Activiteitenrapporten per e-mail ontvangen
Ontvang automatisch een overzicht van het reilen en zeilen van uw organisatie: ledenaantal, abonnementen, inschrijvingen, reserveringen, aanmeldingen en e-mails, met de evolutie ten opzichte van de vorige periode.
De rapporten inschakelen
- Ga naar Administratie›Instellingen›Activiteitsrapporten.
- Schakel Activiteitenrapporten per e-mail activeren in.
- Geef in E-mailadressen maximaal 4 ontvangers op, één adres per regel.
- Klik op Opslaan.
De ontvangers hebben geen account als clubbeheerder en geen bijzondere rechten nodig: het rapport komt gewoon in hun mailbox terecht. Zo houdt u het eenvoudigst een voorzitter of penningmeester op de hoogte die zich nooit bij de applicatie aanmeldt.
De frequenties kiezen
Er bestaan drie rapporten naast elkaar, die u afzonderlijk of samen kunt inschakelen:
- Dagelijkse rapporten: elke ochtend de activiteiten van de dag ervoor.
- Wekelijkse rapporten: elke maandagochtend de afgelopen week.
- Maandelijkse rapporten: op de 1e van elke maand de afgelopen maand.
Elk rapport beantwoordt aan een andere behoefte. Het dagelijkse rapport ondersteunt de dagelijkse werking: het geeft aan wat er vandaag te behandelen valt. Het maandelijkse rapport stuurt u ongewijzigd door naar het bestuur, zonder opmaakwerk. Het wekelijkse rapport houdt het midden en past goed bij een vrijwillige verantwoordelijke die één keer per week ter plaatse komt.
Begrijpen wat het rapport bevat
Het rapport opent met de hoofdzaken en gaat daarna per domein in detail. Elk cijfer wordt vergeleken met een referentieperiode: de dag ervoor voor het dagelijkse rapport, de vorige week voor het wekelijkse rapport en dezelfde maand van het vorige jaar voor het maandelijkse rapport, zodat de start van september niet met de vakantie van augustus wordt vergeleken.
De samenvatting en de kerncijfers
Het rapport begint met een samenvattende zin en maximaal drie opvallende feiten: een record over de laatste acht periodes, een duidelijke stijging of daling.
Daarna volgen maximaal vier kerncijfers: het geïnde bedrag, de reserveringen waarvan het tijdslot binnen de periode valt, de bezettingsgraad en het aantal aangemelde gebruikers. Bij elk cijfer ziet u de evolutie, het cijfer van de vergelijkingsperiode in het grijs en een minigrafiek van de laatste acht periodes.
De punten om te behandelen en de komende week
Een kader bundelt de punten die op de dag van verzending aandacht vragen: achterstallige betaaltermijnen met het bedrag dat u moet opvolgen, bestellingen die al meer dan 7 dagen onbetaald zijn (offertes en gespreide betalingen niet meegerekend), online inschrijvingen die u moet goedkeuren, producten met een lage voorraad en abonnementen die binnen 30 dagen verlopen. Elke regel opent het bijbehorende scherm.
Het volgende deel gaat over de komende 7 dagen, of over de dag die begint in het dagelijkse rapport: reeds geplande reserveringen, verwachte bezetting, lessen en trainingskampen met hun deelnemers en beschikbare plaatsen, sluitingen van terreinen en de dag met de minste reserveringen.
De facturering en de inningen
Deze sectie hervat het geïnde bedrag na aftrek van terugbetalingen, de ontvangen betalingen, de uitgereikte facturen, de gemiddelde orderwaarde, de geweigerde online betalingen, de verdeling per betaalmethode en de bestverkochte producten. De bedragen volgen dezelfde berekening als de factureringsstatistieken, over alle factureringsaccounts heen en zonder enige klantnaam.
Deze sectie verschijnt alleen als uw organisatie in een van beide periodes iets heeft geïnd, gefactureerd of terugbetaald, of een geweigerde betaling heeft gehad.
De reserveringen
Deze sectie toont de reserveringen per dag (per week in het maandelijkse rapport), de reserveringen die tijdens de periode zijn aangemaakt per type, de gespeelde uren en de annuleringen, waaronder die minder dan 24 uur vóór het tijdslot. Een heatmap kruist de dagen met de uren, daarna volgen de bezettingsgraad per kalender en de meest actieve spelers.
Het dagelijkse rapport, dat over één enkele dag gaat, toont geen grafiek van de reserveringen en geen heatmap.
De gebruikers, de aanwezigheidsregistratie, de inschrijvingen en de e-mails
- Gebruikers en abonnementen: nieuwe gebruikers, abonnementen die tijdens de periode of binnen de komende 30 dagen verlopen, abonnees zonder reservering sinds 30 dagen, geschorste accounts, accounts in de prullenbak of verwijderde accounts, aanmeldingen en totaal ledenaantal. De verjaardagen van de komende 7 dagen, of van de dag zelf in het dagelijkse rapport, komen erbij als u de optie inschakelt.
- Aanwezigheidsregistratie in kioskmodus: geregistreerde en niet-geregistreerde tijdslots, automatische annuleringen en gesanctioneerde gebruikers.
- Online inschrijvingen: aanvragen die tijdens de periode zijn aanvaard of geweigerd, en aanvragen die op uw goedkeuring wachten.
- E-mails: afgeleverde berichten, openingspercentage, mislukkingen en adressen die u in de fiches moet corrigeren.
De aanwezigheidsregistratie en de online inschrijvingen verschijnen alleen als de functie actief is in uw organisatie: de online inschrijvingen moeten op minstens één abonnement openstaan en de aanwezigheidsregistratie moet in de kioskmodus zijn ingeschakeld.
Wat niet verschijnt
Een cijfer dat in beide periodes nul is, wordt niet getoond en een lege sectie verdwijnt: het rapport van een kleine organisatie blijft kort. Wanneer er niets te tonen valt, wordt er voor die periode geen e-mail verstuurd. In de instellingen van de rapporten kunt u ook de secties weglaten die voor u niet van belang zijn.
Het rapport als werklijst gebruiken
Dat is wat dit rapport onderscheidt van een gewone cijfertabel: verschillende rubrieken vermelden namen. U leest niet alleen "12 abonnementen verlopen binnenkort", u krijgt de lijst van die twaalf personen.
Daaruit vloeien vanzelf drie toepassingen voort:
- De lijst met abonnementen die binnen 30 dagen verlopen, is uw opvolglijst. Ze komt vanzelf binnen, elke maand, zonder dat u een filter hoeft op te bouwen.
- De lijst met inschrijvingen in afwachting herinnert u aan de aanvragen die niemand heeft behandeld — het typische geval van een organisatie waar meerdere personen beheren zonder de taken uitdrukkelijk te verdelen.
- De teller van mislukte e-mails wijst op een adressenbestand dat achteruitgaat, lang voordat een lid klaagt dat hij niets ontvangt.
