Inviter en person uden for organisationen

Lad en, du kender, spille med, selvom vedkommende ikke er registreret i organisationen. Tilføj personen som gæst, når du booker, inden for de regler, din organisation har fastsat. Hvis organisationen tillader det, kan din gæst også selv betale sin andel via et link.

Tilføj en gæst til en booking

Du kan invitere en person udefra på to måder, afhængigt af om du kun spiller med dine gæster eller også med andre brugere i organisationen.

Spil med dine gæster

1. Klik på et ledigt tidsrum for at åbne bookingformularen.
2. Vælg Gæst(er).
3. Vælg antallet af inviterede personer.
4. Angiv gæsternes identitet, hvis du bliver bedt om det. Afhængigt af din organisations konfiguration er den valgfri eller obligatorisk.
5. Bekræft med Reserver.

Spil med partnere og gæster

1. Åbn bookingformularen, og vælg Med en partner.
2. Markér dine partnere på listen over brugere.
3. Linjen Gæst(er) vises nu øverst på listen. Markér den.
4. Vælg antallet af inviterede personer, og angiv deres identitet, hvis du bliver bedt om det.
5. Bekræft med Reserver.

Nogle organisationer tilbyder ikke valget Gæst(er) separat. Gæstelinjen vises så altid øverst på listen i Med en partner.

Forstå, hvad en invitation koster

Afhængigt af din organisations konfiguration kan invitationer være betalingspligtige:

• de trækkes fra en saldo af gæstecredits, som er adskilt fra dine bookingcredits;
• nogle organisationer trækker i stedet direkte fra dine bookingcredits;
• prisen kan variere afhængigt af kalenderen, dagen eller tidspunktet for tidsrummet.

Den resterende saldo vises i formularen, når du booker. Boksen Reservationsomkostning viser i detaljer, hvad der bliver trukket. Afhængigt af konfigurationen bliver kun bookingens ejer trukket for gæsterne, eller hver deltager bliver trukket for alle bookingens invitationer. Eksempel: Nicolas og Léa spiller med en gæst til 5 €. Hvis kun bookingens ejer bliver trukket, betaler Nicolas 5 €. Ellers betaler Nicolas og Léa 5 € hver.

Hvis dit abonnement tillader det, kan du også betale dine partneres invitationer, når du booker. I eksemplet ville Nicolas så betale 10 €, og Léa ingenting.

Få gæstecredits

Hvis organisationen har aktiveret funktionen, vises knappen Køb kreditter direkte i bookingformularen. Ellers skal du kontakte organisationen for at få flere credits.

Din organisation kan også give dig mulighed for at betale de manglende gæstecredits, når du booker. De er inkluderet i beløbet, der vises på knappen Reserver.

Lad din gæst betale sin andel

Hvis din organisation tillader det, kan hver gæst selv betale sin plads. Gæsten betaler sin andel online via et link uden at oprette en konto og modtager en faktura i sit eget navn.

Valget vises, når du er den eneste, der betaler for bookingens invitationer: Du spiller kun med dine gæster, eller din organisation lader kun bookingens ejer betale for invitationerne. Valget vises ikke, hvis du betaler dine partneres invitationer, og heller ikke ved en tilbagevendende booking.

1. Tilføj dine gæster i bookingformularen som sædvanligt.
2. Indtast fornavn og efternavn på hver gæst, der selv skal betale. De er obligatoriske i dette tilfælde.
3. Under gæstens navn i Hvem betaler for sin plads? skal du beholde Mig for selv at betale eller vælge en af de to knapper med gæstens fornavn: »senere« eller »nu«. Hvis gæstens andel er for lille til en onlinebetaling, tilbydes kun Mig.
4. Indtast gæstens e-mailadresse, så gæsten modtager linket. Den er valgfri. Uden den skal du selv sende linket videre.
5. Kontrollér boksen Reservationsomkostning, hvor hver gæst har sin egen linje. Klik derefter på Reserver.

Når bookingen er foretaget, åbnes bookingens detaljer. Her finder du hver gæsts linje og link.

Læg gæstens andel ud: »senere«

Med »senere« bliver bookingen bekræftet med det samme. Du lægger gæstens andel ud med dine credits som ved en almindelig invitation, og gæsten har op til 7 dage efter tidsrummets afslutning til at betale den. Så snart gæsten betaler, får du de udlagte credits tilbage. Du får en e-mail afhængigt af dine notifikationsindstillinger, og historikken over dine credits viser, hvem der har betalt.

Eksempel: Nicolas booker en padelbane med sin ven Paul, som er inviteret til 8 €. Nicolas bliver trukket for sin egen plads og for de 8 € for invitationen. Når Paul betaler sine 8 € online, får Nicolas sine 8 € i credits tilbage.

Det beløb, gæsten skal betale, fastsættes, når bookingen foretages. Det ændres ikke, hvis bookingen senere flyttes, eller hvis dens varighed ændres. Fristen følger derimod bookingen. Når fristen er overskredet, er linket ikke længere gyldigt, og den udlagte andel forbliver din udgift.

Hvis dine credits ikke rækker, og din organisation tilbyder betaling ved booking, betaler du det manglende beløb, når du booker, inklusive gæstens andel. Når gæsten betaler, får du denne andel tilbage i credits, også selvom du betalte den med kort.

Vent på gæstens betaling: »nu«

Med »nu« bliver bookingen først bekræftet, når gæstens andel er betalt, og denne andel forbliver ikke din udgift. Bookingen venter på betalingen i den frist, din organisation har fastsat for betaling ved booking, som regel nogle få minutter. Mens der ventes, trækkes gæstens andel fra dine credits, selvom din saldo ikke rækker. Du får den tilbage, så snart bookingen er bekræftet. Dette valg findes kun, hvis din organisation tilbyder betaling ved booking.

Efter Reserver åbnes bookingens detaljer med den resterende tid. De opdateres automatisk, så længe de er åbne. Mens der ventes, kan bookingen ikke ændres. Du får en e-mail, hver gang en gæst betaler, afhængigt af dine notifikationsindstillinger. Så snart alle har betalt, bliver bookingen bekræftet, og du modtager den sædvanlige bekræftelsesmail.

Hvis betalingen ikke sker i tide, annulleres bookingen, og tidsrummet frigives. Du får dine credits tilbage, og en e-mail fortæller dig, hvilke betalinger der manglede. En gæst, der allerede havde betalt, får sin andel refunderet, eller du får den tilbage i credits afhængigt af gæstens betalingsmetode.

Hvis dine egne credits ikke rækker, betaler du først det, du mangler, som ved enhver betaling ved booking. Bookingen venter derefter på dine gæsters betaling. Fra siden, der bekræfter din betaling, åbner Se booking bookingens detaljer.

Send betalingslinket videre

Hvis du har indtastet gæstens e-mailadresse, sendes linket automatisk til gæsten på dit sprog. Ellers skal du selv sende det videre fra bookingens detaljer under gæstens linje:

• Kopier linket kopierer linket, så du kan indsætte det i en besked;
• viser en QR-kode, som din gæst scanner med sin telefon – praktisk, når gæsten står ved siden af dig;
• i menuen beder Send via e-mail dig om gæstens adresse og sender linket til gæsten.

Når adressen er kendt, skifter menupunktet til Send e-mailen igen med adressen udfyldt på forhånd. Ret den, hvis den var forkert. Linket sendes straks til den nye adresse. Til samme adresse skal du vente 2 minutter mellem to afsendelser. Antallet af afsendelser pr. link er begrænset.

Linket åbner en betalingsside i din organisations farver med dit navn, tidsrummet, gæstens andel og fristen. Din gæst betaler online. Ved »senere« kan din organisation også give gæsten mulighed for at betale på stedet med check eller bankoverførsel. Gæstens andel er så betalt, når din organisation har modtaget betalingen.

Hvis du ikke har indtastet gæstens e-mailadresse, bliver gæsten bedt om den før betalingen, så fakturaen kan sendes. Adressen vises derefter i bookingens detaljer.

Det er kun dig, der kan se dine gæsters link, QR-kode og menu. Bookingens andre deltagere kan kun se, om gæsten har betalt.

Ændr gæster, der betaler via link

Fra bookingens detaljer kan du stadig foretage flere ændringer:

• du vil alligevel selv betale pladsen for en »senere«-gæst, der endnu ikke har betalt: i gæstens menu skal du vælge Jeg betaler alligevel. Gæstens link er ikke længere gyldigt, andelen forbliver din udgift, og gæsten får ikke besked;
• en gæst melder afbud: Erstat denne gæst i gæstens menu sætter en anden person ind i stedet, og du vælger igen, hvem der betaler: dig eller den nye gæst »senere«. Antallet af gæster og bookingens pris ændres ikke, og det gamle link er ikke længere gyldigt. En gæst, der allerede har betalt eller har meldt betaling på stedet med check eller bankoverførsel, kan ikke udskiftes alene. Udskift i så fald alle gæsterne;
• du vil udskifte alle dine gæster: ikonet på den første gæstelinje udskifter dem alle. Før du gemmer, minder en besked dig om de links, der bliver annulleret, og om refunderingen til gæster, der allerede havde betalt;
• endnu en gæst slutter sig til: Tilføj en deltager og derefter linjen Gæst(er). Hvis du kun tilføjer gæster uden partner, kan hver af dem betale »senere«. »nu« tilbydes aldrig, når bookingen er foretaget.

Så længe en gæst har et aktivt betalingslink eller har betalt via link, kan du hverken forlade en booking, der fortsætter med andre deltagere, eller blive erstattet i den. Fjern først gæsterne, eller annuller bookingen.

Annuller en booking, hvor en gæst har betalt

Hvis du annullerer inden for fristen, bliver en gæst, der allerede har betalt, refunderet via sin betalingsmetode, når det er muligt. Ellers får du andelen tilbage i credits. I begge tilfælde fortæller bekræftelsesbeskeden for annulleringen dig det, og annulleringsmailen bekræfter det. Hvis annulleringen sker for sent til, at du får dine invitationer tilbage, beholder din organisation også gæstens andel.

En gæst, der endnu ikke har betalt, kan ikke længere gøre det. Gæstens link er ikke længere gyldigt.

Kend de begrænsninger, din organisation har fastsat

Din organisation kan:

• sætte et maksimalt antal gæster pr. booking;
• begrænse antallet af invitationer i en given periode;
• forbyde invitationer på visse kalendere, visse dage eller i visse tidsrum. En besked i formularen fortæller dig det i så fald;
• begrænse annullering af en booking med gæster til visse tilfælde.