Criar e gerenciar as assinaturas
As assinaturas definem os direitos de reserva dos seus usuários: período de acesso, valor, cotas e regras. Crie uma assinatura para cada plano oferecido pela sua organização e depois atribua-a nas fichas.
Criar uma assinatura
- Acesse Administração›Usuários›Direitos de acesso›Assinaturas e clique em Novo.
- Na aba Geral, preencha Nome & cor e uma descrição opcional.
- Em Datas de abertura dos direitos, defina o período durante o qual os assinantes podem se conectar. Deixe a configuração desativada para um acesso sem limite de data.
- Clique em Salvar.
A configuração é organizada em abas: Geral, Quota, Permissões, Regras, Créditos, Convites, Rótulos e Inscrições. As abas dedicadas às regras de reserva são detalhadas em uma página específica.
Acompanhar o pagamento das mensalidades
Na aba Geral, preencha Tarifa da assinatura: uma caixa Assinatura paga aparece então em cada ficha, com a data e o valor pagos. O módulo Acompanhamento das assinaturas (Administração›Usuários›Direitos de acesso›Acompanhamento das assinaturas) lista todos os assinantes com seu status de pagamento, com filtro por Por assinatura e Por status, e exportação em formato Excel.
Ative, se necessário, Bloquear as reservas se o usuário não pagou sua assinatura: uma faixa aparece então na ficha do usuário, e a reserva é recusada até o registro do pagamento.
Para não precisar monitorar essa tela, ative os relatórios de atividades: eles enviam a você todo mês a lista nominal das assinaturas que expiram nos próximos 30 dias.
Vender a assinatura on-line
Ative Pagamentos & faturamento na aba Geral para tornar a assinatura paga on-line: os usuários podem contratá-la ou renová-la conforme os planos configurados, com faturamento automático. O pagamento é feito de acordo com os meios de recebimento da conta de faturamento associada.
Quando essa seção está ativa, as datas assumem outro sentido: elas se tornam Datas de acesso padrão, aplicadas enquanto o assinante não tiver um plano em vigor. Assim que ele compra um plano, são as datas do plano que passam a valer.
Avisar automaticamente os assinantes antes do vencimento
Um assinante que deixa a assinatura expirar perde seus direitos sem perceber, e você só descobre quando ele não consegue mais reservar. Três e-mails são enviados automaticamente antes do vencimento: 30 dias antes, 7 dias antes e na véspera.
O ajuste é feito assinatura por assinatura. Acesse Administração›Usuários›Direitos de acesso›Assinaturas, abra a assinatura desejada, aba Geral, seção Lembretes automáticos antes do vencimento. Ela está ativa por padrão: você não precisa fazer nada para se beneficiar dela.
Adicionar uma mensagem personalizada
Abaixo do botão de ativação, um editor permite adicionar algumas linhas que serão incluídas no e-mail: data da assembleia geral, valor da temporada seguinte, plantão de matrículas, endereço de um formulário a preencher, anexo...
O que o assinante recebe
O e-mail lembra a assinatura em questão, sua data de vencimento e o número de dias restantes, seguidos da sua mensagem, caso você tenha inserido uma.
Um botão de renovação só aparece se o assinante puder realmente renovar pela sua conta, ou seja, se houver uma assinatura disponível para compra on-line para ele. Caso contrário, o e-mail apenas informa, sem propor uma ação impossível: cabe a você indicar o procedimento na mensagem personalizada.
Quem não recebe aviso
- Os assinantes sem data de vencimento. Um aviso anuncia um fim: sem data de término preenchida, a assinatura nunca expira do ponto de vista do software, e nenhum e-mail é enviado. Esse é o caso mais frequente quando nada acontece — verifique a ficha do assinante antes de procurar outras causas.
- Os assinantes cuja assinatura está com os avisos desativados.
- Os assinantes suspensos.
- Aqueles que desativaram as notificações Pagamentos & faturamento em sua conta: a escolha deles prevalece sobre a sua.
Exigir documentos comprobatórios para reservar
Na aba Geral, a seção Informações obrigatórias para reservar obriga os assinantes a completar determinadas informações antes de poder reservar: endereço de e-mail, endereço postal, telefone, foto de perfil, data de nascimento, ranking, número de licença, comprovante de residência ou atestado médico.
O usuário é convidado a fornecê-los já no primeiro acesso e, depois, no momento de clicar em um horário livre. A opção Aplicar esta restrição quando o assinante for parceiro em uma reserva estende a regra: o assinante com dados incompletos também não pode ser adicionado como parceiro por outra pessoa.
Duplicar uma assinatura para a nova temporada
- Abra a assinatura da temporada anterior.
- Clique em Duplicar: toda a configuração é copiada.
- Renomeie a cópia e ajuste suas datas.
Reatribuir uma assinatura em massa
- Acesse Administração›Usuários›Gestão de usuários e selecione os usuários desejados, ou Selecionar tudo após aplicar um filtro.
- Abra Ações e depois Edição rápida.
- Escolha a nova assinatura e, se necessário, suas datas, e clique em Salvar.
A edição rápida permite, no mesmo gesto, marcar todos como não pagos: é a operação de início de temporada em uma única manipulação.
Uma importação de arquivo também permite atualizar a assinatura de toda a base em uma única operação.
