Receber relatórios de atividades por e-mail
Receba automaticamente um resumo da vida da sua organização: número de membros, assinaturas, cadastros, reservas, acessos e e-mails, com a evolução em relação ao período anterior.
Ativar os relatórios
- Acesse Administração›Configurações›Relatórios de atividades.
- Ative Ativar relatórios de atividades por e-mail.
- Em Endereços de e-mail, informe até 4 destinatários, um endereço por linha.
- Clique em Salvar.
Os destinatários não precisam de uma conta de responsável do clube nem de nenhuma permissão específica: o relatório chega na caixa de entrada deles. É a maneira mais simples de manter informado um presidente ou um tesoureiro que nunca acessa o aplicativo.
Escolher as periodicidades
Existem três relatórios, que podem ser ativados separadamente ou em conjunto:
- Relatórios diários: toda manhã, as atividades do dia anterior.
- Relatórios semanais: toda segunda-feira de manhã, a semana encerrada.
- Relatórios mensais: no dia 1º de cada mês, o mês encerrado.
Cada um atende a uma necessidade diferente. O diário serve ao atendimento do dia a dia: ele indica o que há para tratar hoje. O mensal pode ser encaminhado como está à diretoria, sem nenhuma reformatação. O semanal fica no meio-termo e atende bem a um responsável voluntário que passa no clube uma vez por semana.
Entender o que o relatório contém
O relatório começa pelo essencial e depois detalha cada área. Cada número é comparado a um período de referência: o dia anterior no relatório diário, a semana anterior no semanal e o mesmo mês do ano anterior no mensal, para que o início das atividades em setembro não seja comparado às férias de agosto.
A síntese e os números principais
O relatório começa com uma frase de síntese e até três fatos em destaque: um recorde nos últimos oito períodos, uma alta ou uma queda expressiva.
Em seguida vêm até quatro números principais: o valor recebido, as reservas cujo horário cai dentro do período, a taxa de ocupação e o número de usuários que acessaram. Cada um exibe sua evolução, o número do período de comparação em cinza e um minigráfico dos últimos oito períodos.
Os pontos a tratar e a semana seguinte
Um quadro reúne os pontos a tratar no dia do envio: parcelas de pagamento em atraso com o valor a cobrar, pedidos não pagos há mais de 7 dias (exceto orçamentos e pagamentos parcelados), cadastros on-line a validar, produtos com estoque baixo e assinaturas que vencem nos próximos 30 dias. Cada linha abre a tela correspondente.
A parte seguinte trata dos próximos 7 dias, ou do dia que começa, no relatório diário: reservas já previstas, ocupação prevista, aulas e cursos intensivos com seus participantes e vagas, fechamentos de quadra e o dia com menos reservas.
O faturamento e os recebimentos
Esta seção retoma o valor recebido, descontados os reembolsos, os pagamentos recebidos, as faturas emitidas, o ticket médio, os pagamentos on-line recusados, a distribuição por forma de pagamento e os produtos mais vendidos. Os valores seguem o mesmo cálculo das estatísticas de faturamento, considerando todas as contas de faturamento, sem nenhum nome de cliente.
Ela só aparece se a sua organização tiver recebido, faturado ou reembolsado algo, ou registrado um pagamento recusado, em um dos dois períodos.
As reservas
Esta seção mostra as reservas por dia (por semana no relatório mensal), as reservas criadas durante o período por tipo, as horas jogadas e os cancelamentos, incluindo os feitos com menos de 24 horas de antecedência em relação ao horário. Um mapa de calor cruza os dias e os horários; em seguida vêm a taxa de ocupação por calendário e os jogadores mais ativos.
O relatório diário, que cobre um único dia, não exibe nem o gráfico de reservas nem o mapa de calor.
Os usuários, o controle de presença, os cadastros e os e-mails
- Usuários e assinaturas: novos usuários, assinaturas vencidas durante o período ou que vencem nos próximos 30 dias, assinantes sem reserva há 30 dias, contas suspensas, enviadas para a lixeira ou excluídas, acessos e número total de membros. Os aniversários dos próximos 7 dias, ou do dia no relatório diário, são incluídos se você ativar a opção.
- Controle de presença no terminal: horários com presença confirmada e não confirmada, cancelamentos automáticos e usuários penalizados.
- Cadastros on-line: solicitações aceitas e recusadas durante o período e solicitações que aguardam sua validação.
- E-mails: mensagens entregues, taxa de abertura, falhas e endereços a corrigir nos cadastros.
O controle de presença e os cadastros on-line só aparecem se a função estiver ativa na sua organização: os cadastros on-line devem estar abertos em pelo menos uma assinatura e o controle de presença deve estar ativado no terminal.
O que não aparece
Um número igual a zero nos dois períodos não é exibido e uma seção vazia desaparece: o relatório de uma organização pequena continua curto. Quando não há nada a mostrar, nenhum e-mail é enviado no período. Nas configurações dos relatórios, você também pode remover as seções que não lhe interessam.
Usar o relatório como lista de trabalho
É o ponto que diferencia este relatório de um simples quadro de números: várias seções são nominais. Você não lê apenas «12 assinaturas vencem em breve», você recebe a lista das doze pessoas.
Disso decorrem naturalmente três usos:
- A lista das assinaturas que vencem em até 30 dias é a sua lista de cobrança. Ela chega sozinha, todo mês, sem que você precise montar um filtro.
- A lista dos cadastros pendentes lembra você das solicitações que ninguém tratou — o caso típico de uma organização em que várias pessoas administram sem dividir a tarefa de forma explícita.
- O contador de e-mails com falha indica uma base de endereços que está se deteriorando, bem antes de um associado reclamar que não recebe nada.
