Contabilitate și audit

Configurați planul de conturi al organizației dumneavoastră, exportați înregistrările contabile către programul expertului dumneavoastră contabil, activați factura electronică în format Factur-X și găsiți documentele pe care administrația fiscală vi le poate cere: atestatul, jurnalul evenimentelor, închiderile și arhivele.

Configurați planul de conturi

Planul de conturi stabilește pe ce conturi și în ce jurnale vor fi înregistrate vânzările dumneavoastră în exporturi. Se configurează pentru fiecare cont de facturare: două entități care facturează separat au fiecare propriul plan.

1. Mergeți în Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare și deschideți contul vizat.
2. Deschideți fila Plan contabil.
3. Ajustați numerele de cont și denumirile, apoi faceți clic pe Salvează.

Ecranul este structurat în trei blocuri:

• Vânzări, TVA și clienți: conturile de prestări de servicii, de TVA colectată, de clienți și de reduceri acordate.
• Trezorerie: conturile de bancă, de casă și de cecuri de încasat, folosite de înregistrările de încasare.
• Jurnale: codurile jurnalelor de vânzări, de bancă și de casă.

Repartizați vânzările pe categorii sau pe cote

În mod implicit, toate vânzările dumneavoastră sunt înregistrate pe un singur cont de venituri. Două repartizări opționale vă permit să mergeți mai departe, în aceeași filă.

• Defalcarea vânzărilor pe categorii: un cont distinct pentru fiecare categorie de produs — abonamente, credite, echipamente, lecții… Faceți clic pe Adaugă o categorie, alegeți categoria și introduceți contul acesteia.
• Defalcarea TVA-ului pe cote: un cont de TVA colectată distinct pentru fiecare cotă. Faceți clic pe Adaugă o rată, introduceți cota și contul acesteia.

Este util atunci când contabilitatea dumneavoastră trebuie să distingă activitățile între ele — de exemplu, pentru a separa veniturile din predare de închirierile de terenuri. În absența unei repartizări, totul ajunge pe conturile generale definite mai sus.

Exportați vânzările și înregistrările contabile

1. Mergeți în Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
2. Filtrați lista după perioada și criteriile dorite: exportul preia exact filtrele afișate pe ecran.
3. Faceți clic pe Descarcă exportul și alegeți un format.

Urmăriți activitatea comercială

• Excel (.xlsx): o linie pentru fiecare comandă, cu data, utilizatorul, sumele fără TVA, TVA și cu TVA, statutul și modalitatea de plată. Este formatul de preferat pentru a analiza vânzările într-un program de calcul tabelar.
• CSV (.csv): același raport, într-un format care poate fi citit de orice program de calcul tabelar.
• Descarcă facturile PDF: o arhivă care conține PDF-ul fiecărei facturi din filtrul curent. Apar doar facturile emise.

Transmiteți contabilului dumneavoastră

• Înregistrări contabile (.csv): înregistrările în debit/credit pentru fiecare factură, într-un format lizibil destinat unui import manual.
• FEC (Franța): fișierul înregistrărilor contabile, format legal francez, care poate fi importat de Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane sau QuickBooks. Câte o înregistrare echilibrată pentru fiecare factură.
• FAIA (Luxemburg) și DATEV (Germania): formatele legale ale acestor două țări, propuse organizațiilor stabilite acolo.

Opțiunea Include regulamentele (trezorerie) adaugă înregistrările de încasare (bancă, casă, cec) la cele de vânzări. Debifați-o pentru a exporta doar jurnalul de vânzări.

Emiteți facturi în format Factur-X

Facturarea electronică devine obligatorie în Franța. Factur-X este formatul ales: o factură PDF absolut obișnuită, în care este inserat un fișier de date pe care programele de contabilitate îl pot citi automat.

Pentru persoana care primește factura nu se schimbă nimic: deschide un PDF, identic cu cel de dinainte. Programul său de contabilitate este cel care găsește în plus sumele și identificatorii, fără ca ea să fie nevoită să le reintroducă.

Verificați dacă organizația dumneavoastră este vizată

Aceasta este prima întrebare la care trebuie să răspundeți, iar răspunsul este departe de a fi același pentru toate organizațiile.

• Asociațiile sportive scutite de TVA în temeiul articolului 261-7-1° din codul general al impozitelor nu sunt vizate nici de facturarea electronică, nici de e-reporting. Multe organizații se află în această situație.
• Organizațiile plătitoare de TVA vor trebui să emită facturile către alte firme în format electronic. Pentru microîntreprinderi și IMM-uri, adică pentru aproape toate organizațiile, termenul de emitere este stabilit la 1 septembrie 2027.
• Facturile către persoane fizice (membrii dumneavoastră) sunt în afara domeniului facturării electronice, indiferent de regimul dumneavoastră.

Activați formatul

1. Mergeți în Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare și modificați contul vizat.
2. În fila Facturare, identificați opțiunea Factură electronică situată în secțiunea Detalii de facturare
3. Alegeți formatul:
   • Factur-X (Franța) pentru o organizație franceză: adaugă mențiunile legale franceze cerute pe facturile între firme;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pentru norma europeană, fără particularitățile franceze;
   • Dezactivat pentru a produce facturi PDF clasice.

Setarea este proprie fiecărui cont de facturare: o organizație care facturează din mai multe conturi le activează independent.

Completați informațiile obligatorii

O factură electronică trebuie să își identifice emitentul cu certitudine. Aceste informații se completează în aceeași filă, în secțiunea Detalii de facturare.

1. SIRET al organizației dumneavoastră: este câmpul indispensabil. Fără el, factura nu poate fi conformă și un mesaj de avertizare se afișează sub opțiune.
2. Număr TVA, dacă organizația dumneavoastră este plătitoare de TVA. Dacă rămâne gol, SIRET-ul ține loc de identificator fiscal.
3. Adresa completă: denumirea juridică, strada, codul poștal, orașul și țara. O adresă incompletă produce o factură respinsă de platforma clientului dumneavoastră.
4. E-mailul de facturare, folosit ca punct de contact atunci când niciun alt identificator nu este disponibil.

Obțineți SIREN-ul clienților dumneavoastră profesionali

O factură între firme trebuie să identifice și cumpărătorul. SIREN-ul clientului se completează în adresa sa de facturare, blocul Adresă companie, împreună cu Denumire companie și SIREN. Aceeași completare este propusă la o vânzare la ghișeu.

Nimic din toate acestea nu este cerut pentru o factură către o persoană fizică: numele, adresa și țara sunt suficiente.

Găsiți documentele de audit

Un program care încasează plăți trebuie să poată dovedi că înregistrările sale nu au fost modificate. Patru documente răspund acestei cerințe, reunite în același loc: mergeți în Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare, deschideți contul de facturare vizat, apoi fila Contabilitate și audit.

Această filă apare doar pentru un cont deja înregistrat: documentele se referă la o activitate, așa că nu este nimic de arătat pentru un cont aflat în curs de creare. Fiecare cont de facturare le are pe ale sale — dacă organizația dumneavoastră facturează din mai multe entități, examinați-le separat.

Descărcați atestatul

În caz de control, administrația fiscală vă poate cere să dovediți că programul dumneavoastră de încasare respectă condițiile de inalterabilitate, securizare, conservare și arhivare a datelor. Cardul Atestat software casă de marcat produce acest document justificativ la cerere, prin Descărcare (PDF).

Documentul cuprinde două părți. Cea a editorului este deja semnată. A doua trebuie completată și semnată de reprezentantul dumneavoastră legal: atestatul este complet doar atunci când cele două sunt reunite și se prezintă împreună.

Cardul apare doar pentru un cont de facturare francez: obligația vizează persoanele impozabile stabilite în Franța.

Consultați jurnalul evenimentelor

Cardul Jurnal de evenimente duce, prin Consultați, la urma doveditoare a ceea ce s-a întâmplat în facturarea dumneavoastră. Aici nu găsiți vânzările — ele se află în comenzile dumneavoastră — ci faptele tehnice care le înconjoară.

Aici figurează în special conectările reușite și eșuate, modificările de configurație, schimbările de drepturi de facturare, închiderile efectuate, documentele sigilate și duplicatele emise, arhivele generate, exporturile contabile, trecerile în mod test, precum și anomaliile detectate: întreruperea lanțului, diferență la închidere, anomalie de ceas.

Fiecare linie conține data, tipul de eveniment, contul vizat, operatorul și detaliul. Un filtru pe tip și pe perioadă vă ajută să vă orientați, iar butonul Exportați generează un fișier.

Înțelegeți închiderile

O închidere sigilează o perioadă: fixează încasările, facturile și notele de credit pe care le conține, iar acestea nu mai pot fi nici modificate, nici regenerate. Cardul Închideri prezintă închiderile zilnice, lunare și anuale ale contului dumneavoastră.

Ele sunt efectuate automat, fără intervenția dumneavoastră. Prin urmare, nu aveți nimic de „făcut” în fiecare seară: tabelul se completează singur.

Fiecare linie indică perioada, numărul de tranzacții, Net încasat, Defalcare pe modalitate de plată — online, la fața locului, numerar, cec, transfer bancar, terminal — precum și numărul de facturi și de note de credit emise.

Două aspecte merită înțelese, pentru că surprind adesea:

• Totalul general nu revine niciodată la zero. Este vorba despre un cumul perpetuu de la crearea contului, nu despre un sold de perioadă. Un total care crește neîncetat este comportamentul așteptat.
• Reluare (punct zero) indică data și suma de la care începe acest cumul. Pentru un cont care exista înainte de introducerea închiderilor, acesta este punctul de plecare reținut, și nu zero.

Recuperați arhivele fiscale

Fiecare lună închisă dă naștere unei arhive fixate, reunită într-un fișier ZIP cu marcaj temporal: tranzacții, facturi, note de credit, închideri și jurnal tehnic al perioadei. Cardul Arhive le listează sub Arhive lunare, cu perioada, dimensiunea, data creării și Amprentă (SHA-256).

Această amprentă este ceea ce face arhiva verificabilă: se schimbă la modificarea unui singur octet. Cardul este însoțit de două butoane, Instrument de verificare și Manual de verificare — suficient pentru a permite unui terț, controlor sau expert contabil, să verifice el însuși integritatea unei arhive fără să treacă prin dumneavoastră.

Arhivele sunt produse automat. Dacă o perioadă închisă nu are încă arhiva sa, aceasta apare sub Perioade închise nearhivate, iar un buton Generează permite generarea ei imediată.