Faturas e transações

Acompanhe todos os documentos de venda da sua organização — orçamentos, pedidos e faturas —, receba pagamentos, faça reembolsos e exporte suas vendas para a contabilidade. Acesse o menu Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.

Diferenciar os três tipos de documentos

Uma venda não tem a mesma forma segundo o momento em que você está, e o tipo é escolhido na criação do documento.

• O Orçamento é uma proposta com valores, enviada ao usuário para aprovação — uma colônia de treinamento para um grupo escolar, uma locação de quadra para uma empresa.
• O Pedido é a venda confirmada, aguardando o pagamento. É ele que recebe os pagamentos.
• A Fatura é o documento numerado, emitido assim que um pagamento é recebido.

Um quarto documento, o Pedido de compra, atende a órgãos públicos e comissões de funcionários que exigem um comprovante antes de autorizar a despesa.

O que acontece com um orçamento aceito

O orçamento não é um beco sem saída: enviado por e-mail, ele contém um link que permite ao usuário aceitá-lo por conta própria, sem conta nem login. Esse link permanece válido por 14 dias.

Consultar o orçamento — a página, o PDF — não significa aceitá-lo. A aceitação ocorre no momento em que o usuário escolhe uma forma de pagamento, e é essa escolha que determina o que vem depois:

• com um pagamento posterior (transferência, cheque, no local), o orçamento se torna um Pedido aguardando pagamento; ele se transformará em fatura quando você registrar o recebimento;
• com um pagamento on-line, o acerto acontece em seguida: o documento se torna diretamente uma Fatura, numerada.

Em outras palavras, um orçamento é acompanhado exatamente como um pedido depois de aceito — você o encontra na aba correspondente ao seu novo tipo.

Encontrar uma venda

1. Acesse Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
2. As abas do topo filtram por tipo (Orçamento, Pedidos, Faturas) e por status (Pendente, Pago, Cancelado, Reembolsado).
3. O painel Filtros refina a busca em seguida, e os critérios se somam.

Estão disponíveis seis filtros, três dos quais são frequentemente esquecidos, mesmo respondendo às perguntas mais frequentes:

• Por usuário: todo o histórico de compras de um membro, quando ele contesta uma cobrança.
• Por gerente: as vendas registradas por uma pessoa da equipe — útil para verificar um dia de plantão.
• Por conta de faturamento: indispensável quando sua organização fatura a partir de várias entidades.
• Por assinatura, Por categoria de produto e Por status completam a ordenação.

Por fim, o seletor de Período delimita a exibição — e também comanda as exportações, que reproduzem exatamente o que você vê na tela.

Buscar pela pessoa tanto quanto pelo número

O campo de busca não se limita às referências dos documentos. Ele consulta simultaneamente:

• o número do pedido e o número da fatura;
• a identidade do usuário: nome, sobrenome, login, endereço de e-mail e número da licença;
• os dados informados na própria venda — nome, sobrenome, razão social e e-mail do endereço de faturamento.

Esse último ponto é importante para as vendas no balcão: o comprador não tem conta, a lista o exibe como cliente eventual, e somente a busca pelo endereço de faturamento permite encontrar sua venda. Digitar «Dupont» ou o e-mail dele já é suficiente.

Criar um pedido ou um orçamento

1. Clique em Novo.
2. Uma janela Selecionar um usuário se abre: indique a pessoa a quem a venda se destina. Essa é a primeira decisão, pois ela determina o endereço de faturamento e as assinaturas elegíveis.
3. Escolha em seguida o tipo de documento, Orçamento ou Pedido.
4. Adicione as linhas com Adicionar um produto.
5. Verifique o Endereço de cobrança: sem intervenção sua, o endereço padrão do usuário é utilizado.
6. Clique em Salvar.

Cada linha vem do catálogo ou de um preenchimento livre, à sua escolha. O preenchimento livre (bloco personalizado) serve para vendas excepcionais — um encordoamento, uma participação nas despesas — e a caixa Salvar no catálogo evita que você tenha de digitá-la novamente na próxima vez, caso ela tenda a se repetir.

Um pedido continua editável enquanto nenhum pagamento tiver sido recebido. Após o primeiro recebimento, ele é congelado: é isso que garante que um documento já pago não seja mais alterado às escondidas do cliente.

Aplicar um desconto

Dois mecanismos coexistem, e não servem para a mesma coisa. Abra a seção Código promocional & desconto para acessar a configuração.

• O Código promocional retoma uma ação comercial já definida: clique em Selecionar um código promocional e o código aplica sua própria regra de alcance e de limite.
• O Desconto manual é um gesto pontual, decidido caso a caso: uma porcentagem ou um valor que você informa livremente, aplicado ao total com impostos.

Receber um pagamento

1. Abra o pedido e clique em Pagamento.
2. Informe o valor: o saldo integral é proposto, mas um valor parcial é aceito.
3. Escolha a forma: CB no local, Dinheiro, Transferência ou Cheque.
4. Salve.

Se um terminal de pagamento estiver configurado na conta de faturamento, o recebimento pode ser enviado diretamente ao terminal de pagamento, em vez de ser registrado manualmente.

Cada recebimento aparece na seção Transações do pedido, com seu status: Confirmado, Pendente, Falha ou Recusado. Um pagamento registrado por engano é corrigido com Editar esta transação ou Cancelar esta transação — o pedido recalcula imediatamente seu Saldo a pagar.

Parcelar o pagamento

O botão Cronograma distribui o valor restante em várias parcelas com datas definidas. A cada recebimento seguinte, o valor da próxima parcela é proposto automaticamente.

Reembolsar uma venda

1. Abra o pedido pago e clique em Reembolsar.
2. Informe o valor: o reembolso total é proposto, e um reembolso parcial continua possível.
3. Se vários pagamentos foram recebidos, escolha lançar o reembolso no pedido inteiro ou em um pagamento específico.

Um pagamento on-line retorna diretamente pela passarela de pagamento que o recebeu: você não precisa fazer nenhuma transferência.

Quanto ao status, a distinção é importante para a sua contabilidade: um reembolso parcial mantém o pedido como Pago e exibe o Líquido recebido, enquanto um reembolso total o coloca como Reembolsado. Por exemplo, uma inscrição de 200 € com 50 € reembolsados continua sendo uma venda paga cujo valor líquido recebido é de 150 €.

Enviar e baixar os documentos

Um botão dedicado reúne tudo o que se refere ao próprio documento. Ele leva o nome do documento aberto, o que indica, de imediato, em que ponto está a venda: Orçamento, Pedido de compra ou Fatura depois que um pagamento é recebido.

Seu menu oferece três ações:

• Visualizar para conferir o documento na tela antes de qualquer envio;
• Baixar (PDF) para arquivá-lo ou transmiti-lo por outro canal;
• Enviar por e-mail para enviá-lo diretamente ao usuário.

Reconstituir o que aconteceu

A seção Histórico do pedido guarda os eventos da venda: criação, alterações, recebimentos, envios. É o primeiro lugar a abrir quando um membro afirma nunca ter recebido sua fatura, ou quando um valor não corresponde à lembrança da equipe.

Gerenciar um pedido pendente

Um pedido pendente pode ser pago a qualquer momento pelo usuário em sua área, ou recebido manualmente por você.

Os serviços com validação manual — transferência, cheque — são liberados assim que você registra um pagamento. Enquanto você não fizer isso, o membro não dispõe de nada.

Para abandonar uma venda, abra-a e use Cancelar o pedido. Ela continua consultável, e o ajuste Ocultar cancelamentos a deixa de fora das listas.

Exportar as vendas e a contabilidade

Clique em Baixar a exportação no topo da lista: a exportação retoma os filtros e o período exibidos na tela. Relatórios de vendas para planilha, lançamentos contábeis e formatos legais são detalhados na página dedicada.