Contabilitate & Audit

Configurați planul de conturi al organizației dumneavoastră, exportați înregistrările contabile către programul contabilului dumneavoastră, activați factura electronică în format Factur-X și găsiți documentele pe care administrația fiscală vi le poate cere: atestat, jurnal al evenimentelor, închideri și arhive.

Configurarea planului de conturi

Planul de conturi stabilește pe ce conturi și în ce jurnale vor fi înregistrate vânzările dumneavoastră în exporturi. Se configurează pentru fiecare cont de facturare: două entități care facturează separat au fiecare planul său.

1. Accesați Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare și deschideți contul vizat.
2. Deschideți fila Plan contabil.
3. Ajustați numerele de cont și denumirile, apoi faceți clic pe Salvează.

Ecranul este structurat în trei blocuri:

• Vânzări, TVA și clienți: conturile de prestări de servicii, de TVA colectată, de clienți și de reduceri acordate.
• Trezorerie: conturile de bancă, de casă și de cecuri de încasat, folosite de înregistrările de încasare.
• Jurnale: codurile jurnalelor de vânzări, de bancă și de casă.

Repartizarea vânzărilor pe categorii sau pe cote

În mod implicit, toate vânzările dumneavoastră sunt înregistrate pe un singur cont de venituri. Două repartizări opționale vă permit să mergeți mai departe, în aceeași filă.

• Defalcarea vânzărilor pe categorii: un cont distinct pentru fiecare categorie de produs — abonamente, credite, echipamente, lecții… Faceți clic pe Adaugă o categorie, alegeți categoria și introduceți contul acesteia.
• Defalcarea TVA-ului pe cote: un cont de TVA colectată distinct pentru fiecare cotă. Faceți clic pe Adaugă o rată, introduceți cota și contul aferent.

Acest lucru este util atunci când contabilitatea dumneavoastră trebuie să distingă activitățile între ele — de exemplu să separe veniturile din predare de închirierile de terenuri. În lipsa unei repartizări, totul ajunge pe conturile generale definite mai sus.

Exportarea vânzărilor și a înregistrărilor contabile

1. Accesați Administrare›Panou de control›Facturare›Facturi & tranzacții.
2. Filtrați lista după perioada și criteriile dorite: exportul preia exact filtrele afișate pe ecran.
3. Faceți clic pe Descarcă exportul și alegeți un format.

Urmărirea activității comerciale

• Excel (.xlsx): câte o linie pentru fiecare comandă, cu data, utilizatorul, sumele fără TVA, TVA și cu TVA, starea și modalitatea de plată. Este formatul recomandat pentru a vă analiza vânzările într-un program de calcul tabelar.
• CSV (.csv): același raport, într-un format lizibil pentru orice program de calcul tabelar.
• Descarcă facturile PDF: o arhivă care conține PDF-ul fiecărei facturi din filtrul curent. Apar doar facturile emise.

Transmiterea către contabilul dumneavoastră

• Înregistrări contabile (.csv): înregistrările în debit/credit pentru fiecare factură, într-un format lizibil destinat unui import manual.
• FEC (Franța): Fișierul Înregistrărilor Contabile, format legal francez, care poate fi importat de Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane sau QuickBooks. Câte o înregistrare echilibrată pentru fiecare factură.
• FAIA (Luxemburg) și DATEV (Germania): formatele legale ale acestor două țări, propuse organizațiilor stabilite acolo.

Opțiunea Include regulamentele (trezorerie) adaugă înregistrările de încasare (bancă, casă, cec) la cele de vânzări. Debifați-o pentru a exporta doar jurnalul de vânzări.

Emiterea facturilor în format Factur-X

Facturarea electronică devine obligatorie în Franța. Factur-X este formatul ales: o factură PDF absolut obișnuită, în care este inserat un fișier de date pe care programele de contabilitate știu să îl citească automat.

Pentru persoana care primește factura, nimic nu se schimbă: deschide un PDF, identic cu cel de dinainte. Programul său de contabilitate este cel care găsește, în plus, sumele și identificatorii, fără ca ea să fie nevoită să le reintroducă.

Verificarea dacă organizația dumneavoastră este vizată

Aceasta este prima întrebare de lămurit, iar răspunsul este departe de a fi același pentru toate organizațiile.

• Asociațiile sportive scutite de TVA în temeiul articolului 261-7-1° din codul general al impozitelor nu sunt vizate nici de facturarea electronică, nici de e-reporting. Multe organizații se află în această situație.
• Organizațiile plătitoare de TVA vor trebui să emită facturile între profesioniști în format electronic. Pentru microîntreprinderi și IMM-uri, adică pentru aproape toate organizațiile, termenul de emitere este stabilit la 1 septembrie 2027.
• Facturile către persoane fizice (membrii dumneavoastră) sunt în afara domeniului facturării electronice, indiferent de regimul dumneavoastră.

Activarea formatului

1. Accesați Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare și modificați contul vizat.
2. În fila Facturare, identificați opțiunea Factură electronică aflată în secțiunea Detalii de facturare
3. Alegeți formatul:
   • Factur-X (Franța) pentru o organizație franceză: adaugă mențiunile legale franceze așteptate pe facturile între profesioniști;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pentru norma europeană, fără specificitățile franceze;
   • Dezactivat pentru a produce facturi PDF clasice.

Setarea este proprie fiecărui cont de facturare: o organizație care facturează din mai multe conturi le activează independent.

Completarea informațiilor obligatorii

O factură electronică trebuie să își identifice emitentul în mod cert. Aceste informații se introduc în aceeași filă, secțiunea Detalii de facturare.

1. SIREN / SIRET al organizației dumneavoastră: este câmpul indispensabil. Fără el, factura nu poate fi conformă, iar sub opțiune se afișează un mesaj de avertizare.
2. Număr TVA, dacă organizația dumneavoastră este plătitoare. Dacă este gol, SIRET-ul ține loc de identificator fiscal.
3. Adresa completă: denumirea socială, strada, codul poștal, orașul și țara. O adresă incompletă produce o factură respinsă de platforma clientului dumneavoastră.
4. Adresa de e-mail de facturare, utilizată ca punct de contact atunci când niciun alt identificator nu este disponibil.

Obținerea codului SIREN al clienților profesioniști

O factură între profesioniști trebuie să identifice și cumpărătorul. Codul SIREN al clientului se introduce în adresa sa de facturare, blocul Adresă companie, împreună cu Denumire companie și Identificatorul organizației. Aceeași introducere este propusă în cazul unei vânzări la ghișeu.

Nimic din toate acestea nu este solicitat pentru o factură către o persoană fizică: numele, adresa și țara sunt suficiente.

Găsirea documentelor de audit

Un program care încasează plăți trebuie să poată dovedi că înregistrările sale nu au fost modificate. Patru documente răspund acestei cerințe, reunite în același loc: accesați Administrare›Setări›Facturare›Conturi de facturare, deschideți contul de facturare vizat, apoi fila Contabilitate și audit.

Această filă apare doar pentru un cont deja înregistrat: documentele se referă la o activitate, așa că nu există nimic de arătat pentru un cont aflat în curs de creare. Fiecare cont de facturare are propriile documente — dacă organizația dumneavoastră facturează din mai multe entități, examinați-le separat.

Descărcarea atestatului

În caz de control, administrația fiscală vă poate cere să dovediți că programul dumneavoastră de încasare respectă condițiile de inalterabilitate, securizare, conservare și arhivare a datelor. Cardul Atestat software casă de marcat produce acest document justificativ la cerere, prin Descărcare (PDF).

Documentul are două părți. Cea a editorului este deja semnată. A doua trebuie completată și semnată de reprezentantul dumneavoastră legal: atestatul este complet abia atunci când ambele sunt reunite, iar ele se prezintă împreună.

Cardul apare doar pentru un cont de facturare francez: obligația vizează persoanele impozabile stabilite în Franța.

Consultarea jurnalului evenimentelor

Cardul Jurnal de evenimente conduce, prin Consultați, la urma doveditoare a ceea ce s-a petrecut în facturarea dumneavoastră. Aici nu găsiți vânzările — acestea se află în comenzile dumneavoastră — ci faptele tehnice care le însoțesc.

Aici figurează în special conectările reușite și eșuate, modificările de configurație, schimbările de drepturi de facturare, închiderile efectuate, documentele sigilate și duplicatele emise, arhivele generate, exporturile contabile, trecerile în modul test, precum și anomaliile detectate: ruptură de lanț, diferență de închidere, anomalie de ceas.

Fiecare linie indică data, tipul de eveniment, contul vizat, operatorul și detaliile. Un filtru pe tip și pe perioadă vă ajută să vă orientați, iar butonul Exportați generează un fișier.

Înțelegerea închiderilor

O închidere sigilează o perioadă: fixează încasările, facturile și notele de credit pe care le conține, iar acestea nu mai pot fi nici modificate, nici regenerate. Cardul Închideri prezintă închiderile zilnice, lunare și anuale ale contului dumneavoastră.

Ele sunt efectuate automat, fără intervenția dumneavoastră. Așadar, nu aveți nimic de „făcut” în fiecare seară: tabelul se completează singur.

Fiecare linie indică perioada, numărul de tranzacții, Net încasat, Defalcare pe modalitate de plată — online, la fața locului, numerar, cec, transfer bancar, terminal — precum și numărul de facturi și de note de credit emise.

Două aspecte merită înțelese, pentru că surprind adesea:

• Totalul general nu revine niciodată la zero. Este vorba despre un cumul permanent de la crearea contului, nu despre un sold de perioadă. Un total care crește neîncetat este comportamentul așteptat.
• Reluare (punct zero) indică data și suma de la care pornește acest cumul. Pentru un cont care exista înainte de implementarea închiderilor, acesta este punctul de plecare reținut, și nu zero.

Recuperarea arhivelor fiscale

Fiecare lună închisă dă naștere unei arhive fixe, reunită într-un fișier ZIP cu marcaj temporal: tranzacții, facturi, note de credit, închideri și jurnal tehnic al perioadei. Cardul Arhive le listează sub Arhive lunare, cu perioada, dimensiunea, data creării și Amprentă (SHA-256).

Această amprentă este ceea ce face arhiva verificabilă: ea se modifică la schimbarea celui mai mic octet. Cardul este însoțit de două butoane, Instrument de verificare și Manual de verificare — ceea ce permite unui terț, controlor sau contabil, să verifice el însuși integritatea unei arhive fără să treacă prin dumneavoastră.

Arhivele sunt produse automat. Dacă o perioadă închisă nu are încă arhiva sa, aceasta apare sub Perioade închise nearhivate, iar un buton Generează vă permite să o produceți imediat.