Factureringsaccounts
Het factureringsaccount bevat de identiteit waarmee uw facturen worden uitgegeven (contactgegevens, nummering) en de betaalmethoden die aan uw gebruikers worden aangeboden. Maak meerdere accounts aan als uw club vanuit meerdere entiteiten factureert.
Een factureringsaccount aanmaken
- Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts.
- Klik op Nieuw.
- Voer in het tabblad Facturatie de naam van het account in, en vervolgens de factureringsgegevens: bedrijfsnaam, adres, land, telefoonnummer en btw-nummer. Deze gegevens verschijnen op de facturen en tijdens de betaling.
- Vul het facturerings-e-mailadres in: dit ontvangt de meldingen die aan het account zijn gekoppeld (nieuwe orders, ontvangen betalingen, technische waarschuwingen). U kunt de gewenste meldingen kiezen en maximaal 4 ontvangersadressen toevoegen.
- Klik op Opslaan.
Het standaardaccount kiezen
Per club wordt slechts één account als hoofdaccount gemarkeerd: het wordt gebruikt voor nieuwe orders (winkelmandje, kassa, registraties) en voor abonnementen wanneer er geen account expliciet is geselecteerd.
- Open het gewenste account.
- Activeer de optie Standaardaccount, en klik vervolgens op Opslaan: de optie wordt automatisch verwijderd van het vorige hoofdaccount.
De factuurnummering aanpassen
Elk account nummert zijn facturen doorlopend, in de indeling JJJJ-NNNNNN. Met een optioneel achtervoegsel kunt u documenten onderscheiden die door meerdere accounts worden uitgegeven.
- Zoek in het tabblad Facturatie de optie Factuurnummeringssuffix.
- Voer maximaal 8 letters of cijfers in: het volgende nummer verschijnt meteen als voorbeeld.
Online betalingen accepteren
- Open het tabblad Betalingen van het account.
- Activeer Online betalingen, en selecteer vervolgens uw betaalgateway: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone of PayPal.
- Verbind uw account: afhankelijk van de gateway leidt een verbindingsknop u in enkele klikken door het proces, of moet u de door de gateway verstrekte inloggegevens invoeren.
- Klik op Opslaan, en gebruik vervolgens Verbinding testen om te controleren of de gateway correct antwoordt.
Bij twijfel over een betaling toont de optie Gebeurtenissenlogboek de betalingsretouren die van de gateway zijn ontvangen en de reden voor eventuele mislukkingen.
Betalingen innen via een betaalterminal
Stuur een betaalinning rechtstreeks naar een betaalterminal vanuit de details van een order.
- Activeer in het tabblad Betalingen de optie POS-terminal.
- Verbind uw SumUp-account. Als SumUp al uw online betaalgateway is, wordt de bestaande verbinding hergebruikt.
- Sla het account op, en klik vervolgens op Terminal toevoegen om uw apparaat te koppelen.
Betaling ter plaatse, via overschrijving of per cheque aanbieden
Drie uitgestelde betaalmethoden kunnen worden geactiveerd in het tabblad Betalingen:
- Betalingen ter plaatse: de gebruiker wordt gevraagd om de order rechtstreeks aan de receptie van de club te komen betalen.
- Betalingen via bankoverschrijving: uw bankgegevens (IBAN, BIC) worden aan de gebruiker getoond, met het factuurnummer als referentie.
- Betalingen per cheque: de cheque moet op naam van het factureringsaccount worden uitgeschreven en naar het adres ervan worden verzonden.
Betaling in termijnen toestaan
Activeer in het tabblad Betalingen de optie Gedeeltelijke betalingen toestaan, en stel vervolgens het Interval tussen termijnen in (dag(en), week/weken, maand(en)). Het maximale aantal termijnen wordt daarna per product ingesteld.
Boekhoudexports voorbereiden
Het rekeningschema van het account — verkooprekeningen, btw-rekeningen, kas- en bankrekeningen en dagboekcodes — wordt ingesteld in het tabblad Rekeningschema. Het bepaalt de boekingen die door de boekhoudexports worden geproduceerd en vormt een voorwaarde voor de elektronische factuur.
Een account dupliceren of verwijderen
Open het account: de knoppen voor dupliceren en verwijderen staan bovenaan het paneel.
