Abonnementen aanmaken en beheren

Een abonnement bundelt de toegangs- en reserveringsvoorwaarden van een formule: data, tarief, reserveringsquotum en de regels die gelden. Maak de abonnementen aan die uw organisatie aanbiedt. Ken daarna aan elke gebruiker vanaf zijn fiche het passende abonnement toe.

Een abonnement aanmaken

Begin met een formule die uw organisatie aanbiedt, bijvoorbeeld Recreatief tennis. U kunt die daarna toekennen aan de betrokken gebruikers, zonder dezelfde regels op elke fiche opnieuw in te voeren.

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en klik op Nieuw.
2. Vul in het tabblad Algemeen het veld Naam & kleur in, en eventueel een beschrijving.
3. Bepaal onder Openingsdata van rechten de periode waarin de abonnees kunnen inloggen. Laat de instelling uitgeschakeld voor toegang zonder einddatum.
4. Klik op Opslaan.

Vul daarna de reserveringsvoorwaarden aan: hoeveel reserveringen mag een abonnee tegelijk hebben, tot welke banen heeft hij toegang en welke regels moet hij naleven? Met de tabbladen Quota, Machtigingen en Regels legt u die keuzes vast. De gids hieronder helpt u bij het instellen ervan.

De lijst automatisch ordenen

De modus Automatisch ordent de lijst voor u: u hoeft zelf geen groepen aan te maken. Klik op de kolomkop van de naam, de begindatum of de einddatum om de sortering te kiezen. De groepen passen zich aan die keuze aan, zonder de abonnementen te wijzigen.

Bij een sortering op naam zoekt de applicatie naar gemeenschappelijke woorden en seizoenen. Zo kan ze Recreatief tennis 2026/2027 - Volwassenen en Recreatief tennis 2026/2027 - Jeugd bij elkaar plaatsen. Consistente namen maken die indeling eenvoudiger. Zijn de benamingen erg verschillend, dan heeft de applicatie minder aanwijzingen om ze te groeperen. Bij een sortering op datum worden de groepen gevormd op basis van de begin- en einddata van de abonnementen.

Klik op de titel van een groep om die in of uit te klappen. Deze status wordt voor uw account onthouden.

Abonnementen in handmatige groepen onderbrengen

Kies deze modus als u de lijst volgens uw eigen criteria wilt ordenen. Zo kunt u bijvoorbeeld tennis en padel samenbrengen in een groep Sportschool, en daarnaast de abonnementen voor vrij spelen onderscheiden van eenmalige aanbiedingen, ongeacht hun naam.

1. Ga naar Handmatige groepen.
2. Klik op Een groep toevoegen en geef de groep een naam: de nieuwe groep verschijnt boven aan de lijst.
3. Sleep in Alle, zonder zoekopdracht of filter, de regels naar de gewenste groep en bepaal hun volgorde. Houd op een aanraakscherm uw vinger op de regel voordat u hem verplaatst.
4. Sleep de titel van een groep om die te verplaatsen. Abonnementen die in geen enkele groep staan, blijven onderaan, onder Geen groep.

Beweegt u de muis over de titel, dan verschijnen knoppen om de groep te hernoemen of te verwijderen. Een groep verwijderen behoudt de abonnementen: die komen terug onder Geen groep.

U kunt ook op een kolomkop klikken om de abonnementen binnen elke groep op naam of op datum te sorteren. Verplaatst u daarna een zelfstandig abonnement of een referentieabonnement, dan neemt uw eigen indeling het over van de sortering: de gekozen positie blijft behouden.

De gekoppelde abonnementen, die verderop worden besproken, blijven onder hun referentieabonnement staan. U kunt hun volgorde binnen die familie wijzigen zonder de sortering van de rest van de lijst te veranderen. Verplaatst u het referentieabonnement, dan volgen de gekoppelde abonnementen mee.

U vindt deze groepen ook terug in de keuzelijsten van abonnementen wanneer ze het lezen vergemakkelijken. De volledige namen van de abonnementen blijven daar zichtbaar.

De weergave aanpassen en meerdere abonnementen tegelijk beheren

Stem de lijst af op uw manier van werken: beschrijvingen lezen, betalingen raadplegen of meer regels op het scherm tonen. Het menu Instellingen, rechts van Nieuw, onthoudt uw voorkeuren:

• Beschrijvingen weergeven: voegt de beschrijving onder de naam toe, over maximaal twee regels.
• Betalingen weergeven: vervangt de kolom met de begindatum door die met de betalingen.
• Compacte modus: verkleint de regelafstand en de grootte van de namen, knoppen en tellers.

Deze opties staan standaard uit. Lange namen blijven leesbaar over meerdere regels.

De kolommen met begin- en einddatum verschijnen alleen als minstens één abonnement in de gefilterde lijst de betreffende datum heeft. Klik op de naam van een abonnement om het te bekijken of te wijzigen, ook op mobiel.

Vink de selectievakjes links van de abonnementen aan om meerdere regels tegelijk te bewerken. De knoppen Archiveren, Koppelen, Losmaken en Verwijderen verschijnen dan in de plaats van de tabbladen met de modi. Dezelfde rechten en beperkingen gelden als bij een actie op één enkel abonnement.

In de handmatige modus plaatst Verplaatsen naar… de hele selectie in één groep. In Gearchiveerd zet Herstellen de geselecteerde abonnementen terug in de huidige lijst.

Instellingen delen met een referentieabonnement

Biedt u meerdere padelformules aan — volwassenen, jeugd, studenten — met verschillende tarieven maar dezelfde regels? Zonder koppeling tussen die abonnementen moet u elke wijziging van een quotum of van de toegang tot de banen in elke formule herhalen, met het risico er één te vergeten.

Met een referentieabonnement beheert u die instellingen op één plek. Maak bijvoorbeeld Padelabonnement aan en koppel uw formules eraan: wijzigingen aan de gemeenschappelijke instellingen worden automatisch toegepast op alle gekoppelde abonnementen, terwijl elk abonnement zijn eigen tarief en eigen gegevens behoudt. Moeten bepaalde formules andere regels hebben, houd ze dan zelfstandig of koppel ze aan een ander referentieabonnement.

De instellingen worden alleen doorgegeven van het referentieabonnement naar de gekoppelde abonnementen, op het moment dat u ze opslaat. Het tarief of de naam van een gekoppeld abonnement wijzigen heeft dus geen enkel effect op het referentieabonnement of op de andere abonnementen. U kunt het referentieabonnement ook aan gebruikers toekennen: het blijft een volwaardig abonnement.

Een gekoppeld abonnement aanmaken

In de lijst maakt u met de knop Een gekoppeld abonnement aanmaken van het referentieabonnement snel een nieuwe variant aan. U kunt dat ook doen vanuit de configuratie ervan:

1. Open het abonnement dat als referentie zal dienen, tabblad Algemeen.
2. Klik in de sectie Referentieabonnement op Een gekoppeld abonnement aanmaken.
3. Voer de gewenste naam in het bevestigingsvenster in en bevestig.
4. Het aangemaakte abonnement verschijnt in de lijst met gekoppelde abonnementen van het referentieabonnement. Klik op de knop Openen om de naam, het tarief en de andere eigen gegevens aan te passen.

Een bestaand abonnement koppelen

1. Open het abonnement dat u wilt koppelen en sla eerst uw eventuele wijzigingen op.
2. Kies in Algemeen, sectie Referentieabonnement, het gewenste referentieabonnement.
3. Lees de bevestiging goed: ze geeft aan hoeveel gebruikers het betreft. Door te bevestigen vervangt u de gemeenschappelijke instellingen van dit abonnement door die van het gekozen referentieabonnement. Het tarief en de eigen gegevens blijven behouden.

Weten waar u de instellingen wijzigt

In een gekoppeld abonnement geeft de banner boven aan het paneel aan van welk referentieabonnement de instellingen afkomstig zijn. Overgeërfde instellingen worden grijs weergegeven, met de naam van het referentieabonnement. Om ze te wijzigen, opent u dat referentieabonnement: de wijziging wordt op al zijn gekoppelde abonnementen toegepast.

Per gekoppeld abonnement blijven aanpasbaar:

• de naam, de beschrijving, de kleur en de trefwoorden;
• de data en de reserveringskleuren;
• de tarieven en de facturatie, met inbegrip van de tarieven en de verkoop van reserveringscredits en gastcredits;
• de opties van het tabblad Registraties.

De overige instellingen worden overgeërfd: quota, machtigingen, regels, labels, de werking van credits en uitnodigingen, de gegevens die vereist zijn om te reserveren, de blokkering bij onbetaling en de herinneringen vóór het verlopen.

Zo kunt u het jeugdtarief op 160 € vastleggen en het volwassenentarief op 320 €. Elk abonnement behoudt zijn prijs, ook wanneer u de gemeenschappelijke regels op Padelabonnement wijzigt.

In de lijst verbindt een lijn de bolletjes van de gekoppelde abonnementen met dat van hun referentieabonnement: zo herkent u de formules die dezelfde instellingen delen. Begint hun naam met die van het referentieabonnement, dan kan alleen het vervolg worden getoond: Padel - Jeugd wordt Jeugd onder Padel. De volledige naam blijft behouden en verschijnt als u de muis erover beweegt.

Een abonnement loskoppelen zonder het te verwijderen

Gebruik op de kaart van het referentieabonnement Losmaken op de betreffende regel. U kunt ook Geen kiezen in het veld Referentieabonnement van het gekoppelde abonnement en daarna bevestigen.

Het loskoppelen verwijdert enkel de koppeling: het abonnement en zijn gebruikers blijven behouden. De overgeërfde instellingen blijven zoals ze op het moment van het loskoppelen waren en worden rechtstreeks op dit abonnement wijzigbaar. Latere wijzigingen aan het vroegere referentieabonnement worden er niet meer op toegepast.

Wilt u meerdere abonnementen tegelijk loskoppelen, vink ze dan aan in de lijst en gebruik Losmaken, afhankelijk van uw beheerrechten.

De betaling van de contributies opvolgen

Int u de contributies aan de balie of via overschrijving? Dan kunt u de betalingen noteren om te weten wie zijn abonnement heeft betaald. Vul in het tabblad Algemeen het veld Abonnementstarief in: met het vakje Betaald abonnement op elke fiche geeft u de betaling, de datum en het bedrag aan.

Wilt u een overzicht van alle gebruikers, open dan Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementsopvolging. U kunt de lijst filteren op abonnement of op betalingsstatus en daarna exporteren naar Excel.

Schakel indien nodig Blokkeer boekingen als de gebruiker zijn abonnement niet heeft betaald in: er verschijnt dan een banner op de fiche van de gebruiker, en reserveren wordt geweigerd zolang de betaling niet is geregistreerd.

Om dit scherm niet zelf te hoeven opvolgen, activeert u de activiteitenrapporten: die sturen u elke maand de naamlijst van de abonnementen die binnen 30 dagen verlopen.

Het abonnement online verkopen

Schakel Betalingen & facturering in het tabblad Algemeen in om het abonnement online betaalbaar te maken: gebruikers kunnen het afsluiten of verlengen volgens de ingestelde formules, met automatische facturatie. De betaling verloopt via de betaalmiddelen van het gekoppelde facturatieaccount.

Wanneer deze sectie actief is, krijgen de data een andere betekenis: ze worden Standaardtoegangsdagen, die gelden zolang de abonnee geen lopende formule heeft. Zodra hij een formule koopt, nemen de data van die formule het over.

Abonnees automatisch herinneren vóór de vervaldatum

De herinneringen sporen gebruikers aan om hun abonnement te verlengen voordat ze hun toegang tot de reserveringen verliezen. Er zijn drie e-mails voorzien vóór de vervaldatum: 30 dagen ervoor, 7 dagen ervoor en de dag voordien.

Wilt u de instelling bekijken, ga dan naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen, open het betreffende abonnement en vervolgens het tabblad Algemeen, sectie Automatische herinneringen vóór het verlopen. De herinneringen staan standaard aan. Voor een gekoppeld abonnement wijzigt u deze instelling op het referentieabonnement.

Een persoonlijk bericht toevoegen

Onder de schakelaar kunt u met een editor enkele regels toevoegen die in de e-mail worden overgenomen: datum van de algemene vergadering, tarief van het volgende seizoen, inschrijfmoment, adres van een in te vullen formulier, bijlage...

Wat de abonnee ontvangt

De e-mail vermeldt het betrokken abonnement, de vervaldatum en het aantal resterende dagen, gevolgd door uw bericht als u er een hebt ingevoerd.

Er verschijnt een verlengingsknop als de gebruiker toegang heeft tot een abonnement dat hij online vanaf zijn account kan kopen. Zo niet, dan bevat de e-mail alleen de herinnering en uw bericht: leg daarin uit hoe hij op een andere manier kan verlengen.

Wie geen herinnering ontvangt

• Abonnees zonder ingevulde vervaldatum op hun fiche: zonder die datum kan de applicatie geen herinnering inplannen.
• Abonnees van wie de herinneringen op het abonnement zijn uitgeschakeld.
• Geschorste abonnees.
• Wie de meldingen Betalingen & facturering in zijn account heeft uitgeschakeld.

Bewijsstukken verplichten om te kunnen reserveren

In het tabblad Algemeen verplicht de sectie Verplichte informatie om te reserveren de abonnees bepaalde gegevens aan te vullen voordat ze kunnen reserveren: e-mailadres, postadres, telefoon, profielfoto, geboortedatum, ranking, licentienummer, bewijs van woonadres of medische verklaring.

De gebruiker wordt gevraagd zijn fiche aan te vullen bij zijn eerste aanmelding, en daarna wanneer hij op een vrij tijdslot klikt. Schakelt u Pas deze beperking toe wanneer de abonnee partner is in een reservering in, dan kan hij evenmin aan de reservering van iemand anders worden toegevoegd zolang de gevraagde gegevens ontbreken.

Een abonnement dupliceren voor het nieuwe seizoen

Met dupliceren hoeft u niet vanaf nul te beginnen: neem de configuratie van een vorig seizoen over en pas daarna de data en de opties van de kopie aan.

1. Klik in de lijst op Dupliceren op de regel van het over te nemen abonnement.
2. Voer de naam van de kopie in het bevestigingsvenster in en bevestig: de kopie verschijnt in de lijst.
3. Klik op de naam om de data en de nodige opties aan te passen.

U kunt ook dupliceren vanuit het configuratiepaneel van een abonnement. In dat geval opent het paneel van de kopie meteen na de bevestiging.

Bij het dupliceren van een gekoppeld abonnement blijft de koppeling met hetzelfde referentieabonnement behouden, als u daarvoor de nodige rechten hebt. Er wordt geen nieuw referentieabonnement voor het volgende seizoen aangemaakt.

Overbodig geworden abonnementen archiveren

Archiveer een oude formule om de lijst overzichtelijk te houden, zonder de abonnementen te verwijderen van gebruikers die ze nog hebben. Zo kunt u een voorbij seizoen opbergen zonder te wachten tot alle gebruikers van formule zijn veranderd.

Klik op Archiveren in de lijst en bevestig. Het abonnement verhuist naar Gearchiveerd. Het wordt niet meer als nieuwe keuze aangeboden bij het toevoegen of wijzigen van een gebruiker; wie er al op geabonneerd is, behoudt het.

Een banner kan u abonnementen voorstellen om te archiveren. Controleer de selectie voordat u bevestigt. Klikt u op Verbergen, dan verdwijnt alleen de banner, en die keuze wordt voor uw account onthouden: er wordt geen enkel abonnement gearchiveerd.

Wilt u een abonnement terugzetten in de huidige lijst, open dan Gearchiveerd en klik op Herstellen. Herstelt u een gekoppeld abonnement waarvan het referentieabonnement gearchiveerd is, dan wordt ook dat referentieabonnement hersteld, voor zover uw rechten dat toelaten.

Gearchiveerde abonnementen blijven beschikbaar voor de koppeling van abonnementen bij de klassieke import en de ADOC-import.

Een leeg abonnement verwijderen

Verwijder een abonnement als u het niet meer nodig hebt en er geen enkele gebruiker aan gekoppeld is. Wordt het nog gebruikt, archiveer het dan om het uit de lijst te halen en het toch te behouden voor zijn abonnees.

Gebruik Verwijderen in de lijst of in het configuratiepaneel. Het verwijderen wordt geweigerd als het abonnement nog gebruikers heeft, als het als standaard is ingesteld of als het het abonnement van de aangemelde administrator is. Dezelfde beveiligingen gelden wanneer u meerdere abonnementen tegelijk verwijdert; het bericht stelt dan archiveren voor.

Een leeg referentieabonnement verwijderen koppelt de bijbehorende abonnementen los: die blijven behouden met hun huidige instellingen. Wilt u alleen een koppeling verwijderen, gebruik dan Losmaken, zonder het abonnement te verwijderen.

Een abonnement in bulk opnieuw toekennen

Bij de start van een seizoen kunt u het nieuwe abonnement in één handeling aan meerdere gebruikers toekennen, zonder elke fiche te openen.

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer en selecteer de betrokken gebruikers, of Alles selecteren na een filter.
2. Open Acties en vervolgens Snelle bewerking.
3. Kies het nieuwe abonnement en indien nodig de data, en klik daarna op Opslaan.

Tijdens dezelfde handeling kunt u het abonnement als onbetaald markeren voor de geselecteerde gebruikers, bijvoorbeeld bij de start van een nieuw seizoen.

Bereidt u deze wijzigingen voor in een bestand, dan kunt u ook de import gebruiken om de abonnementen van de betrokken gebruikers bij te werken.