Een seizoen beheren
Seizoenswissel van A tot Z: de nieuwe abonnementen voorbereiden, gebruikers in bulk opnieuw toewijzen, de credittellers op nul zetten en de accounts opschonen.
De abonnementen van het nieuwe seizoen voorbereiden
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen.
- Klik op de regel van elk abonnement van het afgelopen seizoen op Dupliceren.
- Voer in het bevestigingsvenster de naam van de kopie in (bijvoorbeeld het nieuwe jaartal) en bevestig.
- De kopie verschijnt in de lijst. Klik op de naam om de begin- en einddatum aan te passen, en indien nodig ook het tarief.
U kunt de abonnementen van het afgelopen seizoen Archiveren om ze uit de huidige lijst en uit de nieuwe toewijzingskeuzes te halen, zelfs als er nog gebruikers op geabonneerd zijn. Die gebruikers houden hun abonnement. U vindt de pakketten terug in Gearchiveerd. Door het archiveren worden ze niet meer aangeboden bij de online inschrijvingen; een herstel activeert dit niet automatisch opnieuw.
Als u een gekoppeld abonnement dupliceert, blijft de kopie aan dezelfde referentie gekoppeld wanneer uw rechten dat toelaten. Controleer dus welke referentie de gemeenschappelijke instellingen van het nieuwe seizoen moet dragen.
Als uw abonnementen online in vaste cycli worden verkocht, is de overstap nog eenvoudiger: voeg de cyclus van het volgende seizoen toe aan het bestaande product, waarna de afgelopen cyclus automatisch niet meer wordt aangeboden.
Het nieuwe abonnement in bulk opnieuw toewijzen
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer.
- Klik op Filters en filter op het oude abonnement om de betrokken gebruikers te selecteren.
- Klik op Alles selecteren, open vervolgens het menu Acties en kies Snelle bewerking.
- Selecteer het nieuwe abonnement in de lijst Abonnement en vink indien nodig Wijzig de abonnementsdata aan.
- Sla op: alle geselecteerde gebruikers worden in één handeling overgezet.
U kunt de abonnementen ook opnieuw toewijzen via een bestandsimport (Administratie›Gebruikers›Import / export›Een bestand importeren), handig als u het seizoen in een rekenblad voorbereidt.
De credittellers op nul zetten
- Selecteer in Administratie›Gebruikers›Gebruikersbeheer de betrokken gebruikers (of Alles selecteren na het filteren).
- Open het menu Acties en kies Credits.
- Kies zowel voor de Boekingscredits als voor de Uitnodigingscredits de optie Teller bijwerken en geef de doelwaarde op, bijvoorbeeld 0.
- Sla op: alle geselecteerde tellers worden op dezelfde waarde gezet.
De accounts opschonen
- Filter de gebruikers die hun lidmaatschap niet verlengen.
- Kies in het menu Acties de optie Opschorten om de toegang tijdelijk te blokkeren, of Verwijderen om de accounts naar de prullenbak te verplaatsen.
- Open de Prullenbak vanaf de gebruikerspagina om een per ongeluk verplaatst account te herstellen, of om Alles herstellen en Prullenbak legen te gebruiken.
Aan het begin van het seizoen is opschorten vaak verstandiger dan verwijderen: het account, de eerdere boekingen en de tellers blijven behouden, en u hoeft het account alleen opnieuw te activeren als het lid in oktober terugkeert.
Twee activiteiten dekken met één enkel abonnement
Elke gebruiker kan maar één abonnement tegelijk hebben. Biedt uw organisatie bijvoorbeeld zowel tennis als padel aan, maak dan een gecombineerd abonnement in plaats van twee afzonderlijke abonnementen:
- Maak één enkel abonnement aan (bijvoorbeeld Tennis + Padel).
- Open op het tabblad Quota de Geavanceerde configuratie en gebruik vervolgens Voeg een quotum toe om per groep kalenders een eigen quotum te bepalen.
- Activeer voor verschillende tarieven het creditsysteem op de betrokken kalenders (Activeer het creditsysteem) en stel regels in via Boekingstarieven.
- Als bepaalde abonnementen elkaar niet op dezelfde tijdslots mogen kruisen, gebruik dan het tabblad Regels, blok Verbodsregels, en voeg een criterium Abonnementen toe.
