Abonnementen aanmaken en beheren
Abonnementen bepalen de reserveringsrechten van uw gebruikers: toegangsperiode, tarief, quota en regels. Maak één abonnement aan per formule die uw club aanbiedt. Wijs het daarna toe in de profielen.
Een abonnement aanmaken
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en klik op Nieuw.
- Vul in het tabblad Algemeen Naam & kleur en een optionele beschrijving in.
- Stel onder Openingsdata van rechten de periode in waarin abonnees kunnen inloggen. Laat de instelling uitgeschakeld voor toegang zonder einddatum.
- Klik op Opslaan.
De configuratie is ingedeeld in tabbladen: Algemeen, Quota, Machtigingen, Regels, Credits, Uitnodigingen, Labels en Registraties. De tabbladen voor reserveringsregels worden op een aparte pagina uitgelegd.
De betaling van contributies opvolgen
Vul in het tabblad Algemeen Abonnementstarief in: op elk profiel verschijnt dan een vakje Betaald abonnement, met de datum en het betaalde bedrag. De module Abonnementsopvolging (Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementsopvolging) toont alle abonnees met hun betalingsstatus. U kunt filteren via Op abonnement en Op status, en exporteren naar Excel.
Activeer indien nodig Blokkeer boekingen als de gebruiker zijn abonnement niet heeft betaald: er verschijnt dan een banner op het gebruikersprofiel. Reserveren wordt geweigerd totdat de betaling is geregistreerd.
Activeer activiteitenrapporten als u dit scherm niet wilt hoeven controleren: zij sturen u elke maand de namenlijst van abonnementen die binnen 30 dagen vervallen.
Het abonnement online verkopen
Activeer Betalingen & facturering in het tabblad Algemeen om het abonnement online betalend te maken: gebruikers kunnen het afsluiten of verlengen volgens de geconfigureerde formules, met automatische facturatie. De betaling gebeurt volgens de inningsmethoden van het gekoppelde facturatieaccount.
Wanneer deze sectie actief is, krijgen de datums een andere betekenis: ze worden Standaardtoegangsdagen, die worden toegepast zolang de abonnee geen lopende formule heeft. Zodra hij een formule koopt, nemen de datums van die formule het over.
Bewijsstukken verplicht stellen om te reserveren
In het tabblad Algemeen verplicht de sectie Verplichte informatie om te reserveren abonnees om bepaalde gegevens aan te vullen voordat zij kunnen reserveren: e-mailadres, postadres, telefoonnummer, profielfoto, geboortedatum, ranking, licentienummer, bewijs van woonplaats of medisch attest.
De gebruiker wordt gevraagd deze gegevens te verstrekken bij zijn eerste aanmelding. Hij wordt er opnieuw om gevraagd wanneer hij op een vrij tijdslot klikt. De optie Pas deze beperking toe wanneer de abonnee partner is in een reservering breidt de regel uit: de abonnee met een onvolledig profiel kan dan ook niet door iemand anders als partner worden toegevoegd.
Een abonnement dupliceren voor het nieuwe seizoen
- Open het abonnement van het afgelopen seizoen.
- Klik op Dupliceren: de volledige configuratie wordt gekopieerd.
- Geef de kopie een nieuwe naam en pas de datums aan.
Een abonnement in bulk opnieuw toewijzen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer en selecteer de betrokken gebruikers, of klik na een filter op Alles selecteren.
- Open Acties en daarna Snelle bewerking.
- Kies het nieuwe abonnement en, indien nodig, de bijbehorende datums. Klik daarna op Opslaan.
Met snelle bewerking kunt u in dezelfde handeling iedereen opnieuw op onbetaald zetten: dit is de start-van-het-seizoen-actie in één enkele bewerking.
Met een bestandsimport kunt u ook het abonnement van de volledige database in één bewerking bijwerken.
