Gebruikersgroepen

Deel uw gebruikers in groepen in — tennisschool, teams, vrijwilligers, commissies — zodat u ze in één oogopslag terugvindt in lijsten, ze kunt filteren en gerichte berichten kunt sturen.

Begrijpen waarvoor een groep dient

Een groep is een vrij label, los van het profiel en het abonnement. Waar het abonnement de boekingsrechten bepaalt en het profiel de toegangsrechten, verandert de groep niets aan wat de gebruiker kan doen: de groep dient alleen om de gebruiker te identificeren en terug te vinden.

Dat maakt de groep flexibel. Een gebruiker kan tot meerdere groepen behoren, en u kunt er zoveel aanmaken als uw organisatie telt, zonder risico op neveneffecten op de boekingsregels.

Een groep aanmaken

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Groepen.
2. Klik op Nieuwe groep. Vul daarna Groepsnaam en Groepskleur in.
3. Kies de Zichtbaarheid: Openbaar (gebruikers zien dat ze in deze groep zijn ingeschreven) of Privé.
4. Klik op Opslaan.

De kleur is niet decoratief: hiermee herkent u de groep in één oogopslag in de gebruikerslijst en in de filters. Kies duidelijk verschillende tinten in plaats van vijf varianten blauw.

Gebruik de modus Privé alleen voor interne indelingen die uw gebruikers niet hoeven te kennen: herinneringen voor contributiebetaling, opvolging van een dossier, lijst met personen die opnieuw moeten worden benaderd.

Een groep aan gebruikers toewijzen

Er zijn twee manieren, afhankelijk van het aantal betrokken personen:

• Voor één gebruiker opent u zijn of haar gegevenskaart. Vul de groepen in de sectie Toegangsrechten in.
• Voor meerdere gebruikers selecteert u ze in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer. Gebruik daarna Snelle bewerking, waarmee u in één bewerking een groep kunt Toevoegen of Verwijderen voor de volledige selectie.

Bij het importeren van een bestand kunnen ook groepen worden ingevuld: koppel tijdens de kolomconfiguratie een kolom uit uw spreadsheet aan het veld voor groepen.

Groepen terugvinden in de applicatie

Zodra uw groepen zijn ingesteld, worden ze in meerdere modules een selectiecriterium:

• in de gebruikerslijst beperkt de categorie Groepen van de filters de weergave tot één of meer groepen;
• bij het exporteren van een bestand beperken dezelfde filters de geëxporteerde gebruikers;
• voor een groepsbericht is filteren op groep de snelste manier om de juiste ontvangers te selecteren.

Nieuwe inschrijvers automatisch toewijzen

In plaats van nieuwe accounts handmatig in te delen, laat u de online inschrijving dit doen: de optie Nieuwe abonnees aan een groep toevoegen, in het tabblad Registraties van een abonnement, plaatst elke nieuwe inschrijver in de groep of groepen van uw keuze.

Een abonnement “Tennisschool” vult zo vanzelf de groep met dezelfde naam, seizoen na seizoen.

Omgaan met ADOC-groepen

Clubs die met ADOC zijn gesynchroniseerd, zien groepen verschijnen die automatisch door de bond zijn aangemaakt. Een banner geeft dit aan op hun gegevenskaart: hun naam en samenstelling worden door de synchronisatie beheerd, en alleen de kleur blijft aanpasbaar.

Probeer ze niet handmatig te corrigeren. De volgende synchronisatie zou uw wijzigingen overschrijven. Als u een andere indeling nodig hebt, maakt u daarnaast een eigen groep aan.