Boekhouding & Audit

Stel het rekeningschema van uw organisatie in, exporteer uw boekingen naar de software van uw accountant, activeer de elektronische factuur in Factur-X-formaat en vind de stukken terug die de belastingdienst bij u kan opvragen: verklaring, gebeurtenissenjournaal, afsluitingen en archieven.

Uw rekeningschema instellen

Het rekeningschema bepaalt op welke rekeningen en in welke journalen uw verkopen in de exports worden geboekt. Het wordt per factureringsaccount ingesteld: twee entiteiten die apart factureren, hebben elk hun eigen schema.

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en open het betreffende account.
2. Open het tabblad Rekeningschema.
3. Pas de rekeningnummers en de rekeningnamen aan en klik vervolgens op Opslaan.

Het scherm bestaat uit drie blokken:

• Verkoop, BTW en klanten: de rekeningen voor dienstverlening, af te dragen btw, klanten en verleende kortingen.
• Kasbeheer: de rekeningen voor bank, kas en te innen cheques, die worden gebruikt door de boekingen van de inning.
• Journalen: de codes van de verkoop-, bank- en kasjournalen.

Uw verkopen uitsplitsen per categorie of per tarief

Standaard worden al uw verkopen op één enkele opbrengstrekening geboekt. Twee optionele uitsplitsingen maken een verdere verfijning mogelijk, in hetzelfde tabblad.

• Verkoopoverzicht per categorie: een aparte rekening per productcategorie — abonnementen, tegoeden, materiaal, lessen… Klik op Categorie toevoegen, kies de categorie en voer de bijbehorende rekening in.
• BTW-uitsplitsing per tarief: een aparte rekening voor af te dragen btw per tarief. Klik op Tarief toevoegen, voer het tarief en de bijbehorende rekening in.

Dat is handig wanneer uw boekhouding de activiteiten van elkaar moet onderscheiden — bijvoorbeeld de inkomsten uit lesgeven scheiden van de verhuur van banen. Zonder uitsplitsing komt alles terecht op de algemene rekeningen die hierboven zijn bepaald.

Uw verkopen en uw boekingen exporteren

1. Ga naar Administratie›Dashboard›Facturatie›Facturen & transacties.
2. Filter de lijst op de gewenste periode en criteria: de export neemt exact de filters over die op het scherm worden weergegeven.
3. Klik op Export downloaden en kies een formaat.

De commerciële activiteit volgen

• Excel (.xlsx): één regel per bestelling, met de datum, de gebruiker, de bedragen excl. btw, btw en incl. btw, de status en de betaalmethode. Dit is het aangewezen formaat om uw verkopen in een spreadsheet te analyseren.
• CSV (.csv): hetzelfde rapport, in een formaat dat door elke spreadsheet kan worden gelezen.
• PDF-facturen downloaden: een archief met de PDF van elke factuur uit de huidige filter. Alleen uitgegeven facturen staan erin.

Doorsturen naar uw accountant

• Boekhoudkundige boekingen (.csv): de boekingen in debet/credit per factuur, in een leesbaar formaat bestemd voor een handmatige import.
• FEC (Frankrijk): het Franse wettelijke bestand met boekhoudkundige posten (Fichier des Écritures Comptables), importeerbaar door Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane of QuickBooks. Eén sluitende boeking per factuur.
• FAIA (Luxemburg) en DATEV (Duitsland): de wettelijke formaten van deze twee landen, aangeboden aan organisaties die daar gevestigd zijn.

De optie Reglementen opnemen (kas) voegt de boekingen van de inning (bank, kas, cheque) toe aan die van de verkopen. Vink deze uit om alleen het verkoopjournaal te exporteren.

Facturen uitgeven in Factur-X-formaat

Elektronisch factureren wordt in Frankrijk verplicht. Factur-X is het gekozen formaat: een volstrekt gewone PDF-factuur, waarin een gegevensbestand is opgenomen dat boekhoudsoftware automatisch kan lezen.

Voor de persoon die de factuur ontvangt, verandert er niets: die opent een PDF, identiek aan die van vroeger. Het is zijn boekhoudsoftware die er bovendien de bedragen en de identificatiegegevens in vindt, zonder dat ze opnieuw moeten worden ingevoerd.

Nagaan of uw organisatie hieronder valt

Dat is de eerste vraag die moet worden beantwoord, en het antwoord is lang niet voor alle organisaties hetzelfde.

• Sportverenigingen die vrijgesteld zijn van btw op grond van artikel 261-7-1° van het Franse algemene belastingwetboek vallen noch onder de elektronische facturatie, noch onder de e-reporting. Veel organisaties bevinden zich in dit geval.
• Btw-plichtige organisaties moeten hun facturen tussen professionals in elektronisch formaat uitgeven. Voor zeer kleine en kleine tot middelgrote ondernemingen, dat wil zeggen bijna alle organisaties, ligt de deadline voor het uitgeven op 1 september 2027.
• Facturen aan particulieren (uw leden) vallen buiten het toepassingsgebied van de elektronische facturatie, ongeacht uw regime.

Het formaat activeren

1. Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts en wijzig het betreffende account.
2. Zoek in het tabblad Facturatie de optie Elektronische factuur in de sectie Factuurgegevens
3. Kies het formaat:
   • Factur-X (Frankrijk) voor een Franse organisatie: dit voegt de Franse wettelijke vermeldingen toe die op facturen tussen professionals worden verwacht;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) voor de Europese norm zonder de Franse bijzonderheden;
   • Gedeactiveerd om klassieke PDF-facturen te maken.

De instelling geldt per factureringsaccount: een organisatie die vanuit meerdere accounts factureert, activeert ze afzonderlijk.

De verplichte gegevens invullen

Een elektronische factuur moet haar uitgever met zekerheid identificeren. Deze gegevens worden ingevoerd in hetzelfde tabblad, sectie Factuurgegevens.

1. Het SIREN / SIRET van uw organisatie: dit is het onmisbare veld. Zonder dit veld kan de factuur niet conform zijn en verschijnt er een waarschuwing onder de optie.
2. Het BTW-nummer, als uw organisatie btw-plichtig is. Is het leeg, dan geldt het SIRET-nummer als fiscaal identificatienummer.
3. Het volledige adres: statutaire naam, straat, postcode, plaats en land. Een onvolledig adres levert een factuur op die door het platform van uw klant wordt geweigerd.
4. Het facturatie-e-mailadres, dat wordt gebruikt als contactpunt wanneer er geen ander identificatiegegeven beschikbaar is.

Het SIREN-nummer van uw zakelijke klanten opvragen

Een factuur tussen professionals moet ook de koper identificeren. Het SIREN-nummer van de klant wordt ingevoerd in zijn factuuradres, blok Bedrijfsadres, samen met de Bedrijfsnaam en het Organisatie-ID. Dezelfde invoer wordt aangeboden bij een verkoop aan de balie.

Voor een factuur aan een particulier is niets van dit alles nodig: naam, adres en land volstaan.

Uw auditstukken terugvinden

Software die betalingen int, moet kunnen aantonen dat haar boekingen niet zijn aangepast. Vier stukken voldoen aan die eis en zijn op dezelfde plek verzameld: ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Factureringsaccounts, open het betreffende factureringsaccount en vervolgens het tabblad Boekhouding & Audit.

Dit tabblad verschijnt alleen bij een reeds opgeslagen account: de stukken hebben betrekking op een activiteit, dus er valt niets te tonen bij een account dat nog wordt aangemaakt. Elk factureringsaccount heeft zijn eigen stukken — als uw organisatie vanuit meerdere entiteiten factureert, bekijk ze dan afzonderlijk.

Uw verklaring downloaden

Bij een controle kan de belastingdienst u vragen aan te tonen dat uw kassasoftware voldoet aan de voorwaarden inzake onveranderlijkheid, beveiliging, bewaring en archivering van gegevens. De kaart Attest kassasoftware maakt dit bewijsstuk op aanvraag aan, via Downloaden (PDF).

Het document bestaat uit twee delen. Dat van de softwareleverancier is al ondertekend. Het tweede moet worden ingevuld en ondertekend door uw wettelijke vertegenwoordiger: de verklaring is pas volledig wanneer beide delen samenkomen, en ze worden samen overgelegd.

De kaart verschijnt alleen bij een Frans factureringsaccount: de verplichting geldt voor btw-plichtigen die in Frankrijk gevestigd zijn.

Het gebeurtenissenjournaal raadplegen

De kaart Gebeurtenislogboek leidt, via Raadplegen, naar het bewijskrachtige spoor van wat er met uw facturatie is gebeurd. U vindt er niet de verkopen — die staan in uw bestellingen — maar de technische feiten eromheen.

Er staan met name in: de geslaagde en mislukte aanmeldingen, de wijzigingen in de configuratie, de wijzigingen van factureringsrechten, de geplaatste afsluitingen, de verzegelde documenten en uitgegeven duplicaten, de aangemaakte archieven, de boekhoudkundige exports, de overgangen naar de testmodus, evenals de vastgestelde afwijkingen: ketenbreuk, verschil bij afsluiting, klokafwijking.

Elke regel vermeldt de datum, het type gebeurtenis, het betreffende account, de bediener en het detail. Met een filter op type en op periode vindt u uw weg, en de knop Exporteren maakt er een bestand van.

De afsluitingen begrijpen

Een afsluiting verzegelt een periode: ze legt de inningen, de facturen en de creditnota's die ze bevat definitief vast, en kan niet meer worden gewijzigd of opnieuw aangemaakt. De kaart Afsluitingen toont de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse afsluitingen van uw account.

Ze worden automatisch geplaatst, zonder tussenkomst van uw kant. U hoeft dus elke avond niets te « doen »: de tabel vult zichzelf.

Elke regel vermeldt de periode, het aantal transacties, het Netto geïnd, de Uitsplitsing per betaalmethode — online, ter plaatse, contant, cheque, overschrijving, terminal — evenals het aantal uitgegeven facturen en creditnota's.

Twee punten verdienen toelichting, omdat ze vaak voor verrassing zorgen:

• Het grote totaal begint nooit opnieuw bij nul. Het gaat om een doorlopend cumulatief bedrag sinds het ontstaan van het account, niet om een saldo van een periode. Een totaal dat onophoudelijk stijgt, is het verwachte gedrag.
• De Overname (nulpunt) geeft de datum en het bedrag aan vanaf waar dit cumulatieve bedrag start. Voor een account dat al bestond vóór de invoering van de afsluitingen is dat het gekozen startpunt, en niet nul.

Uw fiscale archieven ophalen

Elke afgesloten maand levert een vastgelegd archief op, verzameld in een ZIP-bestand met tijdstempel: transacties, facturen, creditnota's, afsluitingen en technisch journaal van de periode. De kaart Archief toont ze onder Maandelijkse archieven, met hun periode, hun grootte, hun aanmaakdatum en hun Vingerafdruk (SHA-256).

Deze vingerafdruk maakt het archief controleerbaar: ze verandert zodra er ook maar één byte wordt gewijzigd. Twee knoppen horen bij de kaart, Verificatietool en Verificatiehandleiding — zo kan een derde, een controleur of een accountant, zelf de integriteit van een archief nagaan zonder uw tussenkomst.

De archieven worden automatisch aangemaakt. Heeft een afgesloten periode nog geen archief, dan verschijnt ze onder Afgesloten perioden niet gearchiveerd en kunt u het met een knop Genereren meteen laten aanmaken.