Reservas participativas: abrir um horário para participações

Reserve um horário em nome da organização — curso intensivo, torneio, aula, aula coletiva — e deixe que seus usuários participem por conta própria, com ou sem pagamento online. Você define o número de vagas, os critérios de acesso e os prazos, e acompanha a lista de participantes.

Escolher quem monta a lista de participantes

Qualquer reserva com um rótulo pode receber participantes. O que muda de um horário para outro é quem monta a lista: você ou os próprios usuários.

Você monta a lista

Reserve o horário com seu rótulo e indique os participantes, sem ativar Reserva participativa. Os usuários não podem participar por conta própria: a lista é sua.

Ela não fica congelada, no entanto. Reabra a reserva no calendário a qualquer momento para adicionar ou remover pessoas na aba Rótulos, onde os participantes já existentes aparecem pré-selecionados.

É assim que funciona um treino para o qual você convoca o grupo, uma equipe escalada para uma partida ou uma aula cujos participantes são definidos com antecedência.

Os usuários participam por conta própria

Ative Reserva participativa e o horário se abre: ele exibe um contador de vagas no calendário, e cada um ocupa a sua a partir da própria conta.

É assim que funciona um curso intensivo de férias, um torneio interno ou uma atividade aberta a quem quiser.

Com a opção ativa, a gestão da lista passa do formulário de reserva para os detalhes do horário, onde você conta com Adicionar participantes e Remover.

Alternar entre os dois modos

Os dois modos não são exclusivos, e a escolha nunca é definitiva. Você pode montar uma lista primeiro e ativar Reserva participativa mais tarde para liberar as vagas restantes: as pessoas já indicadas continuam participando.

O contrário também funciona — veja o encerramento das participações, no fim da página.

Abrir um horário para participações

1. No calendário, clique no horário a reservar.
2. Abra a aba Rótulos do formulário de reserva.
3. Escolha o rótulo — curso intensivo, torneio, aula, treino — e adicione um comentário, se quiser.
4. Ative Reserva participativa e clique em Configurar para abrir as configurações.
5. Se quiser, selecione as pessoas a incluir diretamente e confirme.

Use a Repetição para cobrir todas as sessões de um curso intensivo ou de uma aula semanal em uma única operação: depois você escolherá se uma participação vale para uma sessão ou para a série inteira.

No calendário, o horário passa a exibir o número de participantes em relação ao total de vagas e um convite para participar enquanto houver lugar. Um clique leva aos detalhes do horário, onde ficam a lista e o botão de participação.

Para revisar suas configurações mais tarde, abra o horário e use Configurar no bloco Participantes.

Definir o número de vagas e o alcance de uma participação

O bloco Participantes das configurações traz dois números.

Máximo define o número de vagas. Quando esse número é alcançado, o horário exibe Lotado e o botão de participação desaparece.

Mínimo não bloqueia nenhuma participação: esse número serve apenas de quórum para o cancelamento automático, descrito mais abaixo. Seu valor mínimo é 1. Para manter a sessão independentemente do número de participantes, não altere esse campo e simplesmente deixe Cancelar automaticamente desativada.

Abrangência de uma participação é a configuração mais determinante e a primeira a ser decidida:

• Esta reserva — participa-se de uma sessão. É o que você precisa para um treino semanal em que cada um vem quando pode, ou para uma atividade pontual.
• Todas as recorrências — participa-se do conjunto. Uma única participação inclui a pessoa em todas as sessões da série, e um único cancelamento a remove de todas elas. É o que você precisa para um curso intensivo de cinco dias ou um ciclo de aulas sequenciais. Uma série permanece aberta enquanto lhe restar uma sessão futura: é possível, portanto, entrar em um curso intensivo já começado.

Com Todas as recorrências, os detalhes do horário listam as datas da série: cada um sabe exatamente com o que está se comprometendo. Com Esta reserva, apenas a sessão aberta é exibida.

Escolher quem pode participar

Sem nenhuma configuração, o horário fica aberto a todos os usuários da sua organização.

Ative Critérios de elegibilidade para restringir essa abertura e selecione os critérios. Eles retomam os filtros da sua lista de usuários, em cinco famílias: perfis, assinaturas, categorias de idade, grupos e classificações, às quais se acrescenta o sexo.

Um usuário que não corresponde aos critérios ainda vê o botão, mas, ao clicar, recebe a resposta de que seu perfil não atende aos critérios desse horário. O mesmo vale para as outras recusas: horário completo, participações ainda não abertas, produto indisponível. Cada caso tem sua mensagem — ninguém fica diante de um botão mudo.

Alguns usos comuns: destinar um curso intensivo a uma categoria de idade, abrir uma aula coletiva apenas aos titulares de determinada assinatura, limitar um torneio interno a um grupo de equipe.

Desativar a opção apaga os critérios selecionados: o horário volta a ficar aberto a todos.

Cobrar pela participação

Ative Pagamentos & faturamento nas configurações do horário e escolha o produto a ser pago. A lista apresenta os produtos ativos do seu catálogo dos tipos curso intensivo, aula e torneio.

O participante paga online no momento em que confirma sua participação. A vaga só é garantida depois que o pagamento é recebido: enquanto o pedido permanecer pendente, o horário exibe “Finalizar o pagamento” e a vaga continua disponível para outra pessoa.

Duas configurações ajustam o preço sem alterar seu catálogo:

• “Personalizar o valor” impõe um Preço unitário específico para esse horário. Sem ele, cada um paga o preço resultante das regras de preço configuradas no produto selecionado.
• A descrição digitada aqui aparece abaixo do botão de participação, para informar o participante.

Essa opção só aparece se sua organização usa o faturamento online. No modo quiosque, um horário pago exibe uma mensagem convidando a pagar pela própria conta: o pagamento online não é feito no terminal.

Acompanhar e gerenciar os participantes

O bloco Participantes dos detalhes do horário lista os participantes e indica as vagas restantes. Você sempre vê a lista completa, mesmo que a tenha ocultado dos usuários.

Adicionar participantes permite incluir várias pessoas de uma vez; Remover permite remover alguém. Essas duas ações se aplicam a todo o alcance definido acima.

Em um horário pago, ao adicionar alguém você escolhe como tratar o valor:

1. Tornar a participação gratuita — a pessoa fica inscrita e nenhum pedido é criado. É a opção padrão, a do convite e da cortesia comercial.
2. Receber imediatamente — um pedido é criado e o caixa abre em seguida para receber o pagamento no local. Com vários participantes, os recebimentos acontecem um após o outro. Essa opção só é oferecida se seu perfil dá acesso a Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
3. Receber mais tarde — um pedido é criado e a ordem de compra é enviada por e-mail. A pessoa pagará mais tarde.

A mesma escolha é oferecida quando você inscreve pessoas no momento de criar o horário: ela aparece na aba Rótulos assim que você marca o primeiro participante.

Para cada participante, a lista mostra a situação do pagamento: Cortesia se a participação foi oferecida gratuitamente, ou então o pedido associado, com o que é preciso para Cobrar ou reenviar a fatura por e-mail.

Os convidados não são aceitos nesse tipo de horário: cada vaga corresponde a um usuário identificado.

Controlar os prazos das participações

Três prazos, todos opcionais, todos definidos em relação ao início do horário.

O Prazo de abertura atrasa a abertura das participações. Com 48 horas, um horário de segunda-feira às 10h libera suas vagas no sábado anterior às 10h. É o que evita que um curso intensivo publicado três meses antes fique completo no mesmo dia da publicação.

Limitar o cancelamento de inscrição fecha a porta de saída depois de um certo prazo. Passado esse limite, o participante não pode mais se retirar sozinho — cabe a você fazê-lo, se necessário. Sem essa configuração, ele pode cancelar sua participação até o início do horário.

Cancelar automaticamente cancela a reserva se o Mínimo de participantes não for alcançado no prazo escolhido. Os participantes e o criador do horário são avisados por e-mail. Uma reserva criada quando seu prazo já começou nunca é cancelada automaticamente — você pode, portanto, abrir um horário de última hora sem risco.

Em um horário pago, esse cancelamento também cancela os pedidos que ficaram pendentes de pagamento: ninguém mais pode pagar por uma sessão que não vai acontecer. As participações já pagas, por outro lado, são mantidas e não são reembolsadas — cabe a você tratá-las.

Descontar ou não as participações

Por padrão, participar de um horário não consome nada: nem a cota de reservas simultâneas, nem os limites por período, nem os horários consecutivos. Um usuário pode participar de um curso intensivo sem perder a possibilidade de reservar uma quadra no mesmo dia.

Contabilizar na cota e nos limites inverte esse comportamento: cada participação passa a ser descontada como uma reserva comum, e quem já atingiu sua cota não pode mais participar.

Ative essa opção quando a participação deve ter um custo para o usuário — uma aula coletiva incluída na assinatura dele, por exemplo. Deixe-a inativa para tudo o que se soma à prática habitual sem substituí-la.

Avisar por e-mail

O participante sempre recebe uma confirmação ao confirmar sua participação e um e-mail se o horário for cancelado automaticamente. Esses envios não podem ser desativados.

Ativar notificações diz respeito ao criador do horário: ele recebe um alerta a cada participação, a cada cancelamento de participação e quando a última vaga é ocupada. Desative essa opção em um horário muito procurado se você não quiser acompanhar cada movimento.

As preferências de notificação de cada pessoa são respeitadas: um usuário que desativou suas notificações não receberá nada.

Exibir a lista de participantes define o que os usuários veem. Ativada, todos sabem quem está participando. Desativada, apenas o contador e as vagas restantes ficam públicos.

Reutilizar uma configuração

Ajustar uma dezena de opções a cada curso intensivo seria tedioso. Dois mecanismos evitam isso.

O bloco Modelo, no início das configurações, reúne as duas ações. Salvar como modelo guarda as configurações do horário com o Nome do modelo que você digitar. Assim que existe um modelo, a lista Escolher um modelo... aparece acima: basta selecionar para aplicar essas configurações a qualquer outro horário.

Um horário permanece vinculado ao modelo do qual foi criado. Se você alterar suas configurações depois, será perguntado até onde aplicar a alteração: apenas essa reserva, essa reserva e suas recorrências, ou Em todos os lugares — isto é, em todos os horários que compartilham esse modelo.

Encerrar as participações

Desativar Reserva participativa em um horário que já tem participantes é possível e não traz risco para eles: os participantes permanecem e os pedidos emitidos continuam válidos. Apenas as novas participações e os cancelamentos deixam de ser possíveis, e o bloco de participantes desaparece do lado do usuário.

Reembolsar uma participação ou remover alguém depois continua sendo uma ação sua: o encerramento das participações não faz isso por você.