Facturi și tranzacții

Urmăriți toate documentele de vânzare ale organizației dumneavoastră — oferte, comenzi și facturi —, încasați plățile, efectuați rambursări și exportați vânzările pentru contabilitate. Accesați meniul Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.

Diferențierea celor trei tipuri de documente

O vânzare nu are aceeași formă în funcție de etapa în care vă aflați, iar tipul se alege la crearea documentului.

• Ofertă este o propunere de preț, trimisă utilizatorului spre acceptare — un cantonament pentru un grup de elevi, închirierea unui teren pentru o companie.
• Comandă este vânzarea angajată, în așteptarea plății. Ea este cea care poartă plățile.
• Factură este documentul numerotat, emis din momentul în care se încasează o plată.

Un al patrulea document, Comandă de achiziție, se potrivește autorităților locale și comitetelor de întreprindere care solicită un document justificativ înainte de a angaja cheltuiala.

Ce devine o ofertă acceptată

Oferta nu este o cale fără ieșire: trimisă prin e-mail, ea conține un link care îi permite utilizatorului să o accepte singur, fără cont și fără conectare. Acest link rămâne valabil 14 zile.

Consultarea ofertei — pagina, PDF-ul — nu echivalează cu acceptarea ei. Acceptarea are loc în momentul în care utilizatorul alege o modalitate de plată, iar această alegere determină ce urmează:

• cu o plată amânată (transfer bancar, cec, la fața locului), oferta devine Comandă în așteptarea plății; ea se va transforma în factură în momentul în care încasați suma;
• cu o plată online, achitarea are loc imediat: documentul devine direct Factură, numerotată.

Altfel spus, o ofertă se urmărește exact ca o comandă după ce a fost acceptată — o regăsiți în fila corespunzătoare noului său tip.

Găsirea unei vânzări

1. Accesați Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
2. Filele din partea de sus filtrează după tip (Ofertă, Comenzi, Facturi) și după stare (În așteptare, Plătit, Anulat, Rambursat).
3. Panoul Filtre rafinează apoi căutarea, iar criteriile se cumulează.

Sunt disponibile șase filtre, dintre care trei sunt deseori uitate, deși răspund celor mai frecvente întrebări:

• După utilizator: tot istoricul de achiziții al unui membru, atunci când contestă o debitare.
• După manager: vânzările înregistrate de o persoană din echipă — util pentru a verifica o zi de permanență.
• Pe cont de facturare: indispensabil din momentul în care organizația dumneavoastră facturează din mai multe entități.
• După abonament, Pe categorie de produs și După statut completează sortarea.

Selectorul de Perioadă delimitează în final afișarea — și controlează totodată exporturile, care preiau exact ceea ce vedeți pe ecran.

Căutarea după persoană, nu doar după număr

Câmpul de căutare nu se limitează la referințele documentelor. El interoghează simultan:

• numărul comenzii și numărul facturii;
• identitatea utilizatorului: numele, prenumele, numele de utilizator pentru conectare, adresa de e-mail și numărul de licență;
• datele de contact introduse pe vânzarea în sine — numele, prenumele, denumirea firmei și e-mailul din adresa de facturare.

Acest ultim punct contează pentru vânzările la ghișeu: cumpărătorul nu are cont, lista îl afișează drept client ocazional, iar numai căutarea după adresa de facturare permite regăsirea vânzării sale. Este suficient să introduceți „Dupont” sau adresa sa de e-mail.

Crearea unei comenzi sau a unei oferte

1. Faceți clic pe Nou.
2. Se deschide o fereastră Selectați un utilizator: indicați persoana căreia îi este destinată vânzarea. Este prima decizie, deoarece ea determină adresa de facturare și abonamentele eligibile.
3. Alegeți apoi tipul documentului, Ofertă sau Comandă.
4. Adăugați liniile cu Adaugă un produs.
5. Verificați Adresa de facturare: fără intervenția dumneavoastră, se utilizează adresa implicită a utilizatorului.
6. Faceți clic pe Salvează.

Fiecare linie provine fie din catalog, fie dintr-o introducere liberă. Introducerea liberă (cardul personalizat) servește vânzărilor excepționale — o racordare de rachetă, o contribuție la cheltuieli — iar caseta Salvează în catalog vă scutește de a o reintroduce data viitoare, dacă are vocația de a reveni.

O comandă rămâne modificabilă atât timp cât nu a fost încasată nicio plată. După prima încasare, ea se blochează: astfel se garantează că un document deja achitat nu se mai modifică fără știrea clientului.

Aplicarea unei reduceri

Coexistă două mecanisme, care nu servesc aceluiași scop. Deschideți secțiunea Cod promoțional & reducere pentru a accesa configurarea.

• Cod promoțional preia o operațiune comercială deja definită: faceți clic pe Selectați un cod promoțional, iar codul aplică propria regulă de direcționare și de plafonare.
• Reducere manuală este un gest punctual, decis de la caz la caz: un procent sau o sumă pe care o introduceți liber, aplicată la totalul cu TVA.

Încasarea unei plăți

1. Deschideți comanda, apoi faceți clic pe Plată.
2. Introduceți suma: este propus soldul integral, dar se acceptă și o sumă parțială.
3. Alegeți modalitatea: CB la fața locului, Numerar, Transfer sau Cec.
4. Salvați.

Dacă pe contul de facturare este configurat un terminal de plată, încasarea poate fi trimisă direct către terminal, în loc să fie introdusă manual.

Fiecare încasare apare în secțiunea Tranzacții a comenzii, cu starea sa: Confirmat, În așteptare, Eșec sau Refuzat. Butonul Afișare detalii deschide fișa tranzacției: modalitatea de plată, procesatorul de plăți, datele, notele și referințele furnizorului, atunci când există.

Atât timp cât o plată este În așteptare, ea rămâne modificabilă — Modifică această tranzacție pentru a corecta o introducere, Anulează această tranzacție pentru a o abandona — iar comanda își recalculează imediat Rest de plată. În schimb, o plată Confirmat nu se mai modifică: ea a generat un document contabil, factura fiind emisă începând cu prima încasare. O eroare pe o plată confirmată se corectează, prin urmare, printr-o rambursare, totală sau parțială, care lasă urma operațiunii.

Eșalonarea plății

Butonul Grafic de termene repartizează restul de plată pe mai multe rate cu date stabilite. La fiecare încasare următoare, suma ratei următoare vă este propusă automat.

Rambursarea unei vânzări

1. Deschideți comanda plătită, apoi faceți clic pe Rambursează.
2. Introduceți suma: este propusă rambursarea totală, însă o rambursare parțială rămâne posibilă.
3. Dacă au fost încasate mai multe plăți, alegeți să imputați rambursarea pe întreaga comandă sau pe o plată anume.

O plată online este returnată direct prin procesatorul de plăți care a încasat-o: nu aveți niciun transfer bancar de efectuat.

În privința stării, distincția contează pentru contabilitatea dumneavoastră: o rambursare parțială lasă comanda în starea Plătit și afișează Net încasat, în timp ce o rambursare totală o trece în starea Rambursat. De exemplu, o înscriere de 200 € rambursată cu 50 € rămâne o vânzare plătită, al cărei net încasat este de 150 €.

Ea determină și soarta livrabilelor. O rambursare totală le retrage — credite restituite, abonament revocat. O rambursare parțială le lasă neschimbate: utilizatorul păstrează ceea ce a primit, doar suma încasată scade.

Rambursarea din procesatorul de plăți, în locul aplicației

Pentru o plată online, puteți la fel de bine să lansați rambursarea din back-office-ul procesatorului de plăți. Acesta ne informează automat, iar comanda este actualizată ca și cum ați fi trecut prin OpenResa: stare, notă de credit, livrabile.

Ambele căi duc la același rezultat. Alegeți-o pe cea care vă convine — dar numai una dintre ele.

Când procesatorul de plăți nu răspunde

O rambursare lansată din OpenResa se desfășoară în doi timpi independenți, iar al doilea poate eșua chiar dacă primul a reușit: comanda trece în starea rambursată, dar banii rămân încasați la procesatorul de plăți.

În acest caz, un mesaj vă semnalează explicit situația și vă invită să finalizați operațiunea din back-office-ul acestuia. Este singurul caz în care trebuie să interveniți de ambele părți.

Trimiterea și descărcarea documentelor

Un buton dedicat reunește tot ce privește documentele vânzării. Acesta poartă numele documentului deschis, ceea ce vă indică totodată în ce stadiu se află vânzarea: Ofertă, Comandă de achiziție sau Factură, odată ce o plată a fost încasată. Din momentul în care o rambursare a generat o notă de credit, numele trece la plural — Documente —, deoarece vânzarea nu se mai rezumă la un singur document.

Meniul său listează documentele după referința lor, aceeași care apare pe PDF: mai întâi factura sau oferta, apoi câte o notă de credit pentru fiecare rambursare. Un clic descarcă documentul, pentru a-l arhiva sau a-l transmite pe alt canal.

În partea de jos a meniului, Trimite prin e-mail trimite dosarul către utilizator. Trimiterea nu se limitează la documentul principal: factura pleacă însoțită de toate notele de credit ale vânzării, deoarece suma efectiv datorată se înțelege doar prin raportarea lor una la alta.

Reconstituirea istoricului

Secțiunea Istoricul comenzii păstrează evenimentele vânzării: crearea, modificările, încasările, trimiterile. Este primul loc de deschis atunci când un membru afirmă că nu a primit niciodată factura sa sau când o sumă nu corespunde cu ceea ce își amintește echipa.

Gestionarea unei comenzi în așteptare

O comandă în așteptare poate fi achitată în orice moment de către utilizator din spațiul său ori încasată manual de dumneavoastră.

Prestațiile cu validare manuală — transfer bancar, cec — sunt livrate din momentul în care înregistrați o plată. Atât timp cât nu ați făcut acest lucru, membrul nu dispune de nimic.

Pentru a abandona o vânzare, deschideți-o și utilizați Anulează comanda. Ea rămâne consultabilă, iar setarea Ascundeți anulările o elimină din liste.

Exportul vânzărilor și al contabilității

Faceți clic pe Descarcă exportul în partea de sus a listei: exportul preia filtrele și perioada afișate pe ecran. Rapoartele de vânzări pentru foaia de calcul, înregistrările contabile și formatele legale sunt detaliate în pagina dedicată.