Primirea rapoartelor de activitate prin e-mail
Primiți automat un rezumat al vieții organizației dumneavoastră: efective, abonamente, înscrieri, rezervări, conectări și e-mailuri, cu evoluția față de perioada precedentă.
Activarea rapoartelor
- Accesați Administrare›Setări›Rapoarte de activități.
- Activați Activați rapoartele de activitate prin e-mail.
- În Adrese de e-mail, indicați până la 4 destinatari, o adresă pe rând.
- Faceți clic pe Salvează.
Destinatarii nu au nevoie de un cont de responsabil al clubului și nici de un drept special: raportul ajunge direct în căsuța lor poștală. Este cea mai simplă metodă de a ține la curent un președinte sau un trezorier care nu se conectează niciodată la aplicație.
Alegerea frecvențelor
Există trei rapoarte, care pot fi activate separat sau împreună:
- Rapoarte zilnice: în fiecare dimineață, activitățile din ziua precedentă.
- Rapoarte săptămânale: în fiecare luni dimineață, săptămâna încheiată.
- Rapoarte lunare: pe 1 ale fiecărei luni, luna încheiată.
Fiecare răspunde unei nevoi diferite. Raportul zilnic este util pentru permanență: semnalează ce trebuie tratat astăzi. Cel lunar poate fi transmis ca atare consiliului director, fără reformatare. Cel săptămânal se află la mijloc și se potrivește bine unui responsabil voluntar care trece pe la club o dată pe săptămână.
Ce conține raportul
Raportul începe cu esențialul, apoi detaliază fiecare domeniu. Fiecare cifră este comparată cu o perioadă de referință: ziua precedentă pentru raportul zilnic, săptămâna anterioară pentru cel săptămânal și aceeași lună a anului precedent pentru cel lunar, astfel încât începutul de sezon din septembrie să nu fie comparat cu vacanța din august.
Sinteza și cifrele-cheie
Raportul începe cu o frază de sinteză și cu până la trei elemente notabile: un record din ultimele opt perioade, o creștere sau o scădere clară.
Urmează până la patru cifre-cheie: suma încasată, rezervările al căror interval orar cade în perioadă, gradul de ocupare și numărul de utilizatori conectați. Fiecare afișează evoluția sa, cifra perioadei de comparație cu gri și un mini-grafic al ultimelor opt perioade.
Punctele de rezolvat și săptămâna care urmează
O casetă reunește punctele de rezolvat în ziua trimiterii: rate de plată restante, cu suma de recuperat, comenzi neplătite de mai bine de 7 zile (fără oferte de preț și plăți în rate), înscrieri online de validat, produse cu stoc redus și abonamente care expiră în următoarele 30 de zile. Fiecare rând deschide ecranul corespunzător.
Partea următoare se referă la următoarele 7 zile sau la ziua care începe, în cazul raportului zilnic: rezervări deja prevăzute, ocupare estimată, cursuri și cantonamente cu participanții și locurile lor, închideri de teren și ziua cu cele mai puține rezervări.
Facturarea și încasările
Această secțiune prezintă suma încasată, cu rambursările deduse, plățile primite, facturile emise, valoarea medie a coșului, plățile online refuzate, repartizarea pe metode de plată și cele mai bine vândute produse. Sumele urmează același calcul ca statisticile de facturare, pentru toate conturile de facturare la un loc, fără niciun nume de client.
Ea apare doar dacă organizația dumneavoastră a încasat, a facturat sau a rambursat ceva ori a avut o plată refuzată în una dintre cele două perioade.
Rezervările
Această secțiune arată rezervările pe zi (pe săptămână în raportul lunar), rezervările create în cursul perioadei, pe tipuri, orele jucate și anulările, inclusiv cele făcute cu mai puțin de 24 de ore înainte de intervalul orar. O hartă termică încrucișează zilele și orele, apoi urmează gradul de ocupare pe calendar și cei mai activi jucători.
Raportul zilnic, care se referă la o singură zi, nu afișează nici graficul rezervărilor, nici harta termică.
Utilizatorii, verificarea prezenței, înscrierile și e-mailurile
- Utilizatori și abonamente: utilizatori noi, abonamente expirate în cursul perioadei sau care expiră în următoarele 30 de zile, abonați fără nicio rezervare de 30 de zile, conturi suspendate, trimise la coșul de gunoi sau șterse, conectări și numărul total de membri. Zilele de naștere din următoarele 7 zile, sau din ziua curentă în raportul zilnic, se adaugă dacă activați opțiunea.
- Verificarea prezenței la terminal: intervale orare cu prezența confirmată și neconfirmată, anulări automate și utilizatori sancționați.
- Înscrieri online: cereri acceptate și refuzate în cursul perioadei și cereri care așteaptă validarea dumneavoastră.
- E-mailuri: mesaje livrate, rata de deschidere, eșecuri și adrese de corectat în fișe.
Verificarea prezenței și înscrierile online apar doar dacă funcția este activă în organizația dumneavoastră: înscrierile online trebuie să fie deschise pe cel puțin un abonament, iar verificarea prezenței trebuie să fie activată pe terminal.
Ce nu apare
O cifră egală cu zero în ambele perioade nu este afișată, iar o secțiune goală dispare: raportul unei organizații mici rămâne scurt. Când nu are nimic de arătat, nu se trimite niciun e-mail pentru perioada respectivă. În setările rapoartelor puteți, de asemenea, să eliminați secțiunile care nu vă privesc.
Folosirea raportului ca listă de lucru
Acesta este punctul care deosebește raportul de un simplu tabel de cifre: mai multe rubrici sunt nominale. Nu citiți doar „12 abonamente expiră în curând”, ci obțineți lista celor douăsprezece persoane.
De aici decurg în mod firesc trei utilizări:
- Lista abonamentelor care expiră în 30 de zile este lista dumneavoastră de relansare. Ajunge singură, în fiecare lună, fără să fie nevoie să construiți un filtru.
- Lista înscrierilor în așteptare vă amintește de cererile pe care nu le-a tratat nimeni — situația tipică într-o organizație în care mai multe persoane administrează fără să își împartă explicit sarcinile.
- Contorul e-mailurilor eșuate semnalează o bază de adrese care se degradează, cu mult înainte ca un membru să se plângă că nu primește nimic.
