Facturatieaccounts

Het facturatieaccount bepaalt onder welke identiteit uw facturen worden uitgegeven (gegevens, nummering) en welke betaalmethoden aan uw gebruikers worden aangeboden. Maak meerdere accounts aan als uw organisatie vanuit verschillende entiteiten factureert.

Een facturatieaccount aanmaken

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts.
2. Klik op Nieuw.
3. Voer op het tabblad Facturatie de naam van het account in en vervolgens de facturatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, land, telefoon en btw-nummer. Deze gegevens verschijnen op de facturen en tijdens de betaling.
4. Vul het facturatie-e-mailadres in: dit adres ontvangt de meldingen die bij het account horen (nieuwe bestellingen, ontvangen betalingen, technische waarschuwingen). U kunt kiezen welke meldingen u wenst en tot 4 ontvangeradressen toevoegen.
5. Klik op Opslaan.

Het standaardaccount kiezen

Per organisatie wordt één account als hoofdaccount aangemerkt: het wordt gebruikt voor nieuwe bestellingen (winkelwagen, kassa, inschrijvingen) en voor abonnementen wanneer er geen account uitdrukkelijk is geselecteerd.

1. Open het gewenste account.
2. Schakel de optie Standaardaccount in en klik op Opslaan: de optie wordt automatisch verwijderd bij het vorige hoofdaccount.

De factuurnummering aanpassen

Elk account nummert zijn facturen doorlopend, in het formaat JJJJ-NNNNNN. Met een optioneel achtervoegsel onderscheidt u documenten die door verschillende accounts zijn uitgegeven.

1. Zoek op het tabblad Facturatie de optie Factuurnummeringssuffix.
2. Voer maximaal 8 letters of cijfers in: het volgende nummer verschijnt meteen als voorbeeld.

Online betalingen accepteren

1. Open het tabblad Betalingen van het account.
2. Schakel Online betalingen in en selecteer vervolgens uw betaalgateway: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone of PayPal.
3. Koppel uw account: afhankelijk van de gateway leidt een verbindingsknop u in enkele klikken door het proces, of voert u de door de gateway verstrekte inloggegevens in.
4. Klik op Opslaan en gebruik daarna Verbinding testen om te controleren of de gateway correct reageert.

Twijfelt u over een betaling, dan toont de optie Gebeurtenislogboek de betaalmeldingen die van de gateway zijn ontvangen en de reden van eventuele mislukkingen.

Betalingen accepteren op een betaalterminal

Stuur een betaling rechtstreeks naar een betaalterminal vanuit de details van een bestelling.

1. Schakel op het tabblad Betalingen de optie POS-terminal in.
2. Koppel uw SumUp-account. Is SumUp al uw online betaalgateway, dan wordt die verbinding hergebruikt.
3. Sla het account op en klik daarna op Terminal toevoegen om uw apparaat te koppelen.

Betaling ter plaatse, per overschrijving of per cheque aanbieden

Op het tabblad Betalingen kunt u drie vormen van uitgestelde betaling inschakelen:

• Betalingen ter plaatse: de gebruiker wordt gevraagd zijn bestelling rechtstreeks aan de balie van de organisatie te betalen.
• Betalingen via bankoverschrijving: uw bankgegevens (IBAN, BIC) worden aan de gebruiker getoond, met het factuurnummer als referentie.
• Betalingen per cheque: de cheque moet worden uitgeschreven op naam van het facturatieaccount en naar het bijbehorende adres worden gestuurd.

Betaling in termijnen toestaan

Schakel op het tabblad Betalingen de optie Gedeeltelijke betalingen toestaan in en stel vervolgens de Interval tussen termijnen in (dag(en), we(e)k(en), maand(en)). Het maximale aantal termijnen bepaalt u daarna per product.

Boekhoudkundige exports voorbereiden

Het rekeningschema van het account — verkooprekeningen, btw-rekeningen, geldrekeningen en dagboekcodes — stelt u in op het tabblad Rekeningschema. Het bepaalt welke boekingsregels de boekhoudkundige exports opleveren en is bepalend voor de elektronische factuur.

E-mailmeldingen instellen

Elk facturatieaccount waarschuwt per e-mail bij gebeurtenissen die het account aangaan. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts, open het gewenste account en zoek het blok E-mailmeldingen op het tabblad Facturatie.

Deze instelling geldt alleen voor dit account: twee accounts van dezelfde organisatie kunnen dus verschillende personen waarschuwen.

Kiezen welke meldingen u ontvangt

Onder Te ontvangen meldingen kunt u vier categorieën onafhankelijk van elkaar aanvinken:

• Een bestelling aanmaken — er is zojuist een bestelling geregistreerd, met de bestelbon als bijlage;
• Betaling ontvangen — er is een betaling binnengekomen, online of handmatig ingevoerd; de bijlage is de bestelbon als er nog een saldo openstaat, of de factuur als de bestelling volledig is betaald;
• Terugbetaling — er heeft een volledige of gedeeltelijke terugbetaling plaatsgevonden, ongeacht de oorsprong;
• Betaling mislukt (technische waarschuwing) — een online betaling is niet gelukt.

Vink de categorieën uit die u niet nodig hebt. De laatste is van een andere aard dan de eerste drie: ze meldt geen verkoop maar een incident, en is vaak de enige die het waard is te behouden wanneer u de rest beperkt.

De ontvangers aanwijzen

Het veld Ontvangeradressen (één per regel, maximaal 4) accepteert maximaal vier adressen. Elke melding wordt in één e-mail naar alle adressen verstuurd.

Laat u het veld leeg, dan valt het terug op het facturatie-e-mailadres van het account. Dat is de aanpak om te onthouden wanneer één persoon de verkopen opvolgt: het adres van het account invullen volstaat, u hoeft hier niets over te nemen.

Alles uitschakelen

Met de schakelaar van het blok zet u alle meldingen van dit account uit. Er wordt geen enkele e-mail meer verstuurd, ongeacht de categorie.

Een account dupliceren of verwijderen

Open het account: de knoppen om te dupliceren en te verwijderen staan bovenaan het paneel.