Faturas e transações

Acompanhe todos os documentos de venda da sua organização — orçamentos, pedidos e faturas —, receba pagamentos, faça reembolsos e exporte suas vendas para a contabilidade. Acesse o menu Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.

Diferenciar os três tipos de documento

Uma venda não assume a mesma forma conforme o momento em que você está, e o tipo é escolhido na criação do documento.

• O Orçamento é uma proposta com valores, enviada ao usuário para aprovação — um curso intensivo para um grupo escolar, uma locação de quadra para uma empresa.
• O Pedido é a venda assumida, aguardando pagamento. É ele que recebe os pagamentos.
• A Fatura é o documento numerado, emitido assim que um pagamento é recebido.

Um quarto documento, a Pedido de compra, atende aos órgãos públicos e às comissões de funcionários que exigem um comprovante antes de autorizar a despesa.

O que acontece com um orçamento aceito

O orçamento não é um caminho sem saída: enviado por e-mail, ele contém um link que permite ao usuário aceitá-lo por conta própria, sem conta nem login. Esse link permanece válido por 14 dias.

Consultar o orçamento — a página, o PDF — não significa aceitá-lo. A aceitação ocorre no momento em que o usuário escolhe uma forma de pagamento, e é essa escolha que determina o que vem depois:

• com um pagamento posterior (transferência, cheque, no local), o orçamento se torna um Pedido aguardando pagamento; ele se transformará em fatura quando você registrar o recebimento;
• com um pagamento online, o pagamento acontece em seguida: o documento se torna diretamente uma Fatura, numerada.

Em outras palavras, um orçamento aceito é acompanhado exatamente como um pedido — você o encontra na aba correspondente ao seu novo tipo.

Localizar uma venda

1. Acesse Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
2. As abas do topo filtram por tipo (Orçamento, Pedidos, Faturas) e por status (Pendente, Pago, Cancelado, Reembolsado).
3. O painel Filtros refina em seguida a busca, e os critérios se somam.

Há seis filtros disponíveis, sendo três deles frequentemente esquecidos, embora respondam às perguntas mais comuns:

• Por usuário: todo o histórico de compras de um membro, quando ele contesta uma cobrança.
• Por gerente: as vendas registradas por uma pessoa da equipe — útil para verificar um dia de plantão.
• Por conta de faturamento: indispensável quando sua organização fatura a partir de várias entidades.
• Por assinatura, Por categoria de produto e Por status completam a ordenação.

O seletor de Período delimita, por fim, a exibição — e ele também determina as exportações, que reproduzem exatamente o que você vê na tela.

Pesquisar por pessoa tanto quanto por número

O campo de busca não se limita às referências dos documentos. Ele consulta simultaneamente:

• o número do pedido e o número da fatura;
• a identidade do usuário: nome, sobrenome, login, endereço de e-mail e número de licença;
• os dados informados na própria venda — nome, sobrenome, razão social e e-mail do endereço de faturamento.

Esse último ponto importa para as vendas no balcão: o comprador não tem conta, a lista o exibe como cliente avulso, e apenas a busca pelo endereço de faturamento permite localizar sua venda. Digitar «Dupont» ou o e-mail dele já é suficiente.

Criar um pedido ou um orçamento

1. Clique em Novo.
2. Uma janela Selecionar um usuário se abre: indique a pessoa a quem a venda se destina. Essa é a primeira decisão, pois ela determina o endereço de faturamento e as assinaturas elegíveis.
3. Escolha em seguida o tipo de documento, Orçamento ou Pedido.
4. Adicione as linhas com Adicionar um produto.
5. Verifique o Endereço de cobrança: sem nenhuma ação sua, o endereço padrão do usuário é utilizado.
6. Clique em Salvar.

Cada linha vem, à sua escolha, do catálogo ou de um preenchimento livre. O preenchimento livre (bloco personalizado) serve para vendas excepcionais — um encordoamento, uma participação nos custos — e a caixa Salvar no catálogo evita que você tenha de digitá-la novamente na próxima vez, caso ela tenda a se repetir.

Um pedido permanece editável enquanto nenhum pagamento tiver sido recebido. Após o primeiro recebimento, ele é congelado: é isso que garante que um documento já pago não seja alterado sem o cliente saber.

Aplicar um desconto

Dois mecanismos coexistem, e eles não servem para a mesma coisa. Abra a seção Código promocional & desconto para acessar a configuração.

• O Código promocional retoma uma ação comercial já definida: clique em Selecionar um código promocional e o código aplica sua própria regra de segmentação e de limite.
• O Desconto manual é um gesto pontual, decidido caso a caso: um percentual ou um valor que você informa livremente, aplicado sobre o total com impostos.

Receber um pagamento

1. Abra o pedido e clique em Pagamento.
2. Informe o valor: o saldo total é sugerido, mas um valor parcial é aceito.
3. Escolha a forma: CB no local, Dinheiro, Transferência ou Cheque.
4. Salve.

Se um terminal de pagamento estiver configurado na conta de faturamento, o recebimento pode ser enviado diretamente ao terminal de pagamento em vez de ser digitado manualmente.

Cada recebimento aparece na seção Transações do pedido, com seu status: Confirmado, Pendente, Falha ou Recusado. O botão Mostrar detalhes abre o registro da transação: forma de pagamento, gateway de pagamento, datas, observações e as referências do prestador, quando houver.

Enquanto um pagamento está Pendente, ele permanece editável — Editar esta transação para corrigir um lançamento, Cancelar esta transação para abandoná-lo — e o pedido recalcula imediatamente seu Saldo a pagar. Um pagamento Confirmado, por sua vez, não pode mais ser alterado: ele gerou um documento contábil, já que a fatura é emitida desde o primeiro recebimento. Um erro em um pagamento confirmado é corrigido, portanto, por um reembolso, total ou parcial, que deixa o registro da operação.

Parcelar o pagamento

O botão Cronograma distribui o valor restante em várias parcelas com datas definidas. A cada recebimento seguinte, o valor da próxima parcela é sugerido automaticamente.

Reembolsar uma venda

1. Abra o pedido pago e clique em Reembolsar.
2. Informe o valor: o reembolso total é sugerido, mas um reembolso parcial continua possível.
3. Se vários pagamentos foram recebidos, escolha lançar o reembolso no pedido inteiro ou em um pagamento específico.

Um pagamento online retorna diretamente pelo gateway de pagamento que o recebeu: você não precisa fazer nenhuma transferência.

Quanto ao status, a distinção importa para a sua contabilidade: um reembolso parcial mantém o pedido em Pago e exibe o Líquido recebido, enquanto um reembolso total o faz passar para Reembolsado. Por exemplo, uma inscrição de € 200 com € 50 reembolsados continua sendo uma venda paga cujo valor líquido recebido é de € 150.

Ela também determina o destino dos itens entregues. Um reembolso total os retira — créditos devolvidos, assinatura revogada. Um reembolso parcial os mantém: o usuário conserva o que recebeu, apenas o valor recebido diminui.

Reembolsar pelo gateway de pagamento em vez de aqui

Para um pagamento online, você pode igualmente iniciar o reembolso pelo painel do gateway de pagamento. Ele nos informa automaticamente, e o pedido é atualizado como se você tivesse passado pelo OpenResa: status, nota de crédito, itens entregues.

Os dois caminhos levam ao mesmo resultado. Escolha o que for mais conveniente — mas apenas um dos dois.

Quando o gateway de pagamento não responde

Um reembolso iniciado pelo OpenResa acontece em dois momentos independentes, e o segundo pode falhar mesmo que o primeiro tenha dado certo: o pedido passa para reembolsado, mas o dinheiro continua recebido no gateway de pagamento.

Uma mensagem avisa você explicitamente nesse caso e convida você a concluir a operação pelo painel do gateway. É a única situação em que é preciso agir dos dois lados.

Enviar e baixar os documentos

Um botão específico reúne tudo o que se refere aos comprovantes da venda. Ele leva o nome do documento aberto, o que já indica em que estágio está a venda: Orçamento, Pedido de compra ou Fatura depois de um pagamento recebido. Assim que um reembolso gera uma nota de crédito, ele passa ao plural — Documentos — já que a venda não se resume mais a um único comprovante.

Seu menu lista os documentos por sua referência, a mesma que consta no PDF: a fatura ou o orçamento primeiro, depois uma nota de crédito por reembolso. Um clique baixa o comprovante, para arquivá-lo ou enviá-lo por outro canal.

Na parte inferior do menu, Enviar por e-mail envia o conjunto ao usuário. O envio não se limita ao documento principal: a fatura segue acompanhada de todas as notas de crédito da venda, pois o valor realmente devido só é compreendido ao compará-las.

Reconstituir o que aconteceu

A seção Histórico do pedido guarda os eventos da venda: criação, alterações, recebimentos, envios. É o primeiro lugar a abrir quando um membro afirma nunca ter recebido sua fatura, ou quando um valor não corresponde ao que a equipe lembra.

Gerenciar um pedido pendente

Um pedido pendente pode ser pago em qualquer momento pelo usuário em sua área, ou recebido manualmente por você.

Os serviços com validação manual — transferência, cheque — são entregues assim que você registra um pagamento. Enquanto você não fizer isso, o membro não dispõe de nada.

Para abandonar uma venda, abra-a e utilize Cancelar o pedido. Ela continua consultável, e o ajuste Ocultar cancelamentos a retira das listas.

Exportar as vendas e a contabilidade

Clique em Baixar a exportação no topo da lista: a exportação reproduz os filtros e o período exibidos na tela. Relatórios de vendas para a planilha, lançamentos contábeis e formatos legais são detalhados na página dedicada.