Producten & diensten
De catalogus bevat alles wat uw organisatie verkoopt: boekingscredits, abonnementen, materiaal, eten & drinken, toernooien, lessen, trainingskampen… De catalogus voedt de winkelwagen van gebruikers, de kassa en handmatige bestellingen.
De producttypen begrijpen
Elk product hoort bij een categorie: abonnement, boekingscredit, gastcredit, materiaal, eten & drinken, toernooi, les, trainingskamp of aangepast. Met de tabbladen boven de lijst filtert u de catalogus per categorie.
Een product aanmaken
- Ga naar Administratie›Instellingen›Facturatie›Producten & diensten.
- Klik op Nieuw.
- Kies het producttype. Vul daarna de naam, een optionele beschrijving en een kleur in.
- Klik op Opslaan.
Daarna kunt u het product publiceren in de onlinewinkel op uw startpagina.
De prijs en de belastingen instellen
- Vul de eenheidsprijs in inclusief btw: het bedrag exclusief btw wordt automatisch weergegeven.
- Controleer de belastingtarieven: ze zijn vooraf ingevuld met de standaardtarieven van de organisatie, die u kunt aanpassen in Administratie›Instellingen›Accountinstellingen.
- Voor een staffelprijs klikt u op Voeg een kwantitatief tarief toe. Stel vervolgens een prijs in voor elke hoeveelheidsstaffel (bijvoorbeeld 10 eenheden tegen een verlaagde prijs).
- Schakel Vrije hoeveelheid in als de gebruiker bij het bestellen zelf de hoeveelheid mag kiezen, binnen de beschikbare voorraad (indien van toepassing).
De voorraad bijhouden
Afhankelijk van het producttype (eten & drinken, materiaal, ...) kunt u de beschikbare voorraad van een product beheren.
- Vul de hoeveelheid op voorraad in, of vink Onbeperkte voorraad aan.
- De voorraad wordt automatisch bijgewerkt naarmate er verkocht wordt. U kunt hem op elk moment aanpassen.
- Stel de drempel voor lage voorraad in om een melding te ontvangen wanneer de voorraad eronder zakt: 0 schakelt de melding uit.
- De melding wordt naar het e-mailadres van de club gestuurd. Wilt u haar naar iemand anders sturen, bijvoorbeeld de verantwoordelijke voor de kantine? Vul dan E-mailadres voor de melding in.
Een abonnement online verkopen
De verkoop van een abonnement stelt u niet in vanuit de catalogus, maar vanuit de detailpagina van het abonnement zelf, in Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen, tabblad Algemeen, onderdeel Betalingen & facturering. Door dit onderdeel in te schakelen wordt automatisch het bijbehorende product aangemaakt.
Het product blijft daarna aan beide kanten bewerkbaar: zowel vanuit Administratie›Instellingen›Facturatie›Producten & diensten als vanuit de detailpagina van het abonnement. Beide formulieren bewerken dezelfde detailpagina.
Doorlopende looptijd of vaste cycli, pro rata, verlenging en voorverkoop worden op een aparte pagina behandeld.
Betaling in termijnen aanbieden
- Stel op de detailpagina van het product de optie Betaling in termijnen in door het maximale aantal termijnen te kiezen.
- Het totaal wordt in gelijke delen verdeeld. De eerste termijn wordt direct betaald en de diensten worden vanaf deze eerste betaling geleverd.
Bij elke verkoop een e-mail sturen
Breng de betrokken personen automatisch op de hoogte zodra een specifiek product wordt verkocht: de verantwoordelijke voor de kantine bij een drankje, de trainer bij een trainingskamp of de leverancier die een bestelling materiaal klaarmaakt.
- Open het product in Administratie›Instellingen›Facturatie›Producten & diensten.
- Schakel onderaan de detailpagina E-mailmeldingen in.
- Vul in Ontvangeradressen (één per regel, maximaal 4) maximaal 4 adressen in, één per regel.
- Klik op Opslaan.
De e-mail wordt één keer per bestelling verstuurd, zodra de betaling is bevestigd en de factuur is aangemaakt: online betaling, verkoop aan de kassa of betaling geregistreerd door een beheerder. Bij betaling in termijnen wordt de e-mail bij de eerste termijn verstuurd.
De e-mail vermeldt het product, de hoeveelheid, het bedrag incl. btw van de regel (vóór een eventuele korting op de hele bestelling), de factuurreferentie en de betaaldatum, en daarnaast de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de koper. De e-mail bevat geen bijlage, geen link naar uw beheeromgeving en ook niet de andere producten van de bestelling. Bevat een bestelling meerdere gevolgde producten, dan stuurt elk product een eigen e-mail naar zijn eigen ontvangers.
Wilt u deze e-mails stoppen? Schakel E-mailmeldingen uit en sla op: de adressen worden gewist. Er wordt geen e-mail verstuurd voor een verkoop die is betaald via een betaalgateway in testmodus.
Wilt u bij elke betaling een e-mail ontvangen, ongeacht het verkochte product? Gebruik dan liever de meldingen van het factureringsaccount.
De zichtbaarheid van producten beheren
- Alleen actieve producten kunnen worden gekocht: schakel Actief product uit om een product tijdelijk uit de verkoop te halen zonder het te verwijderen.
- Met de knop Archiveren bovenaan het paneel verwijdert u het product definitief uit de catalogus. De verkoopgeschiedenis blijft bewaard.
- Uitgeschakelde producten en producten die ter plekke vanuit een handmatige bestelling zijn aangemaakt, zijn standaard verborgen in de lijst: toon ze via Uitgeschakelde producten opnemen en One-shot producten opnemen in het instellingenmenu van de lijst .
