Gebruikers importeren en exporteren

Bouw of actualiseer uw bestand in enkele minuten: snelle invoer, import van een Excel-/CSV-bestand met kolomkoppeling en een aanpasbare export.

Snel een paar gebruikers toevoegen

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Import / export›Snelle creatie.
2. Vul één regel per gebruiker in: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer. Klik zo nodig op Een regel toevoegen.
3. Schakel Stuur de inloggegevens per e-mail in om gebruikersnaam en wachtwoord automatisch te versturen.
4. Klik op Opslaan.

De inloggegevens worden aangemaakt volgens uw standaardinstellingen voor wachtwoorden. Het toegekende profiel en het toegekende abonnement zijn die welke standaard in de geavanceerde instellingen zijn vastgelegd — controleer ze vóór uw eerste invoer, want ze gelden voor alle accounts die u daarna aanmaakt.

Een Excel- of CSV-bestand importeren

De import verloopt in vijf stappen, en u kunt op elk scherm terugkeren:

1. Zet uw bestand (.xls, .xlsx of .csv) neer in Administratie›Gebruikers›Import / export›Een bestand importeren.
2. Analyse van uw bestand: controleer of de accenten en de datums goed worden gelezen. Dit is het moment om een verkeerd gecodeerd bestand te corrigeren, vóór de fouten zich verspreiden.
3. Kolomconfiguratie: koppel elke kolom aan een veld (abonnement, groepen, licentie, tegoeden, aangepaste velden...). De herkenning gebeurt automatisch op basis van de eerste regel; vink de kolommen uit die u niet wilt overnemen. Alleen de naam en de voornaam zijn verplicht.
4. Voorbeeld bekijken: waarschuwingen verhinderen de import niet, de betrokken cellen krijgen de standaardwaarde.
5. Start de import en bekijk daarna het rapport regel per regel: Toegevoegd, Bijgewerkt of Fout, eventueel met de vermelding Inloggegevens verzonden. Rapport downloaden bewaart er een kopie van.

Begrijpen hoe de import dubbele records voorkomt

Elke regel wordt in deze volgorde met uw bestand vergeleken: op gebruikersnaam als uw bestand die kolom bevat, anders op naam en voornaam. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan volgt een bijwerking; zo niet, dan wordt er een account aangemaakt.

Een import kan geen record wijzigen dat u volgens uw profiel niet mag beheren: die regels verschijnen als fout in het rapport en worden niet toegepast.

Uw bestand exporteren

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Import / export›Bestand exporteren.
2. Selecteer en orden de kolommen die u wilt exporteren.
3. Beperk zo nodig de geëxporteerde groep met Filters: abonnement, profiel, groep, status.
4. Klik op Voorbeeld bekijken en vervolgens op Exporteren (.xlsx) om het bestand te downloaden.

Met Model maken bewaart u uw kolomindeling en vindt u die bij een volgende export met één klik terug.

De gegevensuitwisseling automatiseren

Import en export dekken losse behoeften, handmatig. Moet uw organisatie haar bestand doorlopend synchroniseren met andere software, dan stelt de API dezelfde gegevens programmatisch beschikbaar — en biedt bovendien de mogelijkheid om accounts aan te maken en te wijzigen.