Uw kalenders instellen
Een kalender staat voor een baan of een reserveerbare ruimte (court, piste, zaal). Maak één kalender per baan aan en stel daarna de openingstijden, de duur van de tijdslots en het uiterlijk in.
- Een kalender aanmaken
- De openingstijden en de duur van de tijdslots instellen
- Vrije begintijden en duren toestaan
- Het uiterlijk van de kalender aanpassen
- Het aantal dagen om te reserveren beperken
- Een bericht weergeven aan de gebruikers die reserveren
- Kalenders onderling synchroniseren
- Herschikken, dupliceren of tijdelijk sluiten
- De weergavevoorkeuren instellen
Een kalender aanmaken
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders.
- Klik op Nieuw.
- Vul de naam van de baan in en kies de kleur in het veld Naam & kleur.
- Vul de tabbladen Instellingen en Openingstijden in, zoals hieronder beschreven.
- Klik op Opslaan.
De openingstijden en de duur van de tijdslots instellen
- Open het tabblad Openingstijden van de kalender.
- Elk tijdvak heeft een begintijd, een eindtijd en een waarde Duur van een tijdslot, uitgedrukt in minuten.
- Klik op Voeg een tijdslot toe om meerdere tijdvakken op dezelfde dag te combineren, bijvoorbeeld tijdslots van 60 minuten overdag en van 90 minuten 's avonds.
- Vink Stel verschillende openingstijden in afhankelijk van de dagen van de week aan om elke dag afzonderlijk in te stellen.
Vrije begintijden en duren toestaan
Standaard reserveren gebruikers binnen de vooraf ingestelde tijdslots van elke kalender. Wilt u hen de duur van hun reservering laten kiezen, en eventueel ook de begintijd, schakel dan de optie Aangepaste tijdslots in op het tabblad Machtigingen van het betreffende abonnement.
Deze instelling gebeurt op het niveau van het abonnement, niet van de kalender: u kunt dus soepelheid bieden aan wedstrijdspelers en tegelijk vaste tijdslots behouden voor de andere formules, op dezelfde banen.
Voorgestelde duren, verrekening van het quotum, betrokken kalenders: in het hoofdstuk « Aangepaste tijdslots aanbieden » wordt elke instelling toegelicht, met het effect ervan voor de gebruikers.
Het uiterlijk van de kalender aanpassen
In het tabblad Instellingen:
- Vul de Oppervlakte van de baan in.
- Kies de Situatie: Buiten of Binnen / overdekt.
- Klik in de sectie Kalenderfoto op Bewerken om een afbeelding toe te voegen, bijvoorbeeld de foto van de baan of het logo van een sponsor. De foto kan pas worden toegevoegd nadat de kalender is aangemaakt.
Het aantal dagen om te reserveren beperken
De sectie Standaard aantal dagen van het tabblad Instellingen bepaalt tot wanneer de gebruikers deze kalender kunnen bekijken en erin kunnen reserveren, bijvoorbeeld reserveren tot D+7 maar bekijken tot D+14. Met de optie In het verleden weergeven kunnen bovendien de voorbije dagen worden bekeken.
Deze beperkingen gelden niet voor de verantwoordelijken van de organisatie: zij bekijken en reserveren zonder datumbeperking. U kunt ze per abonnement aanpassen met de optie Toegestane kalenders & aantal dagen om te reserveren van het tabblad Machtigingen: de waarde van de kalender dient dan als standaardinstelling, die van het abonnement heeft voorrang.
Een bericht weergeven aan de gebruikers die reserveren
Schrijf in het tabblad Bericht een tekst die specifiek is voor deze kalender en kies daarna de weergavewijze:
- Toon het bericht op het reserveringsformulier: de tekst verschijnt onder het tijdstip van het gekozen tijdslot.
- Toon het bericht in een venster: er opent een venster na de bevestiging van de reservering.
Beide opties kunnen worden gecombineerd. Het bericht in een venster is geschikt voor instructies die niemand mag missen — toegangscode, regel over het schoeisel, verplichting om de gravelbaan te sproeien; het bericht op het formulier is geschikt voor achtergrondinformatie, die minder dwingend is.
Kalenders onderling synchroniseren
De sectie Gesynchroniseerde kalenders van het tabblad Instellingen verhindert dat een gebruiker een tijdslot reserveert wanneer dit al bezet is in een gekoppelde kalender. Dat is handig wanneer een ruimte samenvalt met een andere, bijvoorbeeld een tennisbaan waarop meerdere badmintonvelden zijn uitgezet.
Dit komt ook voor zonder fysieke overlapping: een organisatie waarvan de oefenmuur zich achter baan 1 bevindt, kan beide koppelen om te voorkomen dat een training tegen de muur een wedstrijd stoort.
Herschikken, dupliceren of tijdelijk sluiten
- Om de weergaveorde van de kalenders te wijzigen, sleept u de regels in de lijst met de greep Verplaatsen. De volgorde wordt automatisch opgeslagen.
- Om een identieke baan te maken, opent u de kalender en klikt u op Dupliceren.
- Om een baan te sluiten tijdens werken of buiten het seizoen, activeert u de sectie Tijdelijke sluiting van het tabblad Instellingen: bepaal de begin- en einddatum, eventueel een opmerking, en vink Volledig verbergen aan om de kalender uit het zicht van de gebruikers te halen. Alleen de verantwoordelijken van de organisatie blijven hem zien.
De weergavevoorkeuren instellen
De knop Weergavevoorkeuren op de pagina Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders bundelt de visuele instellingen die voor alle kalenders gelden: Stijl van de dagkalenders, Stijl van labels, Standaard zoom, Kleur van de boekingen, Vrije tijdslots, Toon de namen van de gebruikers, Toon de foto's, Abonnementkleuren weergeven, Weersvoorspellingen, Bewijsstuk afdrukken of ook Gekleurde tabbladen.
Deze instellingen gelden voor de hele organisatie en voor alle kalenders: hier wordt onder meer beslist of de spelers de namen van de andere reserveerders zien — een keuze die even goed met de cultuur van de organisatie te maken heeft als met privacy.
