Fakturaer og transaktioner

Følg alle salgsdokumenter i din organisation — tilbud, ordrer og fakturaer — opkræv betalinger, foretag refusioner og eksportér dit salg til bogføringen. Gå til menuen Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.

Sådan skelner du mellem de tre dokumenttyper

Et salg tager ikke samme form afhængigt af, hvor i forløbet du er, og typen vælges, når dokumentet oprettes.

• Tilbud er et prissat forslag, som sendes til brugeren til godkendelse — en træningslejr for en skoleklasse, udlejning af en bane til en virksomhed.
• Ordre er det igangsatte salg, som afventer betaling. Det er her, betalingerne registreres.
• Faktura er det nummererede dokument, som udstedes, så snart en betaling er opkrævet.

Et fjerde dokument, Indkøbsordre, er velegnet til kommuner og personaleforeninger, der kræver et bilag, før de forpligter udgiften.

Hvad der sker med et accepteret tilbud

Tilbuddet er ikke en blindgyde: når det sendes med e-mail, indeholder det et link, som lader brugeren acceptere det selv, uden konto og uden at logge ind. Linket er gyldigt i 14 dage.

At se tilbuddet — siden eller PDF-filen — er ikke det samme som at acceptere det. Accepten sker i det øjeblik, brugeren vælger en betalingsmetode, og det er dette valg, der afgør det videre forløb:

• ved udskudt betaling (bankoverførsel, check, på stedet) bliver tilbuddet Ordre, som afventer betaling; den bliver til en faktura, når du opkræver beløbet;
• ved onlinebetaling sker betalingen med det samme: dokumentet bliver direkte Faktura med nummer.

Med andre ord følges et tilbud på præcis samme måde som en ordre, når det først er accepteret — du finder det under fanen for dets nye type.

Sådan finder du et salg

1. Gå til Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.
2. Fanerne øverst filtrerer efter type (Tilbud, Ordrer, Fakturaer) og efter status (Afventer, Betalt, Annulleret, Refunderet).
3. Panelet Filtre præciserer derefter søgningen, og kriterierne kan kombineres.

Der findes seks filtre, hvoraf tre ofte bliver overset, selvom de besvarer de mest almindelige spørgsmål:

• Efter bruger: hele købshistorikken for et medlem, når vedkommende bestrider en betaling.
• Efter ansvarlig: salg oprettet af en person i teamet — nyttigt til at kontrollere en vagtdag.
• Per faktureringskonto: uundværligt, så snart din organisation fakturerer fra flere enheder.
• Efter abonnement, Efter produktkategori og Efter status supplerer sorteringen.

Vælgeren Periode afgrænser til sidst visningen — og den styrer også eksporterne, som gengiver præcis det, du ser på skærmen.

Søg lige så godt på person som på nummer

Søgefeltet er ikke begrænset til dokumentnumre. Det søger samtidig i:

• ordrenummeret og fakturanummeret;
• brugerens identitet: efternavn, fornavn, login, e-mailadresse og licensnummer;
• de oplysninger, der er indtastet på selve salget — efternavn, fornavn, firmanavn og e-mail på faktureringsadressen.

Det sidste punkt er vigtigt ved salg over disken: køberen har ingen konto, listen viser vedkommende som walk-in-kunde, og kun en søgning på faktureringsadressen gør det muligt at finde salget. Det er nok at indtaste “Dupont” eller vedkommendes e-mail.

Opret en ordre eller et tilbud

1. Klik på Ny.
2. Vinduet Vælg en bruger åbnes: angiv den person, salget er beregnet til. Det er den første beslutning, for den afgør faktureringsadressen og de mulige abonnementer.
3. Vælg derefter dokumenttypen, Tilbud eller Ordre.
4. Tilføj linjerne med Tilføj et produkt.
5. Kontrollér Faktureringsadresse: hvis du ikke ændrer noget, bruges brugerens standardadresse.
6. Klik på Gem.

Hver linje kommer enten fra kataloget eller fra en fri indtastning. Den frie indtastning (flisen Tilpasset) bruges til særlige salg — en opstrengning, et bidrag til omkostninger — og feltet Gem i kataloget sparer dig for at indtaste den igen næste gang, hvis den skal bruges løbende.

En ordre kan ændres, så længe ingen betaling er opkrævet. Efter den første betaling låses den: det er sådan, du sikrer, at et allerede betalt dokument ikke ændres bag kundens ryg.

Giv en rabat

Der findes to mekanismer, og de bruges ikke til det samme. Åbn afsnittet Kampagnekode & rabat for at få adgang til opsætningen.

• Rabatkode genbruger en salgsaktivitet, der allerede er defineret: klik på Vælg en kampagnekode, og koden anvender sine egne regler for målgruppe og maksimumbeløb.
• Manuel rabat er en enkeltstående beslutning, der træffes fra sag til sag: en procentsats eller et beløb, du indtaster frit, anvendt på totalen inkl. moms.

Opkræve en betaling

1. Åbn ordren, og klik derefter på Betaling.
2. Indtast beløbet: hele restbeløbet foreslås, men et delbeløb accepteres også.
3. Vælg metoden: CB på stedet, Kontanter, Overførsel eller Check.
4. Gem.

Hvis der er opsat en betalingsterminal på faktureringskontoen, kan betalingen sendes direkte til betalingsterminalen i stedet for at blive indtastet manuelt.

Hver betaling vises i afsnittet Transaktioner på ordren sammen med sin status: Bekræftet, Afventer, Fejl eller Afvist. En betaling, der er indtastet ved en fejl, kan rettes med Rediger denne transaktion eller Annuller denne transaktion — ordren beregner straks sit Resterende beløb at betale igen.

Fordel betalingen

Knappen Tidsplan fordeler restbeløbet over flere rater med datoer. Ved hver efterfølgende betaling foreslås beløbet for den næste rate automatisk.

Refunder et salg

1. Åbn den betalte ordre, og klik derefter på Refunder.
2. Indtast beløbet: fuld refusion foreslås, men en delvis refusion er også mulig.
3. Hvis flere betalinger er opkrævet, skal du vælge, om refusionen skal henføres til hele ordren eller til en bestemt betaling.

En onlinebetaling sendes direkte tilbage gennem den gateway, der opkrævede den: du skal ikke lave en bankoverførsel.

Med hensyn til status er forskellen vigtig for din bogføring: en delvis refusion lader ordren stå som Betalt og viser Nettobeløb modtaget, mens en fuld refusion ændrer den til Refunderet. For eksempel er en tilmelding på 200 €, hvoraf 50 € er refunderet, fortsat et betalt salg med et netto opkrævet beløb på 150 €.

Send og download dokumenterne

En særskilt knap samler alt, der vedrører selve bilaget. Den bærer navnet på det åbne dokument, hvilket samtidig viser dig, hvor salget står: Tilbud, Indkøbsordre eller Faktura, når en betaling er opkrævet.

Menuen tilbyder tre handlinger:

• Forhåndsvis for at kontrollere bilaget på skærmen før afsendelse;
• Download (PDF) for at arkivere det eller sende det via en anden kanal;
• Send via e-mail for at sende det direkte til brugeren.

Se, hvad der er sket

Afsnittet Ordrehistorik gemmer salgets hændelser: oprettelse, ændringer, betalinger, afsendelser. Det er det første sted at åbne, når et medlem hævder aldrig at have modtaget sin faktura, eller når et beløb ikke stemmer med teamets erindring.

Håndtér en ordre, der afventer betaling

En ordre, der afventer betaling, kan til enhver tid betales af brugeren fra dennes side eller opkræves manuelt af dig.

Ydelser med manuel godkendelse — bankoverførsel, check — leveres, så snart du registrerer en betaling. Så længe du ikke har gjort det, har medlemmet ikke adgang til noget.

Hvis du vil opgive et salg, skal du åbne det og bruge Annuller ordren. Det kan stadig ses, og indstillingen Skjul aflysninger fjerner det fra listerne.

Eksportér salg og bogføring

Klik på Download export øverst på listen: eksporten gengiver de filtre og den periode, der vises på skærmen. Salgsrapporter til regneark, bogføringsposter og lovpligtige formater er beskrevet på den dedikerede side.