Groepsacties

Wijzig meerdere gebruikers in één handeling: bericht, snelle bewerking, credits, kaarten, schorsing, prullenbak. Een goed ingesteld filter maakt van een avond typewerk één klik.

Meerdere gebruikers selecteren

1. Verfijn in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer de lijst met Filters: abonnement, profiel, groep, leeftijdscategorie, status en tal van andere criteria die u kunt combineren.
2. Vink de gebruikers één voor één aan, of klik op Alles selecteren om het volledige filterresultaat te nemen. Alles deselecteren maakt de selectie in één keer ongedaan.
3. Open het menu Acties.

Deze drie knoppen staan in dezelfde balk, samen met de selectieteller. Op een computer staat de balk rechts van het veld « Zoeken »; op een mobiel toestel er net onder.

Een groepsactie toepassen

Het menu Acties biedt, afhankelijk van uw rechten:

• Snelle bewerking: wijzig in één keer het profiel, het abonnement en de bijbehorende datums, de status betaald of onbetaald, de groepen, de meldingen, de aanwezigheid in de ledenlijst, het medisch attest, de privacy, of stel wachtwoorden opnieuw in.
• Een bericht verzenden: stel een bericht op voor de geselecteerde gebruikers.
• Credits: pas de credittellers in bulk aan.
• Kaarten afdrukken: genereer gepersonaliseerde kaarten in pdf-formaat.
• Verwijderen: verplaats de gebruikers naar de prullenbak.
• Opschorten en Heractiveren: blokkeer of heropen de toegang, met een optionele reden en melding.
• Vlag: plaats of verwijder een visuele markering om de te behandelen fiches terug te vinden.

Gebruik voor e-mailcampagnes met samenvoegvelden en opvolging van de afleverbaarheid liever de speciale module:

Credits in bulk aanpassen

De actie Credits behandelt de Boekingscredits en de Uitnodigingscredits afzonderlijk: elke soort heeft zijn eigen keuze, en u kunt de ene op Niets doen laten staan terwijl u de andere wijzigt.

Er zijn vier bewerkingen beschikbaar:

• Credits toevoegen / verwijderen: elke teller verandert vanaf zijn huidige saldo.
• Teller bijwerken: legt aan alle geselecteerde gebruikers hetzelfde saldo op.
• Vermenigvuldigen / Delen: zet de bestaande saldi om, bijvoorbeeld bij een wijziging van het tarief.
• Omzetten naar gastcredits (of Omzetten naar boekingscredits): verplaatst een saldo van de ene soort naar de andere.

Bij elke bewerking hoort een optionele notitie: die verschijnt in de geschiedenis van de fiche en bespaart u het achteraf reconstrueren van de reden van een aanpassing.

Gepersonaliseerde kaarten afdrukken

De actie Kaarten afdrukken genereert een pdf in hoge resolutie op visitekaartformaat, 85 × 55 mm.

1. Kies een Thema in de kleuren van de organisatie.
2. Vink onder Gegevens om weer te geven aan wat op de kaart moet staan: gebruikersnaam en aanmeldadres, geboortedatum, licentienummer, klassement, naam en datums van het abonnement, toegangscode.
3. Voeg onder Opties de foto toe, de gekleurde bolletjes van abonnement en profiel, of het adres van uw eigen website.
4. Kies de Snijtekens en afloop die bij uw afdrukwijze passen en klik daarna op Kaarten genereren.

Voor een afdruk op kantoor houdt u Geen aan. Voor een professionele drukker kiest u Afloop of Afloop + snijtekens: de marges en de snijtekens voorkomen witte randen.

Opruimen bij de inactieve gebruikers

Een gebruikersbestand wordt jaar na jaar zwaarder: oud-leden, inschrijvingen zonder vervolg, accounts die voor een sportkamp zijn aangemaakt. Twee goed ingestelde filters isoleren wie nergens nog gebruik van maakt, en de groepsactie plaatst ze in de prullenbak.

Het voordeel is niet alleen een overzichtelijke lijst: gebruikers in de prullenbak tellen niet meer mee voor de limiet van uw abonnement. Opruimen maakt dus plaatsen vrij, zonder over te stappen op een ander plan. En er gaat niets verloren — de prullenbak bewaart de fiches en hun geschiedenis.

Het filterpaneel openen

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer.
2. Klik op Filters, boven de lijst. Er opent een paneel aan de zijkant met alle beschikbare criteria.
3. In plaats van alle criteria door te nemen, typt u een woord in Zoek filters — « toegevoegd », daarna « inactief ». Het paneel toont alleen nog de bijbehorende filters.

Drie hulpmiddelen zijn tijdens de hele bewerking nuttig: de teller resultaat/resultaten bovenaan het paneel, die bij elk aangevinkt vakje wordt bijgewerkt; Geselecteerde filters, dat alles verbergt wat niet is aangevinkt en u in één oogopslag uw selectie laat nalezen; en Reset, dat alles uitvinkt om opnieuw te beginnen.

Eerst de recent ingeschreven personen uitsluiten

Vink Toegevoegd > 3 maanden aan — de voorgestelde periodes zijn 3, 6 en 12 maanden.

Dit filter komt eerst, vóór dat van de inactiviteit. Zonder dit filter zou uw selectie de inschrijvingen van de voorbije weken bevatten: iemand die tien dagen geleden is ingeschreven, heeft nog niet gereserveerd en de applicatie nog niet geopend. Die persoon is dus technisch gezien inactief, en u zou hem verwijderen nog vóór zijn eerste bezoek.

De inactieve gebruikers selecteren

Vink daarna Inactieve gebruikers > 12 maanden aan. De periodes gaan hier van 3 tot 36 maanden.

Dit filter kijkt niet alleen naar de aanmeldingen: het controleert ook de reserveringen. Een lid dat zich nooit aanmeldt maar door zijn partners op hun tijdsloten wordt ingeschreven, wordt dus niet als inactief geteld — en terecht, want hij speelt.

Laat de periode variëren om te beoordelen. Twaalf maanden past bij een organisatie met een jaarlijks seizoen, vierentwintig bij een structuur waar men met tussenpozen terugkomt. De teller resultaat/resultaten geeft meteen aan hoeveel fiches het betreft.

Andere filters toevoegen

De twee vorige criteria maken geen onderscheid tussen doelgroepen. En u ruimt niet bij iedereen op dezelfde manier op: voeg zoveel criteria toe als nodig, ze zijn allemaal combineerbaar.

• Beperk onder Profielen tot een categorie personen — bezoekers en accounts die voor een proefles zijn aangemaakt, mogen gerust weg, begeleiders en bestuursleden nooit.
• Richt u onder Abonnementen op een welbepaald plan, bijvoorbeeld een uurkaart of een verhuurabonnement dat niet is verlengd.
• De andere groepen in het paneel kruist u op dezelfde manier: leeftijdscategorie, groep, klassement, schorsingsstatus.

Vink meerdere items binnen dezelfde groep aan om ze op te tellen: twee aangevinkte profielen behouden de personen van het ene of het andere. Criteria uit verschillende groepen worden daarentegen gecombineerd: een profiel en een abonnement die samen zijn aangevinkt, behouden alleen de personen die aan beide voorwaarden voldoen.

Controleren en daarna verwijderen

1. Sluit het paneel en neem de verkregen lijst door. Soms bevat die gevallen die geen enkel filter kan kennen — de penningmeester die nooit reserveert, het administratieve account van een lesgever, de contactpersoon van een partnergemeente.
2. Vink de te verwijderen fiches één voor één aan. Als de lijst zo goed is, neemt Alles selecteren het volledige filterresultaat; daarna vinkt u zelf de uitzonderingen uit.
3. Open Acties en vervolgens Verwijderen.

De fiches gaan naar de prullenbak, verdwijnen uit uw lijsten en tellen niet meer mee voor uw abonnement.