Participatieve boekingen: een tijdslot openstellen voor deelname

Boek een tijdslot in naam van de organisatie — trainingskamp, toernooi, les, groepsles — en laat uw gebruikers zich er zelf voor aanmelden, met of zonder online betaling. U bepaalt de capaciteit, de toegangscriteria en de termijnen, en u volgt de deelnemerslijst op.

Kiezen wie de deelnemerslijst samenstelt

Elke boeking met een label kan deelnemers ontvangen. Wat van tijdslot tot tijdslot verschilt, is wie de lijst samenstelt: u, of de gebruikers zelf.

U stelt de lijst samen

Boek het tijdslot met zijn label en duid de deelnemers aan, zonder Deelnamereservering te activeren. De gebruikers kunnen zich niet zelf aanmelden: de lijst is de uwe.

Toch staat ze niet vast. Open de boeking op elk moment opnieuw via de kalender om personen toe te voegen of te verwijderen in het tabblad Labels, waar de al aangemelde deelnemers voorgeselecteerd verschijnen.

Zo werkt een training waarvoor u de groep samenroept, een team dat u opstelt voor een wedstrijd, of een les waarvan de deelnemers vooraf vastliggen.

De gebruikers melden zich zelf aan

Activeer Deelnamereservering en het tijdslot gaat open: op de kalender verschijnt een teller met het aantal plaatsen, en iedereen neemt de zijne via zijn account.

Zo werkt een trainingskamp tijdens de vakantie, een intern toernooi of een activiteit die voor iedereen openstaat.

Zodra de optie actief is, verhuist het beheer van de lijst van het boekingsformulier naar de details van het tijdslot, waar u beschikt over Deelnemers toevoegen en Verwijderen.

Van de ene naar de andere werkwijze overstappen

De twee werkwijzen sluiten elkaar niet uit, en de keuze is nooit definitief. U kunt eerst een lijst samenstellen en Deelnamereservering later activeren om de resterende plaatsen open te stellen: de al aangeduide personen blijven aangemeld.

Het omgekeerde werkt ook — zie het sluiten van de aanmeldingen, aan het einde van deze pagina.

Een tijdslot openstellen voor deelname

1. Klik op de kalender op het tijdslot dat u wilt boeken.
2. Open het tabblad Labels van het boekingsformulier.
3. Kies het label — trainingskamp, toernooi, les, training — en voeg desgewenst een opmerking toe.
4. Activeer Deelnamereservering en klik daarna op Configureren om de instellingen te openen.
5. Selecteer eventueel de personen die u meteen wilt aanmelden en bevestig.

Gebruik de Herhaling om alle sessies van een trainingskamp of een wekelijkse les in één keer vast te leggen: daarna kiest u of een aanmelding geldt voor één sessie of voor de hele reeks.

Op de kalender toont het tijdslot dan het aantal deelnemers ten opzichte van de capaciteit, met een uitnodiging om deel te nemen zolang er plaats is. Eén klik leidt naar de details van het tijdslot, met de lijst en de knop om deel te nemen.

Wilt u uw instellingen later aanpassen, open dan het tijdslot en gebruik Configureren in het blok Deelnemers.

De capaciteit en het bereik van een aanmelding instellen

Deelnemers (max) bepaalt het aantal plaatsen. Zodra dat bereikt is, geeft het tijdslot Volzet weer en verdwijnt de knop om deel te nemen.

Deelnemers (min) blokkeert geen enkele aanmelding: dat aantal dient alleen als quorum voor de automatische annulering die hieronder wordt beschreven. Het bedraagt minimaal 1. Wilt u de sessie laten doorgaan ongeacht het aantal aanmeldingen, laat dit veld dan ongemoeid en houd Automatisch annuleren eenvoudigweg uitgeschakeld.

Het Bereik van een deelname is de meest bepalende instelling, en die moet u als eerste vastleggen:

• Alleen deze reservering — men meldt zich aan voor één sessie. Dat is wat u nodig hebt voor een wekelijkse training waar men komt wanneer het past, of voor een eenmalige activiteit.
• Deze boeking en de herhalingen ervan — men meldt zich aan voor het geheel. Eén aanmelding plaatst de persoon op alle sessies van de reeks, en één afmelding haalt hem overal weg. Dat is wat u nodig hebt voor een trainingskamp van vijf dagen of een lessenreeks die op elkaar volgt. Een reeks blijft open zolang er nog een sessie komt: men kan dus deelnemen aan een trainingskamp dat al begonnen is.

Kiezen wie zich kan aanmelden

Zonder instelling staat het tijdslot open voor alle gebruikers van uw organisatie.

De Toelatingscriteria beperken die openheid. Ze nemen de filters van uw gebruikerslijst over, in vijf families: profielen, abonnementen, leeftijdscategorieën, groepen en ranglijsten, aangevuld met het geslacht.

Een gebruiker die niet aan de criteria voldoet, ziet de knop toch, maar bij een klik krijgt hij te horen dat zijn profiel niet aan de criteria van dit tijdslot voldoet. Hetzelfde geldt voor de andere weigeringen: tijdslot volzet, aanmeldingen nog niet open, product niet beschikbaar. Elk geval heeft zijn eigen bericht — niemand blijft achter met een knop die niets zegt.

Enkele gangbare toepassingen: een trainingskamp voorbehouden aan één leeftijdscategorie, een groepsles alleen openstellen voor houders van een bepaald abonnement, een intern toernooi beperken tot een teamgroep.

Deelname laten betalen

Activeer Betalingen & facturering in de instellingen van het tijdslot en kies daarna het product dat betaald moet worden. De lijst toont de actieve producten uit uw catalogus van het type trainingskamp, les en toernooi.

De deelnemer betaalt online op het moment van zijn aanmelding. Zijn plaats is pas gereserveerd zodra de betaling geïnd is: zolang de bestelling in afwachting blijft, toont het tijdslot "Betaling afronden" en blijft de plaats beschikbaar voor iemand anders.

Twee instellingen verfijnen het tarief zonder uw catalogus aan te passen:

• "Bedrag aanpassen" legt een Eenheidstarief op dat specifiek is voor dit tijdslot. Zonder dat betaalt iedereen de prijs die volgt uit de tariefregels van het geselecteerde product.
• De beschrijving die u hier invoert, verschijnt onder de knop om deel te nemen, ter informatie van de deelnemer.

Deze optie verschijnt alleen als uw organisatie de online facturatie gebruikt. In de kioskmodus toont een betalend tijdslot een bericht dat vraagt om via het eigen account te betalen: de online betaling gebeurt niet op de kiosk.

De deelnemers opvolgen en beheren

Het blok Deelnemers in de details van het tijdslot toont de aangemelde personen en het aantal resterende plaatsen. U ziet er altijd de volledige lijst, ook als u die voor de gebruikers verborgen hebt.

Met Deelnemers toevoegen meldt u er meerdere in één keer aan, met Verwijderen verwijdert u iemand. Beide handelingen gelden voor het volledige bereik dat hierboven is bepaald.

Bij een betalend tijdslot kiest u bij het toevoegen van iemand hoe het bedrag wordt behandeld:

1. Deelname gratis maken — de persoon is aangemeld, er wordt geen bestelling aangemaakt. Dit is de standaardkeuze, die van een uitnodiging of een commerciële geste.
2. Onmiddellijk afrekenen — er wordt een bestelling aangemaakt en de kassa opent meteen om ze ter plaatse af te rekenen.
3. Later afrekenen — er wordt een bestelling aangemaakt en de bestelbon wordt per e-mail verzonden. De persoon betaalt later.

Dezelfde keuze krijgt u wanneer u personen aanmeldt op het moment dat u het tijdslot aanmaakt.

Voor elke deelnemer geeft de lijst de betaalstatus weer: Gratis als de deelname hem gratis werd aangeboden, anders de bijbehorende bestelling, met een knop Inwisselen en de mogelijkheid om de factuur opnieuw per e-mail te versturen.

Gasten worden niet toegelaten op dit type tijdslot: elke plaats hoort bij een geïdentificeerde gebruiker.

De aanmeldingen in de tijd afbakenen

Drie termijnen, alle optioneel, alle uitgedrukt ten opzichte van het begin van het tijdslot.

De Openingstermijn stelt de opening van de aanmeldingen uit. Met 48 uur stelt een tijdslot van maandag 10 u zijn plaatsen open op de zaterdag ervoor om 10 u. Zo voorkomt u dat een trainingskamp dat drie maanden vooraf wordt gepubliceerd, al op de dag van publicatie volzet is.

Uitschrijven beperken sluit de uitgang na een bepaalde termijn. Daarna kan de deelnemer zich niet meer zelf terugtrekken — u doet het indien nodig. Zonder deze instelling kan hij zich tot het begin van het tijdslot afmelden.

Automatisch annuleren annuleert de boeking als Deelnemers (min) niet bereikt is op de gekozen termijn. De deelnemers en de aanmaker van het tijdslot worden per e-mail verwittigd. Een boeking die wordt aangemaakt terwijl haar termijn al is ingegaan, wordt nooit automatisch geannuleerd — u kunt dus zonder risico op het laatste moment een tijdslot openstellen.

Bij een betalend tijdslot annuleert die annulering ook de bestellingen die in afwachting van betaling zijn gebleven: niemand kan nog een sessie betalen die niet doorgaat. De al geïnde deelnames blijven daarentegen bewaard en worden niet terugbetaald — u handelt ze zelf af.

Deelnames al dan niet meetellen

Standaard verbruikt deelnemen aan een tijdslot niets: noch het quotum voor gelijktijdige boekingen, noch de limieten per periode, noch de opeenvolgende tijdslots. Een gebruiker kan zich voor een trainingskamp aanmelden zonder de mogelijkheid te verliezen om diezelfde dag een baan te boeken.

Meetellen in het quotum en de limieten van de gebruikers draait dat gedrag om: elke deelname wordt dan meegeteld als een gewone boeking, en wie zijn quotum bereikt heeft, kan zich niet meer aanmelden.

Activeer deze optie wanneer de deelname iets moet kosten voor de gebruiker — een groepsles die in zijn abonnement is begrepen, bijvoorbeeld. Laat ze uitgeschakeld voor alles wat bij de gewone sportbeoefening bijkomt zonder die te vervangen.

Per e-mail verwittigen

De deelnemer ontvangt altijd een bevestiging bij zijn aanmelding, en een e-mail als het tijdslot automatisch wordt geannuleerd. Deze verzendingen kunnen niet worden uitgeschakeld.

Meldingen inschakelen betreft de aanmaker van het tijdslot: hij ontvangt een melding bij elke aanmelding, bij elke afmelding en wanneer de laatste plaats bezet is. Schakel deze optie uit bij een tijdslot met veel toeloop als u niet elke beweging wilt volgen.

De meldingsvoorkeuren van iedereen worden gerespecteerd: een gebruiker die zijn meldingen heeft uitgeschakeld, ontvangt niets.

Deelnemerslijst weergeven bepaalt wat de gebruikers zien. Ingeschakeld weet iedereen wie aangemeld is. Uitgeschakeld zijn alleen de teller en de resterende plaatsen openbaar.

Een configuratie hergebruiken

Bij elk trainingskamp een tiental opties instellen zou vervelend zijn. Twee mechanismen voorkomen dat.

Opslaan als sjabloon bewaart de instellingen van het tijdslot onder de Modelnaam die u kiest. Een sjabloon toepassen zet ze daarna op elk ander tijdslot terug, met één selectie.

Een tijdslot blijft verbonden met het model waaruit het voortkomt. Wijzigt u de instellingen later, dan wordt u gevraagd hoe ver de wijziging moet reiken: alleen deze boeking, deze boeking en haar herhalingen, of Overal — dat wil zeggen op alle tijdslots die dit model delen.

De aanmeldingen sluiten

Deelnamereservering uitschakelen op een tijdslot dat al aanmeldingen heeft, is mogelijk en zonder gevaar voor de betrokkenen: de deelnemers blijven staan, de uitgegeven bestellingen blijven geldig. Alleen de aanmeldingen en afmeldingen stoppen, en het blok met de deelnemers verdwijnt aan de kant van de gebruiker.

Een deelname terugbetalen of iemand achteraf verwijderen blijft een handeling van uw kant: het sluiten van de aanmeldingen doet dat niet voor u.