Quota, machtigingen en reserveringsregels

Elk abonnement beschikt over een volledige regelmotor: quota, toegestane kalenders, termijnen, annulering, verboden, credits en uitnodigingen. Deze pagina begeleidt u doel voor doel bij het instellen van een abonnement.

Het aantal reserveringen beperken

Op het tabblad Quota bepaalt Reserveringsquota het aantal reserveringen dat een abonnee tegelijkertijd kan inplannen. Bij het reserveren van een tijdslot verbruikt de abonnee één quota-eenheid; zodra de reservering voorbij is, komt die eenheid weer vrij.

• Schakel Verberg de kalenders wanneer het reserveringsquotum is bereikt in om ook het raadplegen te blokkeren.
• Klik op Geavanceerde configuratie en vervolgens op Voeg een quotum toe om meerdere quota in te stellen per kalender, dag of tijdvak.
• Vul dit zo nodig aan met Beperk de reserveringen op een vaste kalender (bijvoorbeeld 5 reserveringen per kalenderweek) of Beperk de reserveringen op een glijdende kalender (over de laatste X dagen).

Banen op het laatste moment vullen

Met de optie Negeer het quotum en de limieten vóór het begin van het tijdslot mag een abonnee ook reserveren wanneer het quotum is bereikt, op voorwaarde dat dit kort van tevoren gebeurt. Het is 14.45 uur en het tijdslot van 15.00 uur is vrij: de abonnee mag het nemen ondanks het quotum.

Zo blijft een baan niet leeg terwijl er een speler beschikbaar is, zonder dat u de algemene regel hoeft te versoepelen.

Kalenders en de reserveringshorizon beperken

Op het tabblad Machtigingen bepaalt het onderdeel Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren wat de abonnee te zien krijgt:

• Vink een kalender uit om die te verbieden en volledig te verbergen.
• Stel per kalender in hoeveel dagen vooruit gebladerd mag worden: toon de kalenders bijvoorbeeld tot 14 dagen vooruit, maar laat pas tot 7 dagen vooruit reserveren.
• Overgangstijd naar een extra dag: geef vanaf een bepaald tijdstip toegang tot de volgende dag, zonder tot middernacht te wachten.

Het moment van reserveren afbakenen

Standaard kan een abonnee een tijdslot tot op de laatste minuut reserveren, en is het tijdslot niet langer beschikbaar zodra het begonnen is. Vier opties op het tabblad Machtigingen wijzigen dit gedrag:

• Sta de abonnee toe om een al begonnen tijdslot te boeken: het tijdslot van 10.00 uur blijft reserveerbaar tot 10.15 uur.
• Beperk de boeking enkele minuten voor het begin van de tijdslot: het tijdslot van 10.00 uur is niet meer reserveerbaar na 9.45 uur.
• Beperk de boeking enkele uren voor het begin van de tijdslot: het tijdslot van maandag 10.00 uur sluit op zondag om 10.00 uur.
• Open de boeking enkele uren voor het begin van de tijdslot: omgekeerd opent het tijdslot pas een bepaalde tijd van tevoren, per dag instelbaar.

Aangepaste tijdsloten aanbieden

Een vast raster van tijdsloten past niet bij elk gebruik: een padelspeler wil 1,5 uur spelen in plaats van een uur, een ballenmachine wordt per half uur verhuurd en een starttijd op de golfbaan wordt gekozen op het uur dat uitkomt. Met de optie Aangepaste tijdslots kiest de abonnee zelf de duur van de reservering, en als u dat toestaat ook de begintijd, binnen de grenzen die u vastlegt.

1. Open in Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen het abonnement en ga naar het tabblad Machtigingen.
2. Schakel Aangepaste tijdslots in en klik vervolgens op Geavanceerde instellingen.
3. Stel de hieronder beschreven configuratie in en klik daarna op Opslaan.

De instelling is eigen aan het abonnement: houders van de andere formules blijven de gebruikelijke tijdsloten van de kalenders reserveren, op dezelfde banen.

De aangeboden duur instellen

Drie waarden bepalen de tijdstippen waaruit de abonnee kan kiezen:

• Interval tussen elke tijdslot: het verschil tussen twee aangeboden tijdstippen, geteld vanaf het openingsuur van de kalender. Met 30 minuten op een baan die om 8.00 uur opent, vallen de tijdstippen op 8.00 uur, 8.30 uur, 9.00 uur, enzovoort.
• Minimale duur van een boeking en Maximale duur van een boeking: de kortst en de langst mogelijke reservering.

Met de bovenstaande configuratie kan een abonnee die op het tijdslot van 16.00 uur van een padelbaan klikt, eindigen om 17.00 uur, 17.30 uur of 18.00 uur: minimaal een uur, maximaal twee uur, in stappen van 30 minuten.

Wanneer De abonnee kan de starttijd van het tijdslot wijzigen is uitgeschakeld, begint de reservering op het uur van het aangeklikte tijdslot. Schakel het in om de abonnee ook de begintijd van de dag te laten kiezen, bijvoorbeeld 16.30 uur: de voorgestelde eindtijden volgen dan die nieuwe start.

Wat de abonnee ziet

In het reserveringsformulier wordt het tijdstip in lijsten gekozen: de eindtijd, en de begintijd als u dat toestaat. Wanneer de reservering met credits wordt betaald, volgen de weergegeven kosten de gekozen duur.

Op de kalender beslaat de reservering alle tijdsloten die zij doorkruist: van 16.00 tot 17.30 uur op een baan met tijdsloten van een uur bezet zij het tijdslot van 16.00 uur en een deel van dat van 17.00 uur. Als het verplaatsen van reserveringen is toegestaan, kan de abonnee de reservering daarna vanuit de kalenders verlengen of inkorten, altijd tussen de minimale en de maximale duur.

Bepalen wat de reservering van het quotum verbruikt

Het quotum wordt geteld in tijdsloten van de kalender. Een reservering met vrije duur beslaat er vaak meerdere: van 16.00 tot 18.00 uur op een baan met tijdsloten van een uur beslaat zij die van 16.00 en 17.00 uur. De optie Eén quotumeenheid per boeking, ongeacht de duur bepaalt wat zij verbruikt:

• ingeschakeld: één quota-eenheid, of de reservering nu een uur of twee uur duurt;
• uitgeschakeld: één eenheid per beslagen tijdslot, ook gedeeltelijk: van 16.00 tot 17.30 uur zijn dat twee eenheden.

Neem een abonnee met een quotum van 2 gelijktijdige reserveringen die van 16.00 tot 18.00 uur reserveert. Met de optie ingeschakeld houdt deze één eenheid over en kan er nog een ander tijdslot worden gereserveerd. Met de optie uitgeschakeld is het quotum bereikt. En als het resterende quotum de volledige gekozen duur niet dekt, worden alleen de eerste tijdsloten gereserveerd, met een bericht dat aangeeft welke tijdsloten niet gereserveerd konden worden.

Laat de optie ingeschakeld om soepelheid te bieden op de duur. Schakel haar uit als een lange reservering evenveel moet wegen als meerdere korte.

De optie telt ook mee voor de credits wanneer het tarief per reservering is vastgelegd (1 boeking in de Boekingstarieven): ingeschakeld wordt de reservering één keer gefactureerd; uitgeschakeld wordt elk beslagen tijdslot als een reservering gefactureerd. Wilt u kosten die evenredig zijn met de duur, druk het tarief dan liever in minuten uit: bij 10 credits voor 60 minuten kost een reservering van 1,5 uur 15 credits.

Vrije duur en opeenvolgende tijdsloten met elkaar verzoenen

Als het abonnement opeenvolgende tijdsloten verbiedt (Verbied opeenvolgende tijdslots, tabblad Regels), wordt een reservering die meerdere tijdsloten van de kalender beslaat gezien als een reeks opeenvolgende tijdsloten: wat de limiet overschrijdt, wordt niet gereserveerd. Schakel Negeer de beperkingen van opeenvolgende tijdslots in zodat de gekozen duur buiten die regel valt. Het verbod blijft van toepassing tussen twee afzonderlijke reserveringen.

De configuratie aanpassen per kalender, dag of tijdstip

Elke configuratie geldt voor de kalenders, de dagen en, met Stel een tijdslot in, de uren die u kiest. Zij heeft haar eigen duur en haar eigen opties. Klik op Configuratie toevoegen om er andere aan te maken, tot maximaal 10: bijvoorbeeld van 1 tot 2 uur op de padelbanen en van 30 minuten tot 1 uur op de ballenmachine. Criterium toevoegen beperkt een configuratie bovendien tot een Periode, tussen twee data.

Met een tijdvak blijven de voorgestelde begintijden binnen dat tijdvak, en kan de reservering niet na het einde ervan eindigen. Als meerdere configuraties hetzelfde tijdslot betreffen, geldt de eerste uit de lijst. Buiten elke configuratie reserveert de abonnee de gebruikelijke tijdsloten van de kalender.

Partners beheren

Het tabblad Machtigingen bundelt de instellingen voor de spelers die op de reservering staan:

• Reserveren met partners: de abonnee selecteert andere gebruikers, die per e-mail worden verwittigd; stel het minimum- en maximumaantal partners in.
• Reserveren zonder partner: handig voor een oefenmuur of een driving range.
• Partner zoeken (open boeking): de abonnee stelt de reservering open voor anderen, die zich eraan kunnen toevoegen. De optie Automatisch onvolledige reserveringen annuleren maakt het tijdslot weer vrij als niemand deelneemt.
• Extra tijd aanbieden als er meerdere partners zijn: bijvoorbeeld 30 minuten extra vanaf 3 partners, als het volgende tijdslot vrij is. Die geschonken tijd wordt niet van het quotum afgetrokken.

De extra tijd is de instelling die het dubbelspel elegant oplost: in plaats van iedereen tijdsloten van 1,5 uur op te leggen, houdt u tijdsloten van een uur aan en verlengt u automatisch de tijdsloten die met vier spelers worden gespeeld — zonder de baan te blokkeren als het volgende tijdslot al bezet is.

Annuleringen afbakenen

Op het tabblad Machtigingen bepaalt het onderdeel Annulering van boekingen of de abonnee mag annuleren:

• Maximale tijdslimiet voor annulering: bijvoorbeeld tot 60 minuten voor het begin van het tijdslot.
• Annulering van uitnodigingen: schakel deze optie uit om het annuleren van een reservering met gasten te verbieden.

Een te korte annuleringstermijn keert zich tegen de organisatie: een speler die niet meer kan annuleren, laat de baan leeg in plaats van die vrij te geven. Een ruime termijn, gecombineerd met een annuleringsmelding, brengt het tijdslot weer in omloop.

Tijdsloten en combinaties verbieden

Het tabblad Regels bundelt de verboden:

• Verbied bepaalde tijdslots voor boeking: bijvoorbeeld geen reservering doordeweeks van 16.00 tot 19.30 uur op bepaalde banen.
• Verbied opeenvolgende tijdslots: verhindert het aaneenschakelen van meerdere tijdsloten, in het algemeen of op bepaalde tijdvakken.
• Verbodsregels met een criterium Abonnementen: maakt twee groepen onverenigbaar binnen dezelfde reservering.

De optie Meerdere tijdslots op dezelfde dag op hetzelfde tijdstip toestaan (tabblad Machtigingen) blijft standaard uitgeschakeld: een abonnee kan geen twee banen op hetzelfde tijdstip reserveren.

Deze verboden verschillen van kaldersluitingen: een sluiting haalt het tijdslot voor iedereen weg, een verbod alleen voor de houders van dat abonnement. Wilt u de overdekte banen op zaterdagochtend voorbehouden aan wedstrijdspelers, dan legt u een verbod op bij de andere abonnementen — geen sluiting.

De reservering met credits laten betalen

Schakel op het tabblad Credits de optie Activeer het creditsysteem in: de abonnee moet credits op de rekening hebben om te kunnen reserveren. Crediteer de rekeningen handmatig na een betaling ter plaatse, of schakel de online betaling in.

1. Met Geavanceerde configuratie en vervolgens Voeg een activeringsregel toe beperkt u het creditsysteem tot bepaalde kalenders, dagen of tijdvakken.
2. Klik onder Boekingstarieven op Voeg een tariefregel toe om de kosten vast te leggen per kalender, dag en tijdstip.
3. Schakel onder Betalingen & facturering de online aankoop van credits in en bepaal de tarieven die aan de abonnees worden aangeboden. De hoeveelheden, de staffeltarieven en de betaling in termijnen komen op een aparte pagina aan bod.

Gasten toestaan

Schakel op het tabblad Uitnodigingen de optie Reserveren met gasten toestaan in om mensen van buiten de organisatie te ontvangen:

• Stel het minimum- en maximumaantal gasten per reservering in; elke gast verbruikt gastcredits.
• Leg de tarieven vast en bied bundels aan, net als bij de reserveringscredits.
• Kies wie wordt gedebiteerd en of de namen van de gasten moeten worden ingevuld.

De naam van de gasten vragen verandert de aard van de functie: zonder namen telt u bezoeken; met namen weet u wie er is geweest, wat onmisbaar is als uw verzekering of uw federatie dat eist.

Labels toestaan

Op het tabblad Labels laat de optie Reserveren toestaan met labels abonnees een beperkt aantal reserveringen plaatsen met vooraf bepaalde labels (competitie, toernooi enz.), met opties om het quotum of de regel voor opeenvolgende tijdsloten te negeren.

Dit is de juiste manier om labels open te stellen voor een teamcaptain: de teamwedstrijden worden ingepland zonder dat het persoonlijke quotum wordt verbruikt, maar beperkt tot de labels die u hebt toegestaan — anders dan het profielrecht, dat alle labels zonder beperking openstelt.