Facturen & transacties

Volg alle verkoopdocumenten van uw organisatie — prijsopgaven, bestellingen en facturen — in betalingen, verricht terugbetalingen en exporteer uw verkopen voor de boekhouding. Ga naar het menu Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.

De drie documenttypen onderscheiden

Een verkoop heeft niet altijd dezelfde vorm, afhankelijk van het moment waarop u zich bevindt. Het type kiest u bij het aanmaken van het document.

• De Offerte is een voorstel met prijs, dat u de gebruiker ter goedkeuring toestuurt — een trainingskamp voor een schoolgroep, de verhuur van een baan aan een bedrijf.
• De Bestelling is de aangegane verkoop, in afwachting van betaling. Aan dit document worden de betalingen gekoppeld.
• De Factuur is het genummerde document, dat wordt uitgegeven zodra een betaling is geïnd.

Een vierde document, de Bestelformulier, is bedoeld voor overheden en ondernemingsraden die een document verlangen voordat ze de uitgave aangaan.

Wat er gebeurt met een geaccepteerde prijsopgave

De prijsopgave is geen eindpunt: verstuurd per e-mail bevat hij een link waarmee de gebruiker hem zelf kan accepteren, zonder account en zonder in te loggen. Die link blijft 14 dagen geldig.

De prijsopgave bekijken — de pagina, de PDF — betekent nog geen acceptatie. De acceptatie vindt plaats op het moment dat de gebruiker een betaalmethode kiest, en die keuze bepaalt het vervolg:

• bij een uitgestelde betaling (overschrijving, cheque, ter plaatse) wordt de prijsopgave een Bestelling in afwachting van betaling; die verandert in een factuur wanneer u de betaling int;
• bij een online betaling volgt de betaling meteen: het document wordt direct een genummerde Factuur.

Een geaccepteerde prijsopgave volgt u dus precies zoals een bestelling — u vindt hem terug onder het tabblad dat bij zijn nieuwe type hoort.

Een verkoop terugvinden

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. De tabbladen bovenaan filteren op type (Offerte, Bestellingen, Facturen) en op status (In afwachting, Betaald, Geannuleerd, Terugbetaald).
3. Het paneel Filters verfijnt vervolgens de zoekopdracht, en de criteria kunnen worden gecombineerd.

Er zijn zes filters beschikbaar, waarvan drie vaak worden vergeten terwijl ze juist antwoord geven op de meest voorkomende vragen:

• Op gebruiker: de volledige aankoopgeschiedenis van een lid, wanneer hij een afschrijving betwist.
• Op manager: de verkopen die door een teamlid zijn ingevoerd — handig om een dienstdag te controleren.
• Per factureringsaccount: onmisbaar zodra uw organisatie vanuit meerdere entiteiten factureert.
• Op abonnement, Per productcategorie en Op status vervolledigen de sortering.

De keuzelijst Periode bakent tot slot de weergave af — en bepaalt ook de exports, die precies overnemen wat u op het scherm ziet.

Zoeken op persoon net zo goed als op nummer

Het zoekveld beperkt zich niet tot documentreferenties. Het doorzoekt gelijktijdig:

• het bestelnummer en het factuurnummer;
• de identiteit van de gebruiker: naam, voornaam, inlognaam, e-mailadres en licentienummer;
• de gegevens die op de verkoop zelf zijn ingevuld — naam, voornaam, bedrijfsnaam en e-mailadres van het factuuradres.

Dat laatste punt is belangrijk voor verkopen aan de balie: de koper heeft geen account, de lijst toont hem als losse klant, en alleen een zoekopdracht op het factuuradres brengt zijn verkoop aan het licht. « Dupont » of zijn e-mailadres invoeren is voldoende.

Een bestelling of een prijsopgave aanmaken

1. Klik op Nieuw.
2. Er opent een venster Een gebruiker selecteren: geef aan voor wie de verkoop bestemd is. Dat is de eerste beslissing, want die bepaalt het factuuradres en de in aanmerking komende abonnementen.
3. Kies vervolgens het documenttype, Offerte of Bestelling.
4. Voeg de regels toe met Product toevoegen.
5. Controleer het Factuuradres: doet u niets, dan wordt het standaardadres van de gebruiker gebruikt.
6. Klik op Opslaan.

Elke regel komt naar keuze uit de catalogus of uit een vrije invoer. De vrije invoer (aangepaste tegel) is bedoeld voor uitzonderlijke verkopen — een bespanning, een bijdrage in de kosten — en met het vakje Opslaan in de catalogus hoeft u die de volgende keer niet opnieuw in te voeren als hij vaker zal voorkomen.

Een bestelling blijft wijzigbaar zolang er geen enkele betaling is geïnd. Na de eerste inning wordt hij vastgezet: dat garandeert dat een al betaald document niet meer buiten het weten van de klant verandert.

Een korting toepassen

Er bestaan twee mechanismen naast elkaar, en ze dienen niet hetzelfde doel. Open de sectie Promotiecode & korting om bij de instellingen te komen.

• De Promocode neemt een al vastgelegde commerciële actie over: klik op Selecteer een promotiecode en de code past zijn eigen regels voor doelgroep en maximum toe.
• De Handmatige korting is een eenmalig gebaar, geval per geval bepaald: een percentage of een bedrag dat u vrij invoert, toegepast op het totaal inclusief btw.

Een betaling innen

1. Open de bestelling en klik daarna op Betaling.
2. Voer het bedrag in: het volledige saldo wordt voorgesteld, maar een gedeeltelijk bedrag wordt aanvaard.
3. Kies de methode: CB ter plaatse, Contant, Overschrijving of Cheque.
4. Sla op.

Als er een betaalterminal is geconfigureerd op het facturatieaccount, kan de inning direct naar de betaalterminal worden gestuurd in plaats van handmatig te worden ingevoerd.

Elke inning verschijnt in de sectie Transacties van de bestelling, met haar status: Bevestigd, In afwachting, Mislukt of Geweigerd. De knop Details weergeven opent de detailpagina van de transactie: betaalmethode, betaalgateway, datums, notities en de referenties van de dienstverlener wanneer die er zijn.

Zolang een betaling In afwachting is, blijft ze wijzigbaar — Deze transactie bewerken om een invoer te corrigeren, Deze transactie annuleren om ze te laten vallen — en de bestelling herberekent onmiddellijk haar Nog te betalen. Een betaling met status Bevestigd kan niet meer worden gewijzigd: ze heeft een boekhoudkundig document voortgebracht, want de factuur wordt uitgegeven zodra de eerste betaling is geïnd. Een fout op een bevestigde betaling corrigeert u dus met een volledige of gedeeltelijke terugbetaling, die het spoor van de verrichting bewaart.

De betaling spreiden

De knop Tijdschema verdeelt het resterende bedrag over meerdere gedateerde termijnen. Bij elke volgende inning wordt het bedrag van de volgende termijn automatisch voorgesteld.

Een verkoop terugbetalen

1. Open de betaalde bestelling en klik daarna op Restitutie.
2. Voer het bedrag in: de volledige terugbetaling wordt voorgesteld, een gedeeltelijke terugbetaling blijft mogelijk.
3. Zijn er meerdere betalingen geïnd, kies dan of u de terugbetaling toerekent aan de volledige bestelling of aan een specifieke betaling.

Een online betaling gaat rechtstreeks terug via de betaalgateway die haar heeft geïnd: u hoeft geen overschrijving te doen.

Wat de status betreft is het onderscheid belangrijk voor uw boekhouding: een gedeeltelijke terugbetaling laat de bestelling op Betaald staan en toont het Netto geïnd, terwijl een volledige terugbetaling hem op Terugbetaald zet. Een inschrijving van € 200 waarvan € 50 is terugbetaald, blijft bijvoorbeeld een betaalde verkoop met een netto geïnd bedrag van € 150.

De terugbetaling bepaalt ook wat er met het geleverde gebeurt. Een volledige terugbetaling neemt het terug — credits worden teruggegeven, het abonnement wordt ingetrokken. Een gedeeltelijke terugbetaling laat het staan: de gebruiker houdt wat hij heeft ontvangen, alleen het geïnde bedrag daalt.

Terugbetalen via de betaalgateway in plaats van hier

Voor een online betaling kunt u de terugbetaling net zo goed starten vanuit de back-office van de betaalgateway. Die brengt ons daarvan automatisch op de hoogte en de bestelling wordt bijgewerkt alsof u via OpenResa had gewerkt: status, creditnota, geleverde zaken.

Beide wegen leiden tot hetzelfde resultaat. Neem de weg die u het beste past — maar slechts één van de twee.

Wanneer de betaalgateway niet reageert

Een terugbetaling die vanuit OpenResa wordt gestart, verloopt in twee onafhankelijke stappen, en de tweede kan mislukken terwijl de eerste is gelukt: de bestelling komt op terugbetaald te staan, maar het geld blijft geïnd bij de betaalgateway.

Een bericht wijst u daar dan uitdrukkelijk op en nodigt u uit de verrichting af te ronden vanuit de back-office van de betaalgateway. Dat is het enige geval waarin u aan beide kanten moet ingrijpen.

De documenten versturen en downloaden

Eén knop bundelt alles wat met de documenten van de verkoop te maken heeft. Hij draagt de naam van het geopende document, waardoor u meteen ziet hoe de verkoop ervoor staat: Offerte, Bestelformulier of Factuur zodra een betaling is geïnd. Zodra een terugbetaling een creditnota heeft opgeleverd, staat hij in het meervoud — Documenten — omdat de verkoop dan niet meer in één document past.

Het menu somt de documenten op met hun referentie, dezelfde die op de PDF staat: eerst de factuur of de prijsopgave, daarna één creditnota per terugbetaling. Met één klik downloadt u het document, om het te archiveren of via een ander kanaal te bezorgen.

Onderaan het menu stuurt Per e-mail verzenden het dossier naar de gebruiker. De verzending beperkt zich niet tot het hoofddocument: de factuur vertrekt samen met alle creditnota's van de verkoop, want het werkelijk verschuldigde bedrag begrijpt u alleen door ze naast elkaar te leggen.

Nagaan wat er is gebeurd

De sectie Bestelgeschiedenis bewaart de gebeurtenissen van de verkoop: aanmaak, wijzigingen, inningen, verzendingen. Dat is de eerste plek om te openen wanneer een lid beweert zijn factuur nooit te hebben ontvangen, of wanneer een bedrag niet overeenkomt met wat het team zich herinnert.

Een bestelling in afwachting beheren

Een bestelling in afwachting kan op elk moment door de gebruiker vanuit zijn eigen omgeving worden betaald, of door u handmatig worden geïnd.

Prestaties met handmatige validatie — overschrijving, cheque — worden geleverd zodra u een betaling registreert. Zolang u dat niet hebt gedaan, beschikt het lid over niets.

Om een verkoop te laten vallen, opent u hem en gebruikt u Bestelling annuleren. Hij blijft raadpleegbaar en met de instelling Annuleringen verbergen verdwijnt hij uit de lijsten.

De verkopen en de boekhouding exporteren

Klik bovenaan de lijst op Export downloaden: de export neemt de filters en de periode over die op het scherm worden weergegeven. Verkooprapporten voor het rekenblad, boekhoudkundige boekingen en wettelijke formaten worden beschreven op de speciale pagina.