Boekingen verplaatsen & het formaat aanpassen
Verplaats een boeking naar een ander tijdstip, een andere baan of een andere dag, of wijzig de duur ervan, door de boeking rechtstreeks op de kalenders te verslepen, met de muis of met de vinger.
Een boeking verplaatsen
- Open de kalenders, per dag of per week.
- Pak de boeking vast: houd de muisknop erop ingedrukt, of druk er een halve seconde op bij een aanraakscherm.
- Sleep de boeking: een voorvertoning van de boeking volgt de aanwijzer en toont het nieuwe tijdstip.
- Laat los op de gewenste plaats: de boeking verschijnt meteen op haar nieuwe plek.
In de dagweergave wijzigt u het tijdstip, de baan of allebei. In de weekweergave wijzigt u het tijdstip of de dag, op dezelfde baan.
Wilt u een baan bereiken die niet in beeld staat, houd de boeking dan dicht bij de linker- of rechterrand van de kalenders: de volgende banen schuiven voorbij. Ga van de rand weg zodra de gewenste baan verschijnt.
- Een klik of een korte druk op de boeking opent altijd het formulier ervan.
- Met de Esc-toets annuleert u de handeling die bezig is; er wordt niets gewijzigd.
- Een boeking die meerdere tijdsloten beslaat, verplaatst u in één blok. Bij een herhaalde boeking verandert alleen de verplaatste dag: de andere data van de reeks blijven staan.
De duur van een boeking wijzigen
- Toon de handgrepen van de boeking: ga er met de muis overheen, of druk er een halve seconde op en haal uw vinger weg zonder te bewegen bij een aanraakscherm.
- Pak de bovenste handgreep vast om de begintijd te wijzigen, of de onderste om de eindtijd te wijzigen. Met de vinger pakt u de handgreep rechtstreeks vast: opnieuw lang drukken is niet nodig.
- Sleep en laat vervolgens los.
Een boeking verlengen voegt tijdsloten toe met dezelfde deelnemers en dezelfde opties; een boeking inkorten annuleert de vrijgekomen tijdsloten.
Met de vinger blijft de boeking geselecteerd, benadrukt door een schaduw, totdat u het scherm ergens anders aanraakt. De handgrepen zijn twee ronde stipjes, rechtsboven en linksonder; een korte druk op een van beide doet niets. Sleep de geselecteerde boeking om ze te verplaatsen, zonder opnieuw lang te drukken; een korte druk erop opent altijd het formulier ervan.
De nauwkeurigheid van de handeling kiezen
Het begin en het einde van een verplaatste boeking of van een boeking waarvan het formaat is aangepast, worden uitgelijnd op een stap van enkele minuten.
- Ga naar Administratie›Instellingen›Reservering›Kalenders en open de Weergavevoorkeuren.
- Kies in Nauwkeurigheid van verplaatsen en vergroten/verkleinen een stap van 5, 10, 15, 20, 30 of 60 minuten. Standaard is de stap 15 minuten.
- Klik op Opslaan.
Deze stap geldt voor de clubbeheerders: een boeking kan dan midden in een tijdslot beginnen of eindigen, maar nooit buiten de openingsuren van de kalender. Een gebruiker die zijn eigen boeking verplaatst, volgt de tijden die het boekingsformulier hem voorstelt.
De voorvertoning lezen tijdens het verplaatsen
De voorvertoning neemt het uiterlijk van de boeking over. De rand geeft aan of de beoogde plek mogelijk is:
- donkere rand: de plek is vrij en toegestaan;
- oranje rand, met het aantal betrokken tijdsloten: bestaande boekingen worden overschreven;
- knipperende rode rand: de plek wordt geweigerd. Laat los: een venster geeft de reden aan en de boeking blijft op haar plaats.
Elke plek wordt gecontroleerd met dezelfde regels als het boekingsformulier: een plek die het formulier zou weigeren, wordt ook hier geweigerd.
Een bestaande boeking overschrijven
Een boeking op een bezet tijdslot neerzetten vereist het recht Bestaande reserveringen overschrijven/annuleren. Zonder dit recht wordt de plek geweigerd.
- Laat de boeking los op het bezette tijdslot: de voorvertoning is oranje.
- Een bevestigingsvenster geeft het aantal tijdsloten aan dat wordt overschreven, en herinnert er bij een herhaalde boeking aan dat alleen deze dag wordt verplaatst.
- Vink zo nodig Meldingen uitschakelen aan. Het vakje wordt aangeboden wanneer er deelnemers zouden worden verwittigd.
- Klik op Ja, doorgaan!, of zie ervan af met Annuleren: de boeking keert terug naar haar plaats.
De deelnemers van de overschreven boekingen ontvangen een annulerings-e-mail, behalve als u Meldingen uitschakelen hebt aangevinkt. Dit vakje onderdrukt ook de e-mail « boeking verplaatst » voor de deelnemers van de verplaatste boeking.
Een boeking die aanwezig is op een van de Gesynchroniseerde kalenders met de beoogde baan, wordt nooit overschreven: de plek wordt geweigerd.
Weten wat er voor de deelnemers verandert
- De deelnemers ontvangen een e-mail « boeking verplaatst », met het oude en het nieuwe tijdslot, wanneer de dag, het tijdstip of de baan verandert. Er vertrekt geen e-mail wanneer het nieuwe tijdslot al voorbij is, bijvoorbeeld bij een voorbije boeking die naar het verleden wordt verplaatst. Iedereen wordt verwittigd volgens zijn meldingsvoorkeuren.
- De credits volgen de nieuwe boeking: kost ze meer, dan wordt het verschil in mindering gebracht; kost ze minder, dan wordt het verschil teruggegeven.
- De toegangscodes worden ingetrokken en opnieuw aangemaakt voor het nieuwe tijdslot. De deelnemers ontvangen ze in de e-mail; klik aan uw kant op de boeking om ze te raadplegen.
- De boekingsherinneringen worden opnieuw berekend.
Voorbije, gestarte of afgetekende boekingen blijven verplaatsbaar door de clubbeheerders. Bij een tijdslot met deelname volgen de deelnemers de boeking. De annotaties verplaatsen zich niet mee.
Kiezen wie boekingen mag verplaatsen
De clubbeheerders
In Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Profielen & rollen bepaalt het tabblad Reservering van het profiel welke boekingen verplaatsbaar zijn:
- Reserveren voor andere gebruikers: de boekingen van de gebruikers;
- Reserveren met een clublabel: de boekingen met een clublabel;
- Bestaande reserveringen overschrijven/annuleren: naast een van beide voorgaande rechten, de boekingen waaraan de clubbeheerder niet deelneemt, en het overschrijven van bezette tijdsloten.
Zonder het recht dat overeenkomt met het type boeking, kan een clubbeheerder toch de boekingen verplaatsen die hij zelf heeft aangemaakt, met dezelfde regels als een gebruiker.
Met Beperkingen inschakelen worden de abonnementsregels van de spelers bij elke verplaatsing gecontroleerd: quotum, credits, verlopen abonnement. Zonder deze optie wordt het verschil in credits in mindering gebracht, ook als het saldo van de speler ontoereikend is, net als bij een boeking die door een clubbeheerder wordt gemaakt.
De gebruikers
- Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en open het betrokken abonnement.
- Schakel in het tabblad Machtigingen de optie Verplaatsen van reserveringen toestaan in of uit. De optie staat standaard aan.
- Klik op Opslaan.
Een gebruiker verplaatst uitsluitend zijn eigen boekingen, nooit een clublabel, en altijd naar een vrij tijdslot. Hij blijft binnen de grenzen van zijn abonnement:
- hij verplaatst een boeking alleen zolang hij ze nog kan annuleren;
- de begintijden zijn die welke het boekingsformulier hem voorstelt;
- de opengestelde data, de quota en de credits gelden zoals bij een nieuwe boeking;
- hij wijzigt de duur alleen als zijn abonnement Aangepaste tijdslots gebruikt, binnen de voorziene minimale en maximale duur.
Slepen en neerzetten wordt niet aangeboden:
- op de kiosk van de organisatie;
- aan een gebruiker die het huishoudelijk reglement nog moet aanvaarden;
- aan profielen zonder toegang tot de administratie, wanneer de optie Bescherming tegen robots (geautomatiseerde acties) is ingeschakeld.
Deze gebruikers wijzigen hun boekingen via het formulier, zoals voorheen.
