Contabilidade e fatura eletrônica
Configure o plano de contas da sua organização, exporte seus lançamentos para o software do seu contador e ative a fatura eletrônica no formato Factur-X.
Configurar seu plano de contas
O plano de contas determina em quais contas e em quais diários suas vendas serão lançadas nas exportações. Ele é configurado por conta de faturamento: duas entidades que faturam separadamente têm cada uma o seu.
- Acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento e abra a conta desejada.
- Abra a aba Plano de contas.
- Ajuste os números de conta e os nomes das contas, depois clique em Salvar.
A tela é estruturada em três blocos:
- Vendas, IVA e clientes: as contas de prestação de serviços, de IVA cobrado, de clientes e de descontos concedidos.
- Tesouraria: as contas de banco, de caixa e de cheques em cobrança, utilizadas pelos lançamentos de recebimento.
- Logs: os códigos dos diários de vendas, de banco e de caixa.
Distribuir suas vendas por categoria ou por alíquota
Por padrão, todas as suas vendas são lançadas em uma única conta de receitas. Duas distribuições opcionais permitem ir além, na mesma aba.
- Distribuição de vendas por categoria: uma conta distinta por categoria de produto — assinaturas, créditos, materiais, aulas… Clique em Adicionar uma categoria, escolha a categoria e informe a conta dela.
- Distribuição do IVA por taxa: uma conta de IVA cobrado distinta por alíquota. Clique em Adicionar uma taxa, informe a alíquota e a conta correspondente.
Isso é útil quando sua contabilidade precisa distinguir as atividades entre si — por exemplo, separar as receitas de ensino das locações de quadra. Sem essa distribuição, tudo é lançado nas contas gerais definidas acima.
Exportar suas vendas e seus lançamentos
- Acesse Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
- Filtre a lista pelo período e pelos critérios desejados: a exportação reproduz exatamente os filtros exibidos na tela.
- Clique em Baixar a exportação e escolha um formato.
Acompanhar a atividade comercial
- Excel (.xlsx): uma linha por pedido, com a data, o usuário, os valores sem impostos, o IVA e o total com impostos, o status e o meio de pagamento. É o formato indicado para analisar suas vendas em uma planilha.
- CSV (.csv): o mesmo relatório, em um formato legível por qualquer planilha.
- Baixar as faturas em PDF: um arquivo compactado contendo o PDF de cada fatura do filtro atual. Somente as faturas emitidas aparecem nele.
Enviar ao seu contador
- Registros contábeis (.csv): os lançamentos em débito/crédito por fatura, em um formato legível destinado a uma importação manual.
- FEC (França): o Fichier des Écritures Comptables, formato legal francês, importável pelo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ou QuickBooks. Um lançamento equilibrado por fatura.
- FAIA (Luxemburgo) e DATEV (Alemanha): os formatos legais desses dois países, oferecidos às organizações ali estabelecidas.
A opção Incluir os regulamentos (tesouraria) acrescenta os lançamentos de recebimento (banco, caixa, cheque) aos das vendas. Desmarque-a para exportar apenas o diário de vendas.
Emitir faturas no formato Factur-X
A faturação eletrônica está se tornando obrigatória na França. Factur-X é o formato adotado: uma fatura em PDF totalmente comum, na qual é inserido um arquivo de dados que os softwares contábeis sabem ler automaticamente.
Para quem recebe a fatura, nada muda: a pessoa abre um PDF, idêntico ao de antes. É o software de contabilidade dela que encontra, adicionalmente, os valores e os identificadores sem que ela precise digitá-los novamente.
Verificar se a sua organização está sujeita à obrigação
Essa é a primeira questão a resolver, e a resposta está longe de ser a mesma para todas as organizações.
- As associações esportivas isentas de IVA nos termos do artigo 261-7-1° do código geral dos impostos não estão sujeitas nem à faturação eletrônica nem ao e-reporting. Muitas organizações se encontram nesse caso.
- As organizações sujeitas ao IVA deverão emitir suas faturas entre profissionais em formato eletrônico. Para as micro e pequenas empresas, ou seja, a quase totalidade das organizações, o prazo de emissão está fixado em 1º de setembro de 2027.
- As faturas para pessoas físicas (seus associados) estão fora do escopo da faturação eletrônica, qualquer que seja o seu regime.
Ativar o formato
- Acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento e edite a conta desejada.
- Na aba Faturamento, localize a opção Fatura eletrônica situada na seção Informações de faturamento
- Escolha o formato:
- Factur-X (França) para uma organização francesa: ele acrescenta as menções legais francesas exigidas nas faturas entre profissionais;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para a norma europeia, sem as especificidades francesas;
- Desativado para gerar faturas em PDF clássicas.
A configuração é específica de cada conta de faturamento: uma organização que fatura a partir de várias contas as ativa de forma independente.
Preencher as informações obrigatórias
Uma fatura eletrônica deve identificar seu emissor de forma inequívoca. Essas informações são preenchidas na mesma aba, seção Informações de faturamento.
- O SIRET da sua organização: é o campo indispensável. Sem ele, a fatura não pode estar em conformidade, e uma mensagem de aviso é exibida abaixo da opção.
- O Número de IVA, se a sua organização estiver sujeita a ele. Se estiver vazio, o SIRET serve como identificador fiscal.
- O endereço completo: razão social, rua, código postal, cidade e país. Um endereço incompleto gera uma fatura rejeitada pela plataforma do seu cliente.
- O e-mail de faturamento, usado como ponto de contato quando nenhum outro identificador está disponível.
Obter o SIREN dos seus clientes profissionais
Uma fatura entre profissionais também deve identificar o comprador. O SIREN do cliente é preenchido no endereço de faturamento dele, bloco Endereço da empresa, junto com a Razão social e o SIREN. O mesmo preenchimento é oferecido durante uma venda no balcão.
Nada disso é exigido para uma fatura destinada a uma pessoa física: nome, endereço e país bastam.
