Crearea și gestionarea abonamentelor
Abonamentele definesc drepturile de rezervare ale utilizatorilor dumneavoastră: perioada de acces, tariful, cotele și regulile. Creați câte un abonament pentru fiecare plan propus de organizația dumneavoastră, apoi atribuiți-l pe fișe.
Crearea unui abonament
- Mergeți în Administrare›Utilizatori›Drepturi de acces›Abonamente și faceți clic pe Nou.
- În fila General, completați Nume & culoare și o descriere opțională.
- La Datele de deschidere a drepturilor, stabiliți perioada în care abonații se pot conecta. Lăsați setarea dezactivată pentru un acces fără limită de dată.
- Faceți clic pe Salvează.
Configurarea este organizată pe file: General, Cota, Permisiuni, Reguli, Credite, Invitații, Etichete Blocante și Înregistrări. Filele dedicate regulilor de rezervare sunt detaliate într-o pagină separată.
Urmărirea plății cotizațiilor
În fila General, completați Tariful abonamentului: pe fiecare fișă apare atunci o casetă Abonament plătit, cu data și suma plătită. Modulul Urmărirea abonamentelor (Administrare›Utilizatori›Drepturi de acces›Urmărirea abonamentelor) afișează toți abonații cu starea plății lor, care poate fi filtrată prin După abonament și După statut și exportată în format Excel.
Activați, dacă este nevoie, Blocați rezervările dacă utilizatorul nu și-a plătit abonamentul: pe fișa utilizatorului apare atunci o bandă de avertizare, iar rezervarea îi este refuzată până la înregistrarea plății.
Ca să nu fiți nevoit să supravegheați acest ecran, activați rapoartele de activitate: ele vă trimit lunar lista nominală a abonamentelor care expiră în următoarele 30 de zile.
Vânzarea abonamentului online
Activați Plăți și facturare în fila General pentru ca abonamentul să poată fi plătit online: utilizatorii îl pot cumpăra sau reînnoi conform planurilor configurate, cu facturare automată. Plata se face prin mijloacele de încasare ale contului de facturare asociat.
Când această secțiune este activă, datele capătă un alt sens: ele devin Date de acces implicite, aplicate atâta timp cât abonatul nu are un plan în curs. De îndată ce cumpără un plan, datele planului preiau controlul.
Reamintirea automată a abonaților înainte de expirare
Un abonat care își lasă abonamentul să expire își pierde drepturile fără să observe, iar dumneavoastră aflați abia când nu mai reușește să rezerve. Trei e-mailuri pleacă automat înainte de expirare: cu 30 de zile înainte, cu 7 zile înainte, apoi în ajun.
Reglajul se face abonament cu abonament. Mergeți în Administrare›Utilizatori›Drepturi de acces›Abonamente, deschideți abonamentul vizat, fila General, secțiunea Notificări automate înainte de expirare. Este activă în mod implicit: nu trebuie să faceți nimic pentru a beneficia de ea.
Adăugarea unui mesaj personalizat
Sub comutator, un editor vă permite să adăugați câteva rânduri care vor fi preluate în e-mail: data adunării generale, tariful sezonului următor, programul de înscrieri, adresa unui formular de completat, un document atașat...
Ce primește abonatul
E-mailul amintește abonamentul vizat, data expirării și numărul de zile rămase, apoi mesajul dumneavoastră, dacă ați scris unul.
Un buton de reînnoire apare doar dacă abonatul poate într-adevăr să reînnoiască din contul său, adică dacă îi este disponibil un abonament care poate fi cumpărat online. În caz contrar, e-mailul informează fără să propună o acțiune imposibilă: dumneavoastră trebuie să indicați pașii de urmat în mesajul personalizat.
Cine nu primește reamintiri
- Abonații fără dată de expirare. O reamintire anunță un sfârșit: fără o dată de încheiere completată, abonamentul nu expiră niciodată din punctul de vedere al aplicației și niciun e-mail nu pleacă. Acesta este cazul cel mai frecvent când nu se întâmplă nimic — verificați fișa abonatului înainte de a căuta mai departe.
- Abonații al căror abonament are reamintirile dezactivate.
- Abonații suspendați.
- Cei care au oprit notificările Plăți și facturare în contul lor: alegerea lor are prioritate față de a dumneavoastră.
Solicitarea documentelor justificative pentru a rezerva
În fila General, secțiunea Informații obligatorii pentru a rezerva obligă abonații să completeze anumite informații înainte de a putea rezerva: adresă de e-mail, adresă poștală, telefon, fotografie de profil, dată de naștere, clasament, număr de licență, dovadă de domiciliu sau certificat medical.
Utilizatorul este invitat să le furnizeze încă de la prima conectare, apoi în momentul în care face clic pe un interval orar liber. Opțiunea Aplicați această restricție atunci când abonatul este partener într-o rezervare extinde regula: abonatul cu date incomplete nu poate atunci nici să fie adăugat ca partener de către altcineva.
Duplicarea unui abonament pentru sezonul nou
- Deschideți abonamentul sezonului încheiat.
- Faceți clic pe Duplicare: întreaga configurare este copiată.
- Redenumiți copia și ajustați-i datele.
Reatribuirea în masă a unui abonament
- Mergeți în Administrare›Utilizatori›Gestionarea utilizatorilor și selectați utilizatorii vizați sau Selectează tot după aplicarea unui filtru.
- Deschideți Acțiuni, apoi Editare rapidă.
- Alegeți noul abonament și, dacă este nevoie, datele acestuia, apoi faceți clic pe Salvează.
Editarea rapidă vă permite, în aceeași operațiune, să treceți toată lumea pe neplătit: este operațiunea de început de sezon dintr-o singură manevră.
Un import de fișier permite, de asemenea, actualizarea abonamentului pentru întreaga bază într-o singură operațiune.
