Rezervări participative: deschiderea unui interval orar pentru participări

Rezervați un interval orar în numele organizației — cantonament, turneu, lecție, curs colectiv — și lăsați utilizatorii să se alăture singuri, gratuit sau contra cost, online sau cu credite de rezervare. Stabiliți numărul de locuri, criteriile de acces, termenele și urmăriți lista participanților.

Alegeți cine alcătuiește lista participanților

Orice rezervare care are o etichetă poate primi participanți. Ceea ce diferă de la un interval orar la altul este persoana care alcătuiește lista — dumneavoastră sau utilizatorii înșiși.

Dumneavoastră alcătuiți lista

Rezervați intervalul orar cu eticheta sa și desemnați participanții, fără a activa Rezervare participativă. Utilizatorii nu se pot alătura singuri: lista vă aparține.

Cu toate acestea, lista nu este definitivă. Redeschideți rezervarea din calendar oricând pentru a adăuga sau a elimina persoane în fila Etichete Blocante, unde participanții deja înscriși apar preselectați.

Așa funcționează un antrenament la care convocați grupul, o echipă aliniată pentru un meci sau un curs ai cărui participanți sunt stabiliți dinainte.

Utilizatorii se alătură singuri

Activați Rezervare participativă și intervalul orar se deschide: afișează un contor de locuri în calendar, iar fiecare își ia locul din contul său.

Așa funcționează un cantonament de vacanță, un turneu intern sau o activitate deschisă tuturor.

Odată opțiunea activată, gestionarea listei trece de la formularul de rezervare la detaliile intervalului orar, unde aveți la dispoziție Adaugă participanți și Șterge.

Trecerea de la un mod la altul

Cele două moduri nu se exclud, iar alegerea nu este niciodată definitivă. Puteți întâi să alcătuiți o listă, apoi să activați Rezervare participativă mai târziu pentru a deschide locurile rămase: persoanele deja desemnate rămân pe listă.

Și invers funcționează — consultați închiderea participărilor, la finalul paginii.

Deschiderea unui interval orar pentru participări

1. În calendar, faceți clic pe intervalul orar de rezervat.
2. Deschideți fila Etichete Blocante din formularul de rezervare.
3. Alegeți eticheta — cantonament, turneu, lecție, antrenament — și adăugați un comentariu dacă doriți.
4. Activați Rezervare participativă, apoi faceți clic pe Configurați pentru a deschide setările.
5. Selectați eventual persoanele de înscris din oficiu, apoi confirmați.

Folosiți Repetare pentru a acoperi toate ședințele unui cantonament sau ale unui curs săptămânal într-o singură operațiune: veți alege apoi dacă o participare este valabilă pentru o ședință sau pentru întreaga serie.

În calendar, intervalul orar afișează atunci numărul de participanți raportat la numărul de locuri și o invitație de a participa atât timp cât mai sunt locuri. Un clic duce la detaliile intervalului orar, unde se află lista și butonul de participare.

Pentru a reveni ulterior asupra setărilor, deschideți intervalul orar și folosiți Configurați din blocul Participanți.

Stabilirea numărului de locuri și a domeniului de aplicare al unei participări

Blocul Participanți din setări conține două numere.

Maxim stabilește numărul de locuri. Odată atins, intervalul orar afișează Complet, iar butonul de participare dispare.

Minim nu blochează nicio participare: acest număr servește doar drept cvorum pentru anularea automată, descrisă mai jos. Valoarea minimă este 1. Pentru a menține ședința indiferent de numărul de participanți, nu modificați acest câmp și lăsați pur și simplu Anulare automată dezactivată.

Sfera de aplicare a unei participări este setarea cea mai importantă și prima care trebuie stabilită:

• Această rezervare — participarea se face la o singură ședință. Este ceea ce trebuie pentru un antrenament săptămânal la care se vine când se poate sau pentru o activitate punctuală.
• Toate recurențele — participarea se face la întreg ansamblul. O singură participare înscrie persoana la toate ședințele seriei, iar o singură retragere o elimină de peste tot. Este ceea ce trebuie pentru un cantonament de cinci zile sau pentru un ciclu de cursuri care se succed. O serie rămâne deschisă atât timp cât mai are o ședință viitoare: se poate deci intra într-un cantonament deja început.

Cu Toate recurențele, detaliile intervalului orar afișează datele seriei: fiecare știe exact la ce se angajează. Cu Această rezervare, este afișată doar ședința deschisă.

Alegerea persoanelor care pot participa

Fără nicio setare, intervalul orar este deschis tuturor utilizatorilor organizației dumneavoastră.

Activați Criterii de eligibilitate pentru a restrânge această deschidere, apoi selectați criteriile. Acestea preiau filtrele din lista dumneavoastră de utilizatori, pe cinci familii: profiluri, abonamente, categorii de vârstă, grupuri și clasamente, la care se adaugă sexul.

Un utilizator care nu corespunde vede totuși butonul, însă la clic i se răspunde că profilul său nu corespunde criteriilor acestui interval orar. La fel se întâmplă și pentru celelalte refuzuri: interval orar complet, participări încă nedeschise, produs indisponibil. Fiecare caz are mesajul său — nimeni nu rămâne în fața unui buton mut.

Câteva utilizări curente: rezervarea unui cantonament pentru o categorie de vârstă, deschiderea unui curs colectiv doar pentru deținătorii unui anumit abonament, limitarea unui turneu intern la un grup de echipă.

Dezactivarea opțiunii șterge criteriile selectate: intervalul orar redevine deschis tuturor.

Taxarea participării

Activați Plăți și facturare în setările intervalului orar, apoi alegeți cum plătește participantul: Produs pentru o plată online sau Credite de rezervare pentru a debita creditele din contul său, ca la o rezervare (consultați secțiunea următoare).

Cu Produs, alegeți produsul de plătit. Lista propune produsele active din catalogul dumneavoastră de tip cantonament, lecție, turneu și personalizat.

Participantul plătește online în momentul participării. Locul său este reținut doar după încasarea plății: atât timp cât comanda rămâne în așteptare, intervalul orar afișează „Finalizați plata”, iar locul rămâne disponibil pentru altcineva.

Două setări ajustează tariful fără a modifica catalogul:

• „Personalizați suma” impune un Tarif unitar propriu acestui interval orar. Fără el, fiecare plătește prețul care rezultă din regulile tarifare configurate în produsul selectat.
• Descrierea introdusă aici se afișează sub butonul de participare, în atenția participantului.

De pe o bornă în mod chioșc, un interval orar plătit prin produs afișează un mesaj care invită la plata din contul propriu: plata online nu se face pe bornă.

Taxarea în credite de rezervare

Utilizatorii dumneavoastră cumpără deja pachete de credite pentru a rezerva terenurile? Ei pot plăti o lecție de grup, un cantonament sau un turneu cu aceleași credite. Nu aveți nimic de încasat, fără plată online: creditele sunt retrase din contul lor în momentul în care participă.

Alegerea tarifului

1. În setările intervalului orar, activați Plăți și facturare.
2. Faceți clic pe fila Credite de rezervare.
3. Alegeți modul de calcul al prețului unei participări, apoi salvați.

Sunt posibile două tarife:

1. În funcție de abonamentul participantului: fiecare plătește cât l-ar costa abonamentul său pentru a rezerva acest interval orar. Este varianta cea mai simplă atunci când lecția înlocuiește o rezervare obișnuită. De exemplu, pentru o ședință de 2 ore:
   • Julie are un abonament care contorizează 1 credit pentru fiecare rezervare: plătește 1 credit;
   • Marc are un abonament care contorizează 1 credit pe oră: plătește 2 credite.
2. Număr de credite: toată lumea plătește același număr de credite, pe care îl introduceți în câmpul care apare. Este alegerea potrivită pentru un preț unic, stabilit dinainte.

Modificarea tarifului atunci când unele persoane participă deja se aplică doar participărilor următoare: creditele deja debitate rămân neschimbate.

Taxarea unei serii dintr-o singură dată

O participare este debitată o singură dată, chiar și atunci când Sfera de aplicare a unei participări are valoarea Toate recurențele.

Să luăm un cantonament de 5 dimineți în timpul vacanței:

• cu Număr de credite la 10, participarea la cantonament costă 10 credite, pentru toate cele 5 dimineți;
• cu În funcție de abonamentul participantului, ar costa doar prețul unei singure dimineți.

Pentru o serie, vă recomandăm să stabiliți prețul întregii serii cu Număr de credite.

Cine nu plătește

Participarea este gratuită pentru un utilizator al cărui abonament nu debitează credite pentru acest interval orar, indiferent de tariful ales:

• abonamentul său nu folosește credite de rezervare;
• abonamentul său nu debitează credite pe acest calendar;
• abonamentul său oferă gratuit rezervările din ziua curentă, iar ședința are loc astăzi.

Persoana participă normal, fără să plătească nimic. Astfel, un jucător al cărui abonament nu folosește credite poate participa la același cantonament ca un abonat care plătește în credite.

Ce vede participantul

Costul apare direct pe butonul Participă, între paranteze (2 credite, de exemplu). La clic, o fereastră de confirmare amintește suma care va fi debitată, iar participantul confirmă cu Da, particip.

Dacă nu are suficiente credite, participarea este refuzată, cu mesajul Număr insuficient de credite. Dacă organizația dumneavoastră vinde credite online, butonul Cumpărați credite îi permite să își reîncarce contul, apoi să revină pentru a participa.

Un utilizator scutit de regulile de abonament, cum ar fi un administrator, este adăugat ca participant și debitat chiar dacă soldul său este insuficient.

Restituirea creditelor la retragerea din intervalul orar

Un participant care se retrage din intervalul orar își recuperează creditele, ca și cum ar anula o rezervare. Se aplică și regula abonamentului său care limitează recreditarea: fie nicio recreditare, fie nicio recreditare în orele dinaintea ședinței. Fereastra de confirmare îi arată ce i se va restitui.

De exemplu, cu un abonament care nu mai recreditează în ultimele 24 de ore dinaintea unei rezervări:

• Paul se retrage miercuri dintr-o ședință de sâmbătă: creditele îi sunt restituite;
• se retrage vineri seara: nu recuperează nimic.

După începerea ședinței sau după începerea primei dimineți a unui cantonament, retragerea nu mai restituie nimic.

Adăugarea sau eliminarea participanților de către dumneavoastră

Când adăugați participanți, aveți două opțiuni:

• Oferă gratuit participarea: persoana este adăugată fără să plătească nimic;
• Debitează creditele: participarea este debitată din contul său, ca și cum s-ar fi alăturat singură.

Aceleași opțiuni apar în fila Etichete Blocante atunci când adăugați persoane în momentul creării intervalului orar.

Cu Debitează creditele, soldul fiecăruia este verificat. Dacă unei singure persoane îi lipsesc credite, nimeni nu este adăugat, iar mesajul vă indică despre cine este vorba. Dacă profilul dumneavoastră vă permite să rezervați pentru alți utilizatori fără opțiunea Activați restricțiile, această verificare nu se aplică, la fel ca pentru o rezervare făcută pentru un utilizator: persoana este adăugată și debitată, chiar dacă soldul devine negativ.

Pentru a elimina un participant debitat, alegeți să îi restituiți creditele sau să le păstrați (Nu recredita). În lista participanților, fiecare afișează suma debitată sau eticheta Gratuit.

Anularea unei ședințe sau a unei serii

Anularea unei ședințe restituie creditele participanților care au fost debitați pentru ea.

Pentru o participare la întreaga serie, totul depinde de ce a mai rămas din cantonament:

• anulați o dimineață, iar altele urmează: participarea rămâne valabilă pentru restul, debitul se păstrează;
• anulați tot cantonamentul înainte să înceapă: fiecare își recuperează creditele;
• cantonamentul a început și anulați ultimele dimineți: vi se cere să alegeți între Recreditează participanții și Nu recredita.

Anularea automată, din lipsă de participanți, respectă aceleași reguli. În ultimul caz, restituie creditele fără să pună nicio întrebare.

Urmărirea și gestionarea participanților

Blocul Participanți din detaliile intervalului orar afișează participanții și indică locurile rămase. Vedeți întotdeauna lista completă, chiar dacă ați ascuns-o utilizatorilor.

Adaugă participanți permite înscrierea mai multor persoane deodată, Șterge permite eliminarea cuiva. Ambele acțiuni se aplică întregului domeniu de aplicare definit mai sus.

Pe un interval orar plătit prin produs, adăugarea cuiva vă cere să alegeți cum se tratează suma:

1. Oferă gratuit participarea — persoana este înscrisă, nu se creează nicio comandă. Este opțiunea implicită, cea a invitației și a gestului comercial.
2. Încasează imediat — se creează o comandă, iar casa de marcat se deschide imediat pentru a o încasa pe loc. Cu mai mulți participanți, încasările se succed una după alta. Această opțiune este propusă doar dacă profilul dumneavoastră dă acces la Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
3. Încasează mai târziu — se creează o comandă, iar bonul de comandă este trimis prin e-mail. Persoana va plăti mai târziu.

Aceeași alegere vă este propusă atunci când înscrieți persoane în momentul creării intervalului orar: apare în fila Etichete Blocante de îndată ce bifați un prim participant. Pe un interval orar plătit în credite, opțiunile sunt Oferă gratuit participarea și Debitează creditele, descrise mai sus.

Pentru fiecare participant, lista amintește starea plății: Gratuit dacă participarea i-a fost oferită, altfel comanda asociată, cu posibilitatea de a o Încasează sau de a retrimite factura prin e-mail.

Invitații nu sunt acceptați pe acest tip de interval orar: fiecare loc corespunde unui utilizator identificat.

Încadrarea participărilor în timp

Trei termene, toate facultative, toate exprimate în raport cu începutul intervalului orar.

Termen de deschidere întârzie deschiderea participărilor. Cu 48 de ore, un interval orar de luni la ora 10 își deschide locurile sâmbăta precedentă la ora 10. Astfel se evită ca un cantonament publicat cu trei luni înainte să fie complet chiar în ziua publicării.

Limitează dezînscrierea închide ieșirea după un anumit termen. Dincolo de acesta, participantul nu se mai poate retrage singur — rămâne să o faceți dumneavoastră dacă este necesar. Fără această setare, el se poate retrage din intervalul orar până la începutul acestuia.

Anulare automată anulează rezervarea dacă Minim de participanți nu este atins la termenul ales. Participanții și creatorul intervalului orar sunt anunțați prin e-mail. O rezervare creată atunci când termenul său a început deja nu este niciodată anulată automat — puteți deci deschide un interval orar în ultimul moment fără riscuri.

Pe un interval orar cu plată, această anulare anulează și comenzile rămase în așteptarea plății: nimeni nu mai poate plăti o ședință care nu va avea loc. Participările deja încasate, în schimb, sunt păstrate și nu sunt rambursate — rămâne să le tratați dumneavoastră.

Contorizarea sau nu a participărilor

În mod implicit, participarea la un interval orar nu consumă nimic: nici cota de rezervări simultane, nici limitele pe perioadă, nici intervalele orare consecutive. Un utilizator poate participa la un cantonament fără a pierde posibilitatea de a rezerva un teren în aceeași zi.

Contabilizare în cotă și limite inversează acest comportament: fiecare participare este atunci contorizată ca o rezervare obișnuită, iar o persoană care și-a atins cota nu mai poate participa.

Când dumneavoastră înscrieți participanți, la crearea intervalului orar sau prin Adaugă participanți, cotele și limitele lor sunt verificate în același mod, iar mesajul numește persoana vizată. Dacă profilul dumneavoastră vă permite să rezervați pentru alți utilizatori fără opțiunea Activați restricțiile, treceți peste această verificare, ca la o rezervare făcută pentru un utilizator.

Activați această opțiune atunci când participarea trebuie să aibă un cost pentru utilizator — de exemplu un curs colectiv inclus în abonamentul său. Lăsați-o inactivă pentru tot ceea ce se adaugă practicii obișnuite fără a o înlocui.

Anunțarea prin e-mail

Participantul primește întotdeauna o confirmare la înscriere și un e-mail dacă intervalul orar este anulat automat. Aceste trimiteri nu pot fi dezactivate.

Activați notificările privește creatorul intervalului orar: acesta primește o alertă la fiecare participare, la fiecare retragere și atunci când ultimul loc este ocupat. Dezactivați această opțiune pe un interval orar cu afluență mare dacă nu doriți să urmăriți fiecare mișcare.

Preferințele de notificare ale fiecăruia sunt respectate: un utilizator care și-a dezactivat notificările nu va primi nimic.

Afișează lista participanților stabilește ce văd utilizatorii. Activată, fiecare știe cine participă. Dezactivată, doar contorul și locurile rămase sunt publice.

Reutilizarea unei configurații

Reglarea a zece opțiuni la fiecare cantonament ar fi obositoare. Două mecanisme evită acest lucru.

Blocul Model, în partea de sus a setărilor, reunește ambele acțiuni. Salvează ca șablon păstrează setările intervalului orar sub Numele modelului pe care îl introduceți. De îndată ce există un șablon, lista Alegeți un model... apare deasupra: o selecție aplică setările sale oricărui alt interval orar.

Un interval orar rămâne legat de șablonul din care provine. Dacă îi modificați ulterior setările, vi se va cere până unde se aplică modificarea: doar această rezervare, această rezervare și recurențele sale, sau Peste tot — adică toate intervalele orare care folosesc acest șablon.

Închiderea participărilor

Dezactivarea Rezervare participativă pe un interval orar care are deja participanți este posibilă și fără riscuri pentru aceștia: participanții rămân pe listă, comenzile emise rămân valabile. Încetează doar participările și retragerile, iar blocul participanților dispare din partea utilizatorului.

Rambursarea unei participări sau eliminarea cuiva ulterior rămâne o acțiune din partea dumneavoastră: închiderea participărilor nu se ocupă de asta.