Opret og administrer abonnementer

Et abonnement samler adgangs- og reservationsbetingelserne for en plan: datoer, pris, reservationskvote og de regler, der skal overholdes. Opret de abonnementer, som jeres organisation tilbyder, og tildel derefter hver bruger det abonnement, der passer til vedkommende, fra brugerens profil.

Opret et abonnement

Begynd med en plan, som jeres organisation tilbyder, for eksempel Tennis fritid. Derefter kan du tildele den til de pågældende brugere uden at skulle indtaste de samme regler på hver enkelt profil.

1. Gå til Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Abonnementer, og klik på Ny.
2. I fanen Generelt udfylder du Navn & farve og en valgfri beskrivelse.
3. Under Åbningsdatoer for rettigheder angiver du den periode, hvor abonnenterne kan logge ind. Lad indstillingen være slået fra for adgang uden datobegrænsning.
4. Klik på Gem.

Udfyld derefter reservationsbetingelserne: hvor mange reservationer må en abonnent have ad gangen, hvilke baner har vedkommende adgang til, og hvilke regler skal overholdes? Fanerne Kvota, Tilladelser og Regler giver dig mulighed for at præcisere disse valg. Vejledningen nedenfor hjælper dig med opsætningen.

Organiser listen automatisk

Tilstanden Automatisk organiserer listen for dig: du skal ikke oprette nogen grupper. Klik på overskriften for navn, startdato eller slutdato for at vælge sorteringen. Grupperne tilpasser sig dette valg uden at ændre abonnementerne.

Ved sortering efter navn søger applikationen efter fælles ord og sæsoner. Den kan således samle Tennis fritid 2026/2027 - Voksne og Tennis fritid 2026/2027 - Unge. Ensartede navne gør denne gruppering lettere. Hvis navnene er meget forskellige, har applikationen færre holdepunkter til at gruppere dem. Ved sortering efter dato dannes grupperne ud fra abonnementernes start- og slutdatoer.

Klik på en gruppes titel for at folde den sammen eller ud. Denne tilstand gemmes for din konto.

Placer abonnementerne i manuelle grupper

Vælg denne tilstand, hvis du vil organisere listen efter dine egne kriterier. Du kan for eksempel samle tennis og padel i en gruppe Sportsskole og derefter skelne mellem abonnementer til fri benyttelse og enkeltstående tilbud, uanset hvad de hedder.

1. Skift til Manuelle grupper.
2. Klik på Tilføj en gruppe, og giv gruppen et navn: den nye gruppe vises øverst på listen.
3. I Alle, uden søgning eller filter, trækker du linjerne for at placere dem i grupperne og bestemme deres rækkefølge. På touchskærm skal du holde fingeren på linjen, før du flytter den.
4. Træk en gruppes titel for at ændre dens placering. Abonnementer, der ikke er placeret i en gruppe, bliver nederst under Ingen gruppe.

Når du holder markøren over titlen, kan du med knapperne omdøbe eller slette gruppen. Når du sletter en gruppe, bevares dens abonnementer, og de vender tilbage til Ingen gruppe.

Du kan også klikke på en kolonneoverskrift for at sortere abonnementerne efter navn eller dato inden for hver gruppe. Hvis du derefter flytter et uafhængigt abonnement eller et referenceabonnement, overtager din egen placering sorteringen: den valgte position bevares.

Tilknyttede abonnementer, som beskrives længere nede, bliver stående under deres referenceabonnement. Du kan ændre deres rækkefølge inden for denne familie uden at ændre sorteringen af resten af listen. Hvis du flytter referencen, følger dens tilknyttede abonnementer med.

Du finder også disse grupperinger i listerne til valg af abonnement, når de gør læsningen lettere. Abonnementernes fulde navne vises fortsat her.

Tilpas visningen, og handl på flere abonnementer

Tilpas listen til din måde at arbejde på: læs beskrivelserne, se betalingerne, eller vis flere linjer på skærmen. Menuen Indstillinger til højre for Ny husker dine indstillinger:

• Vis beskrivelser: tilføjer beskrivelsen under navnet på højst to linjer.
• Vis betalinger: erstatter kolonnen med startdato med kolonnen med betalinger.
• Kompakt tilstand: mindsker afstanden mellem linjerne og størrelsen på navne, knapper og tællere.

Disse indstillinger er slået fra som standard. Lange navne vises fortsat læseligt over flere linjer.

Kolonnerne for start og slut vises kun, hvis mindst ét abonnement på den filtrerede liste har den pågældende dato. Klik på abonnementets navn for at se eller ændre det, også på mobil.

Markér afkrydsningsfelterne til venstre for abonnementerne for at handle på flere linjer på én gang. Knapperne Arkiver, Tilknyt, Frigøre og Slet vises så i stedet for fanerne med visningstilstande. De samme rettigheder og begrænsninger gælder som ved en handling på et enkelt abonnement.

I manuel tilstand placerer Flyt til… hele markeringen i én gruppe. I Arkiverede flytter Gendan de valgte abonnementer tilbage til den aktuelle liste.

Del indstillinger med et referenceabonnement

Tilbyder I flere padelplaner – voksne, unge, studerende – med forskellige priser, men med de samme regler? Uden en forbindelse mellem disse abonnementer skal hver ændring af kvote eller baneadgang gentages i hver enkelt plan, med risiko for at glemme en af dem.

Et referenceabonnement gør det muligt at styre disse indstillinger ét sted. Opret for eksempel Padelabonnement, og knyt derefter dine planer til det: ændringer af de fælles indstillinger anvendes automatisk på alle tilknyttede abonnementer, mens hvert abonnement beholder sin egen pris og sine egne oplysninger. Hvis nogle planer skal have andre regler, så lad dem være uafhængige, eller knyt dem til en anden reference.

Indstillingerne overføres kun fra referencen til de tilknyttede abonnementer, når du gemmer dem. At ændre prisen eller navnet på et tilknyttet abonnement har derfor ingen betydning for referencen eller for de øvrige abonnementer. Du kan også tildele referenceabonnementet til brugere: det er fortsat et fuldgyldigt abonnement.

Opret et tilknyttet abonnement

Fra listen kan du med knappen Opret et tilknyttet abonnement på referencen hurtigt oprette en ny variant. Du kan også gøre det fra dens opsætning:

1. Åbn det abonnement, der skal fungere som reference, i fanen Generelt.
2. I afsnittet Referenceabonnement klikker du på Opret et tilknyttet abonnement.
3. Indtast det ønskede navn i bekræftelsesvinduet, og bekræft.
4. Det oprettede abonnement vises på referencens liste over tilknyttede abonnementer. Klik på knappen Åbn for at tilpasse navn, pris og øvrige egne oplysninger.

Knyt et eksisterende abonnement

1. Åbn det abonnement, der skal knyttes, og gem først dine eventuelle ændringer.
2. I Generelt, afsnittet Referenceabonnement, vælger du den ønskede reference.
3. Læs bekræftelsen igennem: den viser, hvor mange brugere der er berørt. Når du bekræfter, erstatter du dette abonnements fælles indstillinger med den valgte references. Prisen og abonnementets egne oplysninger bevares.

Find ud af, hvor indstillingerne skal ændres

I et tilknyttet abonnement viser bjælken øverst i panelet, hvilken reference indstillingerne kommer fra. De nedarvede indstillinger vises nedtonet sammen med referencens navn. Åbn denne reference for at ændre dem: ændringen gælder for alle dens tilknyttede abonnementer.

Følgende kan fortsat tilpasses for hvert tilknyttet abonnement:

• navn, beskrivelse, farve og nøgleord;
• datoer og reservationsfarver;
• priser og fakturering, herunder priser og salg af reservationskreditter og gæstekreditter;
• indstillingerne i fanen Registreringer.

De øvrige indstillinger nedarves: kvoter, tilladelser, regler, etiketter, kreditternes og invitationernes funktion, oplysninger, der kræves for at kunne reservere, blokering ved manglende betaling og påmindelser før udløb.

Du kan for eksempel fastsætte ungdomsprisen til 160 € og voksenprisen til 320 €. Hver plan beholder sin pris, også når du ændrer de fælles regler på Padelabonnement.

På listen forbinder en streg de tilknyttede abonnementers markører med referencens: sådan kan du se, hvilke planer der deler de samme indstillinger. Hvis deres navn begynder med referencens navn, vises kun resten: Padel - Unge bliver til Unge under Padel. Det fulde navn bevares og vises, når du holder markøren over.

Frakobl et abonnement uden at slette det

Fra referencens kort bruger du Frigøre på den pågældende linje. Du kan også vælge Ingen i feltet Referenceabonnement på det tilknyttede abonnement og derefter bekræfte.

Frakoblingen fjerner kun forbindelsen: abonnementet og dets brugere bevares. De nedarvede indstillinger forbliver, som de er på frakoblingstidspunktet, og kan derefter ændres direkte på dette abonnement. Ændringer, der efterfølgende foretages på den tidligere reference, anvendes ikke længere på det.

Hvis du vil frakoble flere abonnementer på én gang, skal du markere dem på listen og derefter bruge Frigøre, afhængigt af dine administrationsrettigheder.

Følg betalingen af kontingenter

Hvis du modtager kontingenterne i receptionen eller via bankoverførsel, kan du registrere betalingerne for at se, hvem der har betalt sit abonnement. I fanen Generelt udfylder du Abonnementspris: feltet Betalt abonnement på hver profil gør det muligt at angive betalingen, dens dato og dens beløb.

Åbn Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Abonnementsovervågning for at få overblik over alle brugere. Du kan filtrere listen efter abonnement eller efter betalingsstatus og derefter eksportere den i Excel-format.

Aktivér om nødvendigt Bloker reservationer, hvis brugeren ikke har betalt sit abonnement: der vises så en bjælke på brugerens profil, og brugeren kan ikke reservere, før betalingen er registreret.

Aktivér aktivitetsrapporterne, så du ikke behøver at holde øje med denne skærm: hver måned sender de dig en navneliste over de abonnementer, der udløber inden for 30 dage.

Sælg abonnementet online

Aktivér Betalinger & fakturering i fanen Generelt for at gøre abonnementet betalbart online: brugerne kan tegne eller forny det i henhold til de opsatte planer, med automatisk fakturering. Betalingen sker via betalingsmulighederne på den tilknyttede faktureringskonto.

Når dette afsnit er aktivt, får datoerne en anden betydning: de bliver til Standard adgangsdatoer, som gælder, så længe abonnenten ikke har en aktiv plan. Så snart abonnenten køber en plan, er det planens datoer, der gælder.

Påmind automatisk abonnenterne før udløb

Påmindelserne minder brugerne om at forny deres abonnement, før de mister adgangen til reservationer. Der er planlagt tre e-mails før udløbsdatoen: 30 dage før, 7 dage før og dagen før.

Hvis du vil se indstillingen, skal du gå til Administration›Brugere›Adgangsrettigheder›Abonnementer, åbne det pågældende abonnement og derefter fanen Generelt, afsnittet Automatiske påmindelser før udløb. Påmindelserne er slået til som standard. For et tilknyttet abonnement ændres denne indstilling på dets referenceabonnement.

Tilføj en personlig besked

Under kontakten kan du i en editor tilføje nogle linjer, som medtages i e-mailen: dato for generalforsamlingen, prisen for den følgende sæson, tilmeldingstider, adressen på en formular, der skal udfyldes, en vedhæftet fil ...

Det, abonnenten modtager

E-mailen minder om det pågældende abonnement, dets udløbsdato og antallet af dage, der er tilbage, og derefter din besked, hvis du har skrevet en.

Der vises en knap til fornyelse, hvis brugeren har adgang til et abonnement, som kan købes online fra kontoen. Ellers indeholder e-mailen kun påmindelsen og din besked: husk at forklare, hvordan man fornyer på anden vis.

Hvem der ikke modtager påmindelser

• Abonnenter uden en udløbsdato på deres profil: uden denne dato kan applikationen ikke planlægge en påmindelse.
• Abonnenter, hvis abonnement har påmindelserne slået fra.
• Suspenderede abonnenter.
• Brugere, der har slået notifikationerne Betalinger & fakturering fra på deres konto.

Kræv dokumentation for at kunne reservere

I fanen Generelt forpligter afsnittet Obligatoriske oplysninger for at reservere abonnenterne til at udfylde bestemte oplysninger, før de kan reservere: e-mailadresse, postadresse, telefon, profilbillede, fødselsdato, ranglisteplacering, licensnummer, dokumentation for bopæl eller lægeerklæring.

Brugeren bliver bedt om at udfylde sin profil allerede ved første login og derefter, når vedkommende klikker på et ledigt tidsrum. Hvis du aktiverer Anvend denne begrænsning, når abonnenten er partner i en reservation, kan brugeren heller ikke tilføjes til en anden persons reservation, så længe de ønskede oplysninger mangler.

Kopiér et abonnement til den nye sæson

Med en kopi undgår du at starte forfra: genbrug opsætningen fra en tidligere sæson, og tilpas derefter kopiens datoer og indstillinger.

1. Klik på Dupliker på listen ud for det abonnement, du vil genbruge.
2. Indtast kopiens navn i bekræftelsesvinduet, og bekræft: kopien vises på listen.
3. Klik på dens navn for at justere datoer og de nødvendige indstillinger.

Du kan også kopiere fra et abonnements opsætningspanel. I så fald åbnes kopiens panel direkte efter bekræftelsen.

Når du kopierer et tilknyttet abonnement, bevares forbindelsen til den samme reference, hvis du har de nødvendige rettigheder til den. Der oprettes ikke en ny reference til den følgende sæson.

Arkivér abonnementer, der ikke længere bruges

Arkivér en gammel plan for at gøre listen kortere uden at slette abonnementet for de brugere, der stadig har det. Sådan kan du lægge en forgangen sæson til side uden at vente på, at alle brugere har skiftet plan.

Klik på Arkiver på listen, og bekræft. Abonnementet flyttes til Arkiverede. Det tilbydes ikke længere som nyt valg, når du tilføjer eller ændrer en bruger; de, der allerede har det, beholder det.

En bjælke kan foreslå abonnementer, du kan arkivere. Kontrollér markeringen, før du bekræfter. Hvis du klikker på Skjul, forsvinder kun bjælken, og dette valg gemmes for din konto: der arkiveres ingen abonnementer.

Åbn Arkiverede, og klik på Gendan for at få et abonnement tilbage på den aktuelle liste. Hvis du gendanner et tilknyttet abonnement, hvis reference er arkiveret, gendannes referencen også, forudsat at du har rettigheder til det.

Arkiverede abonnementer er fortsat tilgængelige, når abonnementer skal sammenkædes ved klassisk import og ADOC-import.

Slet et tomt abonnement

Slet et abonnement, hvis du ikke længere har brug for det, og ingen bruger er tilknyttet det. Hvis det stadig er i brug, kan du arkivere det for at fjerne det fra listen og samtidig bevare det for abonnenterne.

Brug Slet på listen eller i opsætningspanelet. Sletningen afvises, hvis abonnementet stadig har brugere, hvis det er angivet som standard, eller hvis det er den aktuelt tilsluttede administrators abonnement. De samme beskyttelser gælder, når du sletter flere abonnementer på én gang; meddelelsen foreslår i så fald arkivering.

Når du sletter en tom reference, frakobles dens tilknyttede abonnementer: de bevares med deres nuværende indstillinger. Brug Frigøre, hvis du kun vil fjerne en forbindelse uden at slette abonnementet.

Tildel et abonnement til flere på én gang

Ved starten af en sæson kan du tildele det nye abonnement til flere brugere i én arbejdsgang uden at åbne hver enkelt profil.

1. Gå til Administration›Brugere›Brugerstyring, og vælg de pågældende brugere, eller Vælg alle efter et filter.
2. Åbn Handlinger og derefter Hurtig redigering.
3. Vælg det nye abonnement og om nødvendigt dets datoer, og klik derefter på Gem.

I samme arbejdsgang kan du markere abonnementet som ubetalt for de valgte brugere, for eksempel ved starten af en ny sæson.

Hvis du forbereder disse ændringer i en fil, kan du også bruge importen til at opdatere abonnementerne for de pågældende brugere.