Receber relatórios de atividades por e-mail
Receba automaticamente um resumo da vida da sua Organização: quadro de membros, Assinaturas, Cadastros, Reservas, conexões e e-mails, com a evolução em relação ao período anterior.
Ativar os relatórios
- Acesse Administração›Configurações›Relatórios de atividades.
- Ative Ativar relatórios de atividades por e-mail.
- Em Endereços de e-mail, informe até 4 destinatários, um endereço por linha.
- Clique em Salvar.
Os destinatários não precisam de uma conta de Responsável nem de uma Permissão específica: o relatório chega diretamente à caixa de entrada deles. É a maneira mais simples de manter informado um presidente ou um tesoureiro que nunca acessa o aplicativo.
Escolher as frequências
Três relatórios coexistem, podendo ser ativados separadamente ou em conjunto:
- Relatórios diários: todas as manhãs, as atividades do dia anterior.
- Relatórios semanais: toda segunda-feira de manhã, a semana encerrada.
- Relatórios mensais: no dia 1º de cada mês, o mês encerrado.
Cada um atende a uma necessidade diferente. O diário serve ao atendimento do dia a dia: indica o que precisa ser tratado hoje. O mensal pode ser encaminhado tal como está à diretoria, sem reformatação. O semanal fica no meio-termo e atende bem a um responsável voluntário que passa no local uma vez por semana.
Entender o conteúdo do relatório
O relatório não se limita às Reservas. Ele reúne sete famílias de indicadores, cada uma comparada ao período anterior:
- Usuários: total de membros, novas contas, contas suspensas, contas enviadas para a lixeira e contas excluídas definitivamente.
- Assinaturas: Assinaturas pagas, Assinaturas expiradas e, sobretudo, aquelas que vencem nos próximos 30 dias.
- Cadastros on-line: solicitações aceitas, recusadas e Pendentes.
- Reservas: total, Reservas dos Usuários, Rótulos da Organização, convites, Anotações, cancelamentos.
- Conexões: conexões aceitas, conexões recusadas e número de Usuários Ativos.
- E-mails: mensagens entregues, abertas e com Falhas.
- Registro de Presença no totem: Horários registrados, não registrados, cancelamentos automáticos e contas penalizadas.
As três últimas famílias só aparecem se a função correspondente estiver ativa na sua Organização: os Cadastros on-line devem estar abertos em pelo menos uma Assinatura, e o Registro de Presença deve estar ativado no totem.
Usar o relatório como lista de trabalho
Esse é o ponto que distingue este relatório de uma simples tabela de números: várias seções são nominais. Você não lê apenas «12 Assinaturas vencem em breve», você obtém a lista das doze pessoas.
Daí decorrem naturalmente três usos:
- A lista das Assinaturas que vencem em até 30 dias é a sua lista de cobrança. Ela chega sozinha, todos os meses, sem que seja preciso montar um filtro.
- A lista dos Cadastros Pendentes lembra você das solicitações que ninguém tratou — o caso típico de uma Organização em que várias pessoas administram sem dividir explicitamente a tarefa.
- O contador de e-mails com Falhas indica uma base de endereços que está se deteriorando, bem antes que um associado reclame de não receber nada.
