas.

Aceitar pagamentos num terminal de pagamento

Envie uma cobrança diretamente para um terminal de pagamento a partir do detalhe de uma encomenda.

1. No separador Pagamentos, ative Terminal de pagamento.
2. Ligue a sua conta SumUp. Se o SumUp já for o seu gateway de pagamento online, a ligação existente é reutilizada.
3. Guarde a conta e clique em Adicionar um terminal para associar o seu aparelho.

Propor o pagamento no local, por transferência bancária ou por cheque

Podem ser ativados três modos de pagamento diferido no separador Pagamentos:

• Pagamentos no local: o utilizador é convidado a pagar a sua encomenda diretamente na receção da organização.
• Pagamentos por transferência bancária: os seus dados bancários (IBAN, BIC) são apresentados ao utilizador, com o número da fatura como referência.
• Pagamentos por cheque: o cheque deve ser emitido à ordem da conta de faturação e enviado para a sua morada.

Autorizar o pagamento em várias prestações

No separador Pagamentos, ative Autorizar pagamentos parciais e defina o Intervalo entre prazos (dia(s), semana(s), mês/meses). O número máximo de prestações define-se depois produto a produto.

Preparar as exportações contabilísticas

O plano de contas da conta — contas de vendas, de IVA, de tesouraria e códigos de diários — define-se no separador Plano de contas. Determina os lançamentos contabilísticos produzidos pelas exportações e condiciona a fatura eletrónica.

Encontrar os documentos de auditoria da conta

O separador Contabilidade e Auditoria reúne aquilo que uma inspeção fiscal lhe pode pedir: a Certificado do software de caixa para descarregar e mandar assinar, o Registo de eventos que regista ligações, alterações de configuração e anomalias, os Encerramentos que selam cada dia, mês e ano, e as Arquivos mensais verificáveis.

Estes documentos são próprios de cada conta de faturação, e o separador só aparece numa conta já guardada.

Configurar as notificações por e-mail

Cada conta de faturação avisa por e-mail dos acontecimentos que lhe dizem respeito. Aceda a Administração›Configurações›Faturação›Contas de faturação, abra a conta pretendida e localize o bloco Notificações por e-mail no separador Faturação.

Esta definição aplica-se apenas a esta conta: duas contas da mesma organização podem, assim, alertar pessoas diferentes.

Escolher as notificações recebidas

Em Notificações a receber, quatro categorias podem ser assinaladas de forma independente:

• Criação de um pedido — acabou de ser registada uma encomenda, com a respetiva nota de encomenda em anexo;
• Pagamento recebido — foi recebido um pagamento, online ou introduzido manualmente; o anexo é a nota de encomenda se ainda houver saldo em dívida, ou a fatura se a encomenda estiver liquidada;
• Reembolso — foi efetuado um reembolso total ou parcial, seja qual for a sua origem;
• Falha no pagamento (alerta técnico) — um pagamento online não foi concluído.

Desmarque as que não lhe forem úteis. A última é de outra natureza face às três primeiras: não relata uma venda, assinala um incidente, e é muitas vezes a única que merece ser mantida quando se aligeira o resto.

Indicar os destinatários

O campo Endereços de destinatários (um por linha, máximo de 4) aceita até quatro endereços. Cada notificação segue num único e-mail dirigido a todos.

Se ficar vazio, recai sobre o e-mail de faturação da conta. É este o comportamento a reter se apenas uma pessoa acompanhar as vendas: basta preencher o endereço da conta, não é preciso repeti-lo aqui.

Desativar tudo

O interruptor do bloco desliga todas as notificações desta conta. Deixa de ser enviado qualquer e-mail, seja qual for a categoria.

Duplicar ou eliminar uma conta

Abra a conta: os botões de duplicação e de eliminação encontram-se no topo do painel.