Abonnementen aanmaken en beheren
Abonnementen bepalen de reserveringsrechten van uw gebruikers: toegangsperiode, tarief, quota's en regels. Maak één abonnement aan per formule die uw organisatie aanbiedt en wijs het vervolgens toe op de fiches.
Een abonnement aanmaken
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en klik op Nieuw.
- Vul in het tabblad Algemeen het veld Naam & kleur en een optionele omschrijving in.
- Bepaal onder Openingsdata van rechten de periode waarin de abonnees kunnen inloggen. Laat de instelling uitgeschakeld voor toegang zonder einddatum.
- Klik op Opslaan.
De configuratie is opgedeeld in tabbladen: Algemeen, Quota, Machtigingen, Regels, Credits, Uitnodigingen, Labels en Registraties. De tabbladen over de reserveringsregels worden op een aparte pagina toegelicht.
De betaling van de bijdragen opvolgen
Vul in het tabblad Algemeen het veld Abonnementstarief in: op elke fiche verschijnt dan een vakje Betaald abonnement, met de betaalde datum en het betaalde bedrag. De module Abonnementsopvolging (Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementsopvolging) toont alle abonnees met hun betaalstatus, filterbaar via Op abonnement en Op status, en exporteerbaar naar Excel.
Schakel indien nodig Blokkeer boekingen als de gebruiker zijn abonnement niet heeft betaald in: er verschijnt dan een banner op de fiche van de gebruiker en reserveren wordt geweigerd tot de betaling is geregistreerd.
Om dit scherm niet zelf in de gaten te hoeven houden, activeert u de activiteitsrapporten: die sturen u elke maand de naamlijst van de abonnementen die binnen 30 dagen verlopen.
Het abonnement online verkopen
Activeer Betalingen & facturering in het tabblad Algemeen om het abonnement online betaalbaar te maken: gebruikers kunnen het afsluiten of verlengen volgens de geconfigureerde plannen, met automatische facturatie. De betaling verloopt via de betaalmethoden van het gekoppelde facturatieaccount.
Wanneer dit onderdeel actief is, krijgen de datums een andere betekenis: het worden Standaardtoegangsdagen, die gelden zolang de abonnee geen lopend plan heeft. Zodra hij een plan koopt, nemen de datums van dat plan het over.
Abonnees automatisch herinneren vóór de vervaldatum
Een abonnee die zijn abonnement laat verlopen, verliest zijn rechten zonder het te merken, en u ontdekt dat pas wanneer hij niet meer kan reserveren. Er vertrekken automatisch drie e-mails vóór de vervaldatum: 30 dagen ervoor, 7 dagen ervoor en de dag voordien.
De instelling gebeurt per abonnement. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen, open het betrokken abonnement, tabblad Algemeen, onderdeel Automatische herinneringen vóór het verlopen. Het staat standaard aan: u hoeft niets te doen om ervan te profiteren.
Een persoonlijk bericht toevoegen
Onder de schakelaar kunt u met een editor enkele regels toevoegen die in de e-mail worden overgenomen: datum van de algemene vergadering, tarief van het volgende seizoen, inschrijvingsmoment, adres van een in te vullen formulier, bijlage...
Wat de abonnee ontvangt
De e-mail vermeldt het betrokken abonnement, de vervaldatum en het aantal resterende dagen, gevolgd door uw bericht als u er een hebt ingevoerd.
Er staat alleen een verlengingsknop in als de abonnee zijn abonnement daadwerkelijk vanuit zijn account kan verlengen, dat wil zeggen als er een online koopbaar abonnement voor hem openstaat. Is dat niet het geval, dan informeert de e-mail zonder een onmogelijke actie voor te stellen: het is aan u om de te volgen werkwijze in het persoonlijke bericht toe te lichten.
Wie geen herinnering ontvangt
- Abonnees zonder vervaldatum. Een herinnering kondigt een einde aan: zonder ingevulde einddatum verloopt het abonnement voor de software nooit en vertrekt er geen enkele e-mail. Dit is het vaakst voorkomende geval wanneer er niets gebeurt — controleer de fiche van de abonnee voordat u verder zoekt.
- Abonnees van wie het abonnement de herinneringen uitgeschakeld heeft.
- Geschorste abonnees.
- Wie de meldingen Betalingen & facturering in zijn account heeft uitgezet: zijn keuze gaat vóór de uwe.
Bewijsstukken vereisen om te kunnen reserveren
In het tabblad Algemeen verplicht het onderdeel Verplichte informatie om te reserveren de abonnees om bepaalde gegevens aan te vullen voordat ze kunnen reserveren: e-mailadres, postadres, telefoon, profielfoto, geboortedatum, klassement, licentienummer, bewijs van woonplaats of medisch attest.
De gebruiker wordt gevraagd deze gegevens te bezorgen bij zijn eerste login, en daarna op het moment dat hij op een vrij tijdslot klikt. De optie Pas deze beperking toe wanneer de abonnee partner is in een reservering breidt de regel uit: een abonnee met een onvolledig dossier kan dan ook niet door iemand anders als partner worden toegevoegd.
Een abonnement dupliceren voor het nieuwe seizoen
- Open het abonnement van het afgelopen seizoen.
- Klik op Dupliceren: de volledige configuratie wordt gekopieerd.
- Hernoem de kopie en pas de datums aan.
Een abonnement in bulk opnieuw toewijzen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer en selecteer de betrokken gebruikers, of Alles selecteren na een filter.
- Open Acties en vervolgens Snelle bewerking.
- Kies het nieuwe abonnement en indien nodig de datums, en klik daarna op Opslaan.
Met de snelle bewerking kunt u in dezelfde beweging iedereen weer op onbetaald zetten: dat is de start van het seizoen in één handeling.
Via een bestandsimport kunt u ook het abonnement van de volledige database in één keer bijwerken.
