Deltagerbookinger: åbn et tidsrum for tilmeldinger

Book et tidsrum i organisationens navn — træningslejr, turnering, lektion eller holdtræning — og lad brugerne tilmelde sig selv, med eller uden onlinebetaling. De fastsætter kapaciteten, adgangskriterierne og fristerne, og De følger deltagerlisten.

Vælg, hvem der sammensætter deltagerlisten

Enhver booking med en etiket kan få deltagere. Det, der skifter fra tidsrum til tidsrum, er, hvem der sammensætter listen — De selv eller brugerne.

De sammensætter listen

Book tidsrummet med dets etiket, og udpeg deltagerne uden at aktivere Deltagerbaseret booking. Brugerne kan ikke tilmelde sig selv: listen er Deres.

Den er dog ikke låst. Åbn bookingen igen fra kalenderen, når som helst, for at tilføje eller fjerne personer under fanen Etiketter, hvor de allerede tilmeldte deltagere vises som forhåndsvalgte.

Sådan fungerer en træning, hvor De indkalder gruppen, et hold, der stilles op til en kamp, eller en undervisningstime, hvis deltagere er fastlagt på forhånd.

Brugerne tilmelder sig selv

Aktivér Deltagerbaseret booking, og tidsrummet åbnes: det viser en tæller over pladser på kalenderen, og hver enkelt bruger tager sin plads fra sin egen konto.

Sådan fungerer en feriétræningslejr, en intern turnering eller et arrangement, der er åbent for alle.

Når indstillingen er aktiv, flytter administrationen af listen sig fra bookingformularen til tidsrummets detaljevisning, hvor De råder over Tilføj deltagere og Slet.

Skift fra den ene løsning til den anden

De to måder udelukker ikke hinanden, og valget er aldrig endeligt. De kan først sammensætte en liste og siden aktivere Deltagerbaseret booking for at åbne de resterende pladser: de allerede udpegede personer forbliver tilmeldt.

Det omvendte fungerer også — se lukning af tilmeldingerne nederst på siden.

Åbn et tidsrum for deltagelse

1. Klik på det tidsrum, De vil booke, i kalenderen.
2. Åbn fanen Etiketter i bookingformularen.
3. Vælg etiketten — træningslejr, turnering, lektion eller træning — og tilføj en kommentar, hvis De ønsker det.
4. Aktivér Deltagerbaseret booking, og klik derefter på Konfigurer for at åbne indstillingerne.
5. Vælg eventuelt de personer, der skal tilmeldes fra start, og bekræft.

Brug Gentagelse til at dække alle møderne i en træningslejr eller et ugentligt hold i én arbejdsgang: derefter vælger De, om en tilmelding gælder ét møde eller hele serien.

På kalenderen viser tidsrummet nu antallet af deltagere i forhold til kapaciteten samt en opfordring til at tilmelde sig, så længe der er plads. Et klik fører til tidsrummets detaljevisning, hvor listen og deltagelsesknappen findes.

Åbn tidsrummet, og brug Konfigurer i blokken Deltagere, hvis De senere vil ændre Deres indstillinger.

Indstil kapaciteten og en tilmeldings rækkevidde

Blokken Deltagere i indstillingerne rummer to tal.

Maksimum fastsætter antallet af pladser. Når tallet er nået, viser tidsrummet Fuldt booket, og deltagelsesknappen forsvinder.

Minimum blokerer ingen tilmelding: tallet fungerer kun som beslutningsdygtigt minimum for den automatiske aflysning, som beskrives længere nede. Det er mindst 1. Hvis mødet skal gennemføres uanset antallet af tilmeldte, så lad feltet være, og lad blot Annuller automatisk være deaktiveret.

Omfanget af en deltagelse er den mest afgørende indstilling, og den, De bør tage stilling til først:

• Denne reservation — man tilmelder sig ét møde. Det er, hvad der skal til ved en ugentlig træning, hvor man kommer, når man kan, eller ved et enkeltstående arrangement.
• Alle gentagelser — man tilmelder sig det hele. Én tilmelding placerer personen på alle møder i serien, og én framelding fjerner vedkommende fra dem alle. Det er, hvad der skal til ved en træningslejr over fem dage eller et sammenhængende undervisningsforløb. En serie forbliver åben, så længe der er et møde tilbage: man kan altså tilslutte sig en træningslejr, der allerede er begyndt.

Med Alle gentagelser viser tidsrummets detaljevisning seriens datoer: alle ved præcis, hvad de forpligter sig til. Med Denne reservation vises kun det åbne møde.

Vælg, hvem der kan tilmelde sig

Uden yderligere indstillinger er tidsrummet åbent for alle brugere i Deres organisation.

Aktivér Adgangskriterier for at begrænse denne åbenhed, og vælg derefter kriterierne. De svarer til filtrene i Deres brugerliste og fordeler sig på fem familier: profiler, abonnementer, aldersgrupper, grupper og ranglister, hvortil kommer køn.

En bruger, der ikke opfylder kriterierne, ser stadig knappen, men får ved klik at vide, at profilen ikke svarer til kriterierne for dette tidsrum. Det samme gælder de øvrige afvisninger: tidsrummet er fyldt, tilmeldingerne er endnu ikke åbnet, produktet er utilgængeligt. Hvert tilfælde har sin egen besked — ingen står tilbage foran en tavs knap.

Nogle typiske anvendelser: reservere en træningslejr til én aldersgruppe, åbne en holdtræning kun for indehavere af et bestemt abonnement eller begrænse en intern turnering til en holdgruppe.

Deaktiveres indstillingen, slettes de valgte kriterier: tidsrummet er igen åbent for alle.

Tag betaling for deltagelsen

Aktivér Betalinger & fakturering i tidsrummets indstillinger, og vælg derefter det produkt, der skal betales. Listen viser de aktive produkter i Deres katalog af typen træningslejr, lektion og turnering.

Deltageren betaler online i det øjeblik, vedkommende tilmelder sig. Pladsen er først reserveret, når betalingen er gennemført: så længe ordren afventer, viser tidsrummet »Gennemfør betalingen«, og pladsen er fortsat ledig for andre.

To indstillinger justerer prisen uden at ændre Deres katalog:

• »Tilpas beløbet« pålægger et Enhedspris, der gælder specifikt for dette tidsrum. Uden det betaler hver enkelt den pris, der følger af prisreglerne i det valgte produkt.
• Den beskrivelse, De skriver her, vises under deltagelsesknappen til deltagerens orientering.

Denne indstilling vises kun, hvis Deres organisation bruger onlinefakturering. Fra en kioskterminal viser et betalingstidsrum en besked om at betale fra sin egen konto: onlinebetaling foregår ikke på kioskterminalen.

Følg og administrér deltagerne

Blokken Deltagere i tidsrummets detaljevisning viser de tilmeldte og angiver de resterende pladser. De ser altid den fulde liste, også selv om De har skjult den for brugerne.

Tilføj deltagere gør det muligt at tilmelde flere på én gang, Slet at fjerne nogen. Begge handlinger gælder hele den rækkevidde, der er fastlagt ovenfor.

På et betalingstidsrum skal De vælge, hvordan beløbet skal håndteres, når De tilføjer nogen:

1. Giv deltagelsen gratis — personen er tilmeldt, og der oprettes ingen ordre. Det er standardvalget, det man bruger ved invitationer og som kundeservice.
2. Gennemfør betaling straks — der oprettes en ordre, og kasseapparatet åbnes umiddelbart efter, så beløbet kan modtages på stedet. Med flere deltagere følger betalingerne efter hinanden. Dette valg tilbydes kun, hvis Deres profil giver adgang til Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.
3. Opkræv senere — der oprettes en ordre, og ordresedlen sendes pr. e-mail. Personen betaler senere.

Det samme valg tilbydes, når De tilmelder personer i forbindelse med oprettelsen af tidsrummet: det vises under fanen Etiketter, så snart De markerer den første deltager.

For hver deltager viser listen betalingens status: Gratis, hvis deltagelsen er givet gratis, ellers den tilknyttede ordre med mulighed for at Indløse eller sende fakturaen igen pr. e-mail.

Gæster accepteres ikke på denne type tidsrum: hver plads svarer til en identificeret bruger.

Sæt tidsmæssige rammer for tilmeldingerne

Tre frister, alle valgfrie, alle regnet i forhold til tidsrummets begyndelse.

Åbningsfrist udskyder åbningen af tilmeldingerne. Med 48 timer åbner et tidsrum mandag kl. 10 sine pladser den foregående lørdag kl. 10. Det forhindrer, at en træningslejr, der offentliggøres tre måneder i forvejen, er fyldt allerede samme dag, den offentliggøres.

Begræns afmelding lukker udgangen efter en bestemt frist. Derefter kan deltageren ikke længere trække sig selv — det må De gøre, hvis det er nødvendigt. Uden denne indstilling kan vedkommende melde sig fra tidsrummet helt frem til dets begyndelse.

Annuller automatisk aflyser bookingen, hvis Minimum af deltagere ikke er nået ved den valgte frist. Deltagerne og tidsrummets opretter får besked pr. e-mail. En booking, der oprettes, efter at fristen allerede er begyndt at løbe, aflyses aldrig automatisk — De kan derfor uden risiko åbne et tidsrum i sidste øjeblik.

På et betalingstidsrum annullerer denne aflysning også de ordrer, der stadig afventer betaling: ingen kan længere betale for et møde, der ikke afholdes. De allerede modtagne betalinger bevares derimod og refunderes ikke — det er op til Dem at håndtere dem.

Medregn deltagelserne eller ej

Som standard bruger deltagelse i et tidsrum ingenting: hverken kvoten for samtidige bookinger, grænserne pr. periode eller sammenhængende tidsrum. En bruger kan tilmelde sig en træningslejr uden at miste muligheden for at booke en bane samme dag.

Medregn i kvote og begrænsninger vender dette om: hver deltagelse medregnes da som en almindelig booking, og en person, der har nået sin kvote, kan ikke længere tilmelde sig.

Aktivér denne indstilling, når deltagelsen skal koste brugeren noget — for eksempel en holdtræning, der indgår i vedkommendes abonnement. Lad den være inaktiv for alt det, der lægges oven i den sædvanlige aktivitet uden at erstatte den.

Giv besked pr. e-mail

Deltageren modtager altid en bekræftelse ved tilmeldingen og en e-mail, hvis tidsrummet aflyses automatisk. Disse udsendelser kan ikke slås fra.

Aktiver meddelelser vedrører tidsrummets opretter: vedkommende får en besked ved hver tilmelding, hver framelding og når den sidste plads er taget. Slå denne indstilling fra på et tidsrum med stor tilstrømning, hvis De ikke ønsker at følge hver eneste bevægelse.

Den enkeltes notifikationsindstillinger respekteres: en bruger, der har slået sine notifikationer fra, modtager intet.

Vis deltagerlisten afgør, hvad brugerne ser. Er den aktiveret, ved alle, hvem der er tilmeldt. Er den deaktiveret, er kun tælleren og de resterende pladser offentlige.

Genbrug en konfiguration

Det ville være besværligt at indstille et dusin valgmuligheder ved hver træningslejr. To mekanismer undgår det.

Blokken Skabelon øverst i indstillingerne samler de to handlinger. Gem som skabelon gemmer tidsrummets indstillinger under det Modelnavn, De angiver. Så snart der findes en skabelon, vises listen Vælg en skabelon... ovenover: et valg overfører dens indstillinger til et hvilket som helst andet tidsrum.

Et tidsrum forbliver knyttet til den skabelon, det stammer fra. Ændrer De senere dets indstillinger, bliver De spurgt, hvor bredt ændringen skal gælde: kun denne booking, denne booking og dens gentagelser, eller Overalt — det vil sige alle de tidsrum, der deler denne skabelon.

Luk tilmeldingerne

Det er muligt at deaktivere Deltagerbaseret booking på et tidsrum, der allerede har tilmeldte, og det er uden risiko for dem: deltagerne bliver stående, og de udstedte ordrer forbliver gyldige. Kun tilmeldinger og frameldinger ophører, og deltagerblokken forsvinder på brugersiden.

At refundere en deltagelse eller fjerne nogen bagefter er fortsat noget, De selv skal gøre: lukningen af tilmeldingerne klarer det ikke.