Uw kalenders configureren

Een kalender staat voor een baan of een reserveerbare ruimte (court, piste, zaal). Maak één kalender per baan aan. Stel daarna de openingstijden, de duur van de tijdslots en de weergave in.

Een kalender maken

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders.
2. Klik op Nieuw.
3. Voer de naam van de baan in. Kies de kleur in het veld Naam & kleur.
4. Vul de tabbladen Instellingen en Openingstijden in die hieronder worden beschreven.
5. Klik op Opslaan.

Openingstijden en duur van tijdslots instellen

1. Open het tabblad Openingstijden van de kalender.
2. Elk tijdvak bevat een starttijd, een eindtijd en een waarde Duur van een tijdslot in minuten.
3. Klik op Voeg een tijdslot toe om meerdere tijdvakken op dezelfde dag te combineren, bijvoorbeeld tijdslots van 60 minuten overdag en daarna van 90 minuten in de avond.
4. Vink Stel verschillende openingstijden in afhankelijk van de dagen van de week aan om elke dag afzonderlijk te configureren.

Vrije starttijden en duren toestaan

Standaard reserveren gebruikers binnen de vooraf ingestelde tijdslots van elke kalender. U kunt hen de starttijd en de duur van hun reservering vrij laten kiezen:

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen.
2. Open de betreffende abonnementsformule en daarna het tabblad Machtigingen.
3. Activeer de optie Aangepaste tijdslots.
4. Stel in de geavanceerde instellingen het interval tussen elk tijdslot in. Stel ook de minimale en maximale duur van een reservering in, indien nodig per kalender.

Deze instelling wordt ingesteld op abonnementsniveau, niet op kalenderniveau. U kunt dus flexibiliteit geven aan wedstrijdspelers en vaste tijdslots behouden voor de andere formules, op dezelfde banen.

De weergave van de kalender aanpassen

In het tabblad Instellingen:

1. Vul de Oppervlakte van de baan in.
2. Kies de Situatie: Buiten of Binnen / overdekt.
3. Klik in de sectie Kalenderfoto op Bewerken om een afbeelding toe te voegen, bijvoorbeeld de foto van de baan of het logo van een sponsor. De foto kan pas worden toegevoegd nadat de kalender is aangemaakt.

Het aantal reserveringsdagen beperken

De sectie Standaard aantal dagen van het tabblad Instellingen bepaalt tot wanneer gebruikers deze kalender kunnen weergeven en reserveren, bijvoorbeeld tot 7 dagen vooruit reserveren maar tot 14 dagen vooruit bekijken. De optie In het verleden weergeven staat daarnaast toe dat verstreken dagen worden bekeken.

Deze limieten gelden niet voor de clubmanagers, die zonder datumbeperking kunnen bekijken en reserveren. U kunt ze per abonnementsformule aanpassen met de optie Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren van het tabblad Machtigingen: de waarde van de kalender dient dan als standaardinstelling, die van het abonnement heeft voorrang.

Een bericht tonen aan gebruikers die reserveren

Schrijf in het tabblad Bericht een tekst die specifiek is voor deze kalender en kies daarna de weergavemodus:

• Toon het bericht op het reserveringsformulier: de tekst verschijnt onder de tijd van het geselecteerde tijdslot.
• Toon het bericht in een venster: er wordt een venster geopend nadat de reservering is bevestigd.

Beide opties kunnen worden gecombineerd. Het bericht in een venster is geschikt voor instructies die niet gemist mogen worden — toegangscode, schoenenregel, verplicht sproeien van de gravelbaan; het bericht op het formulier is geschikt voor contextinformatie, die minder dwingend is.

Kalenders onderling synchroniseren

De sectie Gesynchroniseerde kalenders van het tabblad Instellingen voorkomt dat een gebruiker een tijdslot reserveert als het al bezet is op een gekoppelde kalender. Dit is handig wanneer een ruimte overlapt met een andere, bijvoorbeeld een tennisbaan waarop meerdere badmintonbanen zijn uitgezet.

Deze situatie komt ook voor zonder fysieke overlap: een club waarvan de oefenmuur achter baan 1 ligt, kan beide koppelen om te voorkomen dat een oefensessie aan de muur een wedstrijd hindert.

Opnieuw ordenen, dupliceren of tijdelijk sluiten

• Sleep de rijen in de lijst met de handgreep Verplaatsen om de weergavevolgorde van de kalenders te wijzigen. De volgorde wordt automatisch opgeslagen.
• Open de kalender en klik op Dupliceren om een identieke baan te maken.
• Activeer de sectie Tijdelijke sluiting van het tabblad Instellingen om een baan te sluiten tijdens werkzaamheden of een tussenseizoen: stel de begin- en einddatum in, voeg eventueel een opmerking toe en vink Volledig verbergen aan om de kalender uit de gebruikersweergave te verwijderen. Alleen de clubmanagers blijven de kalender zien.

Weergavevoorkeuren instellen

De knop Weergavevoorkeuren op de pagina Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders groepeert de visuele instellingen die voor alle kalenders gelden: Stijl van de dagkalenders, Stijl van labels, Standaard zoom, Kleur van de boekingen, Vrije tijdslots, Toon de namen van de gebruikers, Toon de foto's, Abonnementkleuren weergeven, Weersvoorspellingen, Bewijs van betaling afdrukken of ook Gekleurde tabbladen.

Deze instellingen gelden voor de hele club en voor alle kalenders. Hier wordt onder andere bepaald of spelers de namen van andere reserverende gebruikers zien — een keuze die zowel te maken heeft met de cultuur van de club als met vertrouwelijkheid.