Gasten laten betalen via een link
Een gebruiker reserveert met een vriend die geen deel uitmaakt van de organisatie. In plaats van de uitnodiging voor hem te betalen, laat hij zijn vriend zelf online zijn deel betalen, zonder account. Hieronder leest u hoe u deze betaling via een link inschakelt, waar het geld naartoe gaat en hoe u deze betalingen opvolgt.
De betaling via een link begrijpen
Bij het reserveren kiest de eigenaar van de reservering (de gebruiker die reserveert) voor elke gast wie diens plaats betaalt: hijzelf, zoals gewoonlijk, of de gast, via een link. De link wordt per e-mail verstuurd als de eigenaar het e-mailadres van de gast heeft ingevuld. Anders deelt de eigenaar de link zelf vanuit het detail van de reservering. De gast betaalt op een pagina in de huisstijl van uw organisatie en ontvangt zijn factuur.
De eigenaar heeft twee keuzes:
- „later”: de reservering wordt meteen bevestigd en de eigenaar schiet de uitnodiging voor met zijn credits. De gast kan betalen tot 7 dagen na het einde van het tijdslot. Zodra hij betaalt, krijgt de eigenaar de voorgeschoten credits terug;
- „nu”: de reservering wacht op de betaling van de gast gedurende de termijn voor betaling bij reservering, en wordt daarna bevestigd. Zonder tijdige betaling wordt de reservering geannuleerd en komt het tijdslot weer vrij.
Nicolas reserveert een padelbaan met zijn vriend Paul, die als gast € 8 kost. Met „later” schiet Nicolas de € 8 van de uitnodiging voor met zijn credits. Hij krijgt die credits terug zodra Paul heeft betaald. Met „nu” blijft het deel van Paul niet voor rekening van Nicolas: de reservering wacht op de € 8 van Paul. De credits die tijdens het wachten bij Nicolas zijn afgeschreven, krijgt hij terug zodra de reservering is bevestigd.
De betaling via een link inschakelen
U stelt dit per abonnement in. De optie is standaard ingeschakeld: uw abonnees zien de keuze zodra aan de onderstaande voorwaarden is voldaan.
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en open het abonnement.
- Schakel op het tabblad Uitnodigingen, onder Wie betaalt de uitnodigingen?, Gasten laten betalen via een link in of uit.
- Sla op.
De gebruiker krijgt deze keuze alleen als:
- uw organisatie online betalingen ontvangt: het factureringsaccount van het abonnement biedt een online betaling aan. Is dat niet zo, dan is de optie grijs weergegeven en brengt een link Online betaling instellen u naar de factureringsaccounts;
- het abonnement zijn uitnodigingscredits online verkoopt (zijn reserveringscredits in Geünificeerd kredietsysteem): die prijs bepaalt het deel van de gast;
- de eigenaar als enige de uitnodigingen betaalt. Dat is altijd zo met Alleen de verantwoordelijke van de boeking belasten. Met Elke deelnemer betaalt de uitnodigingen is dat alleen zo als hij uitsluitend met zijn eigen gasten speelt, zonder partner van de organisatie;
- de eigenaar er niet voor heeft gekozen de uitnodigingen van zijn partners te betalen;
- de reservering niet herhaald wordt;
- het deel van de gast het minimumbedrag voor een online betaling bereikt: € 0,50 met Stripe, € 1 met de andere online betaalmethoden. Daaronder kan voor deze gast alleen de eigenaar betalen.
Voor „nu” is bovendien Betaling bij reservering vereist, in te schakelen op het tabblad Credits of Uitnodigingen: de reservering wacht op de betaling van de gast gedurende de termijn die voor deze betaling is ingesteld.
De link wordt nooit aangeboden wanneer u voor een gebruiker reserveert, vanaf een kiosk of bij een deelnemersreservering.
Wilt u de betaling via een link niet langer aanbieden? Schakel dan de optie uit. Er worden geen nieuwe links meer aangemaakt. Links die al verstuurd zijn, blijven betaalbaar tot hun uiterste datum.
Weten wat de gast betaalt en waar het geld naartoe gaat
Het deel van de gast is de prijs, in geld, van de credits die zijn uitnodiging kost, tegen het tarief waartegen het abonnement van de eigenaar zijn uitnodigingscredits verkoopt (zijn reserveringscredits in Geünificeerd kredietsysteem). Dit deel wordt vastgelegd bij het reserveren en verandert daarna niet meer. Wordt de reservering later verplaatst of verlengd en kost ze meer credits, dan is het verschil voor rekening van de eigenaar. De uiterste betaaldatum verschuift wel mee met de reservering.
Elke betalende gast heeft zijn eigen bestelling, op naam van de Bezoekende klant van uw organisatie, ook als hij een account bij u heeft. De bestelling bevat een regel Gastaandeel met de kalender, de datum en het tijdstip. Ze wordt ontvangen op het factureringsaccount van het abonnement van de eigenaar. De gast ontvangt zijn factuur per e-mail en kan die downloaden vanaf zijn betaalpagina. Om zijn bestelling terug te vinden, zoekt u op zijn naam of e-mailadres in Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
Het geld dat de gast betaalt, gaat naar uw organisatie, nooit naar de eigenaar. De eigenaar krijgt alleen terug wat hij had voorgeschoten, altijd in credits, ook als hij die credits bij het reserveren met een kaart had betaald.
Een betaling ter plaatse, per cheque of per overschrijving ontvangen
Als het factureringsaccount betaling ter plaatse, per cheque of per overschrijving accepteert, kan een gast die „later” betaalt een van deze methoden kiezen op zijn betaalpagina. Hij ontvangt dan een bestelbon met de betalingsinstructies. Hiermee geeft hij alleen aan hoe hij van plan is te betalen: zijn deel is pas betaald zodra u de betaling hebt geregistreerd, en tot dan kan hij nog online betalen. „Nu” biedt alleen online betaling aan.
- Open het detail van de reservering.
- Klik onder de regel van de gast op Afrekenen: zijn bestelling wordt geopend.
- Registreer de ontvangen betaling, zoals bij elke andere bestelling.
Zodra de bestelling volledig is betaald, is het deel van de gast voldaan en krijgt de eigenaar de voorgeschoten credits terug. Had de gast een betaling ter plaatse, per cheque of per overschrijving aangekondigd en ontvangt u die na de uiterste datum? Registreer de betaling dan op dezelfde manier. De gast kan niet meer online betalen, maar het ontvangen bedrag gaat in credits terug naar de eigenaar.
Een gast terugbetalen
Wordt een reservering geannuleerd terwijl een gast al heeft betaald, dan volgt zijn deel hetzelfde lot als de uitnodiging die de eigenaar had voorgeschoten:
- krijgt de eigenaar deze uitnodiging terug, bijvoorbeeld bij een annulering binnen de termijn of door uw organisatie, dan wordt de gast terugbetaald;
- krijgt hij ze niet terug, omdat het abonnement de uitnodigingen bij een late annulering niet terugcrediteert, dan houdt uw organisatie ook het deel van de gast.
Alle gasten verwijderen of vervangen in een reservering die doorgaat, betaalt de gast die heeft betaald ook terug, zelfs buiten de termijn.
Hoe de terugbetaling verloopt, hangt af van de betaalmethode van de gast. Heeft hij online betaald met Stripe, HelloAsso of SumUp, dan wordt hij binnen enkele minuten automatisch terugbetaald, met een creditnota. Heeft hij op een andere manier betaald, ter plaatse, per cheque, per overschrijving of met een andere online betaalmethode, dan wordt hij niet rechtstreeks terugbetaald: het bedrag gaat in credits terug naar de eigenaar.
Bij het annuleren toont de bevestigingsmelding aan de persoon die annuleert, voor elke gast die heeft betaald, of die gast wordt terugbetaald of dat zijn deel in credits teruggaat naar de eigenaar. De annuleringsmail die de eigenaar ontvangt, bevestigt dit. Er wordt niets vermeld wanneer uw organisatie het deel houdt.
Kon een automatische terugbetaling niet worden bevestigd, dan toont het detail van de reservering een waarschuwing met een verwijzing naar de bestelling. Open de bestelling. Controleer de terugbetaling in de omgeving van uw betaalprovider. Een terugbetaling die u zelf vanuit de bestelling uitvoert, verandert niets voor de eigenaar: de credits die hij heeft teruggekregen of voorgeschoten, blijven ongewijzigd.
De betalingen van gasten opvolgen
In het detail van de reservering heeft elke gast een eigen regel: wie zijn plaats betaalt, de uiterste betaaldatum en een markering In afwachting zolang hij niet heeft betaald. U ziet er ook zijn e-mailadres. De deelnemers aan de reservering zien of de gast heeft betaald, maar niet zijn e-mailadres.
De link kopiëren, de QR-code tonen, de e-mail versturen, het deel zelf op zich nemen (Ik betaal toch) of één gast vervangen kan alleen de eigenaar van de reservering. U kunt wel alle gasten tegelijk vervangen met het pictogram op de regel van de gasten. Voordat u opslaat, toont een bevestiging welke links worden geannuleerd en welke delen worden terugbetaald.
Zolang een gast een lopende betaallink heeft of via een link heeft betaald, kan de eigenaar in een reservering die doorgaat niet worden verwijderd of vervangen. Verwijder eerst de gasten, of annuleer de reservering. Gasten krijgen geen automatische herinnering: het is aan de eigenaar om de link zo nodig opnieuw te versturen.
Het omzetten van een abonnement naar de Wallet-modus wordt geweigerd zolang een gast zijn deel van een al begonnen reservering niet heeft betaald. Probeer het opnieuw na zijn uiterste datum, 7 dagen na het einde van de reservering.
