Rezervări participative: deschiderea unui interval orar pentru participări

Rezervați un interval orar în numele organizației — stagiu de pregătire, turneu, lecție, curs colectiv — și lăsați utilizatorii să se alăture singuri, cu sau fără plată online. Stabiliți numărul de locuri, criteriile de acces, termenele și urmăriți lista participanților.

Alegeți cine alcătuiește lista participanților

Orice rezervare care poartă o etichetă poate primi participanți. Ceea ce diferă de la un interval orar la altul este persoana care alcătuiește lista — dumneavoastră sau utilizatorii înșiși.

Dumneavoastră alcătuiți lista

Rezervați intervalul orar cu eticheta sa și desemnați participanții, fără a activa Rezervare participativă. Utilizatorii nu se pot alătura singuri: lista vă aparține.

Ea nu este totuși fixă. Redeschideți rezervarea din calendar oricând, pentru a adăuga sau a retrage persoane din fila Etichete Blocante, unde participanții existenți apar preselectați.

Așa funcționează un antrenament pentru care convocați grupul, o echipă aliniată pentru un meci, un curs ai cărui participanți sunt stabiliți dinainte.

Utilizatorii se alătură singuri

Activați Rezervare participativă și intervalul orar se deschide: afișează un contor de locuri în calendar, iar fiecare își ocupă locul din contul său.

Așa funcționează un stagiu de pregătire din vacanță, un turneu intern, o activitate deschisă tuturor celor interesați.

Odată opțiunea activă, gestionarea listei trece de la formularul de rezervare la detaliul intervalului orar, unde aveți la dispoziție Adaugă participanți și Șterge.

Trecerea de la un mod la altul

Cele două moduri nu se exclud, iar alegerea nu este niciodată definitivă. Puteți alcătui mai întâi o listă, apoi activa Rezervare participativă mai târziu, pentru a deschide locurile rămase: persoanele deja desemnate rămân în listă.

Și invers funcționează — vedeți închiderea participărilor, la finalul paginii.

Deschiderea unui interval orar pentru participări

1. În calendar, faceți clic pe intervalul orar de rezervat.
2. Deschideți fila Etichete Blocante din formularul de rezervare.
3. Alegeți eticheta — stagiu de pregătire, turneu, lecție, antrenament — și adăugați un comentariu dacă doriți.
4. Activați Rezervare participativă, apoi faceți clic pe Configurați pentru a deschide setările.
5. Selectați eventual persoanele de adăugat din oficiu, apoi validați.

Folosiți Repetare pentru a acoperi toate ședințele unui stagiu de pregătire sau ale unui curs săptămânal într-o singură operațiune: veți alege apoi dacă o participare este valabilă pentru o ședință sau pentru întreaga serie.

În calendar, intervalul orar afișează atunci numărul de participanți raportat la numărul de locuri și o invitație de a participa, cât timp mai sunt locuri. Un clic duce la detaliul intervalului orar, unde se află lista și butonul de participare.

Pentru a reveni asupra setărilor mai târziu, deschideți intervalul orar și folosiți Configurați din blocul Participanți.

Stabilirea numărului de locuri și a domeniului de aplicare al unei participări

Blocul Participanți din setări conține două numere.

Maxim fixează numărul de locuri. Odată atins, intervalul orar afișează Complet, iar butonul de participare dispare.

Minim nu blochează nicio participare: acest număr servește doar drept cvorum pentru anularea automată, descrisă mai jos. Valoarea sa minimă este 1. Pentru a menține ședința indiferent de numărul de participanți, nu modificați acest câmp și lăsați pur și simplu Anulare automată dezactivată.

Sfera de aplicare a unei participări este setarea cea mai importantă și cea care trebuie stabilită prima:

• Această rezervare — participarea se face la o singură ședință. Este ceea ce trebuie pentru un antrenament săptămânal la care veniți când puteți sau pentru o activitate ocazională.
• Toate recurențele — participarea se face la întregul ansamblu. O singură participare plasează persoana în toate ședințele seriei, iar o singură retragere o scoate din toate. Este ceea ce trebuie pentru un stagiu de pregătire de cinci zile sau pentru un ciclu de cursuri care se succed. O serie rămâne deschisă atât timp cât mai are o ședință viitoare: cineva se poate deci alătura unui stagiu de pregătire deja început.

Cu Toate recurențele, detaliul intervalului orar listează datele seriei: fiecare știe exact la ce se angajează. Cu Această rezervare, este afișată doar ședința deschisă.

Alegerea persoanelor care pot participa

Fără nicio setare, intervalul orar este deschis tuturor utilizatorilor organizației dumneavoastră.

Activați Criterii de eligibilitate pentru a restrânge această deschidere, apoi selectați criteriile. Ele reiau filtrele din lista dumneavoastră de utilizatori, pe cinci familii: profiluri, abonamente, categorii de vârstă, grupuri și clasamente, la care se adaugă sexul.

Un utilizator care nu corespunde vede totuși butonul, dar la clic primește un mesaj potrivit căruia profilul său nu corespunde criteriilor acestui interval orar. La fel se întâmplă și în cazul celorlalte refuzuri: interval orar complet, participări încă nedeschise, produs indisponibil. Fiecare caz are mesajul său — nimeni nu rămâne în fața unui buton mut.

Câteva utilizări frecvente: rezervarea unui stagiu de pregătire pentru o categorie de vârstă, deschiderea unui curs colectiv doar pentru deținătorii unui anumit abonament, limitarea unui turneu intern la un grup de echipă.

Dezactivarea opțiunii șterge criteriile selectate: intervalul orar redevine deschis tuturor.

Taxarea participării

Activați Plăți și facturare în setările intervalului orar, apoi alegeți produsul de plătit. Lista propune produsele active din catalogul dumneavoastră de tip stagiu de pregătire, lecție și turneu.

Participantul plătește online în momentul în care se alătură. Locul său este reținut abia după încasarea plății: atât timp cât comanda rămâne în așteptare, intervalul orar afișează „Finalizați plata”, iar locul rămâne disponibil pentru altcineva.

Două setări ajustează tariful fără a modifica catalogul dumneavoastră:

• „Personalizați suma” impune un Tarif unitar propriu acestui interval orar. Fără el, fiecare plătește prețul care rezultă din regulile tarifare configurate în produsul selectat.
• Descrierea introdusă aici se afișează sub butonul de participare, în atenția participantului.

Această opțiune apare doar dacă organizația dumneavoastră folosește facturarea online. În modul chioșc, un interval orar cu plată afișează un mesaj care invită la plata din contul personal: plata online nu se face pe terminal.

Urmărirea și gestionarea participanților

Blocul Participanți din detaliul intervalului orar listează participanții și indică locurile rămase. Vedeți întotdeauna lista completă, chiar dacă ați ascuns-o utilizatorilor.

Adaugă participanți permite adăugarea mai multor persoane deodată, iar Șterge retragerea cuiva. Ambele acțiuni se aplică întregului domeniu de aplicare definit mai sus.

Pe un interval orar cu plată, adăugarea unei persoane vă cere să alegeți cum tratați suma:

1. Oferă gratuit participarea — persoana este adăugată, nu se creează nicio comandă. Este alegerea implicită, cea a invitației și a gestului comercial.
2. Încasează imediat — se creează o comandă, iar casa de marcat se deschide imediat pentru a o încasa pe loc. Cu mai mulți participanți, încasările se succed una după alta. Această alegere este propusă doar dacă profilul dumneavoastră dă acces la Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
3. Încasează mai târziu — se creează o comandă, iar bonul de comandă pleacă prin e-mail. Persoana va plăti mai târziu.

Aceeași alegere vă este propusă când adăugați persoane în momentul creării intervalului orar: apare în fila Etichete Blocante de îndată ce bifați un prim participant.

Pentru fiecare participant, lista amintește starea plății: Gratuit dacă participarea i-a fost oferită gratuit, altfel comanda asociată, cu posibilitatea de a o Încasează sau de a retrimite factura prin e-mail.

Invitații nu sunt acceptați pe acest tip de interval orar: fiecare loc corespunde unui utilizator identificat.

Încadrarea participărilor în timp

Trei termene, toate opționale, toate exprimate în raport cu începutul intervalului orar.

Termen de deschidere întârzie deschiderea participărilor. Cu 48 de ore, un interval orar de luni, ora 10:00, își deschide locurile sâmbăta precedentă la ora 10:00. Astfel se evită ca un stagiu de pregătire publicat cu trei luni înainte să fie complet chiar în ziua publicării.

Limitează dezînscrierea închide ieșirea după un anumit termen. Dincolo de acesta, participantul nu se mai poate retrage singur — rămâne în sarcina dumneavoastră, dacă este necesar. Fără această setare, se poate retrage până la începutul intervalului orar.

Anulare automată anulează rezervarea dacă Minim de participanți nu este atins la termenul ales. Participanții și creatorul intervalului orar sunt anunțați prin e-mail. O rezervare creată atunci când termenul ei este deja început nu este niciodată anulată automat — puteți deci deschide un interval orar în ultimul moment fără riscuri.

Pe un interval orar cu plată, această anulare anulează și comenzile rămase în așteptarea plății: nimeni nu mai poate plăti o ședință care nu va avea loc. Participările deja încasate, în schimb, sunt păstrate și nu sunt rambursate — rămâne în sarcina dumneavoastră să le tratați.

Scăderea sau nu a participărilor din cote

În mod implicit, participarea la un interval orar nu consumă nimic: nici cota de rezervări simultane, nici limitele pe perioadă, nici intervalele orare consecutive. Un utilizator se poate alătura unui stagiu de pregătire fără a pierde posibilitatea de a rezerva un teren în aceeași zi.

Contabilizare în cotă și limite inversează acest comportament: fiecare participare este atunci scăzută ca o rezervare obișnuită, iar o persoană care și-a atins cota nu se mai poate alătura.

Activați această opțiune atunci când participarea trebuie să aibă un cost pentru utilizator — un curs colectiv inclus în abonamentul său, de exemplu. Lăsați-o inactivă pentru tot ceea ce se adaugă practicii obișnuite fără a o înlocui.

Notificarea prin e-mail

Participantul primește întotdeauna o confirmare atunci când se alătură și un e-mail dacă intervalul orar este anulat automat. Aceste trimiteri nu pot fi dezactivate.

Activați notificările privește creatorul intervalului orar: primește o alertă la fiecare participare, la fiecare retragere și atunci când este ocupat ultimul loc. Dezactivați această opțiune pe un interval orar cu afluență mare, dacă nu doriți să urmăriți fiecare mișcare.

Preferințele de notificare ale fiecăruia sunt respectate: un utilizator care și-a oprit notificările nu va primi nimic.

Afișează lista participanților decide ce văd utilizatorii. Activată, fiecare știe cine participă. Dezactivată, doar contorul și locurile rămase sunt publice.

Reutilizarea unei configurații

Reglarea a zece opțiuni la fiecare stagiu de pregătire ar fi obositoare. Două mecanisme vă scutesc de acest lucru.

Blocul Model, în fruntea setărilor, reunește ambele acțiuni. Salvează ca șablon păstrează setările intervalului orar sub Numele modelului pe care îl introduceți. De îndată ce există un model, lista Alegeți un model... apare deasupra: o selecție aplică aceste setări oricărui alt interval orar.

Un interval orar rămâne atașat modelului din care provine. Dacă îi modificați setările ulterior, veți fi întrebat până unde se aplică modificarea: doar această rezervare, această rezervare și recurențele sale sau Peste tot — adică pe toate intervalele orare care folosesc acest model.

Închiderea participărilor

Dezactivarea Rezervare participativă pe un interval orar care are deja participanți este posibilă și fără risc pentru ei: participanții rămân pe loc, comenzile emise rămân valabile. Încetează doar participările și retragerile, iar blocul participanților dispare din partea utilizatorului.

Rambursarea unei participări sau retragerea cuiva ulterior rămâne o acțiune din partea dumneavoastră: închiderea participărilor nu se ocupă de acest lucru.