Contabilidade e Auditoria

Configure o plano de contas da sua organização, exporte seus lançamentos para o software do seu contador, ative a nota fiscal eletrônica no formato Factur-X e encontre os documentos que a administração tributária pode solicitar: atestado, registro de eventos, fechamentos e arquivos.

Configurar seu plano de contas

O plano de contas determina em quais contas e em quais diários suas vendas serão lançadas nas exportações. Ele é definido por conta de faturamento: duas entidades que faturam separadamente têm cada uma o seu.

1. Acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento e abra a conta desejada.
2. Abra a aba Plano de contas.
3. Ajuste os números de conta e as descrições, depois clique em Salvar.

A tela é organizada em três blocos:

• Vendas, IVA e clientes: as contas de prestação de serviços, de impostos sobre vendas, de clientes e de descontos concedidos.
• Tesouraria: as contas de banco, de caixa e de cheques a receber, utilizadas pelos lançamentos de recebimento.
• Diários: os códigos dos diários de vendas, de banco e de caixa.

Distribuir suas vendas por categoria ou por alíquota

Por padrão, todas as suas vendas são lançadas em uma única conta de receitas. Duas distribuições opcionais permitem ir além, na mesma aba.

• Distribuição de vendas por categoria: uma conta distinta por categoria de produto — assinaturas, créditos, materiais, aulas… Clique em Adicionar uma categoria, escolha a categoria e informe a conta correspondente.
• Distribuição do IVA por taxa: uma conta de imposto sobre vendas distinta por alíquota. Clique em Adicionar uma taxa, informe a alíquota e a conta correspondente.

Isso é útil quando sua contabilidade precisa distinguir as atividades entre si — por exemplo, separar as receitas de ensino das locações de quadra. Sem distribuição, tudo é lançado nas contas gerais definidas acima.

Exportar suas vendas e seus lançamentos

1. Acesse Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
2. Filtre a lista pelo período e pelos critérios desejados: a exportação reproduz exatamente os filtros exibidos na tela.
3. Clique em Baixar a exportação e escolha um formato.

Acompanhar a atividade comercial

• Excel (.xlsx): uma linha por pedido, com a data, o usuário, os valores líquidos, impostos e totais, o status e o método de pagamento. É o formato indicado para analisar suas vendas em uma planilha.
• CSV (.csv): o mesmo relatório, em um formato legível por qualquer planilha.
• Baixar as faturas em PDF: um arquivo compactado com o PDF de cada nota fiscal do filtro atual. Apenas as notas fiscais emitidas são incluídas.

Enviar ao seu contador

• Lançamentos contábeis (.csv): os lançamentos em débito/crédito por nota fiscal, em um formato legível destinado a uma importação manual.
• FEC (França): o Arquivo de Lançamentos Contábeis, formato legal francês, importável pelo Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ou QuickBooks. Um lançamento equilibrado por nota fiscal.
• FAIA (Luxemburgo) e DATEV (Alemanha): os formatos legais desses dois países, oferecidos às organizações nele estabelecidas.

A opção Incluir os regulamentos (tesouraria) acrescenta os lançamentos de recebimento (banco, caixa, cheque) aos das vendas. Desmarque-a para exportar apenas o diário de vendas.

Emitir notas fiscais no formato Factur-X

A nota fiscal eletrônica está se tornando obrigatória na França. O Factur-X é o formato adotado: uma nota fiscal em PDF totalmente comum, na qual é inserido um arquivo de dados que os softwares contábeis conseguem ler automaticamente.

Para quem recebe a nota fiscal, nada muda: a pessoa abre um PDF idêntico ao de antes. É o software de contabilidade dela que encontra, adicionalmente, os valores e os identificadores sem precisar redigitá-los.

Verificar se sua organização é afetada

Essa é a primeira questão a resolver, e a resposta está longe de ser a mesma para todas as organizações.

• As associações esportivas isentas de imposto sobre vendas nos termos do artigo 261-7-1° do código geral de impostos francês não estão sujeitas nem à nota fiscal eletrônica nem ao e-reporting. Muitas organizações se encontram nessa situação.
• As organizações contribuintes do imposto sobre vendas deverão emitir suas notas fiscais entre empresas em formato eletrônico. Para as micro e pequenas empresas, ou seja, a quase totalidade das organizações, o prazo de emissão está fixado em 1º de setembro de 2027.
• As notas fiscais para pessoas físicas (seus associados) estão fora do escopo da nota fiscal eletrônica, qualquer que seja o seu regime.

Ativar o formato

1. Acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento e edite a conta desejada.
2. Na aba Faturamento, localize a opção Fatura eletrônica situada na seção Informações de faturamento
3. Escolha o formato:
   • Factur-X (França) para uma organização francesa: acrescenta as menções legais francesas exigidas nas notas fiscais entre empresas;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para a norma europeia, sem as especificidades francesas;
   • Desativado para produzir notas fiscais em PDF tradicionais.

A configuração é própria de cada conta de faturamento: uma organização que fatura a partir de várias contas ativa cada uma delas de forma independente.

Informar os dados obrigatórios

Uma nota fiscal eletrônica deve identificar seu emissor de forma inequívoca. Esses dados são informados na mesma aba, seção Informações de faturamento.

1. O SIRET da sua organização: é o campo indispensável. Sem ele, a nota fiscal não pode estar em conformidade, e uma mensagem de aviso é exibida abaixo da opção.
2. O Número de IVA, se sua organização for contribuinte. Se estiver vazio, o SIRET funciona como identificador fiscal.
3. O endereço completo: razão social, rua, código postal, cidade e país. Um endereço incompleto gera uma nota fiscal rejeitada pela plataforma do seu cliente.
4. O e-mail de faturamento, utilizado como ponto de contato quando nenhum outro identificador está disponível.

Obter o SIREN dos seus clientes empresariais

Uma nota fiscal entre empresas deve também identificar o comprador. O SIREN do cliente é informado no endereço de faturamento dele, bloco Endereço da empresa, junto com a Razão social e o SIREN. O mesmo preenchimento é oferecido em uma venda no balcão.

Nada disso é solicitado para uma nota fiscal a uma pessoa física: nome, endereço e país são suficientes.

Encontrar seus comprovantes de auditoria

Um software que recebe pagamentos deve poder comprovar que seus lançamentos não foram alterados. Quatro comprovantes atendem a essa exigência, reunidos no mesmo lugar: acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento, abra a conta de faturamento desejada e, em seguida, a aba Contabilidade & Auditoria.

Essa aba só aparece em uma conta já salva: os comprovantes se referem a uma atividade, e não há nada a mostrar em uma conta que está sendo criada. Cada conta de faturamento tem os seus — se sua organização fatura a partir de várias entidades, examine-os separadamente.

Baixar seu atestado

Em caso de fiscalização, a administração tributária pode solicitar que você comprove que o seu software de recebimento respeita as condições de inalterabilidade, segurança, conservação e arquivamento dos dados. O cartão Atestado de software de caixa registradora gera esse documento comprobatório sob demanda, por meio de Baixar (PDF).

O documento tem duas partes. A parte do fornecedor do software já vem assinada. A segunda deve ser preenchida e assinada pelo seu representante legal: o atestado só está completo quando as duas estão reunidas, e é em conjunto que devem ser apresentadas.

O cartão só aparece para uma conta de faturamento francesa: a obrigação se aplica aos contribuintes estabelecidos na França.

Consultar o registro de eventos

O cartão Registro de eventos leva, por meio de Consultar, ao registro comprobatório do que aconteceu no seu faturamento. Não se encontram nele as vendas — elas estão nos seus pedidos — mas os fatos técnicos que as cercam.

Constam nele, entre outros, os acessos bem-sucedidos e falhos, as alterações de configuração, as mudanças de permissões de faturamento, os fechamentos realizados, os documentos selados e as segundas vias emitidas, os arquivos gerados, as exportações contábeis, as mudanças para o modo de teste, bem como as anomalias detectadas: quebra de cadeia, divergência de fechamento, anomalia de relógio.

Cada linha traz sua data, seu tipo de evento, a conta envolvida, o operador e o detalhe. Um filtro por tipo e por período ajuda a se orientar, e o botão Exportar gera um arquivo.

Entender os fechamentos

Um fechamento sela um período: ele congela os recebimentos, as notas fiscais e as notas de crédito nele contidos, e não pode mais ser alterado nem regerado. O cartão Fechamentos apresenta os fechamentos diários, mensais e anuais da sua conta.

Eles são realizados automaticamente, sem qualquer intervenção sua. Portanto, você não precisa «fazer» nada a cada noite: a tabela se preenche sozinha.

Cada linha indica o período, o número de transações, o Líquido recebido, a Rateio por método de pagamento — online, no local, dinheiro, cheque, transferência, terminal — bem como o número de notas fiscais e de notas de crédito emitidas.

Dois pontos merecem ser compreendidos, porque costumam surpreender:

• O grande total nunca volta a zero. Trata-se de um acumulado perpétuo desde a origem da conta, e não de um saldo do período. Um total que aumenta sem parar é o comportamento esperado.
• A Retomada (ponto zero) indica a data e o valor a partir dos quais esse acumulado começa. Para uma conta que existia antes da implantação dos fechamentos, esse é o ponto de partida adotado, e não zero.

Obter seus arquivos fiscais

Cada mês encerrado dá origem a um arquivo congelado, reunido em um arquivo ZIP com data e hora: transações, notas fiscais, notas de crédito, fechamentos e registro técnico do período. O cartão Arquivos os lista em Arquivos mensais, com seu período, seu tamanho, sua data de criação e sua Impressão digital (SHA-256).

Essa assinatura digital é o que torna o arquivo verificável: ela muda ao menor byte alterado. Dois botões acompanham o cartão, Ferramenta de verificação e Manual de verificação — o suficiente para permitir que um terceiro, fiscal ou contador, verifique por conta própria a integridade de um arquivo sem depender de você.

Os arquivos são gerados automaticamente. Se um período encerrado ainda não tiver o seu, ele aparece em Períodos encerrados não arquivados e um botão Gerar permite gerá-lo imediatamente.