Criar e gerenciar as assinaturas

Uma assinatura reúne as condições de acesso e de reserva de um plano: datas, preço, cota de reservas e regras a respeitar. Crie as assinaturas oferecidas pela sua organização e, em seguida, atribua a cada usuário aquela que lhe corresponde a partir da sua ficha.

Criar uma assinatura

Comece por um plano oferecido pela sua organização, por exemplo Tênis lazer. Depois, você poderá atribuí-lo aos usuários correspondentes, sem precisar redigitar as mesmas regras em cada ficha.

1. Acesse Administração›Usuários›Direitos de acesso›Assinaturas e clique em Novo.
2. Na aba Geral, preencha Nome & cor e uma descrição opcional.
3. Em Datas de abertura dos direitos, defina o período durante o qual os assinantes podem se conectar. Deixe a configuração desativada para um acesso sem limite de data.
4. Clique em Salvar.

Em seguida, complete as condições de reserva: quantas reservas um assinante pode ter ao mesmo tempo, a quais quadras ele tem acesso, quais regras ele deve respeitar? As abas Quota, Permissões e Regras permitem definir essas escolhas. O guia abaixo acompanha você na configuração delas.

Organizar a lista automaticamente

O modo Automático organiza a lista para você: não é preciso criar nenhum grupo. Clique no cabeçalho do nome, da data de início ou da data de término para escolher a ordenação. Os grupos se adaptam a essa escolha, sem alterar as assinaturas.

Com a ordenação por nome, o aplicativo procura as palavras e as temporadas em comum. Ele pode assim aproximar Tênis lazer 2026/2027 - Adultos e Tênis lazer 2026/2027 - Jovens. Nomes coerentes facilitam essa classificação. Se os títulos forem muito diferentes, o aplicativo terá menos indícios para agrupá-los. Com a ordenação por data, os grupos são formados a partir das datas de início e de término das assinaturas.

Clique no título de um grupo para recolhê-lo ou expandi-lo. Esse estado fica memorizado para a sua conta.

Organizar as assinaturas em grupos manuais

Escolha esse modo se quiser organizar a lista segundo os seus próprios critérios. Você pode, por exemplo, reunir o tênis e o padel em um grupo Escola de esportes, depois separar as assinaturas de prática livre e as ofertas pontuais, quaisquer que sejam seus nomes.

1. Passe para Grupos manuais.
2. Clique em Adicionar um grupo e dê um nome a ele: o novo grupo aparece no topo da lista.
3. Em Todos, sem pesquisa nem filtro, arraste as linhas para organizá-las nos grupos e definir sua ordem. Em tela sensível ao toque, mantenha o dedo sobre a linha antes de movê-la.
4. Arraste o título de um grupo para mudar sua posição. As assinaturas que não estão em nenhum grupo permanecem embaixo, em Nenhum grupo.

Ao passar o cursor sobre o título, os botões permitem renomear ou excluir o grupo. Excluir um grupo preserva suas assinaturas, que voltam para Nenhum grupo.

Você também pode clicar em um cabeçalho de coluna para ordenar as assinaturas por nome ou por data dentro de cada grupo. Se depois você mover uma assinatura independente ou de referência, a sua organização assume o lugar da ordenação: a posição escolhida é mantida.

As assinaturas vinculadas, apresentadas mais adiante, permanecem sob sua assinatura de referência. Você pode alterar a ordem delas dentro dessa família sem modificar a ordenação do restante da lista. Se você mover a referência, suas assinaturas vinculadas a acompanham.

Você também encontrará esses agrupamentos nas listas de escolha de assinatura quando eles facilitarem a leitura. Os nomes completos das assinaturas continuam exibidos ali.

Adaptar a exibição e agir sobre várias assinaturas

Adapte a lista à sua forma de trabalhar: ler as descrições, consultar os pagamentos ou exibir mais linhas na tela. O menu Configurações, à direita de Novo, memoriza suas preferências:

• Exibir as descrições: adiciona a descrição abaixo do nome, em no máximo duas linhas.
• Exibir os pagamentos: substitui a coluna de data de início pela dos pagamentos.
• Modo condensado: reduz o espaçamento das linhas e o tamanho dos nomes, dos botões e dos contadores.

Essas opções ficam desativadas por padrão. Os nomes longos continuam legíveis em várias linhas.

As colunas de início e de término só aparecem se pelo menos uma assinatura da lista filtrada tiver a data correspondente. Para consultar ou modificar uma assinatura, clique no seu nome, inclusive no celular.

Marque as caixas à esquerda das assinaturas para agir sobre várias linhas de uma só vez. Os botões Arquivar, Vincular, Desanexar e Remover aparecem então no lugar das abas de modo. Aplicam-se os mesmos direitos e restrições de uma ação sobre uma única assinatura.

No modo manual, Mover para… coloca toda a seleção em um grupo. Em Arquivadas, Restaurar devolve as assinaturas selecionadas para a lista atual.

Compartilhar as configurações com uma assinatura de referência

Você oferece vários planos de padel — adultos, jovens, estudantes — com preços diferentes, mas com as mesmas regras? Sem um vínculo entre essas assinaturas, cada alteração de cota ou de acesso às quadras precisa ser repetida em cada plano, com o risco de esquecer algum.

Uma assinatura de referência permite gerenciar essas configurações em um só lugar. Crie, por exemplo, Assinatura Padel e vincule a ela os seus planos: as modificações das configurações comuns serão aplicadas automaticamente a todas as assinaturas vinculadas, enquanto cada uma conservará seu preço e suas informações próprias. Se alguns planos precisarem ter regras diferentes, mantenha-os independentes ou vincule-os a outra referência.

As configurações são transmitidas somente da referência para as assinaturas vinculadas, quando você as salva. Alterar o preço ou o nome de uma assinatura vinculada, portanto, não tem nenhum efeito sobre a referência nem sobre as outras assinaturas. Você também pode atribuir a assinatura de referência a usuários: ela continua sendo uma assinatura completa.

Criar uma assinatura vinculada

Na lista, o botão Criar uma assinatura vinculada da referência permite criar rapidamente uma nova variação. Você também pode fazer isso a partir da configuração dela:

1. Abra a assinatura que servirá de referência, aba Geral.
2. Na seção Assinatura de referência, clique em Criar uma assinatura vinculada.
3. Digite o nome desejado na janela de confirmação e confirme.
4. A assinatura criada aparece na lista das assinaturas vinculadas da referência. Clique no seu botão Abrir para personalizar o nome, o preço e as demais informações próprias.

Vincular uma assinatura existente

1. Abra a assinatura a vincular e salve primeiro as suas eventuais modificações.
2. Em Geral, seção Assinatura de referência, escolha a referência desejada.
3. Leia a confirmação: ela indica quantos usuários são afetados. Ao confirmar, você substitui as configurações comuns dessa assinatura pelas da referência escolhida. Seu preço e suas informações próprias são conservados.

Saber onde modificar as configurações

Em uma assinatura vinculada, a faixa no alto do painel indica de qual referência vêm as configurações. As que são herdadas aparecem em cinza, com o nome da referência. Para modificá-las, abra essa referência: a alteração se aplicará a todas as suas assinaturas vinculadas.

Continuam personalizáveis em cada assinatura vinculada:

• seu nome, sua descrição, sua cor e suas palavras-chave;
• suas datas e suas cores de reserva;
• seus preços e seu faturamento, incluindo os preços e a venda dos créditos de reserva ou de convidado;
• as opções da aba Inscrições.

As demais configurações são herdadas: cotas, permissões, regras, rótulos, funcionamento dos créditos e convites, informações exigidas para reservar, bloqueio em caso de pendência de pagamento e lembretes antes da expiração.

Por exemplo, você pode definir o preço jovem em 160 € e o preço adulto em 320 €. Cada um mantém seu preço, mesmo quando você modifica as regras comuns em Assinatura Padel.

Na lista, um traço liga os marcadores das assinaturas vinculadas ao da sua referência: assim você identifica os planos que compartilham as mesmas configurações. Se o nome deles começar pelo da referência, apenas a continuação poderá ser exibida: Padel - Jovens se torna Jovens sob Padel. O nome completo é conservado e fica acessível ao passar o cursor.

Desvincular uma assinatura sem excluí-la

No cartão da referência, use Desanexar na linha correspondente. Você também pode escolher Nenhum no campo Assinatura de referência da assinatura vinculada e confirmar.

A desvinculação retira apenas o vínculo: a assinatura e seus usuários são conservados. As configurações herdadas permanecem como estão no momento da desvinculação e passam a ser modificáveis diretamente nessa assinatura. As alterações feitas depois na antiga referência não serão mais aplicadas a ela.

Para desvincular várias assinaturas de uma só vez, marque-as na lista e use Desanexar, conforme seus direitos de gestão.

Acompanhar o pagamento das mensalidades

Se você recebe as mensalidades na recepção ou por transferência bancária, pode registrar os pagamentos para saber quem quitou sua assinatura. Na aba Geral, preencha Tarifa da assinatura: a caixa Assinatura paga em cada ficha permite indicar o pagamento, sua data e seu valor.

Para ter uma visão geral de todos os usuários, abra Administração›Usuários›Direitos de acesso›Acompanhamento das assinaturas. Você pode filtrar a lista por assinatura ou por status de pagamento e depois exportá-la no formato Excel.

Ative, se necessário, Bloquear as reservas se o usuário não pagou sua assinatura: uma faixa aparece então na ficha do usuário, e a reserva lhe é recusada até o registro do pagamento.

Para não precisar vigiar essa tela, ative os relatórios de atividades: eles enviam a você todo mês a lista nominal das assinaturas que expiram nos próximos 30 dias.

Vender a assinatura on-line

Ative Pagamentos & faturamento na aba Geral para tornar a assinatura paga on-line: os usuários podem contratá-la ou renová-la conforme os planos configurados, com faturamento automático. O pagamento é feito de acordo com os meios de recebimento da conta de faturamento associada.

Quando essa seção está ativa, as datas assumem outro sentido: elas se tornam Datas de acesso padrão, aplicadas enquanto o assinante não tiver um plano em curso. Assim que ele comprar um plano, são as datas do plano que passam a valer.

Enviar lembretes automáticos aos assinantes antes do vencimento

Os lembretes recordam aos usuários que devem renovar sua assinatura antes de perder o acesso às reservas. Três e-mails estão previstos antes da data de vencimento: 30 dias antes, 7 dias antes e na véspera.

Para consultar a configuração, acesse Administração›Usuários›Direitos de acesso›Assinaturas, abra a assinatura em questão, depois a aba Geral, seção Lembretes automáticos antes do vencimento. Os lembretes ficam ativados por padrão. Para uma assinatura vinculada, essa configuração é alterada na sua assinatura de referência.

Adicionar uma mensagem personalizada

Abaixo do botão, um editor permite acrescentar algumas linhas que serão incluídas no e-mail: data da assembleia geral, preço da temporada seguinte, plantão de inscrições, endereço de um formulário a preencher, anexo...

O que o assinante recebe

O e-mail lembra a assinatura em questão, sua data de vencimento e o número de dias restantes, e em seguida a sua mensagem, caso você tenha escrito alguma.

Um botão de renovação aparece se o usuário tiver acesso a uma assinatura que possa comprar on-line a partir da sua conta. Caso contrário, o e-mail contém apenas o lembrete e a sua mensagem: lembre-se de explicar nela como renovar de outra forma.

Quem não recebe lembrete

• Os assinantes sem data de vencimento informada na ficha: sem essa data, o aplicativo não consegue programar o lembrete.
• Os assinantes cuja assinatura está com os lembretes desativados.
• Os assinantes suspensos.
• Aqueles que desativaram as notificações Pagamentos & faturamento na sua conta.

Exigir comprovantes para reservar

Na aba Geral, a seção Informações obrigatórias para reservar obriga os assinantes a preencher certas informações antes de poder reservar: endereço de e-mail, endereço postal, telefone, foto de perfil, data de nascimento, ranking, número de licença, comprovante de residência ou atestado médico.

O usuário é convidado a completar sua ficha já no primeiro acesso e, depois, ao clicar em um horário livre. Se você ativar Aplicar esta restrição quando o assinante for parceiro em uma reserva, ele também não poderá ser adicionado à reserva de outra pessoa enquanto faltarem as informações solicitadas.

Duplicar uma assinatura para a nova temporada

A duplicação evita que você comece do zero: retome a configuração de uma temporada anterior e depois adapte as datas e as opções da cópia.

1. Na lista, clique em Duplicar na linha da assinatura a reaproveitar.
2. Digite o nome da cópia na janela de confirmação e confirme: ela aparece na lista.
3. Clique no seu nome para ajustar suas datas e as opções necessárias.

Você também pode duplicar a partir do painel de configuração de uma assinatura. Nesse caso, o painel da cópia se abre diretamente após a confirmação.

A duplicação de uma assinatura vinculada conserva seu vínculo com a mesma referência, se você tiver os direitos necessários sobre ela. Ela não cria uma nova referência para a temporada seguinte.

Arquivar as assinaturas que não são mais úteis

Arquive um plano antigo para aliviar a lista sem excluir as assinaturas dos usuários que ainda o possuem. Assim, você pode guardar uma temporada passada sem esperar que todos os usuários tenham trocado de plano.

Clique em Arquivar na lista e confirme. A assinatura passa para Arquivadas. Ela não é mais oferecida como nova opção ao adicionar ou modificar um usuário; quem já está inscrito nela a conserva.

Uma faixa pode sugerir assinaturas para arquivar. Verifique a seleção antes de confirmar. Se você clicar em Ocultar, apenas a faixa desaparece, e essa escolha fica memorizada para a sua conta: nenhuma assinatura é arquivada.

Para trazer uma assinatura de volta à lista atual, abra Arquivadas e clique em Restaurar. Se você restaurar uma assinatura vinculada cuja referência está arquivada, esta também é restaurada, conforme os seus direitos.

As assinaturas arquivadas permanecem disponíveis para a associação das assinaturas durante as importações clássica e ADOC.

Excluir uma assinatura vazia

Exclua uma assinatura se não precisar mais dela e se nenhum usuário estiver vinculado a ela. Se ela ainda estiver em uso, arquive-a para retirá-la da lista mantendo-a para seus assinantes.

Use Remover na lista ou no painel de configuração. A exclusão é recusada se a assinatura ainda tiver usuários, se ela for definida como padrão ou se for a do administrador conectado. As mesmas proteções se aplicam quando você exclui várias assinaturas de uma só vez; a mensagem propõe então o arquivamento.

Excluir uma referência vazia desvincula suas assinaturas vinculadas: elas são conservadas com suas configurações atuais. Para retirar somente um vínculo, use Desanexar, sem excluir a assinatura.

Reatribuir uma assinatura em massa

No início de uma temporada, você pode atribuir a nova assinatura a vários usuários em uma única operação, sem abrir cada ficha.

1. Acesse Administração›Usuários›Gestão de usuários e selecione os usuários em questão, ou Selecionar tudo após aplicar um filtro.
2. Abra Ações e depois Edição rápida.
3. Escolha a nova assinatura e, se necessário, suas datas, depois clique em Salvar.

Nessa mesma operação, você pode marcar a assinatura como não paga para os usuários selecionados, por exemplo no início de uma nova temporada.

Se você preparar essas alterações em um arquivo, também pode usar a importação para atualizar as assinaturas dos usuários em questão.