De aanwezigheidscheck-in voor boekingen verplicht stellen
De aanwezigheidscheck-in verplicht de gebruiker om zijn aanwezigheid in de club te bevestigen voordat hij gaat spelen. Niet nagekomen boekingen worden herkend, het tijdslot kan automatisch worden vrijgegeven en het verantwoordelijke account kan tijdelijk worden opgeschort.
Het principe begrijpen
Een baan boeken en niet komen opdagen is het meest voorkomende probleem in een club waar boeken voor iedereen openstaat: het tijdslot blijft geblokkeerd, niemand speelt en aanwezige spelers vertrekken weer.
De aanwezigheidscheck-in lost dit op door ter plaatse een bevestiging van aanwezigheid te vragen. De gebruiker meldt zich aan bij zijn account vanaf een computer van de club waarop de kioskmodus actief is. De applicatie stelt hem dan voor om zijn boeking in te checken. Daarna kan hij zijn bezoek voortzetten of zich meteen afmelden.
Voor een boeking met meerdere spelers volstaat de aanwezigheidscheck-in van één deelnemer, ongeacht wie.
De aanwezigheidscheck-in activeren
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kioskmodus & aanwezigheid. Klik vervolgens bovenaan het scherm op Aanwezigheidscontrole op kiosk.
- Activeer Activeer de aanwezigheid op de kiosk.
- Selecteer de betrokken kalenders, of kies Alle kalenders.
- Klik op Opslaan.
Met de keuze van de kalenders kunt u de functie geleidelijk invoeren: begin met de overdekte banen of de meest gevraagde banen, daar waar een verloren boeking echt merkbaar is, en breid daarna uit als de maatregel zijn nut bewijst.
Het tijdvenster voor de aanwezigheidscheck-in instellen
Twee termijnen bepalen wanneer de aanwezigheidscheck-in wordt geaccepteerd:
- Tijd voor de start van het tijdslot: hoeveel minuten vooraf de gebruiker zijn aanwezigheid kan bevestigen.
- Tijd na de start van het tijdslot: hoeveel minuten vertraging nog worden getolereerd.
Kies deze twee waarden op basis van de werkelijke verplaatsing binnen uw club. De termijn vóór de start moet genoeg tijd laten om bij de kleedkamer en daarna bij de baan te komen. De termijn na de start moet een normale vertraging opvangen, anders annuleert u de boeking van een speler die zich al aan het omkleden is.
De methode voor de aanwezigheidscheck-in kiezen
Er zijn drie manieren om in te checken, van de meest gecontroleerde tot de meest flexibele:
- Standaard meldt de gebruiker zich met zijn inloggegevens aan op de kiosk en bevestigt hij zijn aanwezigheid.
- Gemakkelijke aanwezigheid (QR Code): hij scant een QR-code om zich aan te melden en in te checken vanaf zijn eigen telefoon.
- Aanwezigheid zonder inloggen: de aanwezigheidscheck-in gebeurt zonder inloggegevens in te voeren.
De QR-code is in de meeste clubs het juiste compromis: er hoeft niets op een gedeeld toetsenbord te worden getypt, en de identiteit blijft gecontroleerd.
Niet ingecheckte boekingen sanctioneren
Twee gevolgen zijn mogelijk en kunnen worden gecombineerd:
- Annuleer boekingen automatisch: na afloop van de toegestane termijn wordt het tijdslot vrijgegeven en opnieuw boekbaar. Boekingen die zo zijn geannuleerd, blijven zichtbaar in het boekingslogboek.
- Tijdelijke opschorting van het account bij niet-bevestiging: de gebruiker kan zich niet meer aanmelden en niet meer boeken gedurende het gekozen aantal dagen.
Automatische annulering helpt de club: de baan komt opnieuw beschikbaar. Opschorting helpt de gezamenlijke discipline: herhaalde afwezigheid krijgt een gevolg.
Een account dat door de aanwezigheidscheck-in is opgeschort, krijgt een banner op zijn fiche met de einddatum en de reden. De knop Toegang deblokkeren heft de sanctie onmiddellijk op, wat nuttig is wanneer de gebruiker een goede reden had.
De effecten van de aanwezigheidscheck-in meten
Zodra de functie actief is, voedt ze twee schermen:
- Het tabblad Boekingen van het activiteitenoverzicht toont een aparte sectie: ingecheckte tijdslots, niet ingecheckte tijdslots, automatische annuleringen en opgeschorte accounts. Daar ziet u of de regel het aantal niet nagekomen boekingen heeft verminderd.
- Het boekingslogboek biedt de filters Ingecheckt, Niet ingecheckt en Automatisch geannuleerd. om gevallen één voor één te bekijken.
Vergelijk het aandeel niet ingecheckte tijdslots vóór en na de invoering: dat is het enige cijfer waarmee u op de algemene vergadering rustig kunt antwoorden op de vraag “heeft dit echt nut?”.
