Modtag aktivitetsrapporter på e-mail

Modtag automatisk en oversigt over livet i din organisation: medlemstal, abonnementer, tilmeldinger, reservationer, logins og e-mails – med udviklingen i forhold til den foregående periode.

Aktivér rapporterne

1. Gå til Administration›Indstillinger›Aktivitetsrapporter.
2. Aktivér Aktiver aktivitetsrapporter via e-mail.
3. I E-mailadresser angiver du op til 4 modtagere, én adresse pr. linje.
4. Klik på Gem.

Modtagerne behøver hverken en konto som klubansvarlig eller særlige rettigheder: rapporten lander i deres indbakke. Det er den nemmeste måde at holde en formand eller kasserer orienteret på, hvis vedkommende aldrig logger ind i appen.

Vælg hyppighed

Der findes tre rapporter, som kan aktiveres hver for sig eller sammen:

• Daglige rapporter: hver morgen, gårsdagens aktiviteter.
• Ugentlige rapporter: hver mandag morgen, den forgangne uge.
• Månedlige rapporter: den 1. i hver måned, den forgangne måned.

Hver af dem dækker et forskelligt behov. Den daglige rapport understøtter den daglige drift: den viser, hvad der skal håndteres i dag. Den månedlige kan sendes videre til bestyrelsen, som den er, uden ombrydning. Den ugentlige ligger midt imellem og passer godt til en frivillig ansvarlig, der kommer forbi klubben en gang om ugen.

Forstå, hvad rapporten indeholder

Rapporten starter med det væsentligste og uddyber derefter hvert område. Hvert tal sammenlignes med en referenceperiode: dagen før i den daglige rapport, den foregående uge i den ugentlige og den samme måned året før i den månedlige, så sæsonstarten i september ikke sammenlignes med sommerferien i august.

Sammenfatningen og nøgletallene

Rapporten begynder med en opsummerende sætning og op til tre højdepunkter: en rekord over de seneste otte perioder, en markant stigning eller et markant fald.

Derefter følger op til fire nøgletal: det opkrævede beløb, de reservationer, hvis tidsrum falder i perioden, belægningsprocenten og antallet af brugere, der har logget ind. Hvert tal vises med sin udvikling, tallet for sammenligningsperioden i gråt og en minigraf over de seneste otte perioder.

Opgaver, der skal håndteres, og den kommende uge

En boks samler de punkter, der skal håndteres på afsendelsesdagen: forfaldne betalingsrater med det beløb, der skal rykkes for, ordrer der har været ubetalte i mere end 7 dage (bortset fra tilbud og betalinger i rater), onlinetilmeldinger der skal godkendes, varer med lav lagerbeholdning og abonnementer, der udløber inden for 30 dage. Hver linje åbner den tilhørende skærm.

Den næste del dækker de kommende 7 dage – eller den dag, der begynder, i den daglige rapport: allerede planlagte reservationer, forventet belægning, kurser og træningslejre med deres deltagere og pladser, banelukninger og den dag med færrest reservationer.

Fakturering og opkrævning af betalinger

Dette afsnit viser det opkrævede beløb fratrukket tilbagebetalinger, de modtagne betalinger, de udstedte fakturaer, det gennemsnitlige ordrebeløb, de afviste onlinebetalinger, fordelingen pr. betalingsmetode og de bedst sælgende varer. Beløbene beregnes på samme måde som i faktureringsstatistikken, på tværs af alle faktureringskonti og uden kundenavne.

Afsnittet vises kun, hvis din organisation har opkrævet, faktureret eller tilbagebetalt noget – eller har haft en afvist betaling – i en af de to perioder.

Reservationerne

Dette afsnit viser reservationerne pr. dag (pr. uge i den månedlige rapport), de reservationer der er oprettet i perioden fordelt på type, de spillede timer og aflysningerne, herunder dem der er foretaget mindre end 24 timer før tidsrummet. Et varmekort krydser dage og klokkeslæt, og derefter følger belægningsprocenten pr. kalender og de mest aktive spillere.

Den daglige rapport, der kun dækker én dag, viser hverken graf over reservationerne eller varmekort.

Brugere, fremmødekontrol, tilmeldinger og e-mails

• Brugere og abonnementer: nye brugere, abonnementer der er udløbet i perioden eller udløber inden for de næste 30 dage, abonnenter uden reservation i 30 dage, konti der er suspenderet, flyttet til papirkurven eller slettet, logins og det samlede medlemstal. Fødselsdage i de kommende 7 dage – eller dagens fødselsdage i den daglige rapport – kommer med, hvis du aktiverer indstillingen.
• Fremmødekontrol på kiosken: tidsrum med og uden registreret fremmøde, automatiske aflysninger og sanktionerede brugere.
• Onlinetilmeldinger: anmodninger der er accepteret og afvist i perioden, og anmodninger der afventer din godkendelse.
• E-mails: leverede beskeder, åbningsrate, fejl og adresser der skal rettes i profilerne.

Fremmødekontrol og onlinetilmeldinger vises kun, hvis funktionen er aktiv i din organisation: onlinetilmeldinger skal være åbne på mindst ét abonnement, og fremmødekontrol skal være aktiveret på kiosken.

Det, der ikke vises

Et tal, der er nul i begge perioder, vises ikke, og et tomt afsnit forsvinder: rapporten for en lille organisation forbliver kort. Når der ikke er noget at vise, sendes der ingen e-mail for perioden. I rapportindstillingerne kan du desuden fjerne de afsnit, der ikke er relevante for dig.

Brug rapporten som arbejdsliste

Det er dét, der adskiller denne rapport fra en simpel talopstilling: flere afsnit nævner navne. Du læser ikke blot »12 abonnementer udløber snart« – du får listen over de tolv personer.

Det giver helt naturligt tre anvendelser:

• Listen over abonnementer, der udløber inden for 30 dage, er din rykkerliste. Den kommer helt af sig selv hver måned, uden at du skal opbygge et filter.
• Listen over tilmeldinger, der afventer behandling, minder dig om de anmodninger, som ingen har taget sig af – det typiske tilfælde i en organisation, hvor flere personer administrerer uden at have fordelt opgaven tydeligt.
• Tælleren for mislykkede e-mails afslører en adresseliste, der er ved at forfalde, længe før et medlem klager over ikke at modtage noget.