Iemand van buiten de organisatie uitnodigen

Laat een naaste meespelen die niet bij de organisatie is ingeschreven. Voeg deze persoon bij het reserveren toe als gast, binnen de regels van uw organisatie. Als uw organisatie dat toestaat, kan uw gast ook zelf zijn deel betalen via een link.

Een gast aan een reservering toevoegen

U kunt iemand van buiten de organisatie op twee manieren uitnodigen. Dat hangt ervan af of u alleen met uw gasten speelt of ook met andere gebruikers van de organisatie.

Met uw gasten spelen

1. Klik op een vrij tijdslot om het reserveringsformulier te openen.
2. Kies Gast(en).
3. Selecteer het aantal uitgenodigde personen.
4. Vul de gegevens van de gasten in als daarom wordt gevraagd. Afhankelijk van de configuratie van uw organisatie is dit optioneel of verplicht.
5. Bevestig met Reserveren.

Met partners en gasten spelen

1. Open het reserveringsformulier en kies Met een partner.
2. Vink uw partners aan in de lijst met gebruikers.
3. Bovenaan de lijst verschijnt dan een regel Gast(en). Vink deze aan.
4. Selecteer het aantal uitgenodigde personen en vul hun gegevens in als daarom wordt gevraagd.
5. Bevestig met Reserveren.

Sommige organisaties bieden geen aparte keuze Gast(en) aan. De regel voor gasten staat dan altijd bovenaan de lijst Met een partner.

De kosten van een uitnodiging begrijpen

Afhankelijk van de configuratie van uw organisatie kunnen uitnodigingen betalend zijn:

• ze worden afgeschreven van een saldo uitnodigingscredits, los van uw reserveringscredits;
• sommige organisaties schrijven in plaats daarvan rechtstreeks uw reserveringscredits af;
• het tarief kan verschillen per kalender, per dag of per tijdstip van het tijdslot.

Het resterende saldo wordt bij het reserveren in het formulier weergegeven. Het kader Kosten van de reservering toont wat er wordt afgeschreven. Afhankelijk van de configuratie wordt alleen de eigenaar van de reservering voor de gasten belast, of wordt elke deelnemer belast voor alle uitnodigingen van de reservering. Bijvoorbeeld: Nicolas en Léa spelen met een gast van € 5. Als alleen de eigenaar van de reservering wordt belast, betaalt Nicolas € 5. Anders betalen Nicolas en Léa elk € 5.

Als uw abonnement dat toestaat, kunt u bij het reserveren ook de uitnodigingen van uw partners betalen. In het voorbeeld betaalt Nicolas dan € 10, en Léa niets.

Uitnodigingscredits verkrijgen

Als de organisatie deze functie heeft ingeschakeld, staat er een knop Credits kopen direct in het reserveringsformulier. Neem anders contact op met de organisatie om extra credits te verkrijgen.

Uw organisatie kan u ook toestaan om ontbrekende uitnodigingscredits bij het reserveren te betalen. Ze zijn dan inbegrepen in het bedrag op de knop Reserveren.

Uw gast zelf laten betalen

Als uw organisatie dat toestaat, kan elke gast zelf zijn plaats betalen. De gast betaalt zijn deel online via een link, zonder een account aan te maken, en ontvangt een factuur op eigen naam.

Deze keuze verschijnt wanneer u als enige de uitnodigingen van de reservering betaalt: u speelt alleen met uw gasten, of uw organisatie laat de uitnodigingen alleen betalen door de eigenaar van de reservering. De keuze verschijnt niet als u de uitnodigingen van uw partners betaalt, en ook niet bij een herhaalde reservering.

1. Voeg uw gasten zoals gewoonlijk toe in het reserveringsformulier.
2. Vul de voornaam en achternaam in van elke gast die zelf betaalt. Deze zijn in dat geval verplicht.
3. Laat onder de naam van de gast, bij Wie betaalt voor de plaats?, Ik staan om zelf te betalen, of kies een van de twee knoppen met de voornaam van de gast: "later" of "nu". Als het deel van de gast te klein is voor een online betaling, wordt alleen Ik aangeboden.
4. Vul het e-mailadres van de gast in zodat de gast de link ontvangt. Dit is optioneel: zonder e-mailadres stuurt u de link zelf door.
5. Controleer het kader Kosten van de reservering, waarin elke gast een eigen regel heeft. Klik daarna op Reserveren.

Zodra de reservering is gemaakt, worden de details ervan geopend. Daar vindt u de regel en de link van elke gast.

Het deel van de gast voorschieten: "later"

Met "later" wordt de reservering direct bevestigd. U schiet het deel van de gast voor met uw credits, zoals bij een gewone uitnodiging. De gast heeft tot 7 dagen na het einde van het tijdslot om te betalen. Zodra de gast betaalt, krijgt u de voorgeschoten credits terug. Afhankelijk van uw meldingsvoorkeuren ontvangt u een e-mail, en in de geschiedenis van uw credits ziet u wie heeft betaald.

Bijvoorbeeld: Nicolas reserveert een padelbaan met zijn vriend Paul, uitgenodigd voor € 8. Nicolas betaalt zijn eigen plaats en de € 8 van de uitnodiging. Wanneer Paul zijn € 8 online betaalt, krijgt Nicolas zijn € 8 aan credits terug.

Het bedrag dat aan de gast wordt gevraagd, ligt vast op het moment van reserveren. Het verandert niet als de reservering later wordt verplaatst of als de duur ervan verandert. De uiterste datum volgt wel de reservering. Na de uiterste datum is de link niet meer geldig en blijft het voorgeschoten deel voor uw rekening.

Als uw credits niet volstaan en uw organisatie betaling bij het reserveren aanbiedt, betaalt u het ontbrekende bedrag bij het reserveren, inclusief het deel van de gast. Wanneer de gast betaalt, krijgt u dat deel terug in credits, ook als u met een kaart had betaald.

Wachten op de betaling van de gast: "nu"

Met "nu" wordt de reservering pas bevestigd zodra het deel van de gast is betaald, en blijft dat deel niet voor uw rekening. De reservering wacht op de betaling gedurende de termijn die uw organisatie heeft ingesteld voor betaling bij het reserveren, meestal enkele minuten. Tijdens het wachten wordt het deel van de gast afgeschreven van uw credits, ook als uw saldo niet volstaat. Zodra de reservering is bevestigd, krijgt u het terug. Deze keuze bestaat alleen als uw organisatie betaling bij het reserveren aanbiedt.

Na Reserveren worden de details van de reservering geopend met de resterende tijd. Zolang ze open blijven, worden ze automatisch bijgewerkt. Tijdens het wachten kan de reservering niet worden gewijzigd. Afhankelijk van uw meldingsvoorkeuren ontvangt u bij elke betaling van een gast een e-mail. Zodra alle gasten hebben betaald, wordt de reservering bevestigd en ontvangt u de gebruikelijke bevestigingsmail.

Zonder tijdige betaling wordt de reservering geannuleerd en komt het tijdslot vrij. U krijgt uw credits terug en een e-mail laat weten welke betalingen ontbraken. Het deel van een gast die al had betaald, wordt aan de gast terugbetaald of aan u teruggegeven in credits, afhankelijk van de betaalmethode van de gast.

Als uw eigen credits niet volstaan, betaalt u eerst wat u tekortkomt, zoals bij elke betaling bij het reserveren. Daarna wacht de reservering op de betaling van uw gasten. Vanaf de pagina die uw betaling bevestigt, opent Reservering bekijken de details ervan.

De betaallink doorsturen

Als u het e-mailadres van de gast hebt ingevuld, wordt de link automatisch verzonden, in uw taal. Stuur de link anders zelf door vanuit de details van de reservering, onder de regel van de gast:

• Link kopiëren kopieert de link, die u in een bericht kunt plakken;
• toont een QR-code die uw gast met de telefoon scant, handig wanneer de gast naast u staat;
• in het menu vraagt Per e-mail verzenden naar het e-mailadres van de gast en verzendt de link.

Zodra het adres bekend is, wordt het menu-item E-mail opnieuw verzenden, met het adres al ingevuld. Corrigeer het als het onjuist was: de link wordt direct naar het nieuwe adres verzonden. Wacht voor hetzelfde adres 2 minuten tussen twee verzendingen. Het aantal verzendingen per link is beperkt.

De link opent een betaalpagina in de huisstijl van uw organisatie, met uw naam, het tijdslot, het deel van de gast en de uiterste datum. Uw gast betaalt online. Bij "later" kan uw organisatie de gast ook toestaan ter plaatse te betalen, per cheque of per overschrijving. Het deel van de gast is dan betaald zodra uw organisatie de betaling heeft ontvangen.

Als u het e-mailadres van de gast niet hebt ingevuld, wordt erom gevraagd vóór de betaling, om de factuur te kunnen verzenden. Het verschijnt daarna in de details van de reservering.

Alleen u ziet de link, de QR-code en het menu van uw gasten. De andere deelnemers van de reservering zien alleen of de gast heeft betaald.

Gasten wijzigen die via een link betalen

Vanuit de details van de reservering zijn nog verschillende wijzigingen mogelijk:

• u betaalt toch liever zelf de plaats van een gast met "later" die nog niet heeft betaald: kies in het menu van de gast Ik betaal toch. De link van de gast is niet meer geldig, het deel blijft voor uw rekening en de gast wordt niet op de hoogte gebracht;
• een gast zegt af: Deze gast vervangen in het menu van de gast voegt een andere persoon in diens plaats toe, en u kiest opnieuw wie betaalt: u, of de nieuwe gast met "later". Het aantal gasten en de kosten van de reservering veranderen niet, en de oude link is niet meer geldig. Een gast die al heeft betaald, of een betaling ter plaatse per cheque of per overschrijving heeft aangekondigd, kan niet afzonderlijk worden vervangen. Vervang dan alle gasten;
• u wilt al uw gasten wijzigen: het pictogram op de eerste gastregel vervangt ze allemaal. Vóór het opslaan herinnert een bericht u aan de links die worden geannuleerd en aan de terugbetaling van de gasten die al hadden betaald;
• er komt nog een gast bij: Deelnemer toevoegen, daarna de regel Gast(en). Als u alleen gasten toevoegt, zonder partner, kan elke gast "later" betalen. "Nu" wordt nooit aangeboden nadat de reservering is gemaakt.

Zolang een gast een lopende betaallink heeft of via een link heeft betaald, kunt u een reservering die met andere deelnemers doorgaat niet verlaten en kunt u er niet in worden vervangen. Verwijder eerst de gasten of annuleer de reservering.

Een reservering annuleren waarvoor een gast heeft betaald

Als u binnen de termijn annuleert, wordt het deel van een gast die al heeft betaald, waar mogelijk terugbetaald via de betaalmethode van de gast. Anders krijgt u het terug in credits. In beide gevallen vermeldt het bevestigingsbericht van de annulering dit, en bevestigt de annuleringsmail het. Als de annulering te laat is om uw uitnodigingen terug te krijgen, houdt uw organisatie ook het deel van de gast.

Een gast die nog niet heeft betaald, kan dat niet meer doen: de link is niet meer geldig.

De limieten van uw organisatie kennen

Uw organisatie kan:

• het aantal gasten per reservering beperken;
• het aantal uitnodigingen binnen een bepaalde periode beperken;
• uitnodigingen verbieden op bepaalde kalenders, bepaalde dagen of bepaalde tijdvakken: een bericht in het formulier laat u dat dan weten;
• het annuleren van een reservering met gasten tot bepaalde gevallen beperken.