Regnskab & revision

Indstil din organisations kontoplan, eksportér dine bogføringsposter til din revisors program, aktivér elektronisk fakturering i Factur-X-formatet, og find de bilag, som skattemyndighederne kan bede om: attest, hændelseslog, afslutninger og arkiver.

Konfigurér din kontoplan

Kontoplanen bestemmer, hvilke konti og hvilke journaler dine salg bogføres på i eksporterne. Den indstilles pr. faktureringskonto: to enheder, der fakturerer hver for sig, har hver sin.

1. Gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti, og åbn den pågældende konto.
2. Åbn fanen Kontoplan.
3. Justér kontonumre og navne, og klik derefter på Gem.

Skærmen er opdelt i tre blokke:

• Salg, moms og kunder: konti for tjenesteydelser, udgående moms, kunder og ydede rabatter.
• Treasury: bank- og kassekonti samt konti for checks til indløsning, som bruges af posteringerne for betalingsmodtagelse.
• Journaler: koderne for salgs-, bank- og kassejournalerne.

Fordel dine salg efter kategori eller sats

Som standard bogføres alle dine salg på én enkelt indtægtskonto. To valgfrie fordelinger giver mulighed for at gå videre, i den samme fane.

• Salgsfordeling efter kategori: en særskilt konto pr. produktkategori — abonnementer, kreditter, udstyr, lektioner … Klik på Tilføj en kategori, vælg kategorien, og indtast dens konto.
• Momsfordeling efter sats: en særskilt konto for udgående moms pr. sats. Klik på Tilføj en sats, indtast satsen og dens konto.

Det er nyttigt, når dit regnskab skal skelne mellem aktiviteterne — for eksempel adskille indtægter fra undervisning og fra baneudlejning. Uden fordeling havner alt på de generelle konti, der er defineret ovenfor.

Eksportér dine salg og dine bogføringsposter

1. Gå til Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.
2. Filtrér listen på den ønskede periode og de ønskede kriterier: eksporten gengiver nøjagtigt de filtre, der vises på skærmen.
3. Klik på Download export, og vælg et format.

Følg salgsaktiviteten

• Excel (.xlsx): én linje pr. ordre med dato, bruger, beløb ekskl. moms, moms og beløb inkl. moms, status og betalingsmetode. Det er det format, du bør vælge for at analysere dine salg i et regneark.
• CSV (.csv): den samme rapport i et format, som ethvert regneark kan læse.
• Download PDF invoices: et arkiv med PDF-filen for hver faktura i det aktuelle filter. Kun udstedte fakturaer indgår.

Send til din revisor

• Regnskabsposteringer (.csv): bogføringsposterne i debet/kredit pr. faktura, i et læsbart format beregnet til manuel import.
• FEC (Frankrig): den franske lovpligtige bogføringsfil (Fichier des Écritures Comptables), som kan importeres af Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. Én afbalanceret postering pr. faktura.
• FAIA (Luxembourg) og DATEV (Tyskland): de lovpligtige formater i disse to lande, som tilbydes organisationer, der er etableret der.

Indstillingen Inkluder reglerne (kasserer) føjer posteringerne for betalingsmodtagelse (bank, kasse, check) til salgsposteringerne. Fjern fluebenet for kun at eksportere salgsjournalen.

Udsted fakturaer i Factur-X-formatet

Elektronisk fakturering bliver obligatorisk i Frankrig. Factur-X er det valgte format: en helt almindelig PDF-faktura, hvori der er lagt en datafil, som regnskabsprogrammer kan læse automatisk.

For den, der modtager fakturaen, ændrer der sig intet: personen åbner en PDF, magen til den tidligere. Det er personens regnskabsprogram, der derudover finder beløbene og identifikationsnumrene, uden at de skal indtastes igen.

Kontrollér, om din organisation er omfattet

Det er det første spørgsmål, der skal afklares, og svaret er langtfra det samme for alle organisationer.

• Sportsforeninger, der er momsfritaget i henhold til artikel 261-7-1° i den franske skattelov, er hverken omfattet af elektronisk fakturering eller af e-reporting. Mange organisationer er i den situation.
• Momsregistrerede organisationer skal udstede deres fakturaer mellem virksomheder i elektronisk format. For mikrovirksomheder og SMV'er, altså næsten alle organisationer, er fristen for udstedelse fastsat til den 1. september 2027.
• Fakturaer til privatpersoner (dine medlemmer) er uden for anvendelsesområdet for elektronisk fakturering, uanset din skatteordning.

Aktivér formatet

1. Gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti, og redigér den pågældende konto.
2. Find i fanen Fakturering indstillingen Elektronisk faktura, som ligger i afsnittet Faktureringsoplysninger
3. Vælg formatet:
   • Factur-X (Frankrig) for en fransk organisation: det tilføjer de franske lovpligtige oplysninger, der forventes på fakturaer mellem virksomheder;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) for den europæiske standard uden de franske særtræk;
   • Deaktiveret for at udstede almindelige PDF-fakturaer.

Indstillingen er specifik for hver faktureringskonto: en organisation, der fakturerer fra flere konti, aktiverer dem uafhængigt af hinanden.

Udfyld de obligatoriske oplysninger

En elektronisk faktura skal identificere afsenderen med sikkerhed. Disse oplysninger indtastes i den samme fane, i afsnittet Faktureringsoplysninger.

1. SIRET for din organisation: det er det uundværlige felt. Uden det kan fakturaen ikke være i overensstemmelse med reglerne, og der vises en advarsel under indstillingen.
2. Momsnummer, hvis din organisation er momsregistreret. Hvis feltet er tomt, fungerer SIRET-nummeret som skattemæssigt identifikationsnummer.
3. Den fulde adresse: firmanavn, vej, postnummer, by og land. En ufuldstændig adresse giver en faktura, som din kundes platform afviser.
4. Faktureringsmailen, der bruges som kontaktpunkt, når intet andet identifikationsnummer er tilgængeligt.

Indhent SIREN-nummeret hos dine erhvervskunder

En faktura mellem virksomheder skal også identificere køberen. Kundens SIREN-nummer indtastes i vedkommendes faktureringsadresse, i blokken Virksomhedsadresse, sammen med Firmanavn og SIREN. Den samme indtastning tilbydes ved et salg over disken.

Intet af dette kræves for en faktura til en privatperson: navn, adresse og land er nok.

Find dine revisionsbilag

Et program, der modtager betalinger, skal kunne bevise, at dets posteringer ikke er blevet ændret. Fire bilag opfylder dette krav, og de er samlet ét sted: gå til Administration›Indstillinger›Fakturering›Faktureringskonti, åbn den pågældende faktureringskonto og derefter fanen Regnskab & Revision.

Denne fane vises kun på en konto, der allerede er gemt: bilagene vedrører en aktivitet, og der er intet at vise på en konto, som er ved at blive oprettet. Hver faktureringskonto har sine egne — hvis din organisation fakturerer fra flere enheder, skal du gennemgå dem hver for sig.

Download din attest

Ved en kontrol kan skattemyndighederne bede dig dokumentere, at dit kassesystem overholder kravene om uændrethed, sikring, opbevaring og arkivering af data. Kortet Attest for kassesoftware udsteder denne dokumentation på anmodning via Download (PDF).

Dokumentet består af to dele. Softwareleverandørens del er allerede underskrevet. Den anden skal udfyldes og underskrives af din juridiske repræsentant: attesten er først komplet, når begge dele foreligger, og de fremlægges samlet.

Kortet vises kun for en fransk faktureringskonto: forpligtelsen gælder afgiftspligtige, der er etableret i Frankrig.

Se hændelsesloggen

Kortet Hændelseslog fører via Konsulter til det beviskraftige spor af, hvad der er sket i din fakturering. Du finder ikke salgene her — de ligger i dine ordrer — men de tekniske hændelser omkring dem.

Her fremgår blandt andet vellykkede og mislykkede logins, ændringer i konfigurationen, ændringer af faktureringsrettigheder, foretagne afslutninger, forseglede dokumenter og udstedte kopier, genererede arkiver, regnskabseksporter, skift til testtilstand samt registrerede uregelmæssigheder: brud i kæden, afvigelse ved afslutning, uregelmæssighed i uret.

Hver linje viser sin dato, hændelsestype, den pågældende konto, operatøren og detaljerne. Et filter efter type og periode hjælper dig med at finde rundt, og knappen Eksporter trækker en fil ud af det.

Forstå afslutningerne

En afslutning forsegler en periode: den fastlåser de betalingsmodtagelser, fakturaer og kreditnotaer, den indeholder, og kan hverken ændres eller dannes på ny. Kortet Afslutninger viser de daglige, månedlige og årlige afslutninger på din konto.

De foretages automatisk, uden at du behøver gøre noget. Du skal derfor ikke »gøre« noget hver aften: tabellen fylder sig selv.

Hver linje angiver perioden, antallet af transaktioner, Nettobeløb modtaget, Fordeling pr. betalingsmetode — online, på stedet, kontant, check, bankoverførsel, terminal — samt antallet af udstedte fakturaer og kreditnotaer.

To ting bør forstås, fordi de ofte overrasker:

• Totalsummen starter aldrig forfra på nul. Der er tale om en løbende akkumulering siden kontoens oprettelse, ikke en periodesaldo. En total, der hele tiden stiger, er den forventede adfærd.
• Genoptagelse (nulpunkt) angiver den dato og det beløb, som denne akkumulering starter fra. For en konto, der fandtes før indførelsen af afslutningerne, er det det valgte udgangspunkt og ikke nul.

Hent dine skattearkiver

Hver afsluttet måned giver et fastlåst arkiv, samlet i en tidsstemplet ZIP-fil: transaktioner, fakturaer, kreditnotaer, afslutninger og teknisk log for perioden. Kortet Arkiv viser dem under Månedlige arkiver med deres periode, størrelse, oprettelsesdato og Fingeraftryk (SHA-256).

Dette aftryk er det, der gør arkivet kontrollerbart: det ændrer sig, så snart blot én byte er ændret. To knapper hører til kortet, Verifikationsværktøj og Verifikationsmanual — så en tredjepart, en kontrollant eller en revisor, selv kan kontrollere et arkivs integritet uden at gå gennem dig.

Arkiverne dannes automatisk. Hvis en afsluttet periode endnu ikke har sit eget, vises den under Ikke-arkiverede lukkede perioder, og knappen Generer gør det muligt at danne det med det samme.