Cobrar dos convidados por link
Um usuário faz uma reserva com um amigo que não faz parte da organização. Em vez de pagar o convite no lugar dele, o usuário deixa o amigo pagar a própria parte, online, sem criar uma conta. Veja como ativar esse pagamento por link, para onde vai o dinheiro e como acompanhar esses pagamentos.
Entender o pagamento por link
No momento da reserva, o responsável pela reserva (o usuário que reserva) escolhe, para cada um dos seus convidados, quem paga a vaga: ele mesmo, como de costume, ou o convidado, por meio de um link. O link é enviado por e-mail se o responsável tiver informado o endereço do convidado. Caso contrário, o próprio responsável o compartilha a partir do detalhe da reserva. O convidado paga em uma página com as cores da sua organização e recebe a fatura.
O responsável tem duas opções:
- « mais tarde »: a reserva é confirmada imediatamente e o responsável adianta o convite com os créditos dele. O convidado pode pagar até 7 dias após o fim do horário. Quando o convidado paga, os créditos adiantados são devolvidos ao responsável;
- « agora »: a reserva aguarda o pagamento do convidado durante o prazo do pagamento na reserva e, em seguida, é confirmada. Sem pagamento dentro do prazo, ela é cancelada e o horário é liberado.
Nicolas reserva uma quadra de padel com seu amigo Paul, convidado a 8 €. Com « mais tarde », Nicolas adianta os 8 € do convite com os créditos dele e os recebe de volta em créditos quando Paul paga. Com « agora », a parte de Paul não fica por conta de Nicolas: a reserva aguarda os 8 € de Paul, e os créditos descontados de Nicolas durante a espera são devolvidos a ele assim que a reserva é confirmada.
Ativar o pagamento por link
A configuração é feita assinatura por assinatura. Ela vem ativada por padrão: seus assinantes veem a opção assim que as condições abaixo forem atendidas.
- Acesse Administração›Usuários›Direitos de acesso›Assinaturas e abra a assinatura.
- Na aba Convites, em Quem paga os convites?, ative ou desative Cobrar os convidados por link.
- Salve.
A opção só é oferecida ao usuário se:
- sua organização recebe pagamentos online: a conta de faturamento da assinatura oferece pagamento online. Caso contrário, a opção fica desativada e um link Configurar o pagamento online leva você às contas de faturamento;
- a assinatura vende os créditos de convite online (os créditos de reserva com o Sistema de créditos unificado): é esse preço que define a parte do convidado;
- o responsável é o único a pagar os convites. Isso sempre acontece com Debitar apenas o responsável pela reserva. Com Cada participante paga os convites, isso só acontece se ele jogar apenas com os próprios convidados, sem parceiros da organização;
- o responsável não escolheu pagar os convites dos seus parceiros;
- a reserva não é recorrente;
- a parte do convidado atinge o valor mínimo de um pagamento online: 0,50 € com Stripe e 1 € com os outros meios de pagamento online. Abaixo desse valor, apenas o pagamento pelo responsável é oferecido para esse convidado.
« Agora » também exige o Pagamento na reserva, ativado na aba Créditos ou Convites: a reserva aguarda o pagamento do convidado durante o prazo definido para esse pagamento.
O link nunca é oferecido quando você faz uma reserva para um usuário, a partir de um quiosque ou em uma reserva participativa.
Para deixar de oferecer o pagamento por link, desative a opção. Nenhum novo link é criado, e os links já enviados continuam podendo ser pagos até a data-limite.
Saber o que o convidado paga e para onde vai o dinheiro
A parte do convidado é o preço, em dinheiro, dos créditos que o convite dele custa, pelo valor com que a assinatura do responsável vende os créditos de convite (os créditos de reserva com o Sistema de créditos unificado). Ela é definida no momento da reserva e não muda mais: se a reserva for movida ou estendida depois e custar mais créditos, a diferença fica por conta do responsável. Já a data-limite de pagamento acompanha a reserva.
Cada convidado que paga tem o próprio pedido, em nome do Visitante da sua organização, mesmo que ele tenha uma conta com vocês. O pedido contém uma linha Parte do convidado com o calendário, a data e o horário, e é recebido na conta de faturamento da assinatura do responsável. O convidado recebe a fatura por e-mail e pode baixá-la na página de pagamento. Para encontrar o pedido dele, pesquise o nome ou o endereço de e-mail do convidado em Administração›Painel de controle›Faturamento›Faturas & transações.
O dinheiro pago pelo convidado vai para a sua organização, nunca para o responsável. O responsável recebe de volta apenas o que adiantou, sempre em créditos, mesmo que tenha pago esses créditos com cartão no momento da reserva.
Receber um pagamento presencial, por cheque ou por transferência
Se a conta de faturamento aceitar pagamento presencial, por cheque ou por transferência, um convidado que paga « mais tarde » pode escolher um desses meios na página de pagamento. Ele recebe então uma ordem de compra com as instruções de pagamento. Com isso, ele apenas informa como pretende pagar: a parte dele só é considerada paga depois que você registrar o pagamento, e até lá ele ainda pode pagar online. « Agora » oferece apenas o pagamento online.
- Abra o detalhe da reserva.
- Na linha do convidado, clique em Cobrar: o pedido dele é aberto.
- Registre o pagamento recebido, como em qualquer outro pedido.
Depois que o pedido for totalmente pago, a parte do convidado é quitada e os créditos adiantados são devolvidos ao responsável. Se o convidado tiver informado um pagamento presencial, por cheque ou por transferência e você o receber depois da data-limite, registre-o da mesma forma: o convidado não pode mais pagar online, mas o valor recebido é devolvido em créditos ao responsável.
Reembolsar um convidado
Quando uma reserva é cancelada depois que um convidado pagou, a parte dele segue o mesmo destino do convite que o responsável tinha adiantado:
- se esse convite for devolvido ao responsável, por exemplo em um cancelamento dentro do prazo ou feito pela sua organização, o convidado é reembolsado;
- se ele não for devolvido, porque a assinatura não recredita os convites em caso de cancelamento tardio, sua organização também fica com a parte do convidado.
Remover ou substituir todos os convidados de uma reserva que continua também reembolsa o convidado que pagou, mesmo fora do prazo.
A forma de reembolso depende do meio de pagamento do convidado. Se ele pagou online com Stripe, HelloAsso ou SumUp, é reembolsado automaticamente nos minutos seguintes, com uma nota de crédito. Se ele pagou de outra forma (presencialmente, por cheque, por transferência ou por outro meio online), não é reembolsado diretamente: o valor é devolvido em créditos ao responsável.
No momento do cancelamento, a mensagem de confirmação informa à pessoa que cancela, para cada convidado que pagou, se ele será reembolsado ou se a parte dele volta em créditos para o responsável. O e-mail de cancelamento recebido pelo responsável confirma essa informação. Nada é indicado quando sua organização fica com a parte.
Se um reembolso automático não puder ser confirmado, o detalhe da reserva exibe um aviso com um link para o pedido. Abra o pedido e verifique o reembolso no painel do seu provedor de pagamento. Um reembolso que você mesmo faz a partir do pedido não muda nada para o responsável: os créditos que ele recebeu de volta ou adiantou permanecem como estão.
Acompanhar os pagamentos dos convidados
No detalhe da reserva, cada convidado tem sua própria linha: quem paga a vaga, a data-limite de pagamento e um selo Pendente enquanto ele não tiver pago. Você também vê o endereço de e-mail dele. Os participantes da reserva veem se o convidado pagou, mas não veem o endereço dele.
Copiar o link, exibir o QR code, enviar o e-mail, assumir o pagamento da parte (Afinal, vou pagar) ou substituir um único convidado são ações reservadas ao responsável pela reserva. Você pode, no entanto, substituir todos os convidados com o ícone da linha dos convidados. Antes de salvar, uma confirmação lembra os links que serão cancelados e as partes que serão reembolsadas.
Enquanto um convidado tiver um link de pagamento em andamento ou tiver pago por link, o responsável não pode ser removido nem substituído em uma reserva que continua. Remova primeiro os convidados ou cancele a reserva. Nenhum lembrete automático é enviado aos convidados: cabe ao responsável reenviar o link, se necessário.
A conversão de uma assinatura para o modo Wallet é recusada enquanto um convidado não tiver pago a parte dele em uma reserva já iniciada. Tente novamente após a data-limite dele, 7 dias após o fim da reserva.
