Reserveringen laten betalen

Laat elke reservering in credits betalen: uw gebruikers waarderen hun account vooraf op, of betalen direct bij het reserveren. Hier leest u hoe u uw prijzen instelt, credits verkoopt en reserveringen volgt die op betaling wachten.

De twee manieren van betalen

Elke reservering kost een bepaald aantal credits, die van het account van de speler worden afgeschreven. Een speler kan op twee manieren aan credits komen:

• Zijn account vooraf opwaarderen: hij koopt online credits en reserveert zo vaak als zijn saldo toelaat.
• Betalen bij het reserveren, als u deze optie activeert: heeft hij niet genoeg credits, dan betaalt hij het ontbrekende bedrag direct vanuit het formulier, of de volledige reservering als hij er geen heeft.

Beide manieren van betalen bestaan naast elkaar: elke speler kiest wat hem het beste uitkomt. Het schema hieronder vat samen wat er gebeurt wanneer een speler reserveert.

De verkoop van credits activeren

De verkoop van credits stelt u in op de detailpagina van het abonnement, niet in de productcatalogus.

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en open het betreffende abonnement.
2. Open het tabblad Credits en activeer Activeer het creditsysteem.
3. Activeer in de rubriek Betalingen & facturering de online verkoop.
4. Stel de Eenheidsprijs van een credit in, en daarna uw aanbiedingen in de sectie Kwantitatieve tarief (zie hieronder).

Als u de Eenheidsprijs van een credit later wijzigt, verandert alleen de verkoopprijs: de tarieven in credits en de saldi van uw gebruikers blijven ongewijzigd. Wilt u de waarde van de credit wijzigen zonder iets te veranderen aan wat de saldi waard zijn, gebruik dan de Wallet-modus, die het abonnement omzet naar 1 credit = € 1 (zie verderop).

Het bijbehorende product wordt automatisch aangemaakt en verschijnt daarna in Administratie›Instellingen›Facturatie›Producten & diensten. Zonder online verkoop blijft het creditsysteem bruikbaar: u schrijft de credits dan handmatig bij vanaf de detailpagina van elke gebruiker, na een betaling bij de club.

Uw creditaanbiedingen samenstellen

In de sectie Kwantitatieve tarief koppelt elke regel een aantal credits aan een prijs inclusief btw. Met de knop Voeg een kwantitatief tarief toe voegt u er zoveel toe als nodig, en de gebruiker kiest bij de aankoop. Met de optie Vrije hoeveelheid kan hij ook zelf het gewenste aantal kiezen, tegen de eenheidsprijs. Als een credit € 1 waard is, wat wij aanraden (zie verderop), leest elke aanbieding als een opwaardering en is de korting meteen zichtbaar:

U bepaalt zelf het verschil tussen de staffels. Een te kleine korting zet niet aan tot een grotere aankoop, een te grote korting bevoordeelt de grootverbruikers ten koste van de incidentele spelers.

De prijs van reserveringen instellen

De abonnementen die u aanmaakt, zijn vanaf het begin zo ingesteld: Credits in valuta weergeven is geactiveerd, de Eenheidsprijs van een credit staat voorgesteld op 1, en de standaard voorgestelde tariefregel rekent 10 credits, dus € 10. Een bestaand abonnement waarvan het creditsysteem gedeactiveerd is en waarvan geen enkele gebruiker credits heeft, opent met dezelfde vooraf ingevulde instellingen: controleer ze voordat u opslaat.

De prijs van een reservering stelt u in onder Boekingstarieven, in het tabblad Credits van het abonnement. Met 1 credit = € 1 voert u direct euro's in, en u kunt die laten variëren per kalender, dag of tijdstip: goedkopere daluren, duurdere overdekte banen, een weekendtarief.

De instelling Duur van een boekingscredit bepaalt vervolgens hoe deze prijs wordt berekend:

• X credit(s) = X minuten, de aanbevolen configuratie voor meer flexibiliteit: de prijs geldt voor een bepaalde duur, bijvoorbeeld € 12 voor 60 minuten, en wordt naar verhouding van de gereserveerde duur afgeschreven. Een reservering van 90 minuten kost € 18. De prijs blijft eerlijk wanneer uw tijdsloten verschillende lengtes hebben, of wanneer u gebruikers zelf hun tijdstip laat kiezen.
• X credit(s) = 1 reservering: de prijs wordt één keer per reservering afgeschreven, ongeacht de duur, bijvoorbeeld € 12. Eenvoudig te begrijpen, maar een uur en drie uur kosten evenveel.
• X credit(s) = 1 tijdslot: de prijs wordt afgeschreven voor elk bezet tijdslot. Bij € 12 per tijdslot kost een reservering van drie opeenvolgende tijdsloten € 36.

Hebt u gekozen voor 1 credit = € 1, activeer dan tot slot Credits in valuta weergeven: het saldo, de kosten van de reservering en het resterende bedrag worden in euro's weergegeven in plaats van in aantal credits, wat uw spelers werkelijk voor ogen hebben. Activeer deze optie niet als een credit een ander bedrag waard is: de weergegeven bedragen zouden dan onjuist zijn, en het formulier waarschuwt u wanneer de Eenheidsprijs van een credit niet 1 is. Activeer voor een abonnement waarvan de credit een ander bedrag waard is liever de Wallet-modus.

Uitnodigingen laten betalen

Wanneer een speler reserveert met iemand van buiten de organisatie, een gast, kunt u deze uitnodiging laten betalen. Uitnodigingscredits werken net als reserveringscredits, met een eigen saldo, en dienen alleen om uit te nodigen. U stelt ze in in het tabblad Uitnodigingen van het abonnement:

1. Activeer Reserveren met gasten toestaan.
2. Stel onder Uitnodigingstarieven de prijs van een uitnodiging in per kalender, dag en tijdstip.
3. Activeer onder Betalingen & facturering de online verkoop van uitnodigingscredits en stel uw aanbiedingen samen, net als bij de reserveringscredits.

De prijs wordt per gast berekend: een reservering met twee gasten kost twee keer het tarief van een uitnodiging. Wanneer de speler partners meeneemt, bepaalt het blok Wie betaalt de uitnodigingen? wie de gasten betaalt.

Eén saldo voor alles gebruiken

Twee aparte saldi maken het spelers vaak lastig. Met de optie Geünificeerd kredietsysteem, in het tabblad Uitnodigingen, worden uitnodigingen betaald met de reserveringscredits: de speler heeft nog maar één saldo, dat hij in één keer opwaardeert en dat zowel dient om te reserveren als om uit te nodigen.

De tarieven van de uitnodigingen blijven die van het tabblad Uitnodigingen: alleen het gebruikte saldo verandert. Met 1 credit = € 1 is dit de eenvoudigste configuratie voor uw spelers: één opwaardering, prijzen in euro's en een resterend bedrag waarin de gasten zijn inbegrepen wanneer ze bij het reserveren betalen.

Als u zowel reserveringscredits als uitnodigingscredits verkoopt, kan de optie alleen worden geactiveerd als de Eenheidsprijs van een credit in beide tabbladen gelijk is: een credit moet hetzelfde bedrag waard zijn om te reserveren en om uit te nodigen. Door beide tabbladen in de Wallet-modus te zetten, is dit opgelost.

Als gebruikers van het abonnement nog uitnodigingscredits hebben, biedt een selectievakje onder de optie u aan ze bij het opslaan om te zetten in reserveringscredits. Het vakje is standaard niet aangevinkt, en de omzetting is definitief: als u het uniforme creditsysteem daarna deactiveert, wordt ze niet ongedaan gemaakt.

Betaling bij het reserveren aanbieden

Met betaling bij het reserveren wordt een speler die niet genoeg credits heeft niet tegengehouden: hij betaalt het ontbrekende bedrag bij het reserveren, tegen het tarief van uw creditaanbiedingen. Zijn tijdslot wordt vastgehouden zolang de betaling duurt.

1. Ga naar Administratie›Gebruikers›Toegangsrechten›Abonnementen en open het betreffende abonnement.
2. Activeer in het tabblad Credits of Uitnodigingen, onder Betalingen & facturering, de optie Betaling bij reservering. De optie verschijnt alleen in een tabblad waarin de online verkoop van credits geactiveerd is.
3. Stel de tijd in die de speler krijgt om te betalen, tussen 5 en 30 minuten.
4. Sla het abonnement op.

De instelling geldt voor beide tabbladen Credits en Uitnodigingen: als u haar in het ene activeert of de termijn wijzigt, gebeurt dat ook in het andere. De optie is standaard geactiveerd, met een termijn van 10 minuten. Ze werkt als de verkoop van credits onder Betalingen & facturering geactiveerd is, en als uw factureringsaccount online betaling accepteert, of betaling ter plaatse, per cheque of per overschrijving met de optie Bestelproducten en -diensten onmiddellijk leveren.

De termijn per betaalmethode

Op de betaalpagina kiest de speler uit de betaalmethoden van uw factureringsaccount:

• Online betaling: de speler heeft de ingestelde termijn (standaard 10 minuten) om zijn betaling te bevestigen. Zodra de betaling is ontvangen, is de reservering bevestigd. Is er na afloop van de termijn niet betaald, dan wordt ze geannuleerd en komt het tijdslot vrij.
• Betaling ter plaatse, per cheque of per overschrijving: de reservering is bevestigd zodra de speler deze methode kiest. Er wordt op zijn naam een openstaande bestelling aangemaakt: u rekent die af bij zijn aankomst in de club, of bij ontvangst van de overschrijving.

De termijn dient dus alleen om een betaalmethode te kiezen: een reservering die met betaling ter plaatse is bevestigd, komt nooit vrij in afwachting van de speler.

Reserveringen volgen die op betaling wachten

Een reservering in afwachting bezet het tijdslot al. In de kalenders herkent u haar aan het pictogram , en haar paneel toont het uiterste tijdstip van betaling.

Zolang ze in afwachting is, kan ze niet worden gewijzigd of verplaatst: ze wordt betaald of geannuleerd. Bevestigingsmails, herinneringen en toegangscodes worden pas verstuurd zodra de betaling is ontvangen.

Vanuit haar paneel kunt u:

• op Inwisselen klikken om een bij de club ontvangen betaling te registreren, als u toegang hebt tot de facturatie: de reservering wordt bevestigd;
• haar annuleren met Annuleren: het tijdslot komt vrij, de bestelling wordt geannuleerd en de al afgeschreven credits worden aan de speler teruggegeven.

Wanneer de termijn verstrijkt zonder betaling, wordt de reservering automatisch geannuleerd en worden de al afgeschreven credits aan de speler teruggegeven. Het kan gebeuren dat een betaling na de termijn toch slaagt, bijvoorbeeld een online betaling die al gestart was, of een betaling die u binnen het uur daarna op de bestelling afrekent:

• als het tijdslot nog vrij is, wordt de reservering hersteld;
• anders blijven de gekochte credits op het account van de speler, die hiervan per e-mail op de hoogte wordt gebracht.

Credits gratis toekennen

Verkopen is niet het enige gebruik. Verschillende instellingen schrijven credits bij op een account zonder tegenprestatie:

• Voeg credits toe bij het aanmaken van het account van de abonnee: elke nieuwe abonnee begint met een saldo, om het uit te proberen voordat hij koopt.
• De online registratie kan credits bijschrijven zodra de aanvraag is goedgekeurd.
• Het automatische verjaardagsbericht kan de felicitaties vergezellen van een cadeau in credits.
• Vanaf de detailpagina van een gebruiker past u een saldo handmatig aan, met een notitie die in zijn geschiedenis bewaard blijft.

Dezelfde prijstabel delen tussen meerdere abonnementen

Als meerdere abonnementen credits verkopen onder exact dezelfde voorwaarden (dezelfde eenheidsprijs, dezelfde aanbiedingen, dezelfde termijnbetalingen), wordt er één product aangemaakt en gedeeld. Uw catalogus blijft overzichtelijk in plaats van vol te lopen met dubbele producten.

Het delen heeft geen ongewenste neveneffecten: als u de prijstabel wijzigt van een abonnement dat zijn product deelt, wordt automatisch een kopie aangemaakt die alleen aan dat abonnement gekoppeld is. De andere abonnementen behouden hun tarieven.

Als u de verkoop voor een abonnement deactiveert, wordt het eenvoudigweg losgekoppeld van het product; dat product blijft beschikbaar zolang een ander abonnement het gebruikt.

Een bestaand abonnement omzetten naar de Wallet-modus

In de Wallet-modus is 1 credit € 1 waard (of één eenheid van uw valuta). Uw abonnees zien hun prijzen en hun saldo zo rechtstreeks in geld. Is de credit van een abonnement een ander bedrag waard, bijvoorbeeld € 10? Dan zet het kader Wallet-modus activeren op de tabbladen Credits en Uitnodigingen van dat abonnement alles in één handeling om: saldi, prijzen, creditaanbiedingen en al betaalde toekomstige reserveringen. Niemand wint of verliest daarbij iets.

Verkopen en saldi volgen

Aankopen van credits verschijnen in de facturen en transacties zoals elke andere bestelling. Aan de kant van de gebruiker wordt elke beweging (aankoop, reservering, annulering, handmatige aanpassing) bijgehouden in de geschiedenis op zijn detailpagina.