Het huishoudelijk reglement laten accepteren
Maak het reserveren van een tijdslot afhankelijk van het accepteren van een reglement: veiligheidsvoorschriften, charter van de organisatie, aansprakelijkheidsverklaring… De tekst wordt aan de betrokken gebruikers voorgelegd totdat zij hem accepteren.
Een reglement opstellen en publiceren
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Huisregels.
- Klik op Nieuwe regel.
- Laat in Abonnementen de optie Alle abonnementen (standaard) staan voor een reglement dat voor de hele organisatie geldt, of selecteer in plaats daarvan een of meer abonnementen voor een reglement dat specifiek voor hen bedoeld is: bijvoorbeeld uw vijf tennisabonnementen.
- Vul de Titel in en stel de inhoud van het reglement op.
- Klik op Opslaan.
Wilt u een tweede reglement op basis van een eerste voorbereiden, open dan dat eerste reglement en klik op Dupliceren. De kopie neemt de titel, de tekst en de opties over. Ze betreft nog geen enkel abonnement en niemand heeft ze geaccepteerd: kies de abonnementen, pas de tekst aan en sla vervolgens op.
Acceptatie verplicht maken om te kunnen reserveren
Twee opties van het reglement bepalen hoe het wordt toegepast:
- Verplichte acceptatie om te reserveren (bij het aanmaken standaard ingeschakeld): zolang de gebruiker het reglement niet heeft geaccepteerd, kan hij geen reservering bevestigen.
- Uitbreiden naar partners van de boeking: een gebruiker die het reglement niet heeft geaccepteerd, kan dan ook niet als partner aan de reservering van iemand anders worden toegevoegd.
Los van deze opties wordt het reglement hoe dan ook bij de volgende aanmelding als venster aan de betrokken gebruiker voorgelegd ter acceptatie, net als de andere wettelijke documenten van de organisatie.
De acceptaties opvolgen
Open een bestaand reglement en raadpleeg vervolgens het tabblad met de ondertekenaars: in de naam van het tabblad staat het aantal acceptaties, en de lijst vermeldt per gebruiker de datum van acceptatie met een directe toegang tot zijn fiche.
Dankzij deze lijst wordt het reglement een bewijsstuk waarop u zich kunt beroepen: bij een geschil weet u wie wat heeft geaccepteerd en op welke datum.
Het reglement bijwerken
Pas de inhoud op elk moment aan via hetzelfde formulier.
Alleen een wijziging van de tekst vraagt opnieuw om de instemming van de gebruikers. U kunt de titel corrigeren, de opties wijzigen of de betrokken abonnementen aanpassen zonder de reeds gegeven acceptaties aan te tasten. Gebruikers van een abonnement dat er nieuw bij komt, moeten het reglement wel bij hun volgende aanmelding accepteren.
De datum die in het formulier boven de tekst staat, is die van de laatste wijziging: vanaf dat moment wordt opnieuw om instemming gevraagd.
Wilt u uw veiligheidsvoorschriften bij het begin van elk seizoen opnieuw laten bevestigen, wijzig dan de tekst, bijvoorbeeld door het seizoen bovenaan het reglement bij te werken, en sla vervolgens op.
