Opret og administrer abonnementer
Abonnementer fastlægger brugernes bookingrettigheder: adgangsperiode, pris, kvoter og regler. Opret ét abonnement for hver plan, som jeres organisation tilbyder, og tildel det derefter på stamkortene.
Opret et abonnement
- Gå til Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Subscriptions, og klik på Ny.
- Udfyld Navn & farve og en valgfri beskrivelse under fanen Generelt.
- Under Åbningsdatoer for rettigheder angiver De den periode, hvor abonnenterne kan logge ind. Lad indstillingen være slået fra, hvis adgangen ikke skal have nogen slutdato.
- Klik på Gem.
Opsætningen er inddelt i faner: Generelt, Kvota, Tilladelser, Regler, Kreditter, Invitationer, Etiketter og Registreringer. Fanerne om bookingregler er beskrevet på en særskilt side.
Følg betalingen af kontingenter
Udfyld Abonnementspris under fanen Generelt: så vises feltet Betalt abonnement på hvert stamkort med dato og betalt beløb. Modulet Abonnementsovervågning (Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Abonnementsovervågning) viser alle abonnenter med deres betalingsstatus, kan filtreres via Efter abonnement og Efter status og eksporteres til Excel.
Aktivér om nødvendigt Bloker reservationer, hvis brugeren ikke har betalt sit abonnement: så vises et banner på brugerens stamkort, og booking afvises, indtil betalingen er registreret.
For at slippe for at holde øje med denne skærm kan De aktivere aktivitetsrapporterne: hver måned modtager De en navneliste over de abonnementer, der udløber inden for 30 dage.
Sælg abonnementet online
Aktivér Betalinger & fakturering under fanen Generelt for at gøre abonnementet købbart online: brugerne kan tegne eller forny det efter de opsatte planer, med automatisk fakturering. Betalingen sker med de betalingsmetoder, der er knyttet til den tilhørende faktureringskonto.
Når dette afsnit er aktivt, får datoerne en anden betydning: de bliver Standard adgangsdatoer, som gælder, så længe abonnenten ikke har en aktiv plan. Så snart abonnenten køber en plan, er det planens datoer, der gælder.
Send automatiske påmindelser til abonnenterne inden udløb
En abonnent, der lader sit abonnement udløbe, mister sine rettigheder uden at opdage det, og De opdager det først, når vedkommende ikke længere kan booke. Der sendes automatisk tre e-mails inden udløb: 30 dage før, 7 dage før og dagen før.
Indstillingen sker abonnement for abonnement. Gå til Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Subscriptions, åbn det pågældende abonnement, fanen Generelt, afsnittet Automatiske påmindelser før udløb. Det er aktivt som standard: De behøver ikke foretage Dem noget for at bruge det.
Tilføj en personlig besked
Under kontakten kan De i en editor tilføje nogle linjer, som medtages i e-mailen: dato for generalforsamlingen, prisen for næste sæson, åbningstider for tilmelding, adressen på en formular, der skal udfyldes, en vedhæftet fil ...
Det, abonnenten modtager
E-mailen minder om det pågældende abonnement, dets udløbsdato og antallet af dage, der er tilbage, efterfulgt af Deres besked, hvis De har skrevet en.
En fornyelsesknap vises kun, hvis abonnenten reelt kan forny fra sin konto, altså hvis der er åbnet et abonnement, som kan købes online. Ellers informerer e-mailen blot uden at foreslå en handling, der ikke er mulig: så er det op til Dem at forklare fremgangsmåden i den personlige besked.
Hvem får ikke en påmindelse
- Abonnenter uden udløbsdato. En påmindelse varsler en afslutning: uden en udfyldt slutdato udløber abonnementet aldrig set fra programmets synsvinkel, og der sendes ingen e-mail. Det er den hyppigste årsag, når intet sker — tjek abonnentens stamkort, før De leder videre.
- Abonnenter, hvis abonnement har påmindelserne slået fra.
- Suspenderede abonnenter.
- Dem, der har slået notifikationerne Betalinger & fakturering fra på deres konto: deres valg går forud for Deres.
Kræv dokumentation for at kunne booke
Under fanen Generelt tvinger afsnittet Obligatoriske oplysninger for at reservere abonnenterne til at udfylde bestemte oplysninger, før de kan booke: e-mailadresse, postadresse, telefon, profilbillede, fødselsdato, rangering, licensnummer, dokumentation for bopæl eller lægeerklæring.
Brugeren bliver bedt om at oplyse dem allerede ved første login og derefter, når han klikker på et ledigt tidsrum. Indstillingen Anvend denne begrænsning, når abonnenten er partner i en reservation udvider reglen: en abonnent med manglende oplysninger kan så heller ikke tilføjes som partner af en anden.
Kopiér et abonnement til den nye sæson
- Åbn abonnementet fra den forgangne sæson.
- Klik på Dupliker: hele opsætningen kopieres.
- Omdøb kopien, og justér dens datoer.
Tildel et abonnement til mange på én gang
- Gå til Administration›Brugere›Brugerstyring, og vælg de pågældende brugere, eller Vælg alle efter et filter.
- Åbn Handlinger og derefter Hurtig redigering.
- Vælg det nye abonnement og om nødvendigt dets datoer, og klik derefter på Gem.
Med hurtig redigering kan De i samme arbejdsgang sætte alle tilbage til ubetalt: det er hele sæsonstarten i én handling.
En filimport gør det også muligt at opdatere abonnementet for hele databasen i én enkelt handling.
