Contabilidade & Auditoria

Configure o plano de contas da sua organização, exporte seus lançamentos para o software do seu contador, ative a fatura eletrônica no formato Factur-X e encontre os documentos que a administração fiscal pode solicitar: atestado, registro de eventos, fechamentos e arquivos.

Configurar seu plano de contas

O plano de contas determina em quais contas e em quais diários suas vendas serão lançadas nas exportações. Ele é definido por conta de faturamento: duas entidades que faturam separadamente têm cada uma o seu.

1. Acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento e abra a conta em questão.
2. Abra a aba Plano de contas.
3. Ajuste os números de conta e os nomes, depois clique em Salvar.

Três blocos organizam a tela:

• Vendas, IVA e clientes: as contas de prestação de serviços, de imposto recolhido, de clientes e de descontos concedidos.
• Tesouraria: as contas de banco, de caixa e de cheques a receber, utilizadas pelos lançamentos de recebimento.
• Diários: os códigos dos diários de vendas, de banco e de caixa.

Distribuir suas vendas por categoria ou por alíquota

Por padrão, todas as suas vendas são lançadas em uma única conta de receitas. Duas distribuições opcionais permitem ir além, na mesma aba.

• Distribuição de vendas por categoria: uma conta distinta por categoria de produto — assinaturas, créditos, materiais, aulas… Clique em Adicionar uma categoria, escolha a categoria e informe a conta correspondente.
• Distribuição do IVA por taxa: uma conta de imposto recolhido distinta por alíquota. Clique em Adicionar uma taxa, informe a alíquota e a conta correspondente.

Isso é útil quando sua contabilidade precisa distinguir as atividades entre si — por exemplo, separar as receitas de ensino das locações de quadra. Sem essa distribuição, tudo vai para as contas gerais definidas acima.

Exportar suas vendas e seus lançamentos

1. Acesse Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
2. Filtre a lista pelo período e pelos critérios desejados: a exportação reproduz exatamente os filtros exibidos na tela.
3. Clique em Baixar a exportação e escolha um formato.

Acompanhar a atividade comercial

• Excel (.xlsx): uma linha por pedido, com a data, o usuário, os valores líquidos, os impostos e o total, o status e a forma de pagamento. É o formato preferencial para analisar suas vendas em uma planilha.
• CSV (.csv): o mesmo relatório, em um formato legível por qualquer planilha.
• Baixar as faturas em PDF: um arquivo compactado contendo o PDF de cada fatura do filtro atual. Somente as faturas emitidas aparecem nele.

Enviar ao seu contador

• Lançamentos contábeis (.csv): os lançamentos em débito/crédito por fatura, em um formato legível destinado a uma importação manual.
• FEC (França): o Arquivo de Lançamentos Contábeis, formato legal francês, importável por Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane ou QuickBooks. Um lançamento equilibrado por fatura.
• FAIA (Luxemburgo) e DATEV (Alemanha): os formatos legais desses dois países, oferecidos às organizações ali estabelecidas.

A opção Incluir os regulamentos (tesouraria) acrescenta os lançamentos de recebimento (banco, caixa, cheque) aos das vendas. Desmarque-a para exportar apenas o diário de vendas.

Emitir faturas no formato Factur-X

A faturação eletrônica está se tornando obrigatória na França. O Factur-X é o formato adotado: uma fatura em PDF totalmente comum, dentro da qual é inserido um arquivo de dados que os softwares contábeis conseguem ler automaticamente.

Para quem recebe a fatura, nada muda: a pessoa abre um PDF, idêntico ao de antes. É o software de contabilidade dela que encontra, além disso, os valores e os identificadores sem que ela precise digitá-los novamente.

Verificar se sua organização está sujeita à obrigação

Essa é a primeira questão a resolver, e a resposta está longe de ser a mesma para todas as organizações.

• As associações esportivas isentas de imposto nos termos do artigo 261-7-1° do código geral dos impostos francês não estão sujeitas nem à faturação eletrônica nem ao e-reporting. Muitas organizações estão nessa situação.
• As organizações contribuintes do imposto deverão emitir suas faturas entre empresas em formato eletrônico. Para microempresas e pequenas e médias empresas, ou seja, praticamente todas as organizações, o prazo de emissão está fixado em 1º de setembro de 2027.
• As faturas para pessoas físicas (seus associados) estão fora do escopo da faturação eletrônica, qualquer que seja o seu regime.

Ativar o formato

1. Acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento e edite a conta em questão.
2. Na aba Faturamento, localize a opção Fatura eletrônica situada na seção Informações de faturamento
3. Escolha o formato:
   • Factur-X (França) para uma organização francesa: ele acrescenta as menções legais francesas exigidas nas faturas entre empresas;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) para a norma europeia, sem as especificidades francesas;
   • Desativado para produzir faturas em PDF comuns.

O ajuste é próprio de cada conta de faturamento: uma organização que fatura a partir de várias contas as ativa de forma independente.

Preencher as informações obrigatórias

Uma fatura eletrônica deve identificar seu emissor com segurança. Essas informações são preenchidas na mesma aba, seção Informações de faturamento.

1. O SIREN / SIRET da sua organização: é o campo indispensável. Sem ele, a fatura não pode estar em conformidade, e uma mensagem de aviso aparece abaixo da opção.
2. O Número de IVA, se a sua organização for contribuinte. Se estiver vazio, o SIRET funciona como identificador fiscal.
3. O endereço completo: razão social, rua, código postal, cidade e país. Um endereço incompleto gera uma fatura rejeitada pela plataforma do seu cliente.
4. O e-mail de faturamento, usado como ponto de contato quando nenhum outro identificador está disponível.

Obter o SIREN dos seus clientes empresariais

Uma fatura entre empresas também deve identificar o comprador. O SIREN do cliente é informado no endereço de faturamento, bloco Endereço da empresa, junto com a Razão social e o Identificação da organização. O mesmo preenchimento é oferecido durante uma venda no balcão.

Nada disso é exigido para uma fatura a uma pessoa física: nome, endereço e país bastam.

Encontrar seus documentos de auditoria

Um software que recebe pagamentos deve conseguir provar que seus lançamentos não foram alterados. Quatro documentos atendem a essa exigência, reunidos no mesmo lugar: acesse Administração›Configurações›Faturamento›Contas de faturamento, abra a conta de faturamento em questão e, em seguida, a aba Contabilidade & Auditoria.

Essa aba só aparece em uma conta já registrada: os documentos se referem a uma atividade, e não há nada a mostrar em uma conta que está sendo criada. Cada conta de faturamento tem os seus — se a sua organização fatura a partir de várias entidades, examine-os separadamente.

Baixar seu atestado

Em caso de fiscalização, a administração fiscal pode solicitar a comprovação de que o seu software de recebimento respeita as condições de inalterabilidade, segurança, conservação e arquivamento dos dados. O cartão Atestado de software de caixa registradora gera esse comprovante sob demanda, por meio de Baixar (PDF).

O documento tem duas partes. A do fornecedor do software já vem assinada. A segunda deve ser preenchida e assinada pelo seu representante legal: o atestado só está completo quando as duas estão reunidas, e é em conjunto que elas são apresentadas.

O cartão só aparece para uma conta de faturamento francesa: a obrigação se aplica aos contribuintes estabelecidos na França.

Consultar o registro de eventos

O cartão Registro de eventos leva, por meio de Consultar, ao rastro comprobatório do que aconteceu no seu faturamento. Nele não estão as vendas — elas ficam nos seus pedidos — mas sim os fatos técnicos que as cercam.

Aparecem ali, entre outros, as conexões bem-sucedidas e as falhas, as alterações de configuração, as mudanças de direitos de faturamento, os fechamentos realizados, os documentos selados e as segundas vias emitidas, os arquivos gerados, as exportações contábeis, as mudanças para o modo de teste, além das anomalias detectadas: ruptura de cadeia, divergência de fechamento, anomalia de relógio.

Cada linha traz sua data, seu tipo de evento, a conta em questão, o operador e o detalhe. Um filtro por tipo e por período ajuda a se localizar, e o botão Exportar gera um arquivo a partir disso.

Entender os fechamentos

Um fechamento sela um período: ele congela os recebimentos, as faturas e as notas de crédito que contém, e não pode mais ser modificado nem gerado novamente. O cartão Fechamentos apresenta os fechamentos diários, mensais e anuais da sua conta.

Eles são realizados automaticamente, sem intervenção da sua parte. Portanto, você não precisa «fazer» nada todas as noites: a tabela se preenche sozinha.

Cada linha indica o período, o número de transações, o Líquido recebido, a Rateio por forma de pagamento — on-line, presencial, dinheiro, cheque, transferência, terminal — além do número de faturas e de notas de crédito emitidas.

Dois pontos merecem ser compreendidos, porque costumam surpreender:

• O total geral nunca volta a zero. Trata-se de um acumulado perpétuo desde a origem da conta, e não de um saldo de período. Um total que aumenta continuamente é o comportamento esperado.
• A Retomada (ponto zero) indica a data e o valor a partir dos quais esse acumulado começa. Para uma conta que já existia antes da implantação dos fechamentos, é esse o ponto de partida adotado, e não zero.

Recuperar seus arquivos fiscais

Cada mês encerrado dá origem a um arquivo congelado, reunido em um arquivo ZIP com data e hora: transações, faturas, notas de crédito, fechamentos e registro técnico do período. O cartão Arquivos os lista em Arquivos mensais, com seu período, seu tamanho, sua data de criação e sua Impressão digital (SHA-256).

Essa impressão digital é o que torna o arquivo verificável: ela muda ao menor byte alterado. Dois botões acompanham o cartão, Ferramenta de verificação e Manual de verificação — o suficiente para permitir que um terceiro, fiscal ou contador, verifique ele mesmo a integridade de um arquivo sem precisar de você.

Os arquivos são produzidos automaticamente. Se um período encerrado ainda não tiver o seu, ele aparece em Períodos encerrados não arquivados e um botão Gerar permite gerá-lo imediatamente.